學位論文電子文本的收繳與服務

吳英梅

〔摘 要〕文章介紹北京師范大學圖書館對電子文本學位論文的收集與服務,針對目前學位論文電子文本的收集 狀況及全文發(fā)布服務模式進行分析和研究,提出一些相應的管理策略?

〔關(guān)鍵詞〕學位論文;電子文本提交;收繳;服務

〔中圖分類號〕G250.74 〔文獻標識碼〕B 〔文章編號〕1008-0821(2009)08-0122-03

Collection and Service of Electronic Version of the Thesis

——Taking Beijing Normal University Library as an ExampleFang Chunyan Wu Yingmei

(Library,Beijing Normal University,Beijing 100875,China)

〔Abstract〕This paper introduced the collection and service of electronic version of the thesis of the library of Beijing normal university,brought up some corresponding effective management strategies according to collection situation of thecurrent electronic version of the thesis and the analysis and research on full text mode service.

〔Key words〕electronic version of the thesis;submit the electronic version;collection;service

學位論文不同于一般的學術(shù)論文,它是博碩士研究生為獲取學位,在導師指導下,以大量文獻調(diào)研為基礎(chǔ),通過詳實的數(shù)據(jù)分析?反復實驗而撰寫的具有創(chuàng)造性思維和成果的學術(shù)研究論文?直接反映了高校的學術(shù)特點及學術(shù)水平,系統(tǒng)體現(xiàn)了各學科領(lǐng)域的前沿動態(tài)和發(fā)展趨勢,它的學術(shù)價值和文獻價值是不言而喻的?因此,高校及科研單位非常注重對學位論文的收藏?隨著計算機應用的普及和信息技術(shù)的發(fā)展,學位論文的收藏方式由收藏印刷版論文的同時,轉(zhuǎn)向采用網(wǎng)上遠程收繳審核電子文本論文?針對收繳的電子文本學位論文進行科學而規(guī)范的管理,已經(jīng)成為我們需要重點解決的問題?

1 電子文本論文收繳與管理現(xiàn)狀

目前,學位論文電子文本的收藏與發(fā)布,已成為圖書館館藏的重要組成部分,是對館藏文獻資源的補充,有利于形成特色館藏,能快速有效地發(fā)揮學位論文的學術(shù)價值及使用價值,更好的為教學科研服務?

1.1 收 繳

學位論文數(shù)據(jù)的收繳是建設學位論文數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)?2000年我館就著手于學位論文電子版的收藏工作,起初只是收集軟盤和光盤?2001-2002年我館技術(shù)人員自己研制簡單的提交系統(tǒng),實現(xiàn)了部分學位論文網(wǎng)上提交,另外部分還是提交軟盤和光盤?

2003年我館引進TRS公司研發(fā)的學位論文服務系統(tǒng),該系統(tǒng)是集論文提交?編審?檢索?發(fā)布功能為一體的網(wǎng)上服務系統(tǒng),從此實現(xiàn)了真正意義上的電子版學位論文網(wǎng)上收繳?

2008年我館創(chuàng)新建立了本科生學位論文數(shù)據(jù)庫,開啟高校本科電子文本論文收繳的先例,添補了我館藏資源的空白,使我館的學位論文數(shù)據(jù)庫更加全面系統(tǒng)地為教學科研提供服務?

1.2 整 合

為了確保學位論文數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量,圖書館的工作人員要對通過遠程提交系統(tǒng)收繳的學位論文電子文本進行審核?編目?格式轉(zhuǎn)換及數(shù)據(jù)庫維護等?

審核內(nèi)容包括論文的基本信息?附加信息?中英文文摘?參考文獻和全文文件,校對元數(shù)據(jù)方案中規(guī)定的必備字段,重要信息項是否缺失,文件是否打開,簽署論文使用授權(quán)協(xié)議書等?

編目則是進一步校驗數(shù)據(jù)的準確性,填寫論文密級年限,依據(jù)學科專業(yè)代碼(國務院學位委員會?國家教育委員會頒布的《授予博士?碩士學位和培養(yǎng)研究生的學科?專業(yè)目錄》)編輯資源標識等?

格式轉(zhuǎn)換是指為了在網(wǎng)上提供學位論文全文服務,對提交的不同格式電子版全文轉(zhuǎn)換成使用的統(tǒng)一格式,如PDF文件等,并存放到相應的發(fā)布服務器上?

1.3 發(fā) 布

按規(guī)范的學位論文元數(shù)據(jù)標準進行加工和整合而形成學位論文知識庫,通過學位論文信息門戶向用戶提供全方位服務?早期收繳的電子文本的論文,只能發(fā)布簡單的書目信息及文摘?2003年以后,通過TRS開發(fā)的學位論文服務系統(tǒng),可以發(fā)布標準的元數(shù)據(jù)及中英文文摘,但仍然是個題錄?文摘庫?

