地方院校圖書館文獻經(jīng)費的優(yōu)化分配*——策略建議與案例分析

明 海

（蘇州科技學院圖書館，江蘇 蘇州 215011）

1 引言

近年來，地方院校圖書館的館藏發(fā)展環(huán)境發(fā)生了較大變化。首先，在教育部評估、新校區(qū)建設(shè)以及院校合并、升格等政策性因素的硬性驅(qū)動下，許多圖書館的文獻經(jīng)費激增，但伴隨著館藏建設(shè)的快速發(fā)展，仍存在文獻經(jīng)費利用率不高等問題。其次，出版發(fā)行體制的變革和數(shù)字出版產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，導致出版物類型日趨繁復(fù)，出版物價格與數(shù)量、品種同步膨脹，不僅打破了圖書館原有的文獻經(jīng)費分配格局，而且勢必造成文獻經(jīng)費的相對緊縮。最后，地方院校學科專業(yè)設(shè)置的不斷細化和教學科研的縱深發(fā)展，促使用戶需求的專深化和精確性不斷提高，而高校擴招則又刺激了一般用戶信息需求總量的迅速增長，用戶需求的細分化、差異化和多樣化在客觀上增加了文獻經(jīng)費分配的復(fù)雜性與難度。

筆者主要探討一個具有實踐性的理論命題：在館藏發(fā)展環(huán)境發(fā)生變化的新形勢下，地方院校圖書館面對經(jīng)費困境與分配難題，應(yīng)當設(shè)計和實施一個怎樣的文獻經(jīng)費分配策略，才能達到合理使用文獻經(jīng)費、提高經(jīng)費使用效益的目的？

2 現(xiàn)實困境分析

主要從文獻經(jīng)費的來源機制、分配決策機制、分配方法以及使用效益評價等4個方面來分析當前地方院校圖書館在文獻經(jīng)費分配上所面臨的困境。

2.1 文獻經(jīng)費來源單一

我國高等教育政策對地方院校的投資力度相對不足，圖書館作為地方院校教學和科研的支撐機構(gòu)，其文獻經(jīng)費主要是正常的校內(nèi)年度撥款，來源較為單一，數(shù)量相對有限，缺乏完善的經(jīng)費投入保障機制。這種單一靠學校劃塊撥款的機制容易受到館內(nèi)部門之間平衡等因素的制約，結(jié)果造成經(jīng)費在各類型文獻之間的擠占挪用，形成“砍書?？钡鹊臒o奈局面。

2.2 缺乏合理的分配決策團隊

館藏發(fā)展環(huán)境的變化加劇了文獻經(jīng)費分配的復(fù)雜性，因此必須加強文獻經(jīng)費分配決策機制的科學化和合理化建設(shè)。當前，大多數(shù)地方院校圖書館文獻經(jīng)費分配的決策隊伍相對單薄，缺乏合理的經(jīng)費分配協(xié)商機制。從文獻經(jīng)費分配的決策過程來看，決策人員的構(gòu)成比較簡單，一般由主管館長、文獻建設(shè)部主任、采訪人員構(gòu)成，或是由館務(wù)會構(gòu)成，通常沒有院系或?qū)W校相關(guān)部門的人員參與。這種決策模式?jīng)]有將利益相關(guān)用戶吸納到經(jīng)費分配的過程中來，缺少了用戶的參與和監(jiān)督，無法從總體上把握用戶的信息需求，很難從宏觀上把握學校的發(fā)展重點，勢必造成分配上的不公正和隨意性。

2.3 缺乏切實可行的分配方法

文獻經(jīng)費分配的核心問題是方法問題。當前文獻經(jīng)費的分配方法存在兩種應(yīng)用趨向：一種是重視經(jīng)驗提煉，通過總結(jié)歷史經(jīng)驗提出具體的工作指導原則。這種純經(jīng)驗式的分配方法過于簡單，甚至有些主觀臆斷，無法充分考慮用戶自身的需求特性，難以適應(yīng)和指導現(xiàn)階段的文獻建設(shè)工作。在實際工作中，絕大多數(shù)圖書館都采用這種經(jīng)驗方法。另外一種是通過構(gòu)建模型來保證經(jīng)費分配上的公平合理。這種模型法雖能以量化的方式最大程度地平衡各類文獻的比例關(guān)系，但仍存在一些難以克服的缺點。比如一些模型只是進行簡單求和，鮮有結(jié)合用戶意見進行科學定量的分析；大多數(shù)模型理論性突出，操作性不強，不能對實踐起到應(yīng)有的指導作用。因此使用模型法分配文獻經(jīng)費的地方院校圖書館極少。

