吳愛福 張其生

[摘要]在實(shí)際工作中，金稅開票軟件與金蝶財(cái)務(wù)軟件是由兩個(gè)不同部門獨(dú)立運(yùn)用的管理工具，雙方的數(shù)據(jù)可以起到互相核對(duì)的作用，但又彼此獨(dú)立，如何利用金稅開票軟件的有效數(shù)據(jù)直接生成憑證，提升銷售財(cái)務(wù)核算工作的效率，是本文探討的主題。

[關(guān)鍵詞]軟件；生成憑證；核算效率

在實(shí)際工作中，金稅開票軟件與金蝶財(cái)務(wù)軟件是由兩個(gè)不同部門獨(dú)立運(yùn)用的管理工具，雙方的數(shù)據(jù)可以起到互相核對(duì)的作用，但又彼此獨(dú)立存在，如何利用金稅開票軟件的有效數(shù)據(jù)直接生成憑證，提升銷售財(cái)務(wù)核算工作的效率成為必須解決的問題。通過方案的設(shè)計(jì)與選擇和開發(fā)，將開票數(shù)據(jù)通過程序引入直接生成憑證，達(dá)到兩系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，形成開票、憑證、賬務(wù)一體化，既解決了核對(duì)，又解決了賬務(wù)數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確性問題。共享金蝶軟件與防偽稅控開票系統(tǒng)銷售業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)輸入出錯(cuò)。實(shí)現(xiàn)了金蝶軟件的數(shù)據(jù)和防偽稅控金稅發(fā)票的數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)，真正滿足了企業(yè)高質(zhì)量、低成本、高效率的信息化管理要求。

一、現(xiàn)狀分析

我國基于對(duì)增值稅發(fā)票管理的要求，規(guī)定：凡是需要獨(dú)立開具增值稅發(fā)票的企業(yè)，都須使用國家統(tǒng)一的防偽稅控開票系統(tǒng)，即金稅開票軟件。它具有相對(duì)的封閉性，實(shí)際操作過程中。只能由人工錄入各種信息才能完成開票過程，而已開票的信息，企業(yè)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件無法直接運(yùn)用。

財(cái)務(wù)人員根據(jù)已開具的每一份發(fā)票，通過手工再次將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入金蝶財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，最終形成會(huì)計(jì)憑證。對(duì)于大中型企業(yè)來說，平均一個(gè)月需輸入幾千份發(fā)票數(shù)據(jù)，而且還要分類匯總，工作量很大。

兩套軟件的相對(duì)獨(dú)立狀態(tài)極易造成兩個(gè)部門數(shù)據(jù)的不一致，而且造成雙方的操作人員或管理者需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)核對(duì)和錄入工作。因此，自行開發(fā)將金稅開票軟件中的開票數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)化成金蝶財(cái)務(wù)軟件中的財(cái)務(wù)憑證便成為財(cái)務(wù)人員的迫切希望解決的問題。

二、方案選擇

一般的企業(yè)都會(huì)自行開發(fā)銷售管理系統(tǒng)。從銷售管理模塊中的銷售訂單、銷售出庫單中直接提取銷售數(shù)據(jù)導(dǎo)入防偽稅控開票機(jī)中進(jìn)行成批自動(dòng)化開具增值稅發(fā)票，使企業(yè)在填開增值稅發(fā)票環(huán)節(jié)上避免重復(fù)的手工錄入，降低開票操作人員勞動(dòng)強(qiáng)度。提高工作效率。而且開完票后及時(shí)把稅控開票數(shù)據(jù)返回銷售管理模塊中，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，很好地解決了企業(yè)開票量大的問題。但如何借助銷售管理系統(tǒng)把金稅開票軟件與金蝶財(cái)務(wù)軟件有機(jī)地結(jié)合起來，從而把開票數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)化成財(cái)務(wù)憑證就是本文要探討的問題。(圖1)

通過認(rèn)真研究金蝶財(cái)務(wù)軟件的現(xiàn)有功能和查找了大量的金蝶財(cái)務(wù)軟件資料，基本形成兩個(gè)比較方案：

方案一，從銷售管理系統(tǒng)中讀取發(fā)票數(shù)據(jù)，按金蝶財(cái)務(wù)軟件憑證的數(shù)據(jù)格式直接寫入到金蝶財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫。這個(gè)方案優(yōu)點(diǎn)在于人工操作很少，減少操作錯(cuò)誤；缺點(diǎn)在于相關(guān)資料很少，成功難度非常大，而且風(fēng)險(xiǎn)也比較大。如果發(fā)生錯(cuò)誤有可能破壞整個(gè)金蝶財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫。

