關(guān)于做好高校教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)思考

羅笑芳

（閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院 文化傳播系，福建 龍巖 364021）

關(guān)于做好高校教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)思考

羅笑芳

（閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院 文化傳播系，福建 龍巖 364021）

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理中最基礎(chǔ)的一支隊(duì)伍，在教學(xué)秩序和教學(xué)改革的突破方面有著不可替代的重要作用。本文從教學(xué)秘書工作的職責(zé)出發(fā)，分析闡述了做好高校教學(xué)秘書工作需要具備的素質(zhì)要求和能力結(jié)構(gòu)。

高校教學(xué)秘書 素質(zhì)要求 能力結(jié)構(gòu)

教學(xué)秘書工作是高校工作的一個重要環(huán)節(jié)，是連接學(xué)校教學(xué)教務(wù)管理與系級教學(xué)工作的橋梁和紐帶。高校教學(xué)秘書是各系教學(xué)主任的助手，是學(xué)生們的良師益友，是領(lǐng)導(dǎo)和一線教師之間的樞紐，是與其他教學(xué)單位直接對話的代言人。教學(xué)秘書必須通過不斷的分析判斷和勤奮思考才能營造一個良好的教學(xué)環(huán)境，才能使各教學(xué)活動有序地進(jìn)行，也才能完成提高教學(xué)質(zhì)量的歷史使命。我結(jié)合自己幾年來的工作體會，對如何做好這個角色進(jìn)行了總結(jié)和思考。

一、教學(xué)秘書要有充分的為教學(xué)服務(wù)的意識和良好心態(tài)

教學(xué)秘書的宗旨是為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)，這是教學(xué)秘書一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。教學(xué)秘書服務(wù)的對象是有思想、有知識的人，他們的年齡、職稱、性格、學(xué)歷、地域等均有所不同，面對性格迥異、受教育程度、生活環(huán)境不同的教師和學(xué)生，教學(xué)秘書的服務(wù)對象有特殊性，服務(wù)的難度加大。由于教師和學(xué)生是學(xué)校的主體，因此，教學(xué)秘書的工作必須建立在真心誠意服務(wù)的基礎(chǔ)上，急教師所急，解學(xué)生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)。新型的管理，人是管理的主體，即管理方與管理相對方均是管理主體，絕不應(yīng)將管理相對方視為管理對象或客體。［1］

二、教學(xué)秘書工作強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)、合理地安排教學(xué)工作

在教學(xué)管理的整個過程中掌握好協(xié)調(diào)藝術(shù)，是教學(xué)秘書做好工作的關(guān)鍵所在，所以教學(xué)秘書要經(jīng)常與各相關(guān)管理部門保持密切聯(lián)系，及時進(jìn)行溝通。［2］因此，在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書還應(yīng)該處理好“四個關(guān)系”。

1.與教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。主管領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)工作的領(lǐng)導(dǎo)要靠教學(xué)秘書的具體工作去實(shí)現(xiàn)。這里領(lǐng)導(dǎo)者同教學(xué)秘書的相互配合默契、職能互補(bǔ)顯得非常重要。一方面，領(lǐng)導(dǎo)者要幫助教學(xué)秘書解決教學(xué)管理中的具體矛盾，對秘書的建議冷靜分析，主動聽取合理的意見，支持秘書的工作，做秘書的后盾。另一方面，教學(xué)秘書要充分發(fā)揮主觀能動性，積極地做好工作，對于工作中的問題，要主動取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，并給予及時的處理和解決，對于上級主管部門布置的有關(guān)工作事項(xiàng)要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，要始終與領(lǐng)導(dǎo)者取得密切的聯(lián)系，在本職工作范圍內(nèi)創(chuàng)造性地開展工作?？偟脑瓌t是以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā)，對正職和副職領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。

2.與教研室教師的關(guān)系。在教學(xué)管理過程中有很多工作要經(jīng)常同教研室老師取得聯(lián)系，并依靠他們?nèi)ヂ鋵?shí)。因此，教學(xué)秘書要主動聽取教研室老師對教學(xué)管理工作的意見和建議，協(xié)調(diào)各教研室相互之間的關(guān)系，及時解決教研室老師提出的有關(guān)問題，不能協(xié)調(diào)處理的有關(guān)問題要及時向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以求解決。教師是教學(xué)活動的主導(dǎo)，教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的組織者?！肮芾砭褪欠?wù)”，教學(xué)秘書要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識，為教師的教學(xué)科研服務(wù)。教學(xué)秘書與教師接觸頻繁，負(fù)責(zé)征訂教材，核對教學(xué)任務(wù)，督促教師上交教學(xué)大綱和成績單等，核對教師工作量，調(diào)課、補(bǔ)課、監(jiān)考人員的落實(shí)，期中教學(xué)質(zhì)量檢查，期末考試日程安排等工作。教師與教學(xué)秘書作為教學(xué)工作的實(shí)現(xiàn)者和管理者，二者之間幾乎沒有一天不聯(lián)系。教學(xué)秘書要及時督促教師完成每項(xiàng)教學(xué)任務(wù)，要堅(jiān)守服務(wù)信念，服務(wù)教師而不是管理教師，端正態(tài)度是與教師建立良好溝通的第一步，只有取得教師的理解與支持，教學(xué)秘書的工作才能持續(xù)有效地開展。

