淺談公文處理工作中的幾個問題

李 勇

淺談公文處理工作中的幾個問題

李 勇

公文處理工作的水平，不僅反映了公文處理人員的素質(zhì)，也反映了機關(guān)的工作水平和工作作風(fēng)。提高公文處理的水平，能夠有效地提高機關(guān)工作效率，體現(xiàn)國家機關(guān)形象。在公文處理工作中，筆者經(jīng)常遇到一些問題，現(xiàn)將這些問題提出來，與大家共勉，希望能夠為提高公文處理質(zhì)量發(fā)揮一點作用。

一、文種的使用問題

文種是內(nèi)容性質(zhì)、具體功用相同的同類公文的規(guī)范化名稱。在行政公文標題的三要素中，文種是必不可少的。正確認識不同種類行政公文的性質(zhì)、作用和適用范圍并恰當?shù)剡x擇使用文種，是做好公文處理工作的關(guān)鍵之一，它直接影響到公文的規(guī)范化和嚴肅性。文種使用準確的行政公文，能有效地體現(xiàn)其權(quán)威性和約束力，提高行政機關(guān)的辦事效率。

現(xiàn)行的《國家機關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定了行政機關(guān)公文的種類有十三種，其中如命令（令）等一些文種在一般行政單位用得較少。比較常用的下行文文種有通知、通報、意見等等，這一類公文在處理過程中也較少發(fā)生問題。最為常見的問題一般出現(xiàn)在平行文和上行文中。

不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項一般用“函”。但在實際工作中，很多單位為了體現(xiàn)對對方單位的尊重，在請求批準審批事項中使用“請示”這一文種，這是一種典型的錯誤。

上行文有三種文種：請示、報告、意見。請示是適用于向上級機關(guān)請求指示、批準的文種。報告是適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況和答復(fù)上級機關(guān)詢問的文種。意見比較特殊，可以適用于上行文、平行文和下行文等，意見作上行文時，一般應(yīng)是下級機關(guān)對重大問題提出的見解、解決問題的辦法作為建議請求上級機關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。在文字表述上更應(yīng)把重點放在解決問題的辦法、措施上。另外，應(yīng)當特別注意，要體現(xiàn)部門負責(zé)的原則。凡是本部門職權(quán)能解決、能辦到的事項，不必在意見中出現(xiàn)。本部門能做到的辦法、措施，沒必要再向上級建議。只有自身無法解決，本部門、單位的工作涉及其他部門，超出自己職權(quán)范圍的事項，才在意見中表達清楚，爭取上級機關(guān)認同，以上級機關(guān)名義批準、同意、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)，達到促進工作的目的。

在上行文的草擬過程中，很多公文處理人員沒有準確把握文種的定義，隨意而為。一種情況是錯用文種，口頭語中，習(xí)慣性地將上行文稱之為“報告”。領(lǐng)導(dǎo)交辦下來要求就某一件事寫個“報告”給上級機關(guān)，于是公文草擬人員便不看公文的實際內(nèi)容而將文種定為“報告”。第二種情況，隨意自創(chuàng)文種，請求上級機關(guān)批準便是《關(guān)于×××的請求》，匯報工作便是《關(guān)于×××的匯報》，解釋某一具體事件便是《關(guān)于×××的說明》或《關(guān)于×××的解釋》。

公文處理人員首先要嚴格遵照國家關(guān)于文種選用的規(guī)定，熟悉每一種文種的定義。一要準確把握公文發(fā)文的目的。如在上行文中，請求上級機關(guān)對有關(guān)事項給予指示、批準或答復(fù)的，用“請示”；不要求上級機關(guān)答復(fù)，只是下情上達，陳述情況的，用“報告”。二是要熟悉機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍，準確把握行文關(guān)系。如《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第十五條規(guī)定：“除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”“部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。”

總之，行政公文文種的選擇應(yīng)嚴格按照黨和國家的公文處理規(guī)定，根據(jù)制發(fā)公文的目的、制發(fā)機關(guān)的權(quán)限、收發(fā)文之間的行文關(guān)系，認真領(lǐng)會每一個文種的性質(zhì)和適用范圍，從而選擇正確的、合乎行文目的和要求的文種。只有這樣，我們才能適應(yīng)形勢的發(fā)展，對公文文種功能性質(zhì)不斷進行調(diào)整，從而維護機關(guān)單位之間的正常工作秩序，促使公文處理規(guī)范化。

二、公文文字處理的問題

部分公文存在語言過于口語化、方言化，邏輯性不強，以及公文標題不能準確全面地概括公文內(nèi)容等問題，尤其是有的請示性公文動輒先談意義，看了三五頁紙都不知道行文的目的，毛澤東同志在《反對黨八股》中說：“我們的同志……寫文章，做演說，著書，寫報告，第一是大壹貳叁肆，第二是小一二三四，第三是甲乙丙丁，第四是子丑寅卯，還有大ABCD，小abcd，還有阿拉伯數(shù)字，多得很！”這種現(xiàn)象至今還不同程度的存在，沒有完全體現(xiàn)公文精簡、高效的基本原則。

