中國(guó)海洋大學(xué) 王 艦 朱玲霞 王東娣

嵌入式智能化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)淺探

中國(guó)海洋大學(xué) 王 艦 朱玲霞 王東娣

一、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)亟需嵌入財(cái)務(wù)智能

面對(duì)日漸激烈的競(jìng)爭(zhēng)和挑戰(zhàn)，越來(lái)越多的企業(yè)明白不能快速、準(zhǔn)確的決策，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)中潛在問(wèn)題，就是失??；發(fā)現(xiàn)對(duì)手未發(fā)現(xiàn)的潛在規(guī)律，快速、準(zhǔn)確的決策，就是抓住了效益。于是，企業(yè)將目光投向了財(cái)務(wù)智能——財(cái)務(wù)信息管理的輔助技術(shù)。財(cái)務(wù)智能系統(tǒng)就是將財(cái)務(wù)管理理論模型化，通過(guò)智能匹配方式，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)或以數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)為分析對(duì)象，根據(jù)財(cái)務(wù)管理模型，利用計(jì)算機(jī)高速準(zhǔn)確的計(jì)算能力，對(duì)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，迅速得到企業(yè)經(jīng)營(yíng)診斷報(bào)告，形成經(jīng)營(yíng)決策建議。財(cái)務(wù)智能是順應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展變化的產(chǎn)物，雖然理論和實(shí)踐才剛剛起步，但卻集成國(guó)際先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理理念和完善的財(cái)務(wù)管理體系，是提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的一種技術(shù)手段和方法論。能夠?qū)ζ髽I(yè)海量信息進(jìn)行分類(lèi)，并根據(jù)要求對(duì)經(jīng)營(yíng)管理和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度分析，生成智能化的多維透視分析圖表，為企業(yè)提供更及時(shí)、準(zhǔn)確和全面的財(cái)務(wù)管理信息，促使財(cái)務(wù)管理起著革命性的提升工作效率、輔助經(jīng)營(yíng)決策的作用。因此，財(cái)務(wù)智能系統(tǒng)是企業(yè)深化信息化應(yīng)用成果的有利工具，在企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中具有廣闊的發(fā)展前景。

目前，智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)還沒(méi)有大面積使用。企業(yè)往往注重核算，在財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)和分析上不是很重視，只是在經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的分析處理后，才將需要的各類(lèi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)出到財(cái)務(wù)智能系統(tǒng)中，進(jìn)行事后的分析。企業(yè)只是將財(cái)務(wù)智能系統(tǒng)看成一個(gè)單獨(dú)處理數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，并沒(méi)有發(fā)揮財(cái)務(wù)智能提供及時(shí)、全面管理信息的作用，浪費(fèi)了大量的企業(yè)資源。同時(shí)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的重點(diǎn)在于進(jìn)行業(yè)務(wù)的過(guò)程記錄與控制，是一個(gè)事務(wù)處理系統(tǒng)，但在報(bào)表分析處理方面卻有著先天的缺陷。如，需要大量的手工處理；無(wú)法實(shí)現(xiàn)多維度分析；無(wú)法靈活實(shí)現(xiàn)跨年度分析；圖表功能比較薄弱，因而無(wú)法直觀地以圖表方式呈現(xiàn)，難以按照決策思維方式去了解信息，大部分企業(yè)只是將其作為電子記賬的工具。要充分實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)智能系統(tǒng)與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的最優(yōu)功能，必須借鑒嵌入式技術(shù)，將財(cái)務(wù)智能嵌入于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)兩者的交融發(fā)展。

二、財(cái)務(wù)智能嵌入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的方法

將財(cái)務(wù)智能嵌入到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，可以從以下三個(gè)方面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)智能的嵌入。

其一，報(bào)表分析系統(tǒng)中數(shù)據(jù)透視表功能的嵌入。數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，本質(zhì)上是Excel工具箱中的一個(gè)工具。如果將數(shù)據(jù)透視表比作可以拿在手上的物理工具，那么萬(wàn)花筒最能準(zhǔn)確的代表它，通過(guò)萬(wàn)花筒可以用不同的方式查看物體：通過(guò)數(shù)據(jù)表查看數(shù)據(jù)集，有可能看到之前沒(méi)有注意到的數(shù)據(jù)中的細(xì)節(jié)；還可以旋轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)透視表，以便從不同的透視角度查看數(shù)據(jù)。對(duì)于數(shù)據(jù)透視表如此萬(wàn)能的功能，在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中應(yīng)得到充分的應(yīng)用，應(yīng)將數(shù)據(jù)透視表的功能嵌入到報(bào)表子系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的透視分析。

