傅燕芳 東陽市圖書館 322100

淺談地域性文獻(xiàn)的收集和整理技巧

傅燕芳 東陽市圖書館 322100

地域性文獻(xiàn)是以信息載體的形式反映出某一特定地區(qū)的數(shù)百年來的經(jīng)濟(jì)、政治、歷史、文化等等情況。地域性的文獻(xiàn)在社會(huì)的各方面發(fā)揮著很大的作用。對地域性文獻(xiàn)的收集要做好三個(gè)方面的工作，還要注意做好文獻(xiàn)的整理工作，為進(jìn)一步發(fā)揮出文獻(xiàn)的重要作用而努力。

文獻(xiàn)；文獻(xiàn)收集；整理技巧

一.地域性文獻(xiàn)的重要性：

地域性文獻(xiàn)是以信息載體的形式反映出某一特定地區(qū)的數(shù)百年來的經(jīng)濟(jì)、政治、歷史、文化等等情況，它全面記錄了一個(gè)地域的社會(huì)發(fā)展的全過程，是一個(gè)地域的人類文化遺產(chǎn)。對于地域性研究提供了重要的資料來源。地域性文獻(xiàn)分為正式出版物和非正式出版物。正式出版物主要是正式出版發(fā)行反映本地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、科學(xué)、教育的圖書，雜志，報(bào)紙，圖片，畫冊，圖像等。非正式出版物包括：會(huì)議文集、文件匯編、年鑒等等， 大部分的非正式出版物掌握在某些單位或個(gè)人手中。對一個(gè)地域的文獻(xiàn)進(jìn)行收集整理是一項(xiàng)長期而有意義的工作。只有在大量的珍貴的地域性文獻(xiàn)的掌握基礎(chǔ)上，才能夠建立起相應(yīng)的文獻(xiàn)資料庫，為各方面事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

二.地域性文獻(xiàn)的收集方法

（一）取得相關(guān)部門的支持，確保收集工作的順利開展

地域性文獻(xiàn)的收集是一個(gè)地方的重大事件。這樣一項(xiàng)工作的開展需要有組織地進(jìn)行，還要配備專業(yè)的文獻(xiàn)收集人員。而一項(xiàng)文獻(xiàn)收集工作的圓滿進(jìn)行，并不是單靠一兩個(gè)專業(yè)的收集員，而是要全方面地利用好各方的力量。能否取得地方政府和有關(guān)部分的支持，是資料的收集工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵一步。因此要取得相關(guān)部門的支持，確保收集工作的順利開展。具體地要和地方政府進(jìn)行匯報(bào)工作，表明來意，說明地域性文獻(xiàn)收集的必要性。能夠達(dá)到其對工作的支持和依照有關(guān)的法律規(guī)定提供的必要幫助。在東陽市文獻(xiàn)收集過程中，基本上是以相關(guān)的文獻(xiàn)管理部分制定出某一個(gè)方案之后，配備相關(guān)的文獻(xiàn)收集員到達(dá)各個(gè)具體的文獻(xiàn)收集地，溝通當(dāng)?shù)氐挠嘘P(guān)部門而展開工作的。這樣就保證了文獻(xiàn)收集的完整性并得以順利開展。

（二）動(dòng)員社會(huì)的力量，提高文獻(xiàn)提供的積極性

地域性文獻(xiàn)是具有歷史性的。早期地域性文獻(xiàn)是當(dāng)時(shí)社會(huì)的記錄，它們具有廣泛的分布、多樣的形式、不同的載體。東陽地區(qū)有集木雕、磚雕、石雕、彩繪藝術(shù)為一體的文化，還有《東江放歌》、《三鄉(xiāng)奇葩》、《百獅揚(yáng)威》、《吉祥巨燭》等豐富多彩的戲曲，更有千年發(fā)展當(dāng)中的經(jīng)濟(jì)、歷史、政治的豐富材料。這些資料反映出了東陽地區(qū)的歷史的變化過程。在這些早期文獻(xiàn)的收集上有很大的難度。單單依靠政府的力量是不夠的。要?jiǎng)訂T社會(huì)的力量，提高文獻(xiàn)提供的積極性。一方面需要在社會(huì)上加大對文獻(xiàn)收集的宣傳，讓人們對文獻(xiàn)的重要性有所了解，樂于參與到幫助收集文獻(xiàn)的工作當(dāng)中來。另一方面要掌握更大的主動(dòng)權(quán)。在收集文獻(xiàn)工作開始階段，就要對地域性文獻(xiàn)的現(xiàn)存線索有一個(gè)全面的了解。有了這些基本的資料之后，要展開主動(dòng)的拜訪收集資料。和那些手里有文獻(xiàn)資料者進(jìn)行溝通，在他們的幫助之下，收集文獻(xiàn)。要建立地域性文獻(xiàn)提供者的資料檔案，包括他們從事的行業(yè)，家庭、年齡的基本情況，所提供的地域性文獻(xiàn)是什么等等。建立檔案一方面可以保持和地域性文獻(xiàn)提供者的長期聯(lián)系；另一方面，能夠規(guī)范地域性文獻(xiàn)的提供，方便向地域性文獻(xiàn)的提供者進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，保護(hù)提供者的積極性，達(dá)到有效的社會(huì)動(dòng)員，以便更全面地收集地域性文獻(xiàn)。