2007年我館利用CADAL(高等學校中英文圖書數(shù)字化國際合作計劃)項目回溯的論文數(shù)據(jù),依照CALIS學位論文元數(shù)據(jù)和全文標準進行整理和轉(zhuǎn)換,并將其整合到學位論文數(shù)據(jù)庫中,從而形成完整的特色資源數(shù)據(jù)庫——博碩士學位論文庫?截止2008年12月底共有數(shù)據(jù)22 125條?讀者可以在校園網(wǎng)范圍內(nèi)瀏覽和檢索目錄信息?論文中英文文摘和作者版權(quán)允許的全文前16頁?

1.4 檢 索

學位論文服務系統(tǒng)提供3種查詢方式:簡單檢索,復雜檢索與學科瀏覽?簡單檢索部分檢索入口有:題名?作者?導師?關(guān)鍵詞詞以及全面檢索;復雜檢索是在此基礎(chǔ)上增加與或非邏輯運算及學位級別與時間限制;學科瀏覽則可以按照國務院學位委員會?國家教育委員會頒布的《授予博士?碩士學位和培養(yǎng)研究生的學科?專業(yè)目錄》中規(guī)定的學科進行逐級瀏覽?

2 存在問題

2.1 收繳不齊

及時完整的收集電子文本數(shù)據(jù)信息,是保證學位論文數(shù)據(jù)庫提供優(yōu)質(zhì)服務的基礎(chǔ),但在實際工作中,由于種種原因造成學位論文數(shù)據(jù)收繳不齊,主要原因有:由于很多學生對論文提交工作的不理解,不重視及嫌麻煩;有部分學生對電腦操作不熟悉,或者校外上圖書館主頁不方便;由于種種原因延期答辯,論文有問題需要修改等?

2.2信息有誤

提交電子文本論文的元數(shù)據(jù)的所有信息,都是學生在互聯(lián)網(wǎng)上的任何終端機自行填寫,圖書館的工作人員對這些信息的審核,只是校驗論文系統(tǒng)元數(shù)據(jù)方案中規(guī)定的必備字段,重要信息項是否缺失,文件是否打開等?沒有具體真實的依據(jù),主觀意識判斷性強,無法確保提交信息的準確性和有效性?

特別是電子文本論文全文部分,工作人員僅能查看其是否是一個完整的文件,(完整的電子文本文件主要包括:封皮?獨創(chuàng)性聲明和論文使用授權(quán)協(xié)議書?中英文文摘?中英文關(guān)鍵詞?目錄?正文?參考文獻和后記等),無法判定學生提交的論文,就是其學位評定委員會審定通過的最終論文定稿?

2.3 版權(quán)保護

根據(jù)國家《著作權(quán)法》第二章第一節(jié)第十條的規(guī)定,作者有權(quán)決定將其作品是否公之于眾,何時?何地以及以何種方式發(fā)表都由作者自己決定?畢業(yè)生辛苦撰寫的學位論文,完全有權(quán)利決定它是否公開或者保密,正當?shù)陌鏅?quán)圖書館是尊重和保護的?目前采取的方式是畢業(yè)生與學校簽定使用授權(quán)書,根據(jù)使用授權(quán)書和保密協(xié)議確定保密年限,只有到期全文才能解密供讀者瀏覽?但是缺乏權(quán)威認證機構(gòu)界定保密范圍及保密年限?

2.4 缺乏規(guī)范性

部分學生對學位論文提交系統(tǒng)規(guī)范不了解,對國家規(guī)定的學位論文編寫格式標準不清楚,造成了論文提交過程中出現(xiàn):提交的文件格式不符,電子文本論文不完整,中英文關(guān)鍵詞不規(guī)范,目錄頁碼與正文頁碼不一致,參考文獻著錄格式錯誤等問題,影響收繳電子文本論文的規(guī)范化和標準化,對于將來對學位論文進行智能化處理設置了一定的障礙?

3 電子文本論文的管理策略

3.1 完善收繳體系

為了保證研究生在畢業(yè)之前能及時地將電子文本論文全文提交到圖書館,我館于2001年與學校研究生院聯(lián)合發(fā)布通知,規(guī)定凡獲得本校學位的研究生,必須向圖書館提交電子文本論文,方可辦理離校手續(xù),并與學校簽訂論文原創(chuàng)性聲明,與圖書館簽訂電子版論文使用授權(quán)書?通過采取學校行政干預手段,校級相關(guān)部門協(xié)同合作,形成較完善的電子文本論文呈繳體系,來保證學位論文數(shù)據(jù)庫的收全率?

3.2 服務到位

圖書館為方便學生提交論文,提供論文提交專用機,并裝配相關(guān)的應用軟件,有專人定期維護及更新軟件;在圖書館主頁上設立學位論文提交快捷方式,并配有詳盡的提交系統(tǒng)使用說明?論文編寫模板和提交視頻演示;學生還可以通過電話及郵件咨詢提交遇見的問題?