毛澤東同志認為公文寫作要起句立意，開門見山，使閱者一看公文開頭的第一句、首段，就明確意識到該文件的主旨所在，以使閱者立刻進入文境。他在親自起草的《糾正文字缺點》中要求，“一切較長的文電，均應(yīng)開門見山，首先提出要點，即于開端處，先用極簡要的文句說明全文的目的或結(jié)論，喚起閱讀者注意，使閱者腦子里先得一個總概念，不得不繼續(xù)看下去”。這也是公文寫作的技巧所在。

在公文處理過程中，還經(jīng)常見到錯別字、標點符號錯誤、一般常識錯誤等問題。如，“無尚的光榮”，“再接再勵”，國家××局發(fā)布的“關(guān)于×××××的通知”，人事部、國家××局授予×××同志為《全國××××先進工作者》稱號，關(guān)于請求×××××的請示，省委書記、省人大主任×××等等。

為防止出現(xiàn)類似問題，公文寫作人員必須具有豐富的知識，不僅包括本行業(yè)的專業(yè)知識，還應(yīng)包括社會科學(xué)知識和自然科學(xué)知識，以及生活常識。而獲取知識的唯一途徑就是學(xué)習(xí)。毛澤東同志在《工作方法六十條》中提出，干部應(yīng)該“學(xué)點自然科學(xué)和技術(shù)科學(xué)；學(xué)點哲學(xué)和經(jīng)濟學(xué)；學(xué)點歷史和法學(xué)；學(xué)點文學(xué)；學(xué)點文法和邏輯”“一個革命干部，必須能看能寫，又有豐富的社會常識與自然常識，作為從事工作的基礎(chǔ)和學(xué)習(xí)理論的基礎(chǔ)，工作才有做好的希望”。這是對公文寫作人員的最基本要求。

三、公文處理的程序問題

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和有關(guān)細則、標準對公文處理的程序做出明確的規(guī)定。但筆者在與部分單位辦文人員的交流中，發(fā)現(xiàn)很多單位辦文不按程序處理。普遍的現(xiàn)象是公文不經(jīng)過辦公室（文秘部門）的審核，便由負責(zé)草擬公文的職能處（科）室直接交由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再交由辦公室（文秘部門）處理，使辦公室（文秘部門）無法把握公文的動向，失去協(xié)調(diào)工作的良好時機而陷入被動；或者公文的簽發(fā)是在主要負責(zé)人簽發(fā)后再交給分管負責(zé)人，這不利于分管負責(zé)人提出修改意見，從而影響公文的質(zhì)量，導(dǎo)致工作開展的不便。還有很多單位發(fā)文都是直接寄送到有關(guān)單位的對口部門，部分公文沒有經(jīng)過辦公室（文秘部門）的收文程序，即收文登記、初審和擬辦等程序，直接由所在處（科）室承辦，使辦公室（文秘部門）無法對公文承辦情況進行督辦檢查。

遵守發(fā)文、收文、歸檔等辦文程序，是提高辦文質(zhì)量，提高工作效率的有效途徑。創(chuàng)制公文、傳遞公文、辦理公文、處置辦畢公文、管理公文等公文處理基本任務(wù)的完成，都有其特定的程序，對每一道程序的敷衍塞責(zé)，甚至忽略，都會留下一些矛盾和問題，給公文質(zhì)量和后續(xù)工作的開展帶來一定的影響。因此，在工作中，我們要嚴格按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《檔案法》和《保守國家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)、標準的規(guī)定和要求，發(fā)文堅持草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記編號、膳印、校對、核發(fā)、用印、封發(fā)等程序；收文堅持簽收、登記、初審、擬辦、批辦、分辦、承辦、催辦等程序。上述程序是相互銜接、前后照應(yīng)的，一環(huán)扣一環(huán)，是一種接力賽式的群體行為。不顧辦文工作各個環(huán)節(jié)之間的內(nèi)在聯(lián)系，人為地打亂工作流程，或者各個環(huán)節(jié)的工作沒有很好配合，彼此脫節(jié)，這些實際上都是不尊重公文處理工作的客觀規(guī)律的行為。

在收文、發(fā)文等程序完成之后，應(yīng)嚴格按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定對公文進行鑒定、銷毀或歸檔，對于涉密文件應(yīng)按照《保守國家秘密法》來處理。

總之，公文處理人員應(yīng)努力提高自身的政治素質(zhì)和文化素質(zhì)，嚴格按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》以及有關(guān)標準的規(guī)定和要求，從辦文程序、文件格式、文件內(nèi)容等方面努力提高公文質(zhì)量和工作效率，在民眾面前樹立政府機關(guān)的良好形象。

（作者單位：湖南省檔案局辦公室）