劉春月 吉林省人民醫(yī)院人事科（130021）

談加強(qiáng)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理

劉春月 吉林省人民醫(yī)院人事科（130021）

醫(yī)院管理；規(guī)范化；檔案管理

在高速發(fā)展的信息時代，隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理已成為醫(yī)院管理中的重要組成部分。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在所從事的醫(yī)療、科研、教學(xué)、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存價值的各種文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等不同門類和不同載體的歷史記錄。醫(yī)院檔案管理包括黨務(wù)、行政、醫(yī)療技術(shù)、儀器設(shè)備、聲像、財務(wù)、基建、人事等多個方面，覆蓋醫(yī)院各部門的工作，是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動資料，也是醫(yī)院制定計劃和作出決策的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理尤為重要。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案意識不強(qiáng)，不能與醫(yī)院管理同步發(fā)展 在醫(yī)院的管理工作中，有些領(lǐng)導(dǎo)干部只注重 “醫(yī)療”“行政”“財務(wù)”“后勤保障”的管理，對檔案管理意識較為淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。不能將檔案管理工作與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃。在醫(yī)院的規(guī)劃中，一般只對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平等做比較詳盡的安排，而對醫(yī)院檔案管理、檔案設(shè)備投入則很少被納入規(guī)劃之中，造成醫(yī)院檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

1.2 檔案管理制度不健全、管理體系不規(guī)范 醫(yī)院檔案管理的制度不健全，缺少規(guī)范、統(tǒng)一的管理體系，職責(zé)不明確。在醫(yī)院的管理制度中，醫(yī)療、行政、人事、財務(wù)、后勤等方面的管理制度較為健全，而檔案管理制度相對較少。醫(yī)院檔案管理一般由行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，大多只對文書檔案、會計檔案、設(shè)備檔案等重要檔案加以收集、管理，病歷檔案由病案室管理，而其他檔案由分屬各個業(yè)務(wù)科室自己管理，形成多部門管理的格局。由于各個部門缺乏必要的協(xié)調(diào)，造成人力、物力及財力的浪費(fèi)，也制約了醫(yī)院檔案管理水平的發(fā)展。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)不齊，業(yè)務(wù)水平不高 在醫(yī)院人員結(jié)構(gòu)中，多是衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員，檔案專業(yè)出身的人員極少。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)多來自臨床部門，缺乏檔案工作的知識，重視醫(yī)療、護(hù)理人員素質(zhì)和技能的提高，忽略檔案管理人員的培養(yǎng)。有些醫(yī)院檔案管理人員配備隨意，流動性大，多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來的，平時進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，思想觀念和業(yè)務(wù)水平跟不上檔案管理的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新與活力。

1.4 檔案管理分散，收集率不高，利用率較低 從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院臨床醫(yī)技各科室，醫(yī)院行政管理及后勤等各部門，醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)，各科室干部及醫(yī)護(hù)技術(shù)人員，都或多或少地形成文件材料，材料形成的分散，影響檔案的收集工作。由于沒有規(guī)范化的管理體系，各部門往往根據(jù)自己的理解和實(shí)踐工作需要進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理，檔案收集率不高，利用率較低。

1.5 檔案工作硬件投入不足 有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案工作的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，注重宣傳，增強(qiáng)全員檔案意識 醫(yī)院要切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃。同時，要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，增強(qiáng)全員檔案意識，保證檔案工作的規(guī)范化管理。

2.2 健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理體系 健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵。醫(yī)院應(yīng)參照《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，制訂一套比較規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案收集、整理、保管和利用等管理制度，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。醫(yī)院檔案按部門分為黨務(wù)、行政、人事、醫(yī)療、設(shè)備、總務(wù)、科研和病歷等各種類型。在規(guī)范檔案管理時,要充分考慮醫(yī)院自身狀況、醫(yī)院檔案狀況以及醫(yī)院文化背景等，運(yùn)用行政手段對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，推行檔案工作規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)把醫(yī)院檔案管理工作做好。

2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案專業(yè)人員的素質(zhì) 培訓(xùn)是提高檔案管理水平的重要途徑。醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，檔案工作也由傳統(tǒng)型向高度信息化、技術(shù)化轉(zhuǎn)變，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)、知識更新提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性、主動性、創(chuàng)造性，不斷探索檔案管理工作新思路，提高醫(yī)院檔案管理水平。

2.4 加大資金投入，提高檔案工作現(xiàn)代化、信息化水平 加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的除濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要引進(jìn)計算機(jī)管理，用計算機(jī)儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機(jī)管理，完善應(yīng)用軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化，與醫(yī)院信息化建設(shè)同步發(fā)展。

2.5 重視綜合開發(fā)，充分發(fā)揮檔案的效益 檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時，積極開展多種編研活動，對信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其綜合效益。

10.3969/j.issn.1672-2779.2010.23.121

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