在每年研究生畢業(yè)論文答辯前后,圖書館都會定期舉辦電子版論文提交培訓講座,將學生提交過程中經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤加以提醒,重點強調(diào)學生一定要提交學位論文的最終定稿,保證學生順利完成文本論文提交?針對那些同等學力?教育碩士?MPA?MBA等等的學生,圖書館與其所在的院系所合作,利用院系所的計算機房進行專場培訓講座,現(xiàn)場指導提交?這樣既緩解了圖書館場地和用機壓力,也免去了學生辦理手續(xù)奔波之苦?

3.3 保護版權(quán)

3.3.1 權(quán)威機構(gòu)認證

我館采用簽署電子版論文使用授權(quán)書來解決版權(quán)問題,但使用的范圍?方式及期限的制定,只是參照了國家科學技術(shù)委員會和國家保密局發(fā)布的《科學技術(shù)保密規(guī)定》而自行制定的,分為絕密級?機密級?秘密級和公開四種保密級別,缺少法律性和權(quán)威性?在實際操作中,對確定論文密級的尺度把握不好,許多學生選擇論文的密級比較隨意,有些未涉密的論文也定為保密,保密年限的確定也比較隨意,沒有統(tǒng)一的規(guī)范標準?看似是充分尊重學生的著作權(quán),其實有時會造成論文使用價值的浪費?

因此,呼吁學校建立學位論文授權(quán)使用的立法,設立論文保密級別管理的審定機構(gòu),規(guī)范論文保密制度,明確規(guī)定學位論文的適用范圍?使用方式及使用期限,對于需要保密的學位論文,應采取特別措施,在保密期間不能進行使用和傳遞,解密后自動公開使用,最大限度地發(fā)揮學位論文的學術(shù)價值和實用價值?

3.3.2 利用技術(shù)

收繳電子文本論文,建立學校本地的學位論文數(shù)據(jù)庫,其目的就是利用網(wǎng)絡高速?便捷的特性,來克服印刷本論文使用時間滯后?范圍窄的弱點,及時方便地為教學科研提供高效的特色服務?

長期以來形成的傳統(tǒng)圖書館重收藏輕使用的思想,也會或多或少的帶到數(shù)字化圖書館的建設中來,許多高校擁有學位論文全文數(shù)據(jù)庫,但遲遲不發(fā)布使用,害怕發(fā)生版權(quán)糾紛是其一,但其中也不排除思想觀念的原因?真正解決問題,就要轉(zhuǎn)變思想,重視電子資源的利用效率?

我館通過購置電子文本論文版權(quán)保護軟件,防止商業(yè)性的瀏覽?復制?下載行為的發(fā)生?實施IP地址的管控,提供在圖書館或校園網(wǎng)內(nèi)公益性電子文本論文全文瀏覽服務?這樣既保護了的著者的權(quán)力,又提高了電子文本論文的使用效率?

3.4 統(tǒng)一標準

學位論文元數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標準化是實現(xiàn)論文資源共建共享的前提基礎(chǔ),我館根據(jù)中國高等教育文獻保障系統(tǒng)(CALIS)的《學位論文描述元數(shù)據(jù)規(guī)范》結(jié)合本館特色設置數(shù)據(jù)庫字段,制定統(tǒng)一的標準體系?其內(nèi)容包括學位論文元數(shù)據(jù)標準?學位論文編寫格式和文件格式?系統(tǒng)建設標準?系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范?全文服務標準等?

目前,學位論文的編寫格式執(zhí)行標準GB7713-1987《科學技術(shù)報告?學位論文和學術(shù)論文的編寫格式》,但隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展?文獻信息呈現(xiàn)出數(shù)字化趨勢,針對電子文本論文需要,應對國家標準進行進一步的修訂,來滿足信息時代的發(fā)展,只有這樣才能方便數(shù)據(jù)交換,提高服務質(zhì)量,實現(xiàn)國家級層面的學位論文的公益服務和增值服務?

3.5 積極宣傳

研究生對學位論文數(shù)據(jù)庫的認知度和接受度直接關(guān)系到學位論文全文庫的建設和使用,發(fā)揮資料室工作人員與研究生接觸密切的優(yōu)勢,積極向?qū)W生宣傳學位論文數(shù)據(jù)庫檢索方法,幫助學生查找撰寫論文文獻資料,注重加強引導學生正確使用著作權(quán),這樣可以提高學生使用學位論文數(shù)據(jù)庫的滿意度,同時減小了學位論文全文庫信息源的障礙?

綜上所述,學位論文電子文本的收繳與服務工作不僅需要圖書館的高度重視,,而且更需要論文撰寫者與論文收藏者——圖書館之間達成一致,在知識產(chǎn)權(quán)保護下,科學合理的開發(fā)利用學位論文資源,來實現(xiàn)為學校教學科研提供學位論文的可持續(xù)發(fā)展和信息保障?

參考文獻

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