企業(yè)實施財務信息化問題分析

盧文博

摘要：從軟件、硬件以及企業(yè)內(nèi)外部幾方面論述了企業(yè)實施財務信息化過程中存在的問題。

關(guān)鍵詞：財務軟件；信息化；癥結(jié)

中圖分類號：F270.5

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198(2009)08-0159-02

我國財務信息化工作已經(jīng)走過了近20個春秋，特別是近兩年計算機性能價格比快速提升，財務軟件技術(shù)日趨成熟，企業(yè)信息化管理需求日益迫切，越來越多的企業(yè)著手實施財務信息化工作。但從實施的效果來看，實現(xiàn)真正甩掉手工賬的企業(yè)比例并不高，究其原因，筆者認為癥結(jié)在以下幾點。

癥結(jié)一：忽視與企業(yè)信息化建設規(guī)劃的關(guān)系。

企業(yè)在實施財務信息化時往往只從財務部門的局部出發(fā)，忽視與企業(yè)信息化建設規(guī)劃的銜接關(guān)系，使得電子財務系統(tǒng)的建設難以與企業(yè)管理信息系統(tǒng)建設融治對接。

癥結(jié)二：選擇財務軟件存在隨意性、認識偏差和條塊保護主義。

企業(yè)在選擇財務軟件的過程中存在三個誤區(qū)。誤區(qū)之一是認為有個財務軟件就可以實現(xiàn)財務信息化。財務軟件是不同予其他應用軟件的特需軟件，之所以稱之為特需軟件，是因為，財務軟件是部分財務會計制度的載體，關(guān)系著國家財務會計制度的貫徹執(zhí)行。

(1)是企業(yè)的客觀需要。不能脫離實際情況好高鶩遠、貪新求全，要考慮企業(yè)財務工作的規(guī)模、軟硬件費用和技術(shù)承受能力。

(2)要看軟件開發(fā)商的實力和商譽。要選擇那些技術(shù)力量雄厚、售后服務體系健全。有良好商譽日碑的軟件開發(fā)商，特別是以財務軟件或企業(yè)管理軟件開發(fā)銷售為主業(yè)的軟件開發(fā)商，因為售后服務是商品財務軟件可用性的首要保障條件，以財務軟件和企業(yè)管理軟件開發(fā)經(jīng)銷為主業(yè)的軟件公司，其業(yè)務收入主要依賴于財務軟件和企業(yè)管理軟件的銷售，比較注重軟件質(zhì)量和服務。軟件的后續(xù)升級維護有較好的保障；相反，如果財務軟件開發(fā)經(jīng)銷在其公司的業(yè)務構(gòu)成中處于從屬地位，這個財務軟件就有可能壽命不長，如果有一天這個公司放棄了財務軟件繼續(xù)開發(fā)的計劃，就會使企業(yè)失去技術(shù)支持，陷入被動境地t最終導致其電子財務系統(tǒng)建設的失敗。

(3)要看該軟件用戶群大小和經(jīng)營期長短。用戶群大小和經(jīng)營期長短往往是簡單判斷一個財務軟件質(zhì)量的有效方法，一般來說，用戶群越大、經(jīng)營時間越長的財務軟件，經(jīng)過大量用戶的檢驗和長時間的磨練，其質(zhì)量越好。誤區(qū)之二是商品財務軟件太貴，功能不能滿足企業(yè)的需要。一套財務軟件價格在萬元至幾萬元，對于一般企業(yè)，似乎有幾個懂計算機操作或計算機專業(yè)的人，自己開發(fā)財務軟件更劃算。過去商品財務軟件匱乏，企業(yè)搞財務信息化必須自己開發(fā)軟件，現(xiàn)在商品財務軟件品種豐富、技術(shù)趨于成熟，國家對商品財務軟件管理日趨規(guī)范，如果企業(yè)仍然堅持自己開發(fā)財務軟件，在某種程度上講是一種小農(nóng)經(jīng)濟的思想。事實上，采用商品財務軟件對于一般工商企業(yè)來說是更好的選擇，用商品財務軟件建設企業(yè)電子財務系統(tǒng)，比企業(yè)自己開發(fā)財務軟件優(yōu)點更多。

①建設周期短、簡便易行。由于不需要自己開發(fā)軟件和調(diào)試軟件，一般在半年至一年內(nèi)就可以完成建設工作。

②商品財務軟件功能比較規(guī)范。錯誤較少，因為商品軟件在正式推向市場之前已經(jīng)通過了財政部門的評審，而通過評審的前提條件是經(jīng)過系統(tǒng)的測試和修正完善。