3.同廣大教師和學(xué)生的關(guān)系。教學(xué)秘書要尊重老師，關(guān)心愛護(hù)學(xué)生；要善于聽取老師的意見，做學(xué)生的知心朋友，熱情處理和及時解決教師及學(xué)生教學(xué)和學(xué)習(xí)中的有關(guān)具體問題。教學(xué)包括教與學(xué)，學(xué)生是教學(xué)活動的主體。教學(xué)秘書在工作中面對的另一大對象就是學(xué)生。教育工作要圍繞“一切為了學(xué)生，為了一切學(xué)生”的目標(biāo)來進(jìn)行，教務(wù)工作也是如此，因此教學(xué)秘書的工作不能脫離這個方向，也要服務(wù)于學(xué)生。教學(xué)秘書的大部分工作都是面對學(xué)生，如組織各類考試、調(diào)課、補(bǔ)課、補(bǔ)考和重修的安排、學(xué)籍管理、成績管理，等等。每一項(xiàng)工作都與學(xué)生的切身利益息息相關(guān)，不可馬虎大意，必須具有高度的責(zé)任心和責(zé)任感。面對學(xué)生的同時，不可避免地要與學(xué)生家長打交道，個別學(xué)生或家長可能把社會上的不良風(fēng)氣帶到學(xué)校，這就要求教學(xué)秘書要有嚴(yán)格的組織紀(jì)律性，做到不該說的話不說，不該做的事不做，不弄虛作假，不感情用事，堅(jiān)持原則，做到公正、嚴(yán)謹(jǐn)。同時教學(xué)秘書對學(xué)生還具有榜樣示范的作用，教學(xué)秘書的工作態(tài)度、一言一行對學(xué)生都起著言傳身教的作用，因此，在教務(wù)員工作中要做到以身作則，為人師表，既要嚴(yán)格管理，又要理解關(guān)心學(xué)生，在與學(xué)生之間構(gòu)建一座心靈溝通的橋梁。

4.各專業(yè)之間的關(guān)系。現(xiàn)代社會各學(xué)科越來越向綜合化發(fā)展，這樣就形成學(xué)科之間的交叉，因此，在教學(xué)管理中，各專業(yè)教師互相交叉任課，甚至課程之間交叉現(xiàn)象很多，這就對教學(xué)管理工作提出了新的要求。教學(xué)秘書要了解、熟悉各有關(guān)專業(yè)的基本情況，協(xié)調(diào)好各專業(yè)教學(xué)中的關(guān)系。教學(xué)秘書與各專業(yè)（系）之間的聯(lián)系主要表現(xiàn)為各專業(yè)（系）的教學(xué)秘書之間的橫向協(xié)調(diào)。同時教學(xué)秘書的工作具有相似性，工作內(nèi)容大致相同，教學(xué)秘書在工作中難免會遇到困難或挫折，這時可以向其他教學(xué)秘書咨詢或者尋求幫助。加強(qiáng)溝通，互幫互助，在教學(xué)秘書之間建立團(tuán)結(jié)協(xié)作的良好關(guān)系，有利于營造教學(xué)秘書工作良好的工作氛圍。

在處理以上四個關(guān)系的過程中，教學(xué)秘書要特別重視各項(xiàng)具體事務(wù)的協(xié)調(diào)，要掌握協(xié)調(diào)的方法。如“明”協(xié)調(diào)、“暗”協(xié)調(diào)。所謂“明”協(xié)調(diào)，就是利用各種會議形式和其他公共場合進(jìn)行協(xié)商對話，把問題擺在桌面上，當(dāng)面協(xié)商解決，以達(dá)到協(xié)調(diào)目的；而“暗”協(xié)調(diào)，就是利用非正式場合進(jìn)行協(xié)調(diào)，對矛盾比較尖銳復(fù)雜，不宜公開協(xié)調(diào)的問題，暗中周旋?！鞍怠眳f(xié)調(diào)主要是靠秘書在暗中穿針引線，疏通關(guān)系，化解矛盾。“暗”協(xié)調(diào)用得好，就可能起到“明”協(xié)調(diào)所起不到的作用。