現(xiàn)在的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)要想實(shí)現(xiàn)從集團(tuán)總部的角度進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，就需要從集團(tuán)每個(gè)機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)中導(dǎo)出各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，根據(jù)編碼重新來(lái)進(jìn)行不同類(lèi)的分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，整理成總部所需要的固定模板，集中到總部之后，再由各部門(mén)設(shè)置專(zhuān)人進(jìn)行合并統(tǒng)計(jì)，造成大量的手工工作。嵌入后的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)只要就各類(lèi)報(bào)表匯集到一張EXCEL表中，會(huì)計(jì)人員通過(guò)鼠標(biāo)把字段從報(bào)表的一個(gè)區(qū)域拖動(dòng)到另一區(qū)域，在數(shù)秒鐘內(nèi)就可以創(chuàng)建一個(gè)匯總、分類(lèi)的交互式數(shù)據(jù)透視表。數(shù)據(jù)透視表功能嵌入后報(bào)表分析的強(qiáng)大之處在于，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行切片和切塊的優(yōu)化功能，將查詢指向有關(guān)分區(qū)的數(shù)據(jù)，用戶在報(bào)表內(nèi)可以交互式地旋轉(zhuǎn)拖放字段，從不同角度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)匯兌，動(dòng)態(tài)地修改透視數(shù)據(jù)，以及重新計(jì)算總數(shù)以適應(yīng)當(dāng)前視圖。會(huì)計(jì)人員不僅可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)的表格形式，還可以創(chuàng)建多維的數(shù)據(jù)透視圖，快速、精確、科學(xué)的理解數(shù)據(jù)的含義，幫助企業(yè)做出有效的決策。對(duì)于數(shù)量眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、以流水賬形式記錄的工作表，系統(tǒng)可以將工作表重新組合并添加算法，進(jìn)行向上、向下的鉆取，實(shí)現(xiàn)層層鉆取，直到最明細(xì)數(shù)據(jù)，將其中的一些內(nèi)在規(guī)律顯現(xiàn)出來(lái)，讓問(wèn)題無(wú)所遁形。會(huì)計(jì)人員對(duì)數(shù)據(jù)的分析能力和洞察力得到提高，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成企業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)了從“數(shù)據(jù)”到“信息”，再到“智能”和“洞察力”的轉(zhuǎn)變。

其二，信息展現(xiàn)層中可視化技術(shù)的嵌入?？梢暬╒isualization）技術(shù)是指利用計(jì)算機(jī)圖形學(xué)和圖像處理技術(shù)，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成圖形或圖像在屏幕上顯示出來(lái)，并進(jìn)行交互處理的理論、方法和技術(shù)?；舅枷胧抢糜?jì)算機(jī)圖形學(xué)、圖像處理技術(shù)和交互式技術(shù)，將數(shù)據(jù)庫(kù)中抽象的原始數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換為幾何圖形與圖像信息的視覺(jué)形式，使之在屏幕上顯示，并使決策者可以進(jìn)行不同維度觀察和分析，從而使海量的數(shù)據(jù)信息得到充分的利用，幫助決策者得到更具有價(jià)值的管理決策信息。簡(jiǎn)言之就是對(duì)大量抽象的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，將平面數(shù)據(jù)立體化，提高數(shù)據(jù)展現(xiàn)效果。

在會(huì)計(jì)信息展現(xiàn)層如：數(shù)據(jù)處理、查詢、應(yīng)用等各環(huán)節(jié)，嵌入可視化技術(shù)，可以提供豐富的且隨需而動(dòng)的報(bào)表與圖表，提高會(huì)計(jì)信息的智能展現(xiàn)效果，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)會(huì)說(shuō)話。通過(guò)可視化功能，會(huì)計(jì)人員僅僅只需簡(jiǎn)單方便的“拖”、“拽”、“WYSIWYG”界面（所見(jiàn)即所得），即可輕松自如的創(chuàng)建和組合任何種類(lèi)的圖表、圖型、圖片、文本和表格的界面，使數(shù)據(jù)直觀地以圖表方式呈現(xiàn)，報(bào)表也不再呆板。比如交互式“熱力”圖，所有結(jié)果躍然于頁(yè)面。在瀏覽報(bào)表的同時(shí)，還可以與報(bào)表進(jìn)行交互，如點(diǎn)擊圖中的某一類(lèi)別，其右邊的圖表會(huì)自動(dòng)顯示該類(lèi)別的詳情，滿足決策者的個(gè)性化需求。展現(xiàn)層界面可以是一個(gè)簡(jiǎn)單的基于Web界面的搜索框，決策人員可以通過(guò)簡(jiǎn)單的關(guān)鍵詞搜索來(lái)瀏覽和檢索財(cái)務(wù)信息，就像瀏覽互聯(lián)網(wǎng)或網(wǎng)上商店一樣簡(jiǎn)單；多個(gè)下拉菜單，方便決策人員進(jìn)行各類(lèi)財(cái)務(wù)指標(biāo)的組合選擇，滿足使用者的不同需求；多個(gè)鏈接，可為決策人員提供同行業(yè)其他企業(yè)的財(cái)務(wù)信息。個(gè)性化、友好的界面將賦予企業(yè)決策人員清晰的洞察力，并幫助其行動(dòng)更迅速，決策更有效。