（三）充分利用網(wǎng)絡(luò)信息、擴(kuò)開文獻(xiàn)的收集面

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)達(dá)的社會(huì)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，為收集地域性文獻(xiàn)提供了新的快捷方便的途徑。東陽地區(qū)作為長江三角洲的重要經(jīng)濟(jì)區(qū)域、文化名城。轄區(qū)范圍廣、地域文獻(xiàn)資料的歷史長、資料廣泛。進(jìn)行實(shí)物的收集工作難度大、物力財(cái)力耗費(fèi)強(qiáng)的情況下，通過網(wǎng)絡(luò)的協(xié)作關(guān)系，在相關(guān)的地方網(wǎng)站上關(guān)注有關(guān)的文獻(xiàn)資料，建立起與文獻(xiàn)收集線索有關(guān)的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大文獻(xiàn)的收集員的范圍。就能夠在花費(fèi)較少的情況之下掌握大量的文獻(xiàn)資料。

三.地域性文獻(xiàn)的整理技巧

由于文獻(xiàn)涉及的是非常廣泛的學(xué)科和不同類別的知識(shí)，因此地域性文獻(xiàn)的管理工作復(fù)雜而重要。但是做好地域性文獻(xiàn)的整理工作是在資料收集之后，對文獻(xiàn)展開利用之前的一項(xiàng)必需的工作。主要應(yīng)該做好以下四個(gè)方面的工作：

（一）提高地域性文獻(xiàn)的認(rèn)識(shí)價(jià)值，做好文獻(xiàn)整理工作

地域性文獻(xiàn)價(jià)值是不言而喻的，對收集的地域性文獻(xiàn)進(jìn)行整理就是為了最大限度地發(fā)揮文獻(xiàn)的作用。地域性文獻(xiàn)記錄的是該地域數(shù)百多年的經(jīng)濟(jì)、政治、軍事、文化的內(nèi)容，通過這些文獻(xiàn)，我們可以找到相關(guān)的資料，來進(jìn)行對現(xiàn)在生活的啟發(fā)。在進(jìn)行文獻(xiàn)的整理工作時(shí)要始終樹立起文獻(xiàn)資料的重要性意識(shí)，特別是在現(xiàn)代社會(huì)當(dāng)中，地域性的文獻(xiàn)越來越和地方的經(jīng)濟(jì)建設(shè)密切聯(lián)系起來。在進(jìn)行地方的經(jīng)濟(jì)建設(shè)時(shí)，地域性文獻(xiàn)可以充當(dāng)一個(gè)智慧囊的作用，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)者的決策提供歷史的理論證明，使得經(jīng)濟(jì)建設(shè)能夠在更全面的認(rèn)識(shí)上開展起來。只有提高了對地域性文獻(xiàn)的價(jià)值的重要性認(rèn)識(shí)，在資料的整理過程當(dāng)中，才能做到不含糊。這是開展整理工作必須要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)技巧。

