陶琳娜

[摘要] 為高校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的高校秘書人員的工作具有中介性、政治性、封閉性的特點(diǎn),這些特點(diǎn)常常導(dǎo)致高校秘書人員的消極情緒的產(chǎn)生。本文分析了高校秘書人員工作特征,高校秘書人員消極情緒產(chǎn)生的主觀原因和客觀原因,最后提出使用情緒管理的方式對(duì)高校秘書人員不良情緒進(jìn)行管理。

[關(guān)鍵詞] 消極情緒 高校秘書人員 封閉性 政治性

從心理學(xué)的角度來(lái)看,人的情緒是由外界刺激引發(fā),反映客觀事物與人的需要之間符合程度的態(tài)度體驗(yàn)。情緒反映行為主體對(duì)現(xiàn)實(shí)事物所持的態(tài)度,它具有正面情緒和負(fù)面情緒之分。作為人的重要心理過(guò)程,情緒對(duì)工作效率和質(zhì)量的重要影響逐漸收到重視,管理者已將情緒管理作為提高管理績(jī)效的重要舉措之一。

高校秘書人員的工作是從屬于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的輔助性工作,以“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好會(huì)務(wù)”為工作宗旨,因而是一項(xiàng)較為繁瑣復(fù)雜的勞動(dòng),其嚴(yán)要求、快節(jié)奏、高壓力等都對(duì)高校秘書人員的情緒產(chǎn)生很大的影響。在實(shí)際工作中,如果秘書人員不能進(jìn)行較好的情緒管理,容易產(chǎn)生不良情緒,影響工作的效率。因此,研究高校秘書人員的消極情緒,分析其產(chǎn)生的原因并進(jìn)行有效的情緒管理具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校秘書人員消極情緒的影響

情緒對(duì)高校秘書工作影響尤為重要,特別是消極情緒對(duì)高校秘書人員產(chǎn)生極大危害性,這是由高校秘書工作的特點(diǎn)所決定的,高校秘書工作具有中介性、封閉性、政治性的特點(diǎn)。

1.高校秘書工作特點(diǎn)

(1)中介性。從制定高校各項(xiàng)發(fā)展事業(yè)的決策和執(zhí)行這些決策的過(guò)程來(lái)看,高校秘書承擔(dān)著信息傳達(dá)中介作用,通常所提的樞紐作用、參謀助手作用、信息傳遞作用等,就是指高校秘書工作的中介作用。

(2)政治性。高校秘書與直接服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)共同服務(wù)于學(xué)校的事業(yè)和發(fā)展目標(biāo)。因此,從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō),高校秘書工作具有很強(qiáng)的政治性。

(3)封閉性。高校秘書工作的封閉性主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:一是指高校秘書工作是一種服務(wù)性、從屬性工作或者是一種幕后工作,秘書每完成一項(xiàng)工作體現(xiàn)出的意志應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)者的意志,體現(xiàn)的成就應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)者的成就,而不是秘書個(gè)人的。高校秘書人員要嚴(yán)格規(guī)范,不允許隨心所欲。二是指高校秘書人員所承擔(dān)的大量讀寫工作、收發(fā)工作,以及其他一些日常事務(wù)工作具有機(jī)械性和重復(fù)性,工作壓力較大而又單調(diào)枯燥,限制了秘書人員接觸新興事物的機(jī)會(huì),從而抑制了其創(chuàng)造力、想象力的發(fā)揮,具有較強(qiáng)的封閉特性。

正是由于秘書工作具有中介性、政治性、封閉性的特性,對(duì)秘書人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和個(gè)性修養(yǎng)都提出了很高的要求,促使秘書人員不斷進(jìn)行自我完善和自我能力提升,以適應(yīng)這種要求。而且隨著高等教育的不斷發(fā)展,高校秘書人員的工作范圍也在不斷擴(kuò)大,所承受的工作壓力也日益增大。在這種情況下,高校秘書人員十分容易產(chǎn)生消極情緒,從而影響工作和能力的發(fā)展。

2.高校秘書人員消極情緒表現(xiàn)

