淺析信息化建設(shè)中常見問題及應(yīng)對技巧

李　爽

摘要:企業(yè)的信息化建設(shè)是企業(yè)提高競爭力的必由之路，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)企業(yè)信息化是企業(yè)提高管理水平的重要途徑。本文結(jié)合開展信息化建設(shè)的實際，分析了信息化建設(shè)中容易出現(xiàn)的問題，提出了應(yīng)對的技巧，以期為企業(yè)信息化建設(shè)提供有益參考。

關(guān)鍵詞:網(wǎng)絡(luò)；信息化；問題；技巧

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)[1]及通信技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，信息化已成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和提高市場競爭力的重要保障。信息技術(shù)應(yīng)用地不斷深入使信息化建設(shè)顯得越來越重要，成為企業(yè)生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等各環(huán)節(jié)的核心平臺。但信息化建設(shè)中錯誤的決策和實施可能帶來比未進(jìn)行有效信息化建設(shè)更大的風(fēng)險,在項目建設(shè)中必須引起高度注意。

信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

信息化建設(shè)的目的是將企業(yè)的各類信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行集成，提供快捷的信息傳遞和利用。信息化項目建設(shè)是大型的系統(tǒng)軟件工程，不是簡單的購買成型管理軟件，開展信息化建設(shè)必須根據(jù)企業(yè)實際，結(jié)合企業(yè)規(guī)模、通訊系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、電子商務(wù)、客戶資源管理和質(zhì)量管理等多方面詳細(xì)分析，系統(tǒng)實施。

對普通企業(yè)而言，信息化項目的功能并不復(fù)雜，但普通企業(yè)開展信息化建設(shè)的基礎(chǔ)相對較差，專業(yè)的項目開發(fā)管理人員較少，經(jīng)驗匱乏。事實上，信息化項目在管理、技術(shù)、時間、資金、實施和維護(hù)等方面存在諸多風(fēng)險，在我國信息化建設(shè)[2]失敗的案例極其常見，尤其是在CRM(Customer Relationship Management,客戶關(guān)系管理)和ERP(Enterprise Resource Planning,企業(yè)資源計劃)領(lǐng)域。以ERP為例，據(jù)統(tǒng)計在項目建設(shè)中按照工期和預(yù)算成功實施的比例僅為15%。為了成功實現(xiàn)信息化項目的系統(tǒng)集成，在系統(tǒng)過程控制中要分析開發(fā)方容易暴露的問題，及時應(yīng)對，提高項目建設(shè)的成功率。

項目建設(shè)中容易暴露的問題

信息化項目開發(fā)建設(shè)中，企業(yè)與開發(fā)方的默契是項目成功實施不可或缺的因素。由于開發(fā)方多從追求自身利潤的角度出發(fā)，建設(shè)過程中極易出現(xiàn)一些問題，企業(yè)要清晰辨別，確保項目建設(shè)過程的可控和系統(tǒng)功能的實現(xiàn)。

容易出現(xiàn)的問題分析如下：

1 不考慮自身實力，僅以拿下項目為目的

隨著IT業(yè)的發(fā)展，軟件開發(fā)商的數(shù)量迅速增長，但其實力莨芥不齊，造成軟件實施效果大相徑庭。有些開發(fā)商為了拿下項目,對難以實現(xiàn)的條款也滿口應(yīng)允，比如提供系統(tǒng)源代碼、數(shù)據(jù)字典等。我們知道，對于IT企業(yè)，源代碼涉及企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，是企業(yè)核心技術(shù)的體現(xiàn)，屬于商業(yè)機(jī)密。項目建設(shè)需要開發(fā)方提供源代碼的時候，他們多以各種理由拒絕，造成項目進(jìn)展受阻。

2 不依照協(xié)議內(nèi)容完成項目

不完全依照協(xié)議內(nèi)容完成項目似乎成了信息化建設(shè)中的潛規(guī)則。由于行業(yè)差異，企業(yè)與開發(fā)方對信息化系統(tǒng)的理解高度不同，開發(fā)方作為IT企業(yè)，專業(yè)優(yōu)勢明顯，清楚了解系統(tǒng)軟、硬件實施、功能實現(xiàn)等方面的玄機(jī)，而系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)對企業(yè)而言則是新的領(lǐng)域。開發(fā)方利用專業(yè)不對等，很容易欺瞞企業(yè)，在實際實施過程中對協(xié)議規(guī)定

的實施項目常常以功能沒有意義、實現(xiàn)成本太高等為由簡化、減少功能模塊。

3 僅實現(xiàn)系統(tǒng)軟件拷貝，缺少二次開發(fā)

開發(fā)商為了成功中標(biāo)常常壓低報價,開發(fā)方在實施過程中出于成本考慮只安排少量人員，以安裝相關(guān)管理軟件為目的，不進(jìn)行系統(tǒng)的二次開發(fā)。

目前一些典型的信息化產(chǎn)品在技術(shù)上確已縝于成熟，但不同企業(yè)實際情況不同，適用的信息化系統(tǒng)也不一樣。建立與企業(yè)個性相契合的系統(tǒng)，二次開發(fā)尤為重要，它是信息化建設(shè)中關(guān)鍵的部分。按照軟件工程[3]的要求，開發(fā)方需在與需求企業(yè)溝通融合、開展詳細(xì)需求分析基礎(chǔ)上，制定系統(tǒng)總體方案，細(xì)化功能模塊，合理安排實施計劃，以實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程資源的有效利用。但開發(fā)方為了力推軟件，沒有嚴(yán)肅地分析調(diào)研，只要求企業(yè)改變原有流程去適應(yīng)軟件，不進(jìn)行二次開發(fā)，這不是真正的業(yè)務(wù)流程重組，信息化系統(tǒng)不可能為企業(yè)解決根本問題。

