丁邦友

知識管理在圖書檔案管理中的功能及應用

丁邦友

知識管理是一種目標指向更加靈活、互動性更強、注重交流與創(chuàng)新的管理方式，它的出現(xiàn)迎合了圖書檔案領域管理范式的轉變，解決了隱性知識不外化、流動快，顯性知識利用不利、浪費等問題。從底層顯性數(shù)據(jù)的挖掘、顯性知識庫的建立、隱性知識的交流分享以及如何建立科學的知識管理評測體系入手，對知識管理進行了應用層面的路徑研究。

知識管理；圖書；檔案；應用

20世紀末期，知識經濟形態(tài)席卷全球，這種形態(tài)以信息經濟、知識結構為基礎，強調的是從以生產物質產品為主導的社會范式轉變到以生產知識信息為目的和以知識進行生產為主導的網絡社會或知識社會范式。在這樣一個充斥著“爆炸式信息”和“知識要素”的社會中，圖書及檔案管理這兩個以保管“人類文化財富”為主要功能的事業(yè)型機構也必須要跟緊時代，探索圖書及檔案管理的新目標、新宗旨、新任務、新方法，這是知識管理時代對信息服務提出的新要求。

一、知識管理

知識管理是一種有效挖掘和體現(xiàn)知識價值的新型管理范式，它的管理對象是組織在其存續(xù)、運行和發(fā)展活動中積累的知識及其管理體系，其核心內容就是對組織知識資源進行開發(fā)、利用以達到提高組織創(chuàng)新能力進而提高組織核心競爭力。它包含了幾個方面的工作：建立知識庫；促進員工的知識交流；建立尊重知識的內部環(huán)境；把知識作為資產來管理。從管理的內容上言，它既包含有事實知識，也包括有原理知識、技能知識以及人際經驗知識等，因而它比傳統(tǒng)的內容管理具有更廣的范疇。

二、知識管理是圖書檔案新型管理范式的必然趨勢

（一）知識鏈條底端海量的事實信息及數(shù)據(jù)呼喚有效利用

傳統(tǒng)的圖書、檔案管理模式只專注于對實體的管理和提供利用，它關心如何在館藏的基礎之上采用科學的編目方法和檢索手段對圖書、檔案進行管理，如采用著錄系統(tǒng)對圖書、資料、檔案目錄進行存儲編目，并公開提供利用，或是利用網絡進行檔案發(fā)布、圖書信息公開、定題服務等，查閱率、借閱率等頂端數(shù)據(jù)是其衡量工作業(yè)績及成果的首要因素。但與時同時，在機構運轉過程中，在網站瀏覽、檔案查借閱等過程中，那些沉淀在知識鏈條底端的數(shù)據(jù)有可能會被忽視掉，如可以反映讀者或利用者利用熱點的瀏覽量、書籍的借出使用率、永長短檔案的比例及利用率對比數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)作為過程產生的一部分，雖不能直接影響結果，但卻能優(yōu)化我們的工作，如一些門戶網站、圖書購銷系統(tǒng)、檔案信息中心網站等往往利用這一些存儲在服務或是客戶瀏覽器中的緩存數(shù)據(jù)，向受眾推送一些他們感興趣的熱點信息或是購銷信息，或是撥開數(shù)據(jù)迷霧從中發(fā)現(xiàn)知識利用者的興致轉移，從而對我們研究館藏、庫藏結構優(yōu)化、開展主題推送活動等有極大的參考價值。這些數(shù)據(jù)都是具有潛在行動力的知識。

（二）知識快速流動，急需推動個人知識顯性化

現(xiàn)今社會的業(yè)緣關系在市場經濟白熱化競爭的沖擊影響下，已經不再穩(wěn)定，人員流動加速，組織機構形式也從層級式金字塔型慢慢向扁平化的學習型機構轉變，甚至于出現(xiàn)了很多委員會、工作小組、協(xié)作組、團隊之類的各式柔性工作組織，人員組合靈活、更具知識與效率，更新頻率也快，團隊所形成的工作理念、工作文化，以及團隊成員私有的經驗、教訓、對工作流程優(yōu)化統(tǒng)籌的心得等往往隨著機構變革或撤銷而流失。于是，如何確保組織內部知識的有效保存、分享就顯得尤為重要。

