姚大偉 上海思博職業(yè)技術(shù)學(xué)院

關(guān)注電子制單在國際貿(mào)易實務(wù)中的應(yīng)用

姚大偉 上海思博職業(yè)技術(shù)學(xué)院

本文作者系上海思博職業(yè)技術(shù)學(xué)院院長、中國國際貿(mào)易學(xué)會理事。

進入二十世紀80年代后，隨著計算機技術(shù)在國際商務(wù)制單工作中的應(yīng)用，單證的制作速度大大提高，電子制單使國際貿(mào)易的交易管理做到無紙化、網(wǎng)絡(luò)化。進出口商可直接通過因特網(wǎng)辦理與銀行、保險、稅務(wù)、運輸各方有關(guān)的電子票據(jù)和電子單證，完成部分或全部的結(jié)算以及索賠等工作，大大節(jié)省了交易過程的時間和費用。國際貿(mào)易運作效率也隨之迅速提升，有力地推動了國際貿(mào)易的發(fā)展。

一、國際貿(mào)易傳統(tǒng)單證制作方法及問題

傳統(tǒng)的國際貿(mào)易程序，特別是國際貿(mào)易單證是由19世紀沿襲而來，其內(nèi)容十分繁雜，且單據(jù)內(nèi)容大約有80%的相同。譬如：貨物名稱、數(shù)量、收貨人、發(fā)貨人、啟運地、目的地等等。這些相同的內(nèi)容，在每繕制一種單據(jù)時，就需一再重復(fù)進行核對，如有填錯時，又需要逐一更正。據(jù)聯(lián)合國有關(guān)機構(gòu)若干年前的統(tǒng)計，全世界每年耗于單證的經(jīng)濟支出可達16億美元之巨，人力的消耗更是不可勝計。在美國，平均制單費用要占到貨物價值的7.5%左右。即使如此，還避免不了出現(xiàn)差錯。傳統(tǒng)的制單方式主要有：

（一）用英文打字機來制單

這是最傳統(tǒng)的制單方式。即用英文打字機將需要繕制的內(nèi)容打印在已事先印制好的各式空白單證上。這種方法的優(yōu)點是直觀、易懂、易操作、投資少。目前我國都仍有許多外經(jīng)貿(mào)公司還在采用打字機來制作單證。但其突出的弊端是完全相同的項目內(nèi)容在不同的單證中體現(xiàn)時必須重復(fù)制作，同一份單據(jù)需要多份時也必須進行重復(fù)制作。此外，由于打印出的內(nèi)容無法儲存、插入﹑刪除或修改，因而一份單據(jù)只要一處出錯就必須重新繕制，此種方式下的外貿(mào)制單就成為一項相當繁瑣而費時的工作。由于人為因素的影響，同一數(shù)據(jù)的多次錄入可能出現(xiàn)錯誤，從而導(dǎo)致一宗貿(mào)易單證的單單不符現(xiàn)象增多。傳統(tǒng)方式下的外貿(mào)手工制單是一項專業(yè)性強而又相當繁瑣、細致的工作，稍有不慎填寫錯誤就可能給企業(yè)帶來重大的損失。據(jù)商務(wù)部權(quán)威人士表述，我國每年因單證原因造成的收款呆賬達150億美元之巨，約占出口貿(mào)易額的1%。

（二）套合式一次制單法

鑒于英文打字機在制單工作中的上述缺陷，國際貿(mào)易界的有識之士在上個世紀50年代提出了國際貿(mào)易單證的簡化和標準化構(gòu)想，配合這一構(gòu)想的制單方式也因此發(fā)生了變革。瑞典發(fā)明的“套合式”單證格式和“一次制單法”，在1960年得到聯(lián)合國經(jīng)濟委員會的接納，被定名為“歐洲經(jīng)濟委員會樣版”，1973年又被聯(lián)合國經(jīng)濟社會理事會采納。1978年聯(lián)合國貿(mào)發(fā)會又作出決議，把“歐洲經(jīng)濟委員會樣版”命名為“聯(lián)合國貿(mào)易單證樣版”，從而進一步推動了世界性單證制作的簡化和標準化的運動。這種制單方法是把所有需要制作的單據(jù)都收編在一個“套合一致的單證系列”（Aligned DocumentSystem）之中，這個單據(jù)系列由總單證（Master Document）、“子單證”（Sub Document）和遮蓋板（Cover Board）三個部分組成。制單時，先把各項資料用打字機填入總單證的各個欄目中，經(jīng)復(fù)檢無誤并由負責(zé)人簽字后，便可送入復(fù)印機或影印機，復(fù)印機或影印機把總單證上的多種資料項目轉(zhuǎn)移到各種子單證上，不同的遮蓋板預(yù)先套放在總單證上，然后復(fù)印到相應(yīng)各子單證上，不同的遮蓋板擋去總單證中與各子單證無關(guān)的資料。一套貿(mào)易單證經(jīng)過上述程序制成后，需要多少副本任由人掌握，無需再重復(fù)繕制。