2.4 缺乏對經(jīng)費使用效益的科學評價

文獻經(jīng)費分配的最終目的是提高經(jīng)費的使用效益，構(gòu)建合理高效的經(jīng)費效益評價體系，是提高經(jīng)費使用效益的基本途徑。然而，當前地方院校圖書館對文獻經(jīng)費投入的績效情況并沒有作出有效的評價，導致文獻經(jīng)費投入的效能無法比較，效果無法科學、準確、規(guī)范地評價。沒有一套科學的經(jīng)費使用效益評價體系，就無法對經(jīng)費分配的過程及結(jié)果作出全面、本質(zhì)的解釋和判斷，就很難向經(jīng)費分配決策者提供決策依據(jù)，最終導致每年學校下?lián)芙o圖書館的預(yù)算經(jīng)費量較為模糊，不是超出圖書館正常服務(wù)所需的資金量，造成資金浪費，就是下?lián)艿慕?jīng)費嚴重不足，影響圖書館事業(yè)的發(fā)展。

3 優(yōu)化策略建議

基于當前館藏發(fā)展環(huán)境的變化及其帶來的突出矛盾，結(jié)合地方院校圖書館在文獻經(jīng)費分配過程中所面臨的困境，文獻經(jīng)費分配的優(yōu)化可以從宏觀層次著手，通過完善文獻經(jīng)費管理體制，著力加強對文獻經(jīng)費分配過程的調(diào)控與優(yōu)化。

3.1 構(gòu)建多渠道的經(jīng)費來源機制

文獻經(jīng)費的相對不足已成為阻礙館藏建設(shè)的重要因素，地方院校圖書館必須采取有效措施加大文獻購置的投資力度。鑒于單一撥款機制的不足，地方院校圖書館應(yīng)當多元化拓展文獻經(jīng)費投入的途徑。比如，建立長效的捐贈機制，爭取社會捐贈和本校師生員工捐贈，以擴大經(jīng)費來源；借鑒國外經(jīng)驗，從科研基金中提取適當比例的經(jīng)費用于館藏建設(shè)；從重點學科建設(shè)費、學生學費、人才培養(yǎng)基金中提取5%左右用于館藏建設(shè)等等。通過多方籌措，最終建立起以學校撥款為主、其他經(jīng)費投入方式為輔的多渠道經(jīng)費來源機制。

3.2 經(jīng)費分配決策隊伍的“雙優(yōu)化”

文獻經(jīng)費分配工作不僅是技術(shù)性問題，更是圖書館內(nèi)部的管理問題。當前文獻經(jīng)費的分配決策模式是封閉式的，必須對經(jīng)費分配的決策隊伍進行優(yōu)化和調(diào)整，才能最大限度地保障文獻經(jīng)費使用的公正性。這里所說的優(yōu)化是一種“雙優(yōu)化”，它包含兩層含義：一是優(yōu)化經(jīng)費分配決策成員的群體結(jié)構(gòu)，不僅要爭取文獻經(jīng)費的投入方即學校相關(guān)部門領(lǐng)導（如財務(wù)處）加入決策團隊，還要吸納文獻用戶即各院系師生代表加盟決策隊伍，這樣不僅能夠保證文獻經(jīng)費分配的透明度與公正性，還能使圖書館獲得更多的經(jīng)費投入。二是優(yōu)化經(jīng)費分配決策人員的個體素質(zhì)，特別是要切實提高文獻經(jīng)費的使用方即圖書館主管領(lǐng)導和一線采訪人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，保證文獻經(jīng)費分配的合理化與科學性。

3.3 編制合理的文獻經(jīng)費分配方案

地方院校圖書館文獻經(jīng)費分配的總體特征是分配流程隨意性較強，缺乏規(guī)范化指導，因此必須編制一套書面的文獻經(jīng)費分配方案，為文獻經(jīng)費分配的各個階段提供必要的政策導向。首先，必須對影響文獻經(jīng)費分配的各種數(shù)據(jù)進行調(diào)查分析，這些數(shù)據(jù)主要包括學校年度總經(jīng)費、近年來學校的教學、招生變化情況、采訪部門的歷史性資料等等。其次，確定合適的經(jīng)費分配方式并報館務(wù)會通過，然后由經(jīng)費分配人員落實執(zhí)行。最后，在綜合評估當年經(jīng)費分配和使用情況的基礎(chǔ)上，對文獻經(jīng)費分配方案進行修正，下年微調(diào)。