③財務軟件的升級換代和維護由軟件開發(fā)商負責，企業(yè)可以甩掉開發(fā)維護這個技術(shù)包袱。選用商品財務軟件，當計算機軟、硬件技術(shù)或會計制度出現(xiàn)重大變革，需要重新編寫財務軟件程序時，企業(yè)只需要支付較少的軟件升級費用就可以解決問題。而自行開發(fā)軟件必須自己重新編程，在時間上很滿足會計工作不間斷的要求，往往因此而導致企業(yè)電子財務系統(tǒng)癱瘓。至于商品財務軟件功能不能滿足企業(yè)的需要，也要一分為二地看問題，一是企業(yè)自身財務基礎工作是否規(guī)范；二是所選擇的財務軟件是否留有標準數(shù)據(jù)接口，只要有數(shù)據(jù)接口，企業(yè)就可以把自己開發(fā)的程序模塊與商品財務軟件實現(xiàn)連接，比全部軟件由自己開發(fā)容易得多。誤區(qū)之三是商品財務軟件的條塊保護主義。我國商品財務軟件在一些地區(qū)和行業(yè)系統(tǒng)中存在不同程度的保護主義色彩。不同地區(qū)、不同行業(yè)各自為營，指導企業(yè)或指令企業(yè)采用某種財務軟件，在某種程度上講，限制了企業(yè)按照自己信息化規(guī)劃選擇財務軟件的權(quán)利。這未必是一件好事情。目前國產(chǎn)商品財務軟件品牌多達200多種，龍蛇混雜，一些技術(shù)力量薄弱的小軟件公司一旦失去地區(qū)或行業(yè)保護就會難以為繼，就會導致一部分企業(yè)的財務信息化工作中斷。這既不利于財務信息化的推廣，也不利于財務信息化管理。建議財政主管部門嚴格控制新商品財務軟件的評審，引導財務軟件企業(yè)進行有序的合并重組，在軟件質(zhì)量、功能和售后服務體系建設上下功夫，盡快提高我國商品財務軟件的技術(shù)水平。

癥結(jié)三：不適應電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境下財務工作的組織管理

我國財務信息化教育和培訓工作只有幾年的歷史，主要講授財務軟件系統(tǒng)分析設計和計算機基本操作，而對電子財務數(shù)據(jù)理論及其對財務工作的影響研究得較少。企業(yè)財務部門的負責人和財務人員并不十分清楚電子財務系統(tǒng)與人工財務系統(tǒng)的根本差別，對電子財務數(shù)據(jù)的基本特性及其對財務工作組織管理的影響認識不夠。一些企業(yè)實施財務信息化失敗的原因，正是其財務負責人或財務人員不適應電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境上財務工作的組織管理，忽視對人一機關(guān)系的協(xié)調(diào)處理，不熟悉電子財務數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)財務工作的組織與控制，導致系統(tǒng)不能穩(wěn)定、連續(xù)運行而造成的。當前，實施財務信息化的企業(yè)多，而真正能夠甩掉手工賬的少，就是這種不適應的寫照。

電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境下，財務工作的組織管理者面對的是電子財務系統(tǒng)，電子財務系統(tǒng)的管理與傳統(tǒng)的人工財務系統(tǒng)管理有著根本的差別，體現(xiàn)在電子財務系統(tǒng)是一個“人一機”系統(tǒng)，其成敗和效率不僅取決于“人”一個因素，還取決于“機”的因素，它是一個包括計算機軟硬件在內(nèi)的綜合系統(tǒng)，是一個更加技術(shù)化和復雜化的因素，而且“人”與“機”是一個有機體，在實際工作中忽視了“人”與“機”任何一個因素，或“人”、“機”銜接關(guān)系處理不當都會最終導致電子財務系統(tǒng)的失敗。電子數(shù)據(jù)處理對財務工作的影響主要體現(xiàn)在三個方面：一是不辯字跡性。人工財務系統(tǒng)中字跡是確定會計責任的有效依據(jù)，而電子財務數(shù)據(jù)沒有字跡特征，不能通過字跡來確定會計責任，缺乏法律證據(jù)效力，要防止一些財務人員用他人的名義做會計制度不允許的事情。二是脆弱性。電子財務數(shù)據(jù)存儲在磁性介質(zhì)中，容易受到多種物理因素和人為因素的影響，計算機病毒、操作失誤、蓄意破壞、搬移震動、機械磨損、電壓波動、磁場干擾、灰塵微粒、潮濕空氣都會威脅到電子財務數(shù)據(jù)的安全，這就產(chǎn)生了財務數(shù)據(jù)安全性要求高。而電子財務數(shù)據(jù)安全性低的矛盾。這是導致很多企業(yè)電子財務系統(tǒng)無法真正使用的重要原因，企業(yè)財務工作的組織者必須具備解決這一矛盾的素質(zhì)，才能駕御電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境下企業(yè)財務工作的組織管理。三是快速操縱性。電子財務數(shù)據(jù)可以快速地復制、刪除、衍生、傳播和成批修改，一方面，使得快速運算大規(guī)模財務數(shù)據(jù)成為可能，為實現(xiàn)財務信息的即時分類檢索和復雜財務分析模型運算奠定了技術(shù)基礎，企業(yè)財務工作的組織者要充分利用這一特點，為企業(yè)管理者提供更加快捷和豐富的信息服務；另一方面，也要考慮如何防范財務信息失密、被篡改和蓄意破壞等問題。

癥結(jié)四：企業(yè)管理者對新階段財務工作和傳統(tǒng)財務工作兩種模式的區(qū)分不足。

沒有認識到從記帳會計轉(zhuǎn)換到管理會計的職能，沒有對財務工作提出新的要求，僅僅是把帳記清楚。沒有銷售、生產(chǎn)、采購等部門的配合，不能對采購成本進行事先控制。