一步制單法較之打字機制單方式的突出優(yōu)點是可以避免同一項內(nèi)容在不同單證中的重復(fù)繕制和重復(fù)審核，以及同一單證需要多份時的重復(fù)繕制和重復(fù)審核，因此，在節(jié)省人力和物力上有了相當?shù)倪M步。但隨著國際貿(mào)易的不斷發(fā)展，單證工作量也在迅速增加，單證人員的工作強度也在增加，加上單證本身種類繁多，要求復(fù)雜，在具體的單證工作中差錯時有發(fā)生，影響了進出口業(yè)務(wù)發(fā)展的進程。這就對傳統(tǒng)的制單方式提出了挑戰(zhàn)。

二、國際貿(mào)易電子制單的快速發(fā)展

隨著信息時代的來臨以及全球因特網(wǎng)的興起，作為因特網(wǎng)應(yīng)用最廣泛的電子商務(wù)，正日益受到世界組織、各國政府和企業(yè)界的重視。單證的簡化工作，近年來發(fā)展迅速，世界上許多國家的商會或其他機構(gòu)也設(shè)立單據(jù)委員會或單證標準化組織，研究和探討有關(guān)單證制作的法律和具體技術(shù)問題。并且除了在西方工業(yè)國家外，新加坡、印度、泰國、香港等國家和地區(qū)也取得了一些成果。特別是進入80年代以后，計算機技術(shù)在各行業(yè)的應(yīng)用取得了飛速的發(fā)展和顯著的成效。由于計算機具有儲存量大、記憶力強﹑運算能力強和編輯性能強等優(yōu)點，因而很快就被利用到外貿(mào)單證制作中。

1.利用當時的通用軟件包（如WORK－STARSYMPHONY，LOTUS等）制單。制作時，首先輸入所要求的單證格式和各項內(nèi)容，然后設(shè)置出打印格式，最后，將要打印的各項信息用打印機打印在預(yù)先準備好的空白單證上。也可以根據(jù)要求設(shè)計出某一種完整的單證并自動打印在白紙上。

2.利用計算機編程語言及數(shù)據(jù)庫（如C語言、PASCAL、DBASE、FOXBASE、POWERBUILDER、ACCESS、SQLSERVER、ORACLE、SYBASE等）來制單。其做法是，根據(jù)各種單證的具體要求，設(shè)計出一定適用范圍的專用的制單程序。這樣既保持了通用軟件包的優(yōu)點，又有針對性地克服了通用軟件包的不足。利用計算機高級語言或數(shù)據(jù)庫所編寫的程序來制單，既模擬人工打字機的操作過程，又拓展了人工打字機難以實現(xiàn)的各種功能，做到既簡單易學(xué)，又能兼顧各種需求，減輕制單的勞動強度，縮短制單時間，大大提高了工作效率。但也存在不足，主要是編制程序的周期較長，同時需要專業(yè)人員進行軟件開發(fā)，增加了沒有軟件維護開發(fā)能力的公司的負擔(dān)。