3.4 建立科學的經(jīng)費使用效益評價機制

文獻經(jīng)費使用效益低下已成為制約館藏發(fā)展的瓶頸，它造成的直接后果就是館藏結(jié)構(gòu)不合理，不能最大限度地滿足用戶需求?？梢?，文獻經(jīng)費投入的產(chǎn)出效益主要表現(xiàn)在兩個方面：一是物化角度上的館藏結(jié)構(gòu)；二是效用角度上的用戶滿意度，這兩點應(yīng)當成為文獻經(jīng)費使用效益評價的主要指標。因此，圖書館要把館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化調(diào)整和用戶滿意度最大化當作重點任務(wù)來抓，加強這兩個方面的調(diào)查研究工作。文獻經(jīng)費使用效益評價是一個復(fù)雜棘手的問題，為了提升文獻經(jīng)費分配水平，提高文獻經(jīng)費使用效率，地方院校圖書館必須樹立以績效為導向的投入產(chǎn)出理念，建立起科學的經(jīng)費使用效益評價機制。

4 具體使用案例

筆者擬以華東地區(qū)某地方院校圖書館（以下簡稱該館）為例，提出一些合理分配文獻經(jīng)費、提高經(jīng)費使用效益的方法和措施。2005～2008年，在高校評估、升格大學以及新館建設(shè)等因素的刺激下，學校下?lián)芙o該館的文獻經(jīng)費與往年相比數(shù)量驟增，年均總量維持在330萬元以上，2006年因迎接本科評估曾一度達到了450萬元。決策力量單薄、分配方法隨意、經(jīng)費來源單一和使用效率低下等問題始終貫穿于該館文獻經(jīng)費分配的全過程。如何合理分配有限的經(jīng)費，發(fā)揮經(jīng)費的最大效益，是館領(lǐng)導和一線分配人員必須要關(guān)注的問題。經(jīng)過充分調(diào)研和反復(fù)考慮，2009年該館采取了以下一些有效的方法和措施。

4.1 拓寬文獻經(jīng)費籌措渠道

●經(jīng)過極力爭取，學校規(guī)定每年從科研進賬提取1%用于館藏文獻建設(shè)。2009年全校各類科研進賬1795萬元，根據(jù)規(guī)定圖書館可從中收取17.95萬元作為文獻資料使用費。該館還對利用科研經(jīng)費、學科建設(shè)費等購買的文獻作統(tǒng)一的固定資產(chǎn)登記，進入學校文獻總庫，文獻存放在各二級學院資料室。

●建立本校教師著作、作品和學術(shù)會議文獻的收藏呈繳制度，以制度形式劃定呈繳范圍、規(guī)定呈繳數(shù)量、限定呈繳時效。各類文獻均為免費呈繳，對于價格較高的出版物,則采取付費呈繳的辦法。文獻呈繳制度的建立，不僅能夠保證本校作者的出版物系統(tǒng)化收藏，而且還可以節(jié)約文獻購置經(jīng)費。2009年該館接受本校教師呈繳的出版物56種215冊，實際節(jié)約經(jīng)費8664.5元。

●建立贈書管理制度，初步制定贈書的收藏原則、運行模式、操作細則、獎勵辦法等規(guī)章制度，并在圖書館主頁上設(shè)置“捐贈圖書”欄目；聯(lián)合學校職能部門，將接受捐贈與征集圖書結(jié)合起來，共同向社會開展征集圖書活動。贈書不僅是充實館藏的有效手段，也是節(jié)約經(jīng)費的重要途徑。自建立贈書管理制度以來，該館共接受社會贈書1522種1781冊，實際節(jié)約經(jīng)費6.97萬元。

●積極爭取二級學院在圖書館文獻資源建設(shè)上的經(jīng)費支持，主要表現(xiàn)在電子數(shù)據(jù)庫資源的引進與建設(shè)上。2009年由土建學院支援購買的電子圖書數(shù)據(jù)庫節(jié)約經(jīng)費7.12萬元。

4.2 變革文獻經(jīng)費分配方式

●成立文獻經(jīng)費分配工作領(lǐng)導小組，成員主要由圖書館、財務(wù)處、審計處以及部分院系的主管領(lǐng)導構(gòu)成，其主要任務(wù)是對文獻經(jīng)費分配方案進行審核、評議、監(jiān)督和控制。

