人事代理中的檔案管理問題探析

孫鵬紅

[摘要] 人事代理是一種新型人事管理方式,檔案管理是人事代理服務(wù)的重要內(nèi)容,隨著人事代理制度的發(fā)展和深化,人事代理中的檔案管理問題日益凸顯。本文以青島經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)為例,對我國人事代理存在的意義,檔案管理過程中存的問題進行了分析,并提出解決對策和思路。

[關(guān)鍵詞] 人事代理 檔案管理 問題

人事代理是為適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展要求而于近年來在我國逐步推行的一種新型的人事管理社會化方式。是指政府人事行政部門授權(quán)的人才交流服務(wù)機構(gòu),接受各類用人單位或個人委托,代理人事管理和人事關(guān)系,提供人才人事社會化服務(wù)。人事檔案管理作為人事代理的主要服務(wù)內(nèi)容之一,關(guān)系到企業(yè)和人才的切身利益,管理過程中存的問題正日益受到社會各界的廣泛關(guān)注。

一、重要性和必要性

1.人事檔案的重要性

(1)人事檔案管理是人事代理服務(wù)的重要內(nèi)容。從各地情況看,盡管為委托代理單位、代理個人所提供的人事代理服務(wù)內(nèi)容有諸多不一致的地方,但在人事檔案管理這一項上都是相同的,無論是對單位委托人事代理還是個人委托代理,在簽訂委托代理合同前,都要求確保檔案在人才交流服務(wù)機構(gòu),且檔案中相關(guān)材料齊全。對于已辦理代理的單位或個人在相關(guān)考試、轉(zhuǎn)正定級、年底考核過程中作到及時通知,免費辦理。

(2)人事檔案材料是人事代理服務(wù)的重要前提。在人事代理過程中雖然有諸多的服務(wù)項目,但不難發(fā)現(xiàn),任何一個項目的開展都是以檔案材料為重要依據(jù)的。例如,轉(zhuǎn)正定級手續(xù)是在確保檔案中有全日制學(xué)歷證明,且工作滿一年后方通知辦理;職稱評審過程中是在確保檔案材料真實后簽字、蓋章;人事檔案證明材料的出具更是在嚴格查閱其人事檔案材料后才予以出具的?？梢赃@樣講,沒有人事檔案材料,人事代理服務(wù)就無法開展。

2.人事代理的必要性

(1)人事代理的存在滿足了三方的需求。人事代理作為一種先進的符合社會發(fā)展規(guī)律的新型人事管理社會化模式,正在逐漸得到社會的認可。檔案管理作為人事代理的重要組成部分,充分滿足了政府、企業(yè)、人才的共同需求。

(2)人事代理是現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)發(fā)展的需要。人事代理正是應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要應(yīng)時而生,恰到好處滿足企業(yè)所需。對于代理單位所屬的人員,其人事關(guān)系掛靠、人事檔案管理等一切人事管理事項都由人才交流服務(wù)機構(gòu)管理,用人單位只考慮如何使用人才而不考慮如何管理人才,這與以往的一般用人單位在使用人才的同時管理人才有著本質(zhì)的不同。

二、存在的問題及原因

以青島開發(fā)區(qū)為例,青島開發(fā)區(qū)人才交流服務(wù)中心現(xiàn)管理除畢業(yè)生檔案外的人事檔案25000多份,而辦理人事代理的人員檔案卻只有15000份左右,辦理代理的人員只有60%左右。對于辦理了代理的單位和個人,對其提供免費服務(wù),為什么在此情況下代理比例卻并不高,這與檔案意識的淡化有密切關(guān)系。從全國大部分地區(qū)看,大都存在類似的情況。通過深入調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)人事代理中的檔案管理存在的問題和主要原因如下:

1.檔案意識日趨淡化

(1)檔案制度“無用論”普遍。近年來,我國外商獨資企業(yè)、中外合資企業(yè)、民營企業(yè)、私營企業(yè)等非公有制企業(yè)比例不斷加大,這些企業(yè)在錄用工作人員時對人員的檔案要求并不高,更看重的是學(xué)歷和能力。只憑“一張身份證”、“一本畢業(yè)證”和“一張簡歷”即可錄用,對員工以往的工作狀況、人事關(guān)系、誠信和犯罪記錄等“既往不咎”,認為辦理人事部門宣傳的所謂“人事代理”無任何幫助。

