劉運良 尹文光

摘要根據(jù)醫(yī)院物資結(jié)算信息與財務(wù)分離的現(xiàn)狀,本文利用醫(yī)院信息系統(tǒng)平臺,開發(fā)設(shè)計物資結(jié)算管理系統(tǒng),運行近兩年來,結(jié)果滿意。

關(guān)鍵詞物資結(jié)算系統(tǒng)HIS節(jié)點——流

中圖分類號:TP311.56文獻標識碼:A

隨著信息化管理在醫(yī)院中的應(yīng)用越來越深入,醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS系統(tǒng))的開發(fā)和應(yīng)用越來越受到重視豍。但是,醫(yī)院管理者對HIS大量的數(shù)據(jù)進行收集、分析和整理的同時,強烈感覺到僅僅依靠HIS的基本功能模塊已經(jīng)不能滿足醫(yī)院管理的需要,對HIS進行深層次的開發(fā)和利用提出了更高的要求。

作為HIS基礎(chǔ)模塊之一的物資(包括藥品、衛(wèi)材、耗材等)管理子系統(tǒng),絕大多數(shù)把解決物資在醫(yī)院流通環(huán)節(jié)控制作為重點,很容易忽略在院物資結(jié)算這一重要環(huán)節(jié),使得物資結(jié)算與財務(wù)分離,原始信息未得到充分利用。

為強化內(nèi)部審計的監(jiān)督職能,開展網(wǎng)上審計,降低控制風險豎。作為HIS系統(tǒng)的有效補充,信息科依托HIS,調(diào)研了物資結(jié)算與財務(wù)的工作聯(lián)系,設(shè)計流程,開發(fā)完成物資結(jié)算管理系統(tǒng),該系統(tǒng)經(jīng)測試與應(yīng)用,效果很好。

1 概述

1.1開發(fā)背景

對醫(yī)院來說,絕大部分物資結(jié)算始終采取先供貨后結(jié)算的模式,這種模式固然對醫(yī)院資金的周轉(zhuǎn)有利,但不利于管理,尤其是時間跨度大、價格變動頻繁、周轉(zhuǎn)速度較快的物資結(jié)算始終是難以掌握清楚的一個現(xiàn)實問題。另外,醫(yī)院管理層也很難隨時掌控物資應(yīng)付實付款的情況。

長期以來,由于物資結(jié)算與財務(wù)分離的模式,盡管不斷地優(yōu)化物資結(jié)算流程,終歸沒有擺脫手工處理方式,因此物資結(jié)算管理系統(tǒng)的開發(fā)已經(jīng)勢在必行。經(jīng)過對HIS數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的深入研究,最終推出我院的物資結(jié)算管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)完整實現(xiàn)了物資從入庫、審批、付款的全過程,從而有力地完善了醫(yī)院關(guān)于物資管理工作,有效地控制了手工結(jié)算的不足。

1.2功能與特色

物資結(jié)算管理系統(tǒng)的主要功能:(1)逐筆復(fù)核。(2)權(quán)限控制。(3)匯總打印。(4)錯誤提示。(5)報表功能。(6)附加功能。

2 實施過程

2.1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

節(jié)點——流的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可以很好地實現(xiàn)HIS功能的擴展豏。根據(jù)醫(yī)院常規(guī)結(jié)算流程和HIS數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),明確節(jié)點和流。節(jié)點:HIS物資管理子系統(tǒng)的入庫部分。流:科室會計→科主任→院長→財務(wù)會計。

物資結(jié)算管理系統(tǒng)包括以下各模塊:操作員復(fù)核模塊、權(quán)限設(shè)置模塊、結(jié)算封面打印模塊、報表查詢模塊、相關(guān)功能模塊。各模塊功能具體功能如下:

(1)操作員復(fù)核模塊:所有操作員均使用同一界面,根據(jù)銷售清單調(diào)用HIS物資入庫記錄和退貨記錄,僅需在對帳正確的記錄前打勾即可。

(2)權(quán)限設(shè)置模塊:為了預(yù)防前級未審核單據(jù)向后級傳遞,我們在設(shè)計時采用分極審核原則,即前級未審核單據(jù),后級無法查看,也就達到每筆物資記錄的結(jié)算都是十分可靠的。

(3)結(jié)算封面模塊:完成同批所有發(fā)票清單的匯總后打印封面,形成一份完整的結(jié)算清單。

(4)查詢模塊:根據(jù)醫(yī)院要求形成自定義報表。

(5)相關(guān)功能模塊:密碼設(shè)置、鎖屏、打印設(shè)置等。

2.2業(yè)務(wù)流程

物資結(jié)算系統(tǒng)采用C/S結(jié)構(gòu),以PB8作為開發(fā)語言,以現(xiàn)有的軟硬件為基礎(chǔ),制定具體的業(yè)務(wù)流程。

我們設(shè)計時不改變操作員現(xiàn)有的工作模式和習慣,供應(yīng)商將銷售清單送交至科室會計,各科會計逐筆審核發(fā)票清單與相應(yīng)入庫單據(jù)是否對應(yīng);各科主任登錄系統(tǒng),對初審入庫單和發(fā)票清單進行實際價格審核并打印封面;院長則根據(jù)各科送交的紙質(zhì)進行審核即可。

在三級審核過程中出現(xiàn)的對帳錯誤問題,既可以選擇忽略錯誤只對正確審核的物資進行處理,也可以隨時終止審核,直至查明對帳錯誤原因后再次審核。

由于物資結(jié)算系統(tǒng)屬于工作經(jīng)驗型管理系統(tǒng),根據(jù)我院物資結(jié)算的現(xiàn)狀,將物資結(jié)算系統(tǒng)的級次設(shè)置為三級,即科室會計級、科主任級和財務(wù)科等三級結(jié)構(gòu),級次過多反而影響本系統(tǒng)運行的效率。例證:結(jié)算系統(tǒng)投入使用后,成功地避免一筆時間跨度大的藥品重復(fù)結(jié)算問題。

2.3設(shè)計要點

(1)節(jié)點修改:由于物資結(jié)算系統(tǒng)的節(jié)點僅涉及invmain表,我們僅需增加復(fù)核時間和權(quán)限編碼等三級審核6個字段,用于記錄每個流程的審核信息,同時為報表統(tǒng)計提供查詢條件,用權(quán)限編碼控制物資審核的流向。

(2)界面設(shè)計:為了便于操作員迅速掌握操作方法,減少對此系統(tǒng)的適應(yīng)時間,該系統(tǒng)采用與HIS物資管理子系統(tǒng)類似界面,操作員僅輸入庫單流水號即可調(diào)出該單,確認后直接點擊“復(fù)核”按鈕即完成對帳工作。

(3)報表設(shè)計:我們依托HIS的強大自定義報表功能,生成各級各類報表。充分保證了醫(yī)院關(guān)于物資結(jié)算工作,又滿足管理層對物資管理監(jiān)督的需要。

3 結(jié)語

該系統(tǒng)投入運行近兩年來,有效彌補了HIS系統(tǒng)的不足之處,徹底解決人工結(jié)算的弊端,成功杜絕醫(yī)院在物資結(jié)算過程中可能出現(xiàn)多、少、錯、漏的可能性,完全避免了因人為原因可能造成的醫(yī)院損失?？梢灶A(yù)見,物資結(jié)算管理系統(tǒng)未來必將成為醫(yī)院信息系統(tǒng)不可或缺的一部分。