楊萍

在以知識(shí)和信息為主要特征的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息化已經(jīng)成為我國(guó)高校檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行。隨著我國(guó)高等教育改革的日益深化，高校決策部門對(duì)信息的需求量也必然更加迫切，高校檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在我國(guó)高等教育發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用，所以我們必須加快高校檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

隨著21實(shí)際科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，高校檔案工作已經(jīng)進(jìn)入到了現(xiàn)代化管理階段。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹、編制內(nèi)目錄、庫(kù)房管理、編制大型索引、檔案統(tǒng)計(jì)以及為檔案的編研工作提供服務(wù)等工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、 儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。

近幾年來(lái)高校檔案現(xiàn)代化管理工作有了一定的進(jìn)步，但與國(guó)外先進(jìn)的檔案管理水平和資源開(kāi)發(fā)利用能力也還存在差距，有待于我們進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，采取有效措施，推進(jìn)高校檔案信息化，使資源得以充分開(kāi)發(fā)利用，更好地為高校、為社會(huì)服務(wù)。

提高現(xiàn)代化管理背景下高校檔案工作人員的素質(zhì)

一、提高高校檔案工作人員思想政治素質(zhì)。檔案工作人員由于長(zhǎng)期處于封閉、半封閉的工作環(huán)境，雖然普遍具有不求名利、默默奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，但不少人思想保守、與社會(huì)接觸不多、社會(huì)活動(dòng)能力和社會(huì)協(xié)調(diào)能力較弱。改變陳舊檔案管理觀念首先要從提高檔案工作人員的思想政治素質(zhì)開(kāi)始，進(jìn)而才能有利于高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的開(kāi)展，有利于檔案事業(yè)地位的提高。

當(dāng)然，高校檔案工作人員首先必須具備著強(qiáng)烈的政治責(zé)任感、高度的崗位責(zé)任心、認(rèn)真耐心的工作作風(fēng)以及嚴(yán)格的保密原則，在現(xiàn)代化管理背景下，高校檔案工作人員還應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷開(kāi)創(chuàng)自己的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力，這樣才能跟上時(shí)代步伐，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)效果，使檔案現(xiàn)代化建設(shè)具有生機(jī)和活力。

二、提高高校檔案工作人員職業(yè)道德素質(zhì)。檔案管理的相關(guān)人員缺少與外界的交流，僅安于現(xiàn)狀，沒(méi)有形成積極的參與和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，不能積極主動(dòng)地開(kāi)展多種形式的利用服務(wù)，只是被動(dòng)地坐等利用者上門。因此應(yīng)該調(diào)整高校檔案管理的相關(guān)人的工作心態(tài)，首先讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，懷有飽滿的積極和熱情來(lái)完成這項(xiàng)工作，主動(dòng)提供檔案為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。高校檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作,檔案人員必須強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí),想使用者之所想,急使用者之所急,熱情周到地為使用者做好調(diào)卷和歸卷工作,百問(wèn)不厭,百查不煩,為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

高校檔案人員要想把工作做好,除了提升自身素質(zhì),還要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳,強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性與對(duì)學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的特殊作用,爭(zhēng)取學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與廣大師生的理解與支持,為檔案工作創(chuàng)造良好的外部環(huán)境,從而帶領(lǐng)全校人員共同做好檔案工作。第一高校檔案人員應(yīng)該創(chuàng)造機(jī)會(huì)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況以及工作中遇到的困難，提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)以及獲得領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，爭(zhēng)取到各種對(duì)檔案工作有利的條件。第二高校檔案工作人員應(yīng)該要耐心細(xì)致地與學(xué)校其他部門進(jìn)行溝通和宣傳，使檔案基礎(chǔ)工作有了質(zhì)量上的保證。第三高校檔案工作人員應(yīng)該時(shí)刻虛心坦誠(chéng)與廣大師生做好溝通和宣傳，開(kāi)展各種宣傳活動(dòng)和講座，普及檔案知識(shí)，樹(shù)立檔案部門的良好形象，營(yíng)造良好的工作氛圍。

三、提高高校檔案工作人員業(yè)務(wù)技能素質(zhì)。隨著時(shí)代的發(fā)展與技術(shù)的不斷進(jìn)步,檔案工作逐步向信息載體多樣化、工作方式信息化、服務(wù)方式化轉(zhuǎn)變。作為一名合格的檔案工作人員應(yīng)該有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，熟練的業(yè)務(wù)技能，但是目前高校檔案工作人員能達(dá)到上述要求的并不多。他們擁有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但學(xué)歷層次相對(duì)較低，大多未受過(guò)專門的檔案工作方面的教育，專業(yè)性和規(guī)范性較差，不能滿足現(xiàn)代化檔案管理日常工作開(kāi)展的需要。

做好此項(xiàng)工作，必須全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，懂得檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案開(kāi)發(fā)與利用學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能，還必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段——檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須順應(yīng)時(shí)代的變化，積極主動(dòng)去適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響和變革，否則難以勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作。

在新的時(shí)期,高校檔案工作人員要適應(yīng)形勢(shì),不斷提升自身的各方面素質(zhì),樹(shù)立檔案部門的良好形象,努力提高工作質(zhì)量與效率,更重要的是能夠增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)和樹(shù)立利用檔案的觀念。

（作者單位：濰坊學(xué)院）