(2)檔案作用“退化論”嚴重。隨著人事制度改革的深化,工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱,檔案當(dāng)事人認為檔案對求職謀生所起的作用已不具決定性,更多的作用轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┫嚓P(guān)的人事服務(wù),如出國政審、婚育證明、職稱評定、辦理社會保險等,因而大多數(shù)人認為檔案的作用在弱化,是可以隨便丟棄的“身外之物”。加之大多數(shù)人現(xiàn)在都就職于外企、民企、私企等非國有企業(yè),所在單位對檔案不夠重視使許多就業(yè)者對人事檔案作用產(chǎn)生誤解,檔案“無用論”在這些人員中流傳,認為它裝載的只是過去,而外企、私營企業(yè)提職和加薪看重的是現(xiàn)在,有沒有職稱、年底考核等無所謂,對員工的約定主要靠勞動合同,不是檔案,在這些企業(yè)謀職只需帶上畢業(yè)證及相關(guān)證書足矣。

2.檔案管理權(quán)責(zé)不夠明確規(guī)范

從現(xiàn)有的檔案管理相關(guān)規(guī)定看,檔案管理存在嚴重的權(quán)責(zé)不清問題?！陡刹繖n案工作條例》第六條規(guī)定“干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責(zé)的管理體制?？h以上(含縣)機關(guān)、單位的干部檔案要按照干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理;縣以下機關(guān)、單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理,或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位,其干部檔案由上一級單位管理”。《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第五條規(guī)定“職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構(gòu)管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案”。根據(jù)中組部和人事部1996年發(fā)118號文件《關(guān)于印發(fā)〈流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定〉的通知》,按照“集中管理,歸口統(tǒng)一”的原則,流動人員人事檔案的管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu),其他任何單位和個人不得擅自管理”。以上三個文件雖然規(guī)定明確,但對所謂“干部”、“企業(yè)職工”、“流動人員”并無明確的界定,造成人事檔案的多頭管理,檔案存放混亂,最終導(dǎo)致部分檔案的流失,也造成了嚴重的“棄檔”現(xiàn)象。

3.檔案管理費用存在爭議

人事代理服務(wù)過程中,不少代理單位提出檔案管理費用過高,由其是對于一些經(jīng)濟效益并不是很好,但代理人員數(shù)量又較大的單位,對現(xiàn)行的檔案收費標準在承受能力上存在一定的問題。

(1)公共服務(wù)應(yīng)否收費的問題。大部分人認為檔案管理是行政職能,作為一項公共服務(wù)本來就應(yīng)該無償提供,如果收費的話,也不能以盈利為目的,可適當(dāng)收取成本費。

(2)檔案收費標準及依據(jù)問題。目前,各地適用的檔案管理費收費依據(jù)出臺時間都比較久了,無法應(yīng)對一些新現(xiàn)象和新情況?！爆F(xiàn)行的大部分20元的收費標準都是按照中組部、人事部《關(guān)于印發(fā)《〈流動人員人事檔案管理的暫行規(guī)定〉的通知》(人發(fā)[1996]118號)之相關(guān)規(guī)定執(zhí)行的。

(3)主體不確定的問題。不管是國家的政策還是各地的規(guī)定,對具體交費主體都未做出明確規(guī)定,這也成為繳費過程中長期爭議的問題?！皺n案管理費不是應(yīng)單位交嗎?”這樣的問題在存放檔案的人事部門每天不知會重復(fù)多少次。檔案管理費不管由誰交對員工個人及企業(yè)而言都是一筆不小的負擔(dān)。

三、對策與思考

1.廣泛宣傳,拓展人事代理

加強對人事檔案管理工作的重要性和利用效果的宣傳。通過宣傳,使廣大流動人才知道人事檔案對人才效益發(fā)揮的重要作用。人才市場化程度的快速提高,要求我們不斷擴大人事檔案利用的廣度和深度。一方面,擴大人事檔案的利用量;另一方面,擴大檔案的利用率。從而更好地為各類人才自身發(fā)展和社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。為達到此目的,就要求我們不斷規(guī)范人事代理手續(xù),加強與人事檔案的所有人及所在單位的溝通,督促辦理好人事代理手續(xù),簽定代理合同,明確雙方的權(quán)利與義務(wù),通過規(guī)范代理逐步把人事檔案管理推向規(guī)范化軌道。

