淺議信息系統(tǒng)工程建設中的監(jiān)理問題

劉彥凱

近年來，以信息技術為代表的科技革命突飛猛進，信息化已經成為一個國家經濟和社會發(fā)展的強大動力，我國已把推進信息化作為增強綜合國力的戰(zhàn)略選擇。然而，隨著信息化進程的不斷深入，由于主、客觀的原因，信息系統(tǒng)工程建設中的質量問題顯現(xiàn)出來，為此，原信息產業(yè)部借鑒國家建設部對土建工程質量管理的經驗，在2002年11月29日下發(fā)了“信部信（2002）570號《關于發(fā)布信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定的通知》”的文件，以此來規(guī)范、指導和強化信息系統(tǒng)工程的質量管理工作，繼而，不少地方政府也出臺了相應的管理制度與規(guī)定，于是乎，信息系統(tǒng)工程監(jiān)理行業(yè)便“應需”而生,信息系統(tǒng)工程建設介入監(jiān)理的比例逐年加大。

截止到目前，文件下發(fā)已六年有余，各地、各部門對這一管理機制運用的如何呢？據(jù)筆者考察，與文件的初衷還有較大的差距，主要表現(xiàn)在：一是建設單位對信息系統(tǒng)工程實施監(jiān)理的問題了解不多、理解不深、運用不當；二是信息系統(tǒng)工程監(jiān)理這一新興行業(yè)的運作程序亟待細化與規(guī)范。

如何改變現(xiàn)狀？筆者認為應先解決理念的更新，即從正確地理解與重視以下問題做起：

一、信息系統(tǒng)工程建設為什么要啟用監(jiān)理機制

有人片面地認為，啟用監(jiān)理只不過是一個形式，是為項目主持人開脫責任，花錢買“保險”而已，其實不然。眾所周知，信息系統(tǒng)工程建設，是依托著計算機、網絡、軟件、流媒體等高科技產品與技術的支撐，這類知識和相應的操作技能，對于甲方（建設單位）來說多為陌生的，也就是說，存在著嚴重的“信息不對稱”問題，故此客觀地講，就多數(shù)信息工程建設項目而言，甲方自身是無法，也不可能會全方位的掌控與鑒別乙方（承建單位）所提供和施實方案的可行性、技術的先進性、質量的可靠性、預算的合理性，為此，有必要借助外腦和外力，取人之長來補己之短，信息系統(tǒng)工程介入監(jiān)理就是重要的舉措之一。

二、明確與擺正三方關系

建設單位與承建單位為合同關系；建設單位與信息監(jiān)理單位也為合同關系；信息監(jiān)理單位與承建單位不是合同關系，而是監(jiān)理與被監(jiān)理的關系。

三、信息工程監(jiān)理的內容

欲啟用監(jiān)理機制，首先要了解監(jiān)理介入工程后應該有哪些作為。簡潔的講，就是通過“旁站、測試、評審、抽驗”等質量監(jiān)控手段和“圖表控制法、網絡圖控制法、香蕉曲線法”等質量控制手段來實現(xiàn)“四控、三管、一協(xié)調”?！八目亍奔促|量控制、進度控制、變更控制、成本控制；“三管”即合同管理、信息管理、信息安全管理；“一協(xié)調”即協(xié)調各方關系。

值得一提的是，在信息監(jiān)理的眾多監(jiān)控手段中，“旁站”是其他一切監(jiān)控手段的基礎，可以說，在信息監(jiān)理的全過程中，不采用“旁站”就無法驗證其他監(jiān)控手段的有效性和時效性。如何正確地實施和考核監(jiān)理工作呢?分述如下：

(一)“四控”

1. 質量控制。分為前期預控、過程控制與分析。

前期預控：即為便于項目順利開展，有利于監(jiān)理單位進行監(jiān)理和最后項目驗收，監(jiān)理單位應首先對甲、乙雙方所簽訂的合同內容進行審核，并將所有與項目相關的技術和保障方案等納入合同的附件。監(jiān)理單位對項目承建單位提供的“質量保證體系計劃方案”，通過評審、評估、監(jiān)控等手段給出結論性意見，依據(jù)評審或評估的結果，由承建單位對自己的“質量保證體系計劃方案”不足的部分進行修改完善，做到切實可行。

過程控制與分析：

一是在日常的過程控制中一般采用“旁站”和“抽驗”的方法?！芭哉尽笨梢酝ㄟ^信息監(jiān)理師的“監(jiān)理日志”和信息監(jiān)理的“會議紀要”來記錄、反映監(jiān)理過程中的情況，如發(fā)現(xiàn)問題將以“信息監(jiān)理通知單”的形式進行“協(xié)調”解決。“旁站”是設備到貨驗收的唯一手段(包括貨物落地、開箱、通電和調試)，亦是驗收軟件開發(fā)、電子機房系統(tǒng)建設、通用電纜布線系統(tǒng)等的重要手段?！俺轵灐笔菣z查隱蔽工程質量問題的最好方法，可以直接地發(fā)現(xiàn)和解決問題。