3.利用Word文字編輯軟件進行制單。Word是目前最流行的文字編輯軟件，操作簡便﹑功能齊全﹑速度快捷，不但對所有錄入信息可方便地進行修改﹑復(fù)制﹑剪切﹑粘貼﹑儲存等操作，而且還可以綜合處理文字與表格，因而也迅速地在外貿(mào)制單工作中得到了廣泛的應(yīng)用。其基本操作程序是，首先利用Windows的“開始”菜單或桌面快捷方式啟動Word，然后，在其自動生成的空白文檔中即可根據(jù)需要方便地進行文字的輸入和表格的建立。對輸入錯誤可利用Back Space鍵或Delete鍵方便地進行修改，對相同項目的內(nèi)容可利用“復(fù)制”和“粘貼”操作瞬間完成復(fù)制，對于同一單據(jù)的多份需求，可利用“打印”菜單中的“副本份數(shù)”設(shè)置輕而易舉地實現(xiàn)。但利用Word制單亦有其局限性，對于一些已預(yù)先印好固定格式的單證，如商檢單﹑保險單﹑匯票等的制作則由于錄入信息與預(yù)定格式在匹配上的難度而顯得力不從心。

4.國際貿(mào)易綜合信息管理系統(tǒng)，也叫外貿(mào)ERP系統(tǒng)。它是當今國內(nèi)外貿(mào)易企業(yè)使用的業(yè)務(wù)運作計算機系統(tǒng)，國際貿(mào)易制單成為該系統(tǒng)的一個組成部分，這種軟件系統(tǒng)包括：函電往來、詢盤報價、客戶關(guān)系管理、業(yè)務(wù)員管理、財務(wù)管理、合同管理、內(nèi)貿(mào)采購、進出口業(yè)務(wù)管理及制單等主要功能，并且具有管理層查詢、審批、控制總體業(yè)務(wù)動態(tài)的功能。在這種系統(tǒng)中，制單數(shù)據(jù)一次錄入，多次使用，并形成歷史數(shù)據(jù)，便于軟件系統(tǒng)查詢、統(tǒng)計。管理層對關(guān)鍵單據(jù)擁有電子簽名權(quán)利，這種系統(tǒng)可以模仿單證的標準形態(tài)和格式，進行數(shù)據(jù)錄入和單證打印，將電子制單和業(yè)務(wù)管理融為一體。成為當今外貿(mào)企業(yè)管理中不可或缺的工具。

5.開發(fā)專門的制單軟件。隨著計算機及通信技術(shù)的發(fā)展，計算機的功能不再是簡單的模仿人工打字機的功能，而是利用新一代語言（java,c#等）強大的數(shù)據(jù)庫訪問能力以及完善的遠程通信功能，配合先進的數(shù)據(jù)庫（ORACLE,SQL Server,DB2等），用數(shù)據(jù)庫存儲大量的表單數(shù)據(jù)，并通過軟件制作數(shù)據(jù)輸入接口和單證模板，從而出現(xiàn)了功能相當完備的單證表格軟件。新的表單制作軟件還通過對網(wǎng)絡(luò)的訪問，客戶端與主服務(wù)器能隨時通信，從而實現(xiàn)單證表格的完全電子化，可以在出單的同時就將單證表格數(shù)據(jù)輸入主服務(wù)器。同時單證制作部分還可以作為一個模塊嵌入到教學(xué)軟件及應(yīng)用軟件中，達到教學(xué)與應(yīng)用的一致性，并且通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)極易擴展制單的模版和內(nèi)容，從而形成一種全新的制單軟件模式。

三、電子制單在國際貿(mào)易業(yè)務(wù)中的應(yīng)用

1.外貿(mào)ERP系統(tǒng)。外貿(mào)ERP（Enterprise Resource Planning企業(yè)資源規(guī)劃）系統(tǒng)，是當今國內(nèi)外貿(mào)易企業(yè)使用的業(yè)務(wù)運作計算機信息管理系統(tǒng)，國際貿(mào)易制單成為該系統(tǒng)的一個組成部分，這種軟件系統(tǒng)常包括：函電往來、詢盤報價、客戶關(guān)系管理、業(yè)務(wù)員管理、財務(wù)管理、合同管理、內(nèi)貿(mào)采購、進出口業(yè)務(wù)管理及單證制作等主要功能，并且具有查詢、統(tǒng)計、審批、控制和提供決策參考等功能。此類軟件制單通常采用的是將單證之間的數(shù)據(jù)關(guān)系理清楚，結(jié)合計算機數(shù)據(jù)庫及編程技術(shù)開發(fā)出來的制單方法。用戶只需按照提示在系統(tǒng)中完整輸入一次基本數(shù)據(jù)，系統(tǒng)即可自動生成一套標準化的單證，可以有效避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入及由此產(chǎn)生的錯誤。此類程序操作簡單，靈活易用，能對輸入的數(shù)據(jù)自動進行計算和轉(zhuǎn)化，使得程序具有智能化，能靈活高效地完成單證制作。