（二）編印地域性文獻(xiàn)，做好目錄編制

地域性是地方社會(huì)、歷史、文化發(fā)展的重要記錄，是形成公共圖書館藏書特色的重要方面。如何使這些豐富的記錄在整理資料的過程中收到最大的效果。 大量的文獻(xiàn)收集之后，面臨的工作文獻(xiàn)的整理工作當(dāng)中的技巧就顯得很重要了。地域性文獻(xiàn)的整理工作是對地域性文獻(xiàn)的收集的成果展示，是發(fā)揮地域性文獻(xiàn)重要作用的準(zhǔn)備工作。要對地域性文獻(xiàn)進(jìn)行編印。通過數(shù)據(jù)庫的形式，進(jìn)行永久性的數(shù)據(jù)記錄。發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的“一次輸入反復(fù)使用，一家輸入，多家使用”的特點(diǎn)，把文獻(xiàn)的查詢工作更便利地進(jìn)行，提高讀者對地方文獻(xiàn)的利用率。要發(fā)揮館際交流的優(yōu)勢，通過館際間的交流和贈(zèng)發(fā)給地域性文獻(xiàn)出版單位，加強(qiáng)專業(yè)性的地域性文獻(xiàn)工作者之間的往來。在合作的基礎(chǔ)上，提高地域性文獻(xiàn)收集、整理的積極性。同時(shí)，大量地域性文獻(xiàn)間的交流，也方便了讀者對文獻(xiàn)的閱讀。地域性文獻(xiàn)資料目錄的編制，需要按照四種不同的編錄標(biāo)準(zhǔn)：分類目錄 書名目錄 著者目錄以及專題書目，來進(jìn)行編制工作。讓讀者能夠更清晰地把握地域性文獻(xiàn)資料的特點(diǎn)。

（三）加強(qiáng)地域性文獻(xiàn)的收藏整理

一旦文獻(xiàn)資料在前面兩個(gè)步驟當(dāng)中的整理技巧能夠得到很好的運(yùn)用之后，涉及的第三個(gè)方面的技巧就是加強(qiáng)地域性文獻(xiàn)的收藏整理。在地域性文獻(xiàn)的收藏辦法的選擇上既可以采用分散的收館辦法，主要是按照地域性文獻(xiàn)的內(nèi)容進(jìn)行分藏；也可以使用主題的收館方式，通過設(shè)立專柜，把收集的地域性文獻(xiàn)依照圖片、期刊、報(bào)刊的不同類別做好分編、登記。對于這些收館的文獻(xiàn)的解約進(jìn)行管理也是一項(xiàng)重要的工作。建立專門的地域性借閱室，規(guī)定只能在館內(nèi)閱讀，禁止文獻(xiàn)的外借。這樣做的主要目的是防止地域性文獻(xiàn)在流通到外面的過程中不慎丟失，造成重大的損失。

（四）樹立服務(wù)的意識(shí)，擴(kuò)大文獻(xiàn)的服務(wù)范圍

地域性文獻(xiàn)的整理要達(dá)到什么樣的程度，在很多的時(shí)候，是開始整理工作時(shí)要考慮的一個(gè)重點(diǎn)的問題。長期以來，地域性文獻(xiàn)的服務(wù)對象是史志編修人員、學(xué)者、研究員等等一些高知識(shí)分子。地域性文獻(xiàn)主要是在遵循反映客觀的事實(shí)上的整理，之后借閱的形式對這部分人開展服務(wù)。文獻(xiàn)的整理中的服務(wù)是根據(jù)這部分人的需要而展開的。在技巧上，強(qiáng)調(diào)的是客觀性和學(xué)術(shù)上的資料性。實(shí)際上，隨著知識(shí)傳播加快，作為地方知識(shí)的一切載體的文獻(xiàn)有了更廣闊的發(fā)展空間。對文獻(xiàn)的需求由單一的高知識(shí)分子群體擴(kuò)大到領(lǐng)導(dǎo)層、投資經(jīng)營群甚至民間組織。在整理的技巧上應(yīng)該有相應(yīng)的調(diào)整。在形勢已經(jīng)有所變化的背景之下，要轉(zhuǎn)變固有的觀念，擴(kuò)大文獻(xiàn)服務(wù)的范圍。

地域性文獻(xiàn)的收集和整理工作在一個(gè)地方發(fā)展當(dāng)中有長遠(yuǎn)的意義，在地域性文獻(xiàn)的收集和整理工作上要講究技巧和方法，使工作能夠收到最大的效果，使文獻(xiàn)在社會(huì)生活當(dāng)中發(fā)揮出更大的作用。對相關(guān)的收集和整理的工作人員強(qiáng)調(diào)其中的重要性，加強(qiáng)他們的專業(yè)素質(zhì)，保證文獻(xiàn)工作的順利完成，要嚴(yán)格遵循收集資料的三個(gè)技巧要求和整理工作中的四個(gè)方面的內(nèi)容。這對今后更大范圍的文獻(xiàn)工作是很有幫助的。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2011.08.120