二是在項目建設達到某一里程碑（階段）時，要按信息監(jiān)理工作對照表中對這一階段的要求，對階段性成果進行評定，其手段主要采用“評審、測試”。甲方負責召集專家，監(jiān)理單位組織承建單位、建設單位，對階段性成果進行“評審”并將結論記錄在案?！皽y試”包括對成果的“硬”（如儀器、設備）測試和“軟”（如使用測評軟件）測試，并將測試結果記錄在案?！胺治觥敝笇Α霸u審”和“測試”結果進行的量化分析。

2.進度控制。分為實施前控制和實施過程的控制。從理論上講，監(jiān)理的進度控制手段是“圖表控制法、網絡圖控制法、香蕉曲線法”，但在實際工作中，進度控制也離不開“旁站、測試、評審、抽驗”。

實施前控制：乙方應按合同條款中規(guī)定的進度要求，編制出實施進度計劃并提交監(jiān)理單位進行“評審”。進度計劃應包括開發(fā)進度、設備到貨、設備調試和工程進度等。

一是進度計劃“評審”。此過程采用“評審”手段進行監(jiān)控，其主要監(jiān)控的方法有：是否將項目進行“階段”劃分；是否有“里程碑”標識說明；是否有“關鍵路徑”的描述說明；是否有“網絡圖”說明，以及是否可行。

二是會議紀要“評審”。會議紀要應記錄在案，并通過“監(jiān)理通知單”的形式將紀要內容送達乙方，責其按紀要和監(jiān)理通知單中所列問題進行修正并報審。

實施過程控制：在信息項目實施過程中，必須以“旁站”的監(jiān)控手段掌控影響進度的因素。

一是對照乙方提供的“關鍵路徑圖”，找出與關鍵路徑對應的工程點，并列為確保進度的監(jiān)控“點”。

二是對此“點”的監(jiān)控，現(xiàn)場監(jiān)理師應在“信息監(jiān)理日志”中對進度情況進行重點描述，如果發(fā)現(xiàn)影響“關鍵路徑”進度的因素，立即通知總監(jiān)理師，并以“監(jiān)理通知單”的形式送達乙方現(xiàn)場項目經理。

三是在信息項目工程實施中，監(jiān)理師要實時、準確的收集來自各方的進度信息，匯總后呈交現(xiàn)場總監(jiān)理師。在信息監(jiān)理例會上，總監(jiān)理師要將進度情況向與會各方通告，并提出具體要求，形成會議紀要，各方簽字后送達各方。

四是依據(jù)“監(jiān)理工作對照表”對各階段工作內容的進度進行檢查，對每一個階段成果進行“評審”。

五是對于由于“變更”引起的工期延長，監(jiān)理師必須做到有據(jù)可查（變更起因及甲、乙雙方的審批意見和簽字）。

六是對于各種“借故”拖延工期的情況，現(xiàn)場監(jiān)理師先口頭協(xié)調，如協(xié)調不果時，必須采用“監(jiān)理通知單”，以書面形式告知各方。

3.變更控制。引起變更的因素很多，但總結起來主要有以下兩個方面：

①軟件開發(fā)中的“變更”。起因一般為初始調研不充足，造成數(shù)據(jù)流圖和實際不符或不詳以及隨著甲方工作深入引發(fā)的新需求。如需“變更”，應填寫“變更申請單”，履行“變更”程序及相應的手續(xù)。

②硬件環(huán)境建設的“變更”。如在網絡、布線、機房、信息安全、流媒體等工程中的變更，大多數(shù)為設備或實施方案的變更，這類變更一般不影響工程總體方案。如已選設備型號在訂、供貨時發(fā)生了意外，須用新型號替代，只要不涉及價格問題，甲方一般都會同意，但必須填寫“變更申請單”，待批準后方可進行“變更”。

4.成本控制。成本控制作為監(jiān)理全過程來說，前期介入是關鍵，一般分為前期預控和過程控制。

前期預控：

①從制作招標文件入手，對成本進行合理控制，提供合理的中標價格參考，采用科學的評標機制。

②評審方案中的各種報價明細，提供合理的價格范圍（一般情況下不建議采用最低價中標，因為沒有合理利潤的標是不會有好的施工質量和后期維護的）。

③對投標方案進行詳細的審核，審核其包含的內容是否涵蓋了項目需求的全部內容（功能指標與性能指標）。

過程監(jiān)控：

①嚴格控制項目建設進度，因甲方原因造成的停工時間在一周之內的，應及時向乙方說明；如在一周以上的應以“暫停項目建設通知單”的方式告知乙方，乙方可暫時撤離現(xiàn)場，總進度可將此段時間除外。停工時間過長的，應和所有參建方協(xié)商解決。這樣可以避免成本的大幅度遞增。