2.商檢制單系統(tǒng)。電子報檢是指報檢人使用電子報檢軟件通過檢驗檢疫電子業(yè)務(wù)服務(wù)平臺將報檢數(shù)據(jù)以電子方式傳輸給檢驗檢疫機構(gòu)，經(jīng)CIQ2000業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和檢務(wù)人員處理后，將受理報檢信息反饋報檢人，實現(xiàn)遠程辦理出入境檢驗檢疫報檢的行為?！熬懦请娮由陥笙到y(tǒng)”，是實現(xiàn)進出口企業(yè)進行電子申報、經(jīng)國家質(zhì)檢總局評測合格并認可的電子報檢軟件。通過該系統(tǒng)，企業(yè)可輕松完成與檢驗檢疫機構(gòu)之間的業(yè)務(wù)交互。該系統(tǒng)分為控制模塊和業(yè)務(wù)模塊兩部分，由控制臺對各業(yè)務(wù)模塊進行管理，目前可實現(xiàn)的業(yè)務(wù)功能包括電子報檢、產(chǎn)地證電子簽證、許可證申報（進境動植物檢疫許可證申報）以及其他電子業(yè)務(wù)服務(wù)。

3.報關(guān)單制單系統(tǒng)。中國電子口岸“報關(guān)單預(yù)錄入/申報（報關(guān)行版）”子系統(tǒng)是針對專業(yè)報關(guān)企業(yè)特殊要求而設(shè)計的，該系統(tǒng)的主要功能包括：報關(guān)單的預(yù)錄入、申報、打??；轉(zhuǎn)關(guān)運輸報關(guān)單提前錄入、申報、打?。晦D(zhuǎn)關(guān)運輸申報單提前錄入、查詢、申報；報關(guān)單（包括轉(zhuǎn)關(guān)運輸提前申報的報關(guān)單和其隨附的轉(zhuǎn)關(guān)運輸申報單）的查詢；海關(guān)回執(zhí)的查詢；報關(guān)行業(yè)務(wù)統(tǒng)計等。

通過該系統(tǒng)企業(yè)可以方便、快捷地進行報關(guān)單、轉(zhuǎn)關(guān)運輸提前運輸報關(guān)單、轉(zhuǎn)關(guān)運輸申報單的預(yù)錄入、申報、打印、相關(guān)數(shù)據(jù)查詢、海關(guān)回執(zhí)查詢、報關(guān)行業(yè)務(wù)統(tǒng)計等，從而有效提高報關(guān)企業(yè)的工作效率。

圖1：外貿(mào)綜合業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)——系統(tǒng)圖

圖2：商檢制單系統(tǒng)主頁面

圖 3 ：“報關(guān)單預(yù)錄入申報子系統(tǒng)”制單窗口頁面示例：

總之，采用符合國際標準的電子制單方式已是大勢所勢。按照《聯(lián)合國貿(mào)易單據(jù)設(shè)計樣式》擬制的一種套合一致的標準單證格式，可減少各種單證相同內(nèi)容的重復(fù)繕打、重復(fù)審核，從而達到內(nèi)容精確、時間節(jié)省的實效?！疤缀弦恢隆笔墙y(tǒng)一各種單據(jù)的大小，并將各種單據(jù)上相同項目放在同一位置上，制單時，只需用打字機將各項內(nèi)容，全部打在一張總單據(jù)上，亦稱母子單據(jù)上，然后根據(jù)各種單據(jù)的需要，將事先設(shè)計的有方空格的遮蓋板把不需要的部分遮住，再用影印機或復(fù)制機制出各種所需要的單據(jù)。這樣，在總單據(jù)上打字只要打一次，校對和改錯也各一次，大約只需半小時即可把全部單據(jù)制成，大大節(jié)省了人力和時間，避免了差錯。