以推銷軟件為目的的信息化建設(shè)不是真正的信息化建設(shè)，會最后導(dǎo)致項目失敗。

4 開發(fā)方不及時提供全面的軟件文檔

軟件文檔是系統(tǒng)軟件開發(fā)人員、軟件管理人員、維護(hù)人員、用戶以及計算機(jī)之間的橋梁，信息化系統(tǒng)建設(shè)中各階段文檔不可或缺。項目建設(shè)實際中，開發(fā)方往往在項目過半時仍不能提供全面的設(shè)計文檔。由于IT人才的流動性強(qiáng)，不全面及時的文檔在系統(tǒng)實施人員發(fā)生變動時極易造成項目建設(shè)的脫節(jié)，同時給系統(tǒng)維護(hù)和版本升級帶來困難。

主要應(yīng)對技巧

1 詳細(xì)調(diào)研開發(fā)方的成功案例，謹(jǐn)慎選擇

對開發(fā)方成功案例的調(diào)研中要注重考查系統(tǒng)功能的實現(xiàn)和軟件文檔編制情況。良好的信息化系統(tǒng)功能強(qiáng)大，文檔全面，涉及軟件工程的各個階段,內(nèi)容具體、格式規(guī)范,是信息化系統(tǒng)維護(hù)、版本升級的依據(jù)。

2 簽訂條款清晰的技術(shù)協(xié)議

為防止開發(fā)方不依照協(xié)議內(nèi)容實施項目[4]，以技術(shù)協(xié)議規(guī)范項目內(nèi)容，約定項目建設(shè)方式。企業(yè)與開發(fā)方是甲乙方的關(guān)系，要有產(chǎn)生法律糾紛的思想準(zhǔn)備，協(xié)議條款必須清晰，涵蓋整個項目：明確系統(tǒng)建設(shè)各階段應(yīng)實現(xiàn)的功能和提交文檔的內(nèi)容，標(biāo)明時間節(jié)點(diǎn)；明確需求分析報告和總體設(shè)計報告經(jīng)甲方認(rèn)可后方可開展下步工作；最好約定發(fā)生糾紛時到企業(yè)所在地法院處理解決。

3 明確階段成果，建立嚴(yán)格的成果審核制度

為了避免開發(fā)方單純拷貝系統(tǒng)軟件，保證系統(tǒng)二次開發(fā)，實施過程中既要有明確的項目實施總目標(biāo)還要有明確的階段成果，要制定達(dá)到這些階段成果的具體時間表、實現(xiàn)方法及標(biāo)準(zhǔn)。

項目實施過程中，按照實施方案中確定的時間進(jìn)度和標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格審核項目實施成果。如果因偶然因素或突發(fā)事件使計劃方案發(fā)生變化，導(dǎo)致實施結(jié)果偏離計劃目標(biāo),項目實施小組要及時分析偏離原因，確定相應(yīng)的處理方法，保證項目順利實施。

項目款項的支付應(yīng)與階段成果相對應(yīng)，按實現(xiàn)情況確定該階段相應(yīng)款項的支付方式。

4 建立嚴(yán)格的過程控制制度

除建立項目建設(shè)各階段相應(yīng)的文檔外，項目實施小組還要定期對項目建設(shè)分析研究，對雙方參加的會議要留有雙方簽字的會議紀(jì)要。雙方文檔來往應(yīng)以文本文檔為主，嚴(yán)格簽收手續(xù)，盡量減少以電子郵件方式傳遞重要文檔，電子郵件在法律上難以作為有效證據(jù)，要十分謹(jǐn)慎。嚴(yán)格評審開發(fā)方提出的更改項目實施計劃的意見，如果是開發(fā)方原因所致，要有備忘記錄在案，為項目結(jié)算提供參考。

另外,在開發(fā)中要注重項目的基礎(chǔ)工作，詳細(xì)、整體規(guī)劃企業(yè)管理信息系統(tǒng)，為企業(yè)與其他信息系統(tǒng)的集成預(yù)留數(shù)據(jù)接口，滿足企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的需求，保證企業(yè)整體目標(biāo)的實現(xiàn)。

面對企業(yè)開展信息化建設(shè)中容易出現(xiàn)的一些問題，與開發(fā)方的溝通、應(yīng)對是有技巧的。在系統(tǒng)建設(shè)中，敏感地識別開發(fā)方伎倆并盡快解決，通達(dá)嚴(yán)格的過程控制成功實現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)的目標(biāo)。以上所述以期給將要或正在開展信息化建設(shè)的企業(yè)提供有益幫助，在信息化項目建設(shè)中深入挖掘開發(fā)方資源，促進(jìn)項目建設(shè)，為企業(yè)的生產(chǎn)管理及未來發(fā)展提供有利支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]潘愛民.計算機(jī)網(wǎng)絡(luò),清華大學(xué)出版社,2004.

[2]羅鴻.ERP原理、設(shè)計、實施,電子工業(yè)出版社,2005.

[3]楊林等.實用軟件工程,電子工業(yè)出版社,2006

[4]盧向南.項目計劃與控制,機(jī)械工業(yè)出版社,2007.