知識管理的一個重要內容就是促進知識的顯性化，使外化的知識更加系統(tǒng)，自成體系，這期間要加入機構成員大量的智慧勞動，形成一種對本機構所擁有知識的了然于胸的知識氛圍；與此同時，加快對自己所掌握知識的外化，即將關于一般圖書、檔案的確定的答案、關于圖書及檔案工作的意見看法、經驗教訓等通過某些平臺予以展示出來，如越來越多的機構愿意選擇開設機構及個人博客等來固化及外化知識，吸引更多的人關注圖書、檔案，或是從中汲取、交換經驗、交流工作方法、討論某個業(yè)務難題點，最后形成一種共同的組織情感或目標，以達到更大的生產力、競爭力和創(chuàng)新的價值。

三、知識管理在圖書、檔案管理活動中的應用

知識管理強調的不僅僅是單純只依靠技術的力量來達到效率的提升，它更注意作為集體部分的個人其個性的發(fā)展和個人能力的提高，因而它是一種科學的、統(tǒng)籌的、以人為本的帶有科學發(fā)展性質的管理方法。在實際應用的過程中，它擁有比傳統(tǒng)方法更加靈活的目標指向，更加寬廣的信息分享渠道，也擁有更加優(yōu)越的組織凝聚力。

（一）關注底層知識，挖掘動態(tài)和方向，創(chuàng)新管理方式

利用計算機網絡技術和軟件技術所搭建起來的業(yè)務處理系統(tǒng)或信息發(fā)布交流平臺等，除了能接受來自于知識供應者和知識需求者的基本供求信息之外，也會忠誠地記錄圖書及檔案目錄的點擊頻率，用戶的操作使用習慣，停留及關注時間，經過計算機對底層操作數(shù)據(jù)的分析，系統(tǒng)可以做出自動分析和預測檔案、圖書查借閱者的信息及研究方向等人機反應，反過來指導我們的業(yè)務工作。所以，在一些大的門戶網站經?？梢砸姷剿鼈兝幂^為先進的交互技術，提取和利用緩存信息，找出你的瀏覽熱點或是關注方向，從而向你推介相關信息或是圖書、檔案研究材料，甚至是產品。這對于改進圖書檔案被動服務模式有著至關重要的作用，以往我們在進行這方面創(chuàng)新的時候往往無從下手，因為對讀者或利用者的一無所知，因為圖書檔案管理部門長期以來被動的服務性質，很少介入到對使用者的偏向研究及愛好的了解上來，現(xiàn)在通過這種獨特的人機互動方法我們可以輕易地達成這個目標，當然，前提條件就是不能丟棄和忽視那些在知識結構中處于最底層的數(shù)據(jù)信息，正是這些信息可以為組織營造出與眾不同的活力、競爭力和創(chuàng)新能力。這對于圖書、檔案管理部門開展更多的增值服務，更好地拓展圖書檔案的教育及研究功能大有裨益。

（二）構建智力庫和知識庫，濃縮和提煉顯性知識

本組織機構內的圖書、檔案工作人員，無論是本組織機構之內或是相關相似行業(yè)范圍之內的從業(yè)人員，為了提高自己的專業(yè)知識和實踐能力，利用現(xiàn)代信息化的手段來獲取、存儲、創(chuàng)新、交流、利用、管理知識，并選擇通過某種渠道進行傳播，以達到知識共享和創(chuàng)新的目的，都是知識管理的范疇。我們所說的構建智力庫，其重點在于如何突破傳統(tǒng)的單線程知識積累和傳達的方法將知識內容以一種輻射、互動的方式進行發(fā)散和保存。因而要善用自己組織內部廣大的圖書及檔案資源，要善用媒體網絡和因特網絡這個最大的信息集散地的信息資源，學習并內化信息將其轉化為知識，再填充進入我們的智力知識庫中。這個庫中應該包括三方面的東西：一是既定的館藏和庫藏所蘊含的豐富知識或事實，這些知識要通過知識管理者復雜的勞動使其系統(tǒng)化或條理化，如編目、借閱、傳遞中完成知識的創(chuàng)建及轉移；二是文檔類的制度，這類制度或標準、規(guī)范是對整個圖書工作或是檔案工作的總結，凝聚了多輩人的智慧和努力，因而是外化的顯性知識，這類知識能直接為我們所用，是外化了的知識；三是來自操作系統(tǒng)底層的零散數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是進行決策或管理服務的智力支持，需要進行科學的分析和提煉。