其三，決策系統(tǒng)中管理駕駛艙功能的嵌入。面向企業(yè)中高層管理者的管理駕駛艙是基于ERP的高層決策支持系統(tǒng)，通過(guò)詳盡的指標(biāo)體系，對(duì)提取的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化的分析，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為分析信息，幫助管理層做出正確、明智的經(jīng)營(yíng)決策。首先，所有與企業(yè)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)（KPI）都以可量化的圖形方式顯示在管理駕駛艙的四個(gè)墻面上，且各個(gè)不同顏色的墻面為決策者提供某一類(lèi)信息的指標(biāo)。每一面墻壁上分別有六個(gè)“管理儀表盤(pán)”的小屏幕，可以讓管理者隨時(shí)隨地把各個(gè)指標(biāo)相互聯(lián)系進(jìn)行橫、縱向的分析，并可通過(guò)進(jìn)一步點(diǎn)擊查找到管理者需要的其他相關(guān)信息，使管理者可以在最短的時(shí)間內(nèi)做出最有效的決策。其次，飛行駕駛臺(tái)提供了盈利能力、運(yùn)營(yíng)能力、償債能力、發(fā)展能力、現(xiàn)金流量、投資及財(cái)務(wù)報(bào)表的分析，實(shí)現(xiàn)企業(yè)實(shí)時(shí)信息的查詢，幫助管理者實(shí)時(shí)地看出企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況、利潤(rùn)構(gòu)成情況、收入狀況。再次，設(shè)有的實(shí)時(shí)報(bào)警系統(tǒng)，可向管理者提供績(jī)效評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，使出現(xiàn)的問(wèn)題可以得到及時(shí)、有效的解決。在ERP產(chǎn)品中，已經(jīng)包含了管理駕駛艙功能。國(guó)外ERP廠商利用收購(gòu)BI廠商，在ERP產(chǎn)品中嵌入財(cái)務(wù)智能的功能。2003年用友就已將管理駕駛艙的功能引入其產(chǎn)品中，2005年金蝶也將管理駕駛艙的功能引入到K3產(chǎn)品當(dāng)中。

管理駕駛艙的嵌入會(huì)使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的分析決策功能更符合管理層的需求，將企業(yè)管理者所關(guān)心的各種信息匯集于一個(gè)頁(yè)面，包括關(guān)鍵業(yè)務(wù)指標(biāo)報(bào)警、業(yè)務(wù)每日一報(bào)、各類(lèi)企業(yè)內(nèi)部報(bào)表、各種企業(yè)外部信息文檔等，使決策信息門(mén)戶成為企業(yè)管理者的信息工作平臺(tái)。在管理駕駛艙的主界面，管理者可以實(shí)時(shí)地看出企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況、利潤(rùn)構(gòu)成情況、收入狀況，并通過(guò)財(cái)務(wù)預(yù)警反映目前可能存在的經(jīng)營(yíng)問(wèn)題，提醒管理者采取必要的措施。通過(guò)對(duì)企業(yè)各種關(guān)鍵數(shù)據(jù)的深層次鉆取幫助管理者更深入地了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況，精確做出下一步的戰(zhàn)略決策。該界面還向管理者提供了績(jī)效評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，使出現(xiàn)的問(wèn)題可以得到及時(shí)、有效的解決。

［1］王艦、孫鳳娥、高紹偉：《財(cái)務(wù)智能，你準(zhǔn)備好了嗎？》，《中國(guó)管理信息化》2008年第15期。

［2］左東離：《讓財(cái)務(wù)智能做企業(yè)高參》，《中國(guó)食品》2006年第13期。

［3］Bill Jelen， Michael Alexander：《Excel2007 數(shù)據(jù)透視表完全剖析》2008年第2期。

［4］陳心德：《“管理駕駛艙”——企業(yè)戰(zhàn)略決策的新型工具》，《管理實(shí)務(wù)》2003年第1期。

［5］王艦、劉琦、高紹偉：《綠色I(xiàn)T視角下企業(yè)低風(fēng)險(xiǎn)財(cái)務(wù)智能構(gòu)建策略》，《科技通報(bào)》2010年第2期。

（編輯 余俊娟）