2.更新觀念,強化檔案意識

盡管隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和人員的流動,檔案有被弱化的趨勢,但弱化的只是檔案的形式,即“袋裝檔案”,而強化的應(yīng)該是檔案的資源意識和信息意識,檔案并非身外之物,“人檔分離”并不意味著檔案無用。如應(yīng)屆畢業(yè)生將要面對的轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具出國、考研等有關(guān)證明,都會用到檔案。據(jù)調(diào)查,檔案對于普通打工者來說可能用處不大,因為一般非公有制公司或企業(yè)注重的是一個人的能力,而不是他的歷史。但是對于大部分有較高學(xué)歷的人來說,檔案就很重要,因為這些人所要求的工作往往會涉及到一個單位的業(yè)務(wù)深層和管理高層,他們的舉措和業(yè)績會對該單位造成一定的影響。因此在招聘時,大部分企業(yè)或公司對于這類高職人員都要求出示檔案,以期更清楚、更全面地了解一個人的整體情況,以免造成日后的損失。人事檔案在人的一生中隨時都可能一顯它的“威力”,即使它成為“死檔”,有朝一日也會因為對它的需要而讓它“復(fù)活”。

3.深化認識,規(guī)范檔案管理

檔案作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料,發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。按照有關(guān)規(guī)定,在各級組織、人事部門保存人事關(guān)系及檔案的人員,將保障其合法權(quán)益和應(yīng)有的社會、政治待遇,如保留原有身份、工齡連續(xù)計算、轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、出國(境)政審、黨團關(guān)系管理、代辦社會保險、出具以檔案為依據(jù)的各種證明等等。如果流動干部違反規(guī)定把人事檔案放到其他部門或機構(gòu),甚至于揣在自己身上,各級組織人事部門將不承認其原有身份,必然損害其自身利益,使其應(yīng)享受的上述待遇得不到應(yīng)有保障。目前一些單位和個人違反規(guī)定,滯留、接收、保管具有干部身份人員的人事檔案,造成原所有制身份不能保留、檔案工資不能調(diào)整、工齡無法計算、不能參加社會保險以及其他應(yīng)受到保障的個人權(quán)益受到損害,甚至雙方發(fā)生人事爭議時也無法進行仲裁。可見,人事檔案的作用仍不可取代,如果沒有檔案,一些權(quán)益就無從得到保障。

4.與時俱進,科學(xué)合理收費

關(guān)于人事檔案代管費用的收取問題,遵循有償服務(wù)、合理收費的基本原則,重點做到以下三方面:一是收費因地而異。在執(zhí)行國家及和省統(tǒng)一標準的情況下,可根據(jù)本地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平合理變通,制定必要的收費標準。二是收費因情而異。在執(zhí)行標準的同時,對于情況特殊的代理單位,可適當(dāng)變通,減免部分費用;對于經(jīng)濟結(jié)據(jù)、生活困難的人才,可視其實際情況,在相關(guān)部門出具證明后對其考慮緩交、部分減免或全部減免相關(guān)費用。三是收費因項而異。應(yīng)將人事檔案代管的費用分為基本保管費和相關(guān)利用服務(wù)費兩類,依據(jù)服務(wù)項目的多少執(zhí)行不同的收費標準,對未日常利用的只收取檔案保管費用。

5.改革創(chuàng)新,探索新途徑

人事檔案管理從控制性管理向服務(wù)性管理轉(zhuǎn)變。“棄檔”在表象上反映了人才對人事檔案的無所謂,但也反映了在人力資源配置上市場規(guī)則與行政力量之間的沖撞,對改進和完善檔案管理制度提出了新的課題。傳統(tǒng)人事檔案除了管理性質(zhì)上需要轉(zhuǎn)變之外,在管理模式和信息采集上也要大膽創(chuàng)新。人事檔案管理部門對檔案的管理前提是提高人事檔案的“服務(wù)性”,只有人事檔案對當(dāng)事人和用人單位的“服務(wù)性”越強,我們才能迎來“棄檔族”和檔案“自揣族”的回歸,使我們的人事檔案真正發(fā)揮作用。

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