如何撰寫好檔案志

張福平

（賓縣地方志辦公室 黑龍江 賓縣 150400）

如何撰寫好檔案志

張福平

（賓縣地方志辦公室 黑龍江 賓縣 150400）

隨著全國(guó)范圍的絕大多數(shù)省、自治區(qū)、直轄市的第二輪編修地方志工作的啟動(dòng)，幾乎所有省、市、縣的檔案行政管理部門，都相應(yīng)的承擔(dān)起了所在行政區(qū)域的檔案志的編寫任務(wù)，以為所在區(qū)域的地方綜合志提供史料，筆者就是在這種大背景下，與人共同承擔(dān)起了《賓縣檔案志》的編修任務(wù)，下面就檔案志的編寫談點(diǎn)拙見。

一、編寫檔案志的指導(dǎo)思想與意義

修志是我們中華民族的優(yōu)良文化傳統(tǒng)，老一輩無(wú)產(chǎn)階級(jí)革命家一貫重視這個(gè)傳統(tǒng)，曾多次予以倡導(dǎo)，我們編寫檔案志要以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，維護(hù)檔案工作在黨和國(guó)家建設(shè)中的真實(shí)面貌，寫出檔案工作在改革開放三十年里的巨大變化。我們說(shuō)以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀作指導(dǎo)，就是要堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義觀點(diǎn)，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。撰寫檔案志具有重大的意義：一是它將為各級(jí)檔案行政管理部門從行業(yè)出發(fā)制訂規(guī)劃，因地制宜制定方針大計(jì)提供依據(jù)；二是為檔案行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)干部總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從實(shí)際出發(fā)，實(shí)施正確領(lǐng)導(dǎo)，做好今后的檔案工作提供借鑒；三是為編寫地方綜合志及其他科研工作提供史料；四是培養(yǎng)檔案干部知識(shí)化、專業(yè)化的一個(gè)有效途徑；五是宣傳檔案工作的重要手段。為此，各級(jí)檔案行政管理部門務(wù)必將此事抓好抓出成效。

二、編寫檔案志的方法步驟

1.組建修志班子。省、市，縣的檔案部門，都要高度重視編修檔案志工作，要有個(gè)專門的班子。班子多少人，這要根據(jù)任務(wù)量大小、時(shí)間長(zhǎng)短而定。這個(gè)專門班子一定有領(lǐng)導(dǎo)掛帥、牽頭，研究問(wèn)題，解決問(wèn)題，因?yàn)橛行┦率且腥伺陌宥ò傅?；二要有一定文化水平和寫作能力，并且熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的參加，具體撰寫人員，很重要的一條就是要熱心修志工作，有事業(yè)心。俗話說(shuō)：事在人為。如果對(duì)修志不感興趣，是難擔(dān)當(dāng)起檔案志編修這一大任的。

2.擬定篇目。篇目就是編纂檔案志時(shí)搜集資料和編志的提綱、框架，是編修人員根據(jù)對(duì)本區(qū)域檔案工作的歷史和現(xiàn)狀的了解，經(jīng)過(guò)具體研究定下來(lái)的，但它不可能是最后成書的目錄。最后成書時(shí)，還要按照掌握的資料和認(rèn)識(shí)，作進(jìn)一步的研究修改。擬定篇目應(yīng)注意的問(wèn)題：一是內(nèi)容上要繁簡(jiǎn)得體；二是排列上要順理成章；三是章節(jié)上盡可能避免重復(fù)、交叉；四是局部服從整體。檔案志的寫作斷限一般在10～20年，內(nèi)容包括檔案工作的方方面面，需要足夠的章節(jié)來(lái)囊括，一般來(lái)說(shuō)檔案志應(yīng)由機(jī)關(guān)企事業(yè)檔案工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理、機(jī)構(gòu)與隊(duì)伍、保管與移交、接收與征集、館藏等篇、章、節(jié)。

3.搜集資料。資料是編纂志書的基礎(chǔ)，檔案志資料征集工作也應(yīng)當(dāng)先行，這項(xiàng)工作是整個(gè)編修檔案志過(guò)程中最長(zhǎng)的階段。俗話說(shuō)：巧婦難為無(wú)米之炊。只有具備了大量的、可信的資料，才能寫好檔案志。如果說(shuō)搜集資料是編修檔案志工作中的一個(gè)重要階段，那么匯編資料則是搜集資料階段必須完成的工作。按照檔案志的篇章節(jié)目順序一一排列，匯編成冊(cè)，然后對(duì)照篇目檢查資料：縱是否斷線，橫是否缺項(xiàng)。“縱不斷線”是說(shuō)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的建制沿革、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案館工作、升級(jí)與目標(biāo)管理、法制建設(shè)等各項(xiàng)工作的資料，均得完備，其特點(diǎn)是“時(shí)經(jīng)事緯”，即以時(shí)間為經(jīng)?！皺M不缺項(xiàng)”是說(shuō)，用以構(gòu)成檔案工作全部的每一項(xiàng)工作都不可缺少，否則就叫缺項(xiàng)。