高校秘書人員產(chǎn)生的消極情緒往往會(huì)產(chǎn)生情緒上的焦慮、工作上的厭倦、情感上的憤怒。

(1)焦慮。焦慮是指人在預(yù)期到不好的結(jié)果或處于某種不良處境時(shí)所產(chǎn)生的一種不愉快的、緊張的、恐懼的情緒。高校秘書人員為其領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),工作任務(wù)繁多而責(zé)任重大。高校秘書常處于一種擔(dān)心、憂慮、緊張的心理狀態(tài),焦慮情緒往往會(huì)不自覺產(chǎn)生。

(2)厭倦。厭倦是心理疲勞的一種情緒表現(xiàn)。面對(duì)繁重的工作任務(wù),秘書人員常常忙得焦頭爛額,稍有疏忽還可能遭受批評(píng),高校秘書不僅要在節(jié)假日加班、值班,并且一旦有突發(fā)事件發(fā)生,更是忙得手忙腳亂。長(zhǎng)期從事這種繁瑣、單調(diào)、重復(fù)性的事務(wù)工作,難免使其產(chǎn)生厭倦心理。

3.憤怒

心理學(xué)上把一個(gè)人在某種欲望因?yàn)槭艿阶璧K而無(wú)法滿足時(shí)所產(chǎn)生的心理狀態(tài)叫做欲求不滿。秘書的欲求包括:取得政治進(jìn)步,事業(yè)有所建樹的需要;展示特長(zhǎng)才能,得到社會(huì)承認(rèn)的需要;參加培訓(xùn)進(jìn)修,充實(shí)完善自身的需要,這些需要都是秘書的正常欲求。因?yàn)橛鬀](méi)有得到滿足,人就會(huì)焦躁,繼而憤怒。憤怒是極具殺傷力的情緒,不論對(duì)自己還是對(duì)他人都會(huì)造成十分嚴(yán)重的后果。

二、高校秘書人員消極情緒產(chǎn)生原因

1.消極情緒產(chǎn)生的主觀原因分析

高校秘書人員產(chǎn)生消極情緒的最主要原因在于秘書自身,即由于個(gè)人的原因而造成。作為高校秘書人員應(yīng)自覺確立明確的目標(biāo)是工作順利展開的前提,如果在行動(dòng)前就面臨種種矛盾和沖突,并在進(jìn)退維谷、目標(biāo)難以確定的心態(tài)下工作,行動(dòng)就會(huì)在一定程度上受阻,這種行動(dòng)前的不平衡和行動(dòng)中的猶豫心理稱之為心理沖突,它是心理失衡的表現(xiàn)。就高校秘書人員而言,容易出現(xiàn)消極情緒的主觀原因有以下三種:

(1)渴望得到尊重與自卑心理的沖突。對(duì)高校秘書人員來(lái)說(shuō),要全方位地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù),工作任務(wù)是十分繁重的,工作責(zé)任也很重大,因而他們十分渴望能夠得到理解和尊重,但是由于高校秘書人員既沒(méi)有一般黨政機(jī)關(guān)秘書具有顯要的地位和身份,加之高校內(nèi)部對(duì)秘書人員存在的偏見,如“天才搞科研、人才搞教學(xué)、庸才搞行政”的說(shuō)法等容易使高校秘書人員極易產(chǎn)生自卑心理。

(2)自身抱負(fù)與自身能力的沖突。在實(shí)際工作過(guò)程中,由于高校秘書人員的生活和工作特殊環(huán)境,特別是與一些頗有成就的專家學(xué)者接觸較多,許多高校秘書人員在確定自身發(fā)展目標(biāo)時(shí),常常受環(huán)境的影響而定位過(guò)高,而在另一方面由于個(gè)人能力限制等諸多原因的限制,目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn),這樣也會(huì)導(dǎo)致秘書人員消極情緒的產(chǎn)生。