（三）構建知識社區(qū)和學習型組織，促進隱性知識的交流與交融

知識社區(qū)可以理解成為：它不僅是人才庫，而且還是一個流動的人才庫，可以隨時補充血液的人才庫。來自不同的組織機構或是行業(yè)的專業(yè)人員組織成為一個網絡社區(qū)，在這個社區(qū)中，他們能夠將系統(tǒng)的顯性知識及內在的隱性知識通過這個網絡社區(qū)予以發(fā)表并引發(fā)學習抑或是爭論。例如：IT精英也可以參與到數(shù)字檔案館的建設討論中來，為數(shù)字檔案館的功能完善、系統(tǒng)部署提供專業(yè)意見；建筑專家可以為圖書館、檔案館館舍的建設提出意見；而作為知識管理的圖書檔案管理人員在接觸和分析系統(tǒng)數(shù)據(jù)后可以為其業(yè)務系統(tǒng)的完善和升級提出意見，等等。總而言之，它不僅能在組織機構內部所進行的知識傳遞和更新，形成一種良性的知識傳承氛圍，而且能與機構外部的同類知識社區(qū)建立有機聯(lián)系，形成一個更大范圍的知識社區(qū)，能超越機構的范疇，擺脫行業(yè)的束縛和限制，形成一種交融式的知識氛圍。

這個知識社區(qū)可以視作一個虛擬的學習型機構，它可以快速反應并傳達理論或是實踐熱點，引領新一輪的業(yè)務交流和討論，甚至可以代表著理論發(fā)展和一種方向，實踐發(fā)展的一個渠道，影響面廣，受益面大。在此知識社區(qū)中，人不藏私、百花爭鳴，從而形成一種活到老、學到老的終身學習制度。機構博客、個人博客正是在這種形勢下應運而生的，它提供了一條最接近自由，組織參與度更高，目標指向更強的交流互動模式。

（四）建立完善的知識及評價管理體系

知識管理的目標是輔助決策，提高工作績效和組織的核心競爭力。那么，何種知識具有價值，如何從繁多的知識中剔除無用的知識，保留、傳遞和共享時新且有價值的知識就需要依靠完備的知識評價及管理體系。其中，既要有知識的遴選體系，也要有知識的管理體系，兩者不可偏廢。

好的知識應當代表著先進的效率、科學的管理方法、豐富的經驗、深刻的教訓和反思，這些或顯性或隱性的知識代表著當前圖書、檔案管理領域當中的熱點話題或是當前業(yè)務理論發(fā)展的深度，這些知識可以轉化為最為強大的生產力和競爭力，因而具有很大的價值。對于這些知識的管理，應當遵循著目標導向、知識流動、知識共享、知識創(chuàng)新以及組織保障的原則來進行，既要給知識存儲和外化的空間，也要給知識成長和傳遞的空間，充分地采用各種新技術，如網絡技術、虛擬社區(qū)等，將顯性知識轉化成為越來越多的個人隱性知識，也將個人的隱性知識不斷地外化成為顯性知識，發(fā)表和活躍于專門的知識平臺。這種體系當然要基于一定的觀念轉變，它要求圖書館員、檔案館員要著力于自身的發(fā)展，多采用自我指導和完善的方法對待自己的工作，從而主動地傳遞和分享組織知識，參與到知識的創(chuàng)新中，并將這些知識廣泛地應用于業(yè)務的重組、創(chuàng)新型產品和服務的提供上來，形成一種強烈的自發(fā)型的組織凝聚力和競爭力。關于機構需要主動引導和規(guī)劃個人的職業(yè)發(fā)展的舊觀念也需要在這場變革當中得到根本的扭轉。

[1]李欣.當代檔案信息資源開發(fā)研究[J].檔案學通訊，2003（5）.

[2]于元元.知識管理對檔案工作的啟示[J].檔案學研究，2007（2）.

[3]周甜甜.從一元到多元：檔案管理范式的轉變[J].蘭臺世界，2006（3）.

[4]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關系研究[J].山西檔案，2008（1）.

[5]李超，堯欣，徐霞.檔案知識服務研究[J].檔案天地，2009（2）.

[6]詹銳.把檔案館建設成思想庫[J].中國檔案，2008（6）.

（編輯：文汝）

G251.5

A

1673-1999（2011）07-0160-02

丁邦友（1982-），男，南昌工程學院（江西南昌330099）圖書館助理館員。

2011-01-10