4.分頭撰寫。檔案志也可以折成幾大塊；大家分別去撰寫，眾手成書。至于誰(shuí)該承擔(dān)哪一部分，要視每位編輯的特長(zhǎng)和對(duì)資料熟悉的情況而定，比如：文學(xué)功底較強(qiáng)的編寫人員，可承擔(dān)“人物”、“概述”部分的撰寫，對(duì)館內(nèi)工作較熟悉的則可撰寫“檔案館工作”。對(duì)編寫人員要給予寬松的環(huán)境，這其中包括好的工作條件，還有安靜的環(huán)境，不必非得實(shí)施坐班制。

5.總纂定稿。因?yàn)闄n案志出于眾人之手，內(nèi)容上、文字上必然參差不齊，這個(gè)人寫得好，那個(gè)人寫得差，風(fēng)格也不一致，重復(fù)、交叉很難免，只有進(jìn)行總纂才能保證質(zhì)量。總纂時(shí)，主要把握住“四關(guān)”：政治關(guān)、語(yǔ)言文字關(guān)、邏輯關(guān)、史實(shí)關(guān)。

三、編寫過(guò)程中的幾點(diǎn)體會(huì)

1.立目編寫更好些。檔案志中，表述同一主題的資料過(guò)多，這種現(xiàn)象較普遍，可分成節(jié)、目來(lái)寫。比如：“指導(dǎo)檢查”，能表述“指導(dǎo)”的就有會(huì)議資料、文件資料、年度及中長(zhǎng)期計(jì)劃資料、典型引路資料，如果混著寫則顯得雜亂，如果分成“召開會(huì)議”、“制定計(jì)劃”、“典型引路”等目、節(jié)來(lái)記述則顯得條理清晰得多。

2.如何防止“流水賬”。檔案志中，許多資料的內(nèi)容是每年都重復(fù)的，比如：每年召開的檔案工作會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容幾乎一樣，如果每年的會(huì)議都一一記述，容易寫成“流水賬”。那么該怎樣記述呢？不妨選有代表性的一、二次會(huì)議來(lái)細(xì)述，其它則可縮寫在一塊。比如，《賓縣檔案志》：“1986年至2005年底，共召開全縣檔案工作會(huì)議21次，其中，1987年召開的檔案工作會(huì)議規(guī)格為最高，縣委書記方世昌、縣長(zhǎng)劉金泉、縣委副書記白振清、副縣長(zhǎng)何甫聲到會(huì)并分別作重要講話?！?/p>

3.有的內(nèi)容應(yīng)一事兩述。在撰寫檔案志中發(fā)現(xiàn)，有的事物僅在一篇（章、節(jié)）中記述還不夠，還應(yīng)在另外的篇（章、節(jié)）中加以記述，不過(guò)記述是要找準(zhǔn)角度和側(cè)重點(diǎn)的。比如：“升級(jí)與目標(biāo)管理”這項(xiàng)工作，應(yīng)在兩部分內(nèi)容中加以記述，一是在“檔案事業(yè)管理”中側(cè)重記述檔案行政管理部門如何指導(dǎo)升級(jí)與目標(biāo)管理工作；二是在“機(jī)關(guān)企事業(yè)檔案工作”中記述機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案升級(jí)與目標(biāo)管理的時(shí)間、級(jí)別等內(nèi)容。“移交與接收”，也應(yīng)一事兩述，移交側(cè)重寫機(jī)關(guān)企事業(yè)為主體的主動(dòng)行為；接收則側(cè)重記述檔案館為主體的主動(dòng)行為。

4.應(yīng)該用表格表述的幾處。檔案志中“檔案館工作”之“全宗名稱及順序”、“檔案館檔案利用情況”；“檔案事業(yè)管理”中的“2005年末全縣中級(jí)職稱以上人員明細(xì)”；“機(jī)關(guān)企事業(yè)檔案工作”中的“2005年末全縣機(jī)關(guān)企事業(yè)室藏檔案情況”、“2005年末全縣機(jī)關(guān)企事業(yè)檔案室設(shè)備統(tǒng)計(jì)”、“升級(jí)與目標(biāo)管理情況”、均可用表格來(lái)表述。

5.如何寫好概述。檔案志各篇、章、節(jié)的記述范圍不同，內(nèi)容各異，作為各篇、章、節(jié)濃縮的“概述”，應(yīng)縱敘歷史，橫陳現(xiàn)狀；檔案志中的目與節(jié)、節(jié)與章、章與篇的關(guān)系是個(gè)體與整體、局部與全局、微觀與宏觀的統(tǒng)屬關(guān)系。一個(gè)目、一個(gè)節(jié)的分別記述，因它們是個(gè)體，是局部，是微觀，勢(shì)必難以反映全部檔案事業(yè)，只有統(tǒng)率所有節(jié)目的“概述”，從整體、全局、客觀上加以通而概述之，展現(xiàn)整個(gè)形勢(shì)。在概述檔案事業(yè)時(shí)，要概述斷限的開始和末尾狀況，通過(guò)前后對(duì)比，彰顯檔案工作的變化、發(fā)展和成就。

6.可設(shè)附錄。對(duì)于檔案志篇目所囊括不了的地方志工作內(nèi)容和黨史研究工作內(nèi)容，可在檔案志后設(shè)“附錄”，內(nèi)設(shè)“地方志工作志”、“黨史研究工作志”。