三、教學(xué)秘書應(yīng)注重自身整體素質(zhì)的提高，重視繼續(xù)教育

高校教學(xué)秘書應(yīng)強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識，養(yǎng)成不斷學(xué)習(xí)的習(xí)慣，這樣才能使自身的綜合素質(zhì)得到不斷提高，才能真正勝任教學(xué)秘書工作。一個稱職的、成功的教學(xué)秘書應(yīng)是“通才”和“雜家”，不僅要學(xué)習(xí)專業(yè)知識，而且要學(xué)習(xí)輔助管理知識，更應(yīng)該不斷調(diào)整、更新知識結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)表達(dá)能力、參謀能力和記憶能力，這樣才能與科技發(fā)展的速度同步。教學(xué)秘書應(yīng)該系統(tǒng)地學(xué)習(xí)各種有關(guān)高等教育管理知識，如教育管理學(xué)、教育心理學(xué)、教育哲學(xué)、高等教育學(xué)，等等，加強(qiáng)理論研究，提高創(chuàng)新能力、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使個人素質(zhì)顯著提高。定期或不定期參加有關(guān)教學(xué)管理方面的培訓(xùn)班或研討會，學(xué)習(xí)、交流教學(xué)管理工作的經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，以不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、高校教學(xué)秘書必須學(xué)會科學(xué)管理，提高創(chuàng)新能力

教學(xué)秘書的日常工作主要分為三大部分：一是各類教學(xué)文件的存檔管理；二是日常教學(xué)工作的運(yùn)行管理；三是教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督管理。這不僅要求教學(xué)秘書能夠使用一些先進(jìn)的儀器設(shè)備如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及許多相應(yīng)教務(wù)教學(xué)軟件等，而且要學(xué)會科學(xué)化的管理模式。一些文字資料的存檔是檢驗(yàn)教學(xué)秘書基本功的尺子，在許多新建的院校中，學(xué)科專業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)計(jì)劃和培養(yǎng)目標(biāo)是學(xué)院的指導(dǎo)性文件，教學(xué)秘書對這些文件一定要吃透，把它作為日常工作的指南，這樣對于這許許多多的教學(xué)資料在吃透的基礎(chǔ)上再進(jìn)行分類存檔就會得心應(yīng)手了。此外，在做這項(xiàng)工作的時候還要注意完整性、規(guī)范性。所謂完整性就是指教學(xué)文件必須具備它的基本要素和連貫性，否則就會失去其應(yīng)有的價值。規(guī)范性是指資料必須符合學(xué)校的要求，如紙型、字體字號、封面、備注等，這樣從表面上看很整齊，也很美觀，并便于查看。

教學(xué)秘書要更好地服務(wù)教學(xué)工作還要時刻牢記一條準(zhǔn)則，所有工作都必須以它為向?qū)В蔷褪恰傲⒆惚韭?，開拓創(chuàng)新”。由于教學(xué)秘書工作繁雜，如果不理出一套切實(shí)可行、簡單適用的工作方法，就會整天被各種事情所累。所以，教學(xué)秘書要勤于在工作中學(xué)習(xí)、總結(jié)，充分發(fā)揮主動性和創(chuàng)新性，有一定的創(chuàng)新能力。［2］教學(xué)秘書的創(chuàng)新意識，就是要創(chuàng)造性地貫徹教育方針和領(lǐng)導(dǎo)意圖，既尊重教育教學(xué)的客觀規(guī)律，又能突破條條框框，在看似呆板滯后的工作中尋求出新的突破，突現(xiàn)出新的活力。這就要求教學(xué)秘書克服因循守舊、墨守成規(guī)、按老套套辦事的習(xí)慣性心理和怕吃虧的畏難心理，主動從工作觀念、工作方法、工作手段上尋求創(chuàng)新，高效地為領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生提供服務(wù)。

五、高校教學(xué)秘書要不斷提高科研能力

教育教學(xué)管理是一門學(xué)問，是一個跨管理學(xué)和教育學(xué)的學(xué)科。因此，教學(xué)管理人員既要有很強(qiáng)的組織管理能力，又要有較高的學(xué)術(shù)造詣和較強(qiáng)的研究能力。只有這樣才能按照教學(xué)和教學(xué)管理的自身規(guī)律創(chuàng)造性地搞好教學(xué)管理工作，從而促進(jìn)教學(xué)管理工作邁向新的臺階，為培養(yǎng)高質(zhì)量人才提供更好的保證。

隨著我國教育改革的不斷深化與拓展，高校管理不斷成熟與發(fā)展，對教學(xué)秘書的要求也越來越高。這對于教學(xué)秘書來說，既是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn)。一方面，我們要善于抓住機(jī)遇，充分發(fā)揮自己的才能，在高校管理中盡自己之全力，為學(xué)院管理作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。另一方面，也要敢于迎接挑戰(zhàn)，堅(jiān)持學(xué)習(xí)，從全局出發(fā)，改革舊的、不合時宜的工作模式和管理方法，努力學(xué)習(xí)新知識、新觀念和新技能，不但要提高自己的業(yè)務(wù)水平，更重要的是要逐步培養(yǎng)和提高自己的基本能力。

［1］曹義孫.高校教學(xué)管理［M］.北京：法律出版社，1997.

［2］李文博，周燕.高校教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)的思考［J］.科教文匯，2009，（1）.

［3］徐輝.創(chuàng)新能力在高校教學(xué)秘書工作中的重要作用.科技信息，2008，（9）.