淺談會計(jì)檔案管理中存在的問題及采取的措施

侯寶萍

（哈爾濱市環(huán)境衛(wèi)生科學(xué)研究所 黑龍江 哈爾濱 150010）

加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理是有助于財(cái)務(wù)管理水平的提高，使會計(jì)檔案更好地適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。會計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要環(huán)節(jié)，會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分，會計(jì)檔案管理是整個(gè)財(cái)務(wù)工作結(jié)束后的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，但往往被忽視，這就形成了會計(jì)檔案管理工作的一個(gè)薄弱點(diǎn)，直接影響了會計(jì)檔案的質(zhì)量。檔案管理是一門很值得研究的學(xué)問，里面有很多東西需要會計(jì)檔案管理人員去學(xué)習(xí)、去探索。會計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。因此，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理也是勢在必行。

一、會計(jì)檔案的形成

根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》財(cái)會字【1998】32號財(cái)政部文件規(guī)定，會計(jì)檔案是由會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料等組成，它記錄和反映了單位整個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全過程，是重要的史料和證據(jù)，同時(shí)也是形成會計(jì)檔案的重要資料。

會計(jì)賬簿的形成是由：總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。

1.會計(jì)憑證的形成是由：自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

會計(jì)報(bào)表的形成是由：分月、季度、年度會計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括：資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表及各種附表、報(bào)表附注和決算說明等。

其他會計(jì)核算資料有：經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計(jì)檔案移交清冊等。會計(jì)電算化數(shù)據(jù)等應(yīng)與其他會計(jì)檔案一同保管。

以上所有會計(jì)檔案都應(yīng)整理裝盒，并按要求及內(nèi)容在盒子上面填寫整齊。這些搜集整理好的會計(jì)檔案應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照要求統(tǒng)一歸檔，整理立卷、裝訂成冊、編制會計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管，未設(shè)立綜和檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。

2.會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算等保管期限為永久保管，銀行、現(xiàn)金日記賬等保管期限為25年，總賬、明細(xì)賬、憑證等保管期限為15年，保管到期的會計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案，并在會計(jì)檔案銷毀清冊上蓋章。

二、會計(jì)檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題及采取的措施

1.會計(jì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低。有些單位領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施細(xì)則，單位沒有成立綜和檔案室，要求會計(jì)人員自行保管會計(jì)檔案，會計(jì)檔案多作為檔案學(xué)的一個(gè)分支，闡述了會計(jì)檔案的收集、歸檔、編研、保管等管理環(huán)節(jié)。從會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀來看，會計(jì)部門的職責(zé)普遍局限于記賬、核算，缺乏對會計(jì)信息資源的保管、開發(fā)和利用，大多數(shù)的會計(jì)人員普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識教育和培訓(xùn)經(jīng)歷。而且，有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)檔案的保管沒有足夠的重視，會計(jì)人員也沒有按照《會計(jì)檔案管理辦法》去執(zhí)行。隨意將會計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放，極其容易造成會計(jì)檔案的損毀。

2.會計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位會計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計(jì)人員簽章，會計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全，有些單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表以及文件資料混亂放置，活頁賬簿和卡片式賬簿沒有按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)裝訂填寫封面、財(cái)務(wù)報(bào)告及會計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會計(jì)檔案移交時(shí)沒有按冊清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，這樣不僅查找非常困難，而且，也不合乎會計(jì)檔案的管理要求。

三、對會計(jì)檔案管理中存在的問題采取的必要措施

1.提高會計(jì)檔案管理人員的綜和素質(zhì)和工作能力。首先，是在選調(diào)會計(jì)檔案管理工作人員上把好進(jìn)入關(guān)，充分認(rèn)識會計(jì)檔案工作是一線工作，會計(jì)檔案工作崗位是專業(yè)技術(shù)崗位的客觀事實(shí)。加強(qiáng)會計(jì)檔案人員的崗位培訓(xùn)，提高會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會計(jì)人員對會計(jì)檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)起，使其熟練掌握會計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

2.規(guī)范會計(jì)檔案的管理與保管。會計(jì)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，對會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料應(yīng)建立檔案，妥善保管。裝訂會計(jì)憑證必須使用會計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計(jì)檔案盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒上面的內(nèi)容。年度終了必須封帳，活頁賬簿必須將空白帳頁取出，已設(shè)置會計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的帳頁則應(yīng)保留。必須按帳頁編號順序填寫“目錄”“及賬簿使用登記表”與賬簿一并裝訂，裝訂后要將裝訂線封粘，由會計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計(jì)報(bào)表逐頁編制序號，分別填寫“會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會計(jì)備考表”。由財(cái)務(wù)部門將本單位的會計(jì)檔案整理規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計(jì)檔案和存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的電子會計(jì)檔案，向單位的檔案部門移交。沒有建立綜合檔案室的單位，會計(jì)檔案暫由財(cái)會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對已離任的會計(jì)人員，要嚴(yán)格按照會計(jì)檔案的管理辦法進(jìn)行辦理雙方的會計(jì)檔案交接手續(xù)。交接會計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

總之，加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理是檔案工作中一項(xiàng)極其重要的工作，因?yàn)?，會?jì)檔案是單位整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動的全部真實(shí)記錄，會計(jì)檔案具有法律憑證的作用。會計(jì)檔案是有別于文書檔案、科技檔案的專門檔案之一。是一個(gè)立檔單位一般所必備的檔案總類。會計(jì)檔案在我國歷史上可謂源遠(yuǎn)流長。特別是頒布了《會計(jì)檔案管理辦法》，加強(qiáng)了會計(jì)檔案的管理，促進(jìn)和服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)起到了重要作用。它不僅是經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)，而且，對保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)，執(zhí)行國家財(cái)經(jīng)紀(jì)律起到了監(jiān)督作用。另一方面，它是研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷史，從經(jīng)濟(jì)角度展現(xiàn)一個(gè)單位的歷史面貌的珍貴史料。因此，我們要采取科學(xué)方法和手段，把會計(jì)檔案管理好、利用好，更好地為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

[1]魏黎.文件與檔案管理.黑龍江省出版社.2007.

[2]黃相芬.檔案保護(hù)技術(shù).黑龍江省出版社.2007.