(3)渴望融洽相處和現(xiàn)實(shí)的沖突。高校秘書人員的工作中介性決定了他們必須處理和協(xié)調(diào)好各種關(guān)系,包括師生關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)與教師的關(guān)系,教師與教師的關(guān)系,行政人員與教學(xué)人員的關(guān)系等,同時(shí)為了提高工作效率,高校秘書人員通常從內(nèi)心十分渴望與所有的同事相處融洽,然而,現(xiàn)實(shí)情況卻是并非每一位秘書人員都有能力去處理好人際關(guān)系。

2.消極情緒產(chǎn)生的客觀原因分析

除了以上的主觀方面原因以外,還有客觀方面原因也會(huì)影響高校秘書人員產(chǎn)生消極情緒,主要有社會(huì)環(huán)境和學(xué)校環(huán)境兩個(gè)方面:

(1)高校秘書人員產(chǎn)生消極情緒的社會(huì)環(huán)境原因。根據(jù)心理學(xué)的觀點(diǎn),社會(huì)環(huán)境對(duì)個(gè)人需要、個(gè)人動(dòng)機(jī)、個(gè)人目標(biāo)等行為影響和限制較大,高校秘書人員作為社會(huì)成員中間的一員,時(shí)刻受到社會(huì)政治環(huán)境、經(jīng)濟(jì)文化氛圍、種族宗教意識(shí)、道德風(fēng)俗習(xí)慣、社會(huì)偏見等諸多社會(huì)因素的影響和制約,使高校秘書人員的需要、動(dòng)機(jī)、目的難以實(shí)現(xiàn),逐漸都有可能導(dǎo)致高校秘書人員消極情緒的產(chǎn)生。

(2)高校秘書產(chǎn)生消極情緒的學(xué)校環(huán)境原因。導(dǎo)致高校秘書產(chǎn)生心理失衡的學(xué)校環(huán)境原因主要有以下兩個(gè)方面:

第一,領(lǐng)導(dǎo)的因素導(dǎo)致消極情緒。高校領(lǐng)導(dǎo)是高校秘書人員的主要服務(wù)對(duì)象,他們的言行和情緒對(duì)于秘書人員有著重要的影響,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行贊許和表?yè)P(yáng)則會(huì)使他們精神振奮,工作熱情提高,相反,如果領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)其進(jìn)行批評(píng)則會(huì)使他們情緒低落,工作態(tài)度消沉。同時(shí),如果領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)高校秘書人員學(xué)習(xí)工作的支持或者職務(wù)晉升的關(guān)心,也會(huì)使他們積極應(yīng)對(duì)各項(xiàng)工作,相反,如果領(lǐng)導(dǎo)忽視其工作重要性,容易導(dǎo)致他們悲觀和消沉心理的出現(xiàn),從而導(dǎo)致消極情緒的產(chǎn)生。

第二,周圍環(huán)境的因素導(dǎo)致消極情緒。首先,如果學(xué)校內(nèi)部本身缺乏有效的溝通方式和良好的心理氛圍,有可能會(huì)導(dǎo)致高校秘書人員消極情緒的產(chǎn)生,秘書工作也會(huì)因此而變得更為復(fù)雜。同時(shí),高校秘書人員的主要是服務(wù)于高校領(lǐng)導(dǎo)的工作性質(zhì),也常常會(huì)引起一部分思想素質(zhì)不高的同事產(chǎn)生嫉妒心理,很難建立良好的人際關(guān)系。因此,高校秘書人員常會(huì)受到本部門或周圍部門同事的各種方式的攻擊,從而導(dǎo)致他們消極情緒的產(chǎn)生。

三、高校秘書人員消極情緒管理建議

鑒于消極情緒對(duì)高校秘書人員工作產(chǎn)生極大危害,所以有必要對(duì)其進(jìn)行情緒管理。而情緒管理是對(duì)個(gè)體情緒進(jìn)行控制和調(diào)節(jié)的過(guò)程,是研究人們對(duì)自身情緒以及他人情緒的認(rèn)識(shí)、協(xié)調(diào)、引導(dǎo)、互動(dòng)和控制,是對(duì)情緒智力的挖掘和培植,是培養(yǎng)駕馭情緒的能力,建立和維護(hù)良好情緒狀態(tài)一系列過(guò)程和方法。而情緒管理就是將情緒提升到管理科學(xué)和教育理念的層次上進(jìn)行研究和探討。