②嚴格控制總體方案的變更和增加合同外的內容。

③嚴格控制變更建議方案的提出，確實需要變更并要增加成本時，須得到甲方同意并辦理相應手續(xù)，還要報監(jiān)理單位備案，以便增加相應的監(jiān)理范圍。

④嚴格執(zhí)行中標金額或合同金額。

⑤項目進行中的階段性付款，乙方應首先填寫“付款申請表”，監(jiān)理單位在意見欄內填寫意見并加蓋“監(jiān)理現(xiàn)場專用章”后，報甲方申請撥付。

⑥項目竣工要進行竣工結算，監(jiān)理方確認結算結果并加蓋“監(jiān)理現(xiàn)場專用章”。

(二)“三管”

1.合同管理。包括：合同原件、合同規(guī)定的所有附件、增補合同、變更合同。嚴格執(zhí)行合同的內容是合同管理的核心。

①按ISO9001：2000標準對合同進行編號管理。

②對合同和附件中的內容進行量化或標準化處理后，寫進監(jiān)理規(guī)劃的監(jiān)理標準依據(jù)中，與國際標準、國家標準、行業(yè)標準同時作為監(jiān)理標準依據(jù)。

③對變更合同、增項合同的管理應按ISO9001：2000標準與主合同的編號共為統(tǒng)一標準進行管理。

2.信息管理。信息管理是信息工程項目建設的關鍵工作之一，將為今后信息化項目改建、擴建、運維等工作打下堅實的基礎。信息管理工作的內容包括信息監(jiān)理和乙方施工現(xiàn)場的全部信息。

①監(jiān)理單位按照交底文件、監(jiān)理規(guī)劃和相關國家標準對文檔的要求監(jiān)控乙方。

②監(jiān)理單位應交付的文檔包括：監(jiān)理文檔列表；監(jiān)理回復（批復）文檔；監(jiān)理日志和例會記錄；評審記錄和相關決議；信息監(jiān)理實施文檔和總控文檔。

③監(jiān)理單位遞交文檔時，應有文檔交接清單，并請甲、乙方接收人員簽字并蓋章。

3.信息安全管理。

①審核關于信息安全的方案，包括對物理環(huán)境的安全管理、應用環(huán)境的管理、邏輯訪問的安全管理、數(shù)據(jù)備份和災難恢復的管理制度和相關措施，并出具審核報告。

②監(jiān)理單位應將信息安全的理念貫徹到項目的建設單位，使其了解什么是信息安全。

③監(jiān)理單位要督促甲方進行全員信息安全教育、建立安全規(guī)劃和信息安全制度的落實與貫徹。

(三)“一協(xié)調”

協(xié)調的手段包括監(jiān)理報告、監(jiān)理會議、監(jiān)理通知和監(jiān)理例會等。具體方式如下：

1.口頭協(xié)調。在施工現(xiàn)場針對某個具體問題，由監(jiān)理單位總監(jiān)理師或總監(jiān)代表召集現(xiàn)場的甲方負責人和乙方項目經理臨時決定解決方案，但事后必須補填臨時會議記錄，并請參會人員簽字，以便留檔備查。

2.書面協(xié)調。在這里主要指“監(jiān)理通知單”或“備忘錄”。將問題的內容和限定解決的時間，以書面形式告知乙方現(xiàn)場項目經理，并進行整改。

3.會議協(xié)調?！霸u審”會針對某一階段性成果或方案進行的專家審核，形成專家評審最終結論（專家中須包括甲方單位內的業(yè)務專家）。對于“評審”會形成的審核意見，以書面形式存檔，同時呈交甲方項目負責人和乙方現(xiàn)場項目經理存查。在“評審”記錄上應有監(jiān)理方、甲方、乙方的參會人員簽字。

四、監(jiān)理介入的最佳時機

在北方農耕作業(yè)中有句諺語——白露早、寒露遲、秋分的麥子正當時。指的是冬小麥要在秋分時節(jié)下種最為適宜。每個信息化工程項目建設，通常可依次分為以下幾個階段：需求調研；整理分析；可行性報告;方案與預算；專家論證;立項招標;簽訂合同；組織施工；測試驗收；培訓推動；投入使用。目前，較為流行的作法是在組織施工前介入監(jiān)理，如能提前會更好些，因為這樣才能把監(jiān)理的優(yōu)勢用好用足。原因是，大凡一個合格的、具有監(jiān)理資質的企業(yè)，都曾是業(yè)內的高手，對軟件開發(fā)、硬件配置、系統(tǒng)集成、價格談判、起草標書均有著豐富的實踐經驗和運作技巧，他既是甲方的高參與助手，又是乙方施工質量的監(jiān)護者，經驗告訴我們，條件允許的話（因為國家財政投資的項目啟用監(jiān)理也需投、招標），監(jiān)理介入的越早，越會使總體規(guī)劃、實施方案、設備選型、資金預算等工作做的精細和具有可操作性，會起到事半功倍的增值之效。

(作者單位：天津市政府辦公廳)