小 倪
檔號是用來反映和固定全宗內(nèi)案卷以及案卷內(nèi)文件的排列順序的一組符號。文書檔案的檔號是文書檔案實體管理編號的總稱,包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號和頁(張)號。
一、檔號編制的原則
一是惟一性原則。檔號應(yīng)指代單一,一個編號對象只能賦予一個代碼,一個代碼只能表示一個編號對象。具體地說,在一個檔案館內(nèi)不能有重復(fù)的全宗號,在一個全宗內(nèi)不能有重復(fù)的案卷目錄號,在一本案卷目錄內(nèi)不能有重復(fù)的案卷號,在一個案卷內(nèi)不能有重復(fù)的頁(張)號。
二是合理性原則。檔號的結(jié)構(gòu)必須與文書檔案的分類體系相適應(yīng);檔號應(yīng)保持完整,不能隨意減少某種代碼;按流水順序編號時不應(yīng)有空號;檔號最低層次的代碼即頁號、張?zhí)枴⒓柕倪x擇應(yīng)從實際情況出發(fā)。
三是穩(wěn)定性原則。檔號一經(jīng)確定,一般不應(yīng)改變。
四是簡明性原則。檔號應(yīng)力求簡明,做到易識、易寫、易記。
二、檔號的結(jié)構(gòu)
檔號采用層次碼,即以檔案實體分類的從屬、層次關(guān)系為排列順序的代碼,這種代碼能明確地表明分類對象的類別和隸屬關(guān)系;代碼結(jié)構(gòu)清晰、容量較大;每一層代碼的長度較短,便于填寫,便于記憶。檔號結(jié)構(gòu)大致可分為以下兩種:第一種結(jié)構(gòu)為:全宗號—案卷目錄號—案卷號—件號或頁(張)號,第二種結(jié)構(gòu)為:類別號—項目號—案卷號—件號或頁(張)號。編寫時,上下位代碼之間用“—”相隔。對不同的檔案,可根據(jù)檔案及其整理分類體系的特點選擇適當(dāng)?shù)臋n號結(jié)構(gòu)。
三、檔號編制的方法
檔號采用數(shù)字型和數(shù)字與字母混合性兩種代碼形式,各種代碼的編制方法是:
1.全宗號的編制
全宗號用四位代碼標(biāo)識。全宗號一般采用流水順序編號法,按館藏全宗首次進館時間先后編順序號。機關(guān)檔案室應(yīng)按檔案館給定的全宗號編寫,也可不編全宗號。已經(jīng)由檔案館確定了全宗號的立檔單位,可由機關(guān)檔案室在應(yīng)進館檔案的卷皮及目錄上填寫該全宗號。
2.案卷目錄號的編制
案卷目錄號采用流水順序編號法,一本目錄編一個號。也可在順序號前加上表示檔案保管期限、載體形態(tài)等特征的代字或代號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時,一般不另立案卷目錄,亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時,一般應(yīng)另立案卷目錄,并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號
3.類別號的編制
類別號是指館(室)藏檔案類別的代碼,是由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。類別號應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容及數(shù)量設(shè)置,一般不超過三級。不同級位的類別之間可用間隔符“·”分開,不產(chǎn)生誤解時可省略間隔符。需要時可在類別號后注明項目代號,項目代號可引用產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等的代字和代號。
4.項目號的編制
項目號是指產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號,一般引用有關(guān)管理部門編制的項目代號。
5.案卷號的編制
案卷號用流水順序方法編制,用3位以內(nèi)的阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,其間不應(yīng)有空號。數(shù)年合編一本案件目錄的,每年的案卷號應(yīng)該連續(xù)編排。
6.頁(張)號或件號的編制
有文字、圖表、印章等標(biāo)記的每個頁面均應(yīng)編頁號。件號在案卷內(nèi)按其排列次序編流水號,其間不應(yīng)有空號。對原來編印頁號的單份文件,應(yīng)逐件分別編制頁號。裝訂與不裝訂的案卷,均須在案卷封面說明中注明該案卷所含檔案的總件數(shù)及總頁數(shù)。