消極情緒給高校秘書人員的工作帶來(lái)很大危害,但是只要能夠采取合適的情緒管理方式,這些危害是可以避免的,本文從以下三個(gè)方面提出情緒管理方法:

1.積極表達(dá)

秘書不但需要能夠覺察自我情緒的變化和導(dǎo)致變化的原因,而且還應(yīng)該采取正確、合理、適當(dāng)?shù)姆绞絹?lái)表達(dá)自己的情緒與情感;不但需要應(yīng)該積極、客觀地了解同事,還應(yīng)該善于理解、接收、尊重他人的情緒。更重要的是,秘書要能夠主動(dòng)與他人交流、溝通,并在此基礎(chǔ)上調(diào)整自己的情緒,最終與同事和諧友好相處;如果缺乏有效的溝通,就不可能獲得真正的相互理解,更不可能達(dá)到化解矛盾、消除隔閡的目的。

2.塑造積極心態(tài)

作為一名高校秘書,除了要具有普通秘書應(yīng)該具備的知識(shí)及能力外,更需要具有良好的心理素質(zhì),具體來(lái)說(shuō)就是要以冷靜、達(dá)觀的態(tài)度對(duì)待事態(tài)的發(fā)展,并學(xué)會(huì)用平和的心態(tài)看待身邊的人和發(fā)生的事;不僅要對(duì)自己有足夠的自信,同時(shí)要對(duì)未來(lái)充滿信心。

生活中常常遇到不如意的事,秘書人員要善于塑造愉悅、樂(lè)觀、富有生氣、沉著冷靜的積極心境,并培養(yǎng)“處之泰然,安之若素”的襟懷,以寬廣的心胸來(lái)接納別人的成績(jī),并以此為鞭策不斷努力向前;同時(shí),要確立“能盡力做好自己的份內(nèi)工作也是一種成功”的思想,這樣就能達(dá)到榮辱不驚的積極心態(tài)。

3.不斷學(xué)習(xí)

新時(shí)期的高校秘書人員,除了要有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和技巧、成熟穩(wěn)重的個(gè)性等傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)之外,還要具備不斷學(xué)習(xí)的能力,不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),不斷提高公關(guān)能力。同時(shí),作為高校秘書人員更應(yīng)具有能制定管理工作計(jì)劃,以獨(dú)立有效地開展工作;要不斷提高自己的人際交往能力和團(tuán)隊(duì)合作能力;要有有條不紊的工作作風(fēng)和積極樂(lè)觀的工作態(tài)度,樹立良好的個(gè)人形象和學(xué)校形象;用對(duì)師生的愛心和對(duì)事物的大度的心態(tài)去開展積極的工作。總之,高校秘書要高效順利地開展工作,必須通過(guò)學(xué)習(xí),不斷提高專業(yè)水平和工作能力。

四、總結(jié)

盡管高校秘書人員消極情緒產(chǎn)生的原因錯(cuò)綜復(fù)雜,但情緒管理的關(guān)鍵在于高校秘書人員自身,無(wú)論在什么時(shí)候,在什么條件下,高校秘書人員始終要以積極的情緒去適應(yīng)秘書工作本身這種特殊的職業(yè),也只有這樣,才能不斷地提高自身的工作效率,才能做好他們的本職工作。

參考文獻(xiàn):

[1]李明倫.現(xiàn)代秘書學(xué)原理與實(shí)務(wù)[M].長(zhǎng)沙:中南大學(xué)出版社,2000.124-138.

[2]李曉霞.談高校教學(xué)秘書的職責(zé)及素質(zhì)要求[J].中國(guó)教育研究,2004,(3):16-17.

[3]段忠玲.重視高校教學(xué)秘書工作,加強(qiáng)教學(xué)管理[J].高教論壇,2004,(5):24-25.

[4]漆美.論高校圖書館員自身的情緒管理及對(duì)學(xué)生的情緒教育[J].圖書館,2006,(2):74-76.