方案二，通過金蝶財(cái)務(wù)軟件自身的引入功能，從銷售管理系統(tǒng)中讀取發(fā)票數(shù)據(jù)。按金蝶財(cái)務(wù)軟件引入的格式要求寫到一個(gè)臨時(shí)文件中，然后在金蝶財(cái)務(wù)軟件中操作憑證引入。這個(gè)方案優(yōu)點(diǎn)在于難度相對(duì)比較小，只需按憑證引入的格式導(dǎo)出發(fā)票數(shù)據(jù)；同時(shí)金蝶財(cái)務(wù)軟件自身的引入有錯(cuò)誤檢驗(yàn)功能，如果引入的數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤會(huì)給出提示，即使發(fā)生操作錯(cuò)誤也較容易控制。通過多次試驗(yàn)，區(qū)別比較結(jié)果。決定選擇方案二。

三、開發(fā)過程

(一)準(zhǔn)備工作

為了安全、方便地進(jìn)行開發(fā)和測(cè)試工作，前期先從網(wǎng)上下載安裝試用版的金蝶財(cái)務(wù)軟件客戶端。經(jīng)過測(cè)試后，從現(xiàn)有金蝶財(cái)務(wù)軟件中引出科目名稱及少量的憑證數(shù)據(jù)。在試用版的金蝶財(cái)務(wù)軟件中進(jìn)行試運(yùn)行，測(cè)試正常后再轉(zhuǎn)入下一步工作。

(二)初始化

1憑證引入格式：金蝶財(cái)務(wù)軟件本身具有引出功能。利用該功能引導(dǎo)出憑證文件，經(jīng)過修改處理后作為引入的格式模板，然后在模板中加入要引入的數(shù)據(jù)。具體分兩種情況處理：

其一，由開發(fā)人員維護(hù)部分。維護(hù)難度大且今后在實(shí)際使用過程中變化不大的內(nèi)容由開發(fā)人員維護(hù)。如“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”二三級(jí)產(chǎn)品科目的轉(zhuǎn)換。因發(fā)票上的產(chǎn)品名稱與憑證的產(chǎn)品科目、產(chǎn)品名稱完全不一樣，而且產(chǎn)品科目經(jīng)過分貨場(chǎng)再分品種、規(guī)格。即把同一貨場(chǎng)相同品種中相近的規(guī)格合并在一個(gè)科目里，如在棒材貨場(chǎng)里把HRB400螺紋鋼產(chǎn)品中的規(guī)格為14mm、16mm、18mm的品種合并成“棒材貨場(chǎng)，HRB400螺紋鋼14—18mm”二三級(jí)明細(xì)科目。其維護(hù)難度大，財(cái)務(wù)使用人員難以操作。但因?yàn)樗a(chǎn)的品種規(guī)格在一段時(shí)間里基本上不會(huì)發(fā)生太大的變化，初始維護(hù)做好后，以后的維護(hù)量就相對(duì)少，因此由開發(fā)人員把發(fā)票數(shù)據(jù)中每一個(gè)品種與產(chǎn)品科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系全部維護(hù)好，財(cái)務(wù)人員直接使用即可，以后有變化時(shí)可由有經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行維護(hù)。初始維護(hù)時(shí)花費(fèi)時(shí)間多，以后維護(hù)時(shí)間就少，由于維護(hù)難度較大，該維護(hù)界面由開發(fā)人員掌握，不提供給財(cái)務(wù)人員使用。

其二，由財(cái)務(wù)人員維護(hù)部分。初始維護(hù)時(shí)，由開發(fā)人員從金蝶財(cái)務(wù)軟件中把項(xiàng)目核算中的客戶科目、片區(qū)科目導(dǎo)入銷售管理系統(tǒng)中并形成臨時(shí)科目表，以臨時(shí)科目表中的客戶名稱為依據(jù)，更新銷售管理系統(tǒng)中的客戶科目、客戶名稱、片區(qū)科目、片區(qū)名稱。如果臨時(shí)科目表的客戶名稱與銷售管理系統(tǒng)的客戶名稱無法匹配時(shí)，再進(jìn)行人工維護(hù)，以確保臨時(shí)科目表中的客戶名稱、片區(qū)名稱與金蝶財(cái)務(wù)軟件中的客戶科目、片區(qū)科目完全一致。如“應(yīng)收賬款”二級(jí)客戶科目、片區(qū)科目的轉(zhuǎn)換，因發(fā)票上的單位名稱與憑證上的客戶科目、客戶名稱不是一一對(duì)應(yīng)。而且會(huì)有變動(dòng)。需要對(duì)發(fā)票上的單位名稱與客戶科目、片區(qū)科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系進(jìn)行維護(hù)。該操作界面用于查看發(fā)票系統(tǒng)的單位名稱和相對(duì)應(yīng)的客戶科目、客戶名稱、片區(qū)科目、片區(qū)名稱。如果沒有維護(hù)過，科目代碼、科目名稱則為空。操作人員可根據(jù)需要進(jìn)行補(bǔ)充、修改客戶科目、客戶名稱、片區(qū)科目、片區(qū)名稱。完成后按“保存”。(圖2)