●實行“虛擬分配”和專家選書制度。具體做法：首先由采編部在對各種數(shù)據(jù)調(diào)研分析的基礎(chǔ)上形成初步的書面分配方案，并經(jīng)文獻經(jīng)費分配工作領(lǐng)導小組審核通過；然后將學校下?lián)艿奈墨I經(jīng)費按一定比例下?lián)芙o各二級學院，由各二級學院組織本學科專家、教師根據(jù)圖書館提供的預(yù)選目錄進行選書，并通過選書系統(tǒng)匯總到圖書館，查重后再進行訂購。這種做法不僅解決了一線采訪人員知識結(jié)構(gòu)的局限性，而且有助于合理安排有限的文獻經(jīng)費。

4.3 加強業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作

●2009年起，利用匯文系統(tǒng)統(tǒng)計模塊與新購置的i@Report報表精靈作為統(tǒng)計平臺，嘗試在全館范圍內(nèi)開展業(yè)務(wù)統(tǒng)計工作，并逐漸將這項工作常態(tài)化與制度化。業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作由業(yè)務(wù)副館長負總責，部主任則負責對本部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析并形成書面報告。其中采訪、流通統(tǒng)計信息能反映館藏利用效能和用戶需求狀況，統(tǒng)計分析報告則能幫助決策層掌握文獻經(jīng)費分配的執(zhí)行情況，是決策層制定工作計劃、開展經(jīng)費預(yù)算的重要參考依據(jù)。當前業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作已初見成效，表現(xiàn)在：2009年底該館利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)向?qū)W校申請，爭取加大對文獻經(jīng)費的投入，并得到了學校的認可，將2010年的經(jīng)費投入追加到360萬元；根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)動態(tài)控制、調(diào)整購書比例，2010年應(yīng)適當降低社科類、經(jīng)濟類購書比例、增加數(shù)理化圖書的采選比例。

●責成采編部負責初步構(gòu)建文獻經(jīng)費使用效益評價體系。業(yè)務(wù)統(tǒng)計所形成的各類數(shù)據(jù)為構(gòu)建文獻經(jīng)費使用效益評價體系提供了可行性。具體做法：綜合考慮文獻經(jīng)費使用效益的影響因素，合理確定各影響因素的權(quán)重，建立文獻經(jīng)費使用效益三級綜合評價模型，根據(jù)模型設(shè)置三級評價指標體系（如圖1所示），其中一級指標集是定性評價指標，二級和三級指標集分別是定量評價的總指標與具體指標。采用不同的計算方法確定各個指標的分值和權(quán)重，最后基于乘法合成獲用效益最終評價值，yi為各項指標分值，Ωi為各項指標權(quán)重。經(jīng)綜合評價后，y分值越高表示文獻經(jīng)費使用效益就越高，反之則越低。

圖1 文獻經(jīng)費使用效益評價體系

4.4 培育文獻采選的核心隊伍

一線采訪人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)直接關(guān)系到文獻經(jīng)費分配的科學性與合理性。該館重視強化現(xiàn)有采訪人員的知識補充，特別是在學科背景、知識結(jié)構(gòu)等領(lǐng)域進行重點突破；注重他們在文獻采選能力方面的鍛煉，不僅要求他們熟悉學校的專業(yè)設(shè)置、本館的館藏狀況以及文獻出版發(fā)行動態(tài)，而且還要求他們了解相關(guān)學科專業(yè)的研究現(xiàn)狀和發(fā)展動態(tài)。通過各種繼續(xù)教育方式和激勵機制，為造就“知書善配”的“選書專家”創(chuàng)造條件。

5 結(jié)語

文獻經(jīng)費分配問題是一個十分復(fù)雜棘手的問題，對于身處經(jīng)費困境的地方院校圖書館更是如此，科學合理地進行文獻經(jīng)費分配是圖書館工作者追求的理想目標。筆者希望上述文獻經(jīng)費分配策略能為地方院校圖書館發(fā)揮有限經(jīng)費的最大效益提供理論依據(jù)，同時也注意到文獻經(jīng)費使用效益的最大化并不代表所購資源的效益最大化，因此還應(yīng)加強文獻采購的科學管理和廉政建設(shè)，重視文獻資源的宣傳推介工作。

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