2場(chǎng)券發(fā)票數(shù)據(jù)的引入準(zhǔn)備：通過金稅開票軟件和金蝶財(cái)務(wù)軟件的詳細(xì)對(duì)比，發(fā)現(xiàn)憑證要求有附件張數(shù)，而發(fā)票數(shù)據(jù)庫中沒有，經(jīng)過調(diào)查了解后可以通過銷售管理系統(tǒng)的出庫磅單份數(shù)和發(fā)票份數(shù)計(jì)算出來，金稅開票軟件中的其他數(shù)據(jù)項(xiàng)目已經(jīng)足夠滿足憑證的需求。

四、實(shí)際操作

(一)發(fā)票到財(cái)務(wù)憑證的操作界面

可根據(jù)合同號(hào)、開票的時(shí)間段查詢出未引出的發(fā)票列表，由使用人員選擇需要引出的發(fā)票。如果引出過且需要重新引出的可直接輸入發(fā)票號(hào)碼，再點(diǎn)擊“查看”即可。審核客戶科目、客戶名稱、片區(qū)科目、片區(qū)名稱、產(chǎn)品科目、產(chǎn)品名稱，如果有錯(cuò)誤先進(jìn)行相關(guān)的維護(hù)再重新點(diǎn)擊“查看”。選好所有需要引出的發(fā)票，點(diǎn)擊“引出”。(圖3)

(二)把數(shù)據(jù)導(dǎo)出到模板文件

通過上一步驟指定了要引出的發(fā)票后。需要把同一片區(qū)同一個(gè)客戶的發(fā)票合并到一份憑證上，以減少憑證的份數(shù)。除總金額和總稅金合并外。還需把同一個(gè)客戶發(fā)票里各貨物的名稱、重量、不含稅金額按產(chǎn)品科目名稱合并在一起，而且憑證的附件張數(shù)也要重新計(jì)算臺(tái)并，甚至還要把同一份憑證上所有產(chǎn)品科目里的重量合計(jì)數(shù)寫在摘要上，并要求憑證摘要也需與各分錄相匹配，如在相應(yīng)應(yīng)收賬款、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)交稅費(fèi)各分錄的摘要上注明購鋼材總噸數(shù)、某某單位購鋼材、某某單位購鋼材稅金。這也是系統(tǒng)開發(fā)的一個(gè)難點(diǎn)。在后臺(tái)程序中進(jìn)行合并計(jì)算處理后，再把處理后的數(shù)據(jù)回寫到憑證模板文件中。操作人員檢查無誤后，保存該文件。

(三)生成憑證。通過金蝶財(cái)務(wù)軟件自帶的憑證導(dǎo)八程序這個(gè)工具，將上述轉(zhuǎn)換好的憑證模板文件導(dǎo)八到總帳系統(tǒng)中直接生成憑證。(圖4)

五、實(shí)際成效

第一，金蝶財(cái)務(wù)軟件與金稅開票軟件共享銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。避免數(shù)據(jù)重復(fù)多次輸八出錯(cuò)。而且將開票數(shù)據(jù)通過程序引入直接生成憑證，在提高財(cái)務(wù)工作效率的同時(shí)，還降低了出錯(cuò)的概率。

第二，防偽稅控發(fā)票信息能自動(dòng)返回到金蝶財(cái)務(wù)軟件中，實(shí)現(xiàn)金蝶財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)和防偽稅控金稅發(fā)票的數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)，真正滿足了企業(yè)高質(zhì)量、低成本、高效率的信息化管理要求。

第三。靈活方便。一是已引出的發(fā)票通過輸入發(fā)票號(hào)還可以再次引出，但操作時(shí)一定要確認(rèn)有沒有重復(fù)引入金蝶財(cái)務(wù)系統(tǒng)：二是憑證的模板文件為ExCEL格式文件，可以修改。但修改時(shí)要慎重，且必須要確保修改后無誤，否則會(huì)造成以后引入的數(shù)據(jù)都是錯(cuò)誤的；三是初始化后，需要修改的工作量不大，且容易操作，方便財(cái)務(wù)人員及時(shí)掌握。