基于可持續(xù)發(fā)展的高校檔案數(shù)字化建設(shè)

賈淑玉

(黑龍江省教育學(xué)院，哈爾濱150080)

基于可持續(xù)發(fā)展的高校檔案數(shù)字化建設(shè)

賈淑玉

(黑龍江省教育學(xué)院，哈爾濱150080)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)并不是簡單地將館藏進(jìn)行數(shù)字化處理的過程，而是以可持續(xù)發(fā)展為目標(biāo)，在全新的基礎(chǔ)設(shè)施和信息環(huán)境的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案與社會的交融，這是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向。

高校檔案;數(shù)字化;信息資源;可持續(xù)發(fā)展

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案工作隨著高?，F(xiàn)代化管理發(fā)展到一定階段而出現(xiàn)的工作趨勢，是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，擔(dān)負(fù)著存儲、管理并提供利用高校黨務(wù)、政務(wù)信息系統(tǒng)和數(shù)字化校園產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能。

一、高校檔案數(shù)字化的動因

1.檔案數(shù)字化建設(shè)是高校信息化建設(shè)的必然趨勢

高校信息化建設(shè)的實(shí)施以及數(shù)字校園的成功運(yùn)轉(zhuǎn)，為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一方面，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機(jī)管理檔案，使傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。另一方面，計算機(jī)大量應(yīng)用于高校教學(xué)、科研及管理，產(chǎn)生了大量的電子文件進(jìn)而形成數(shù)字化形態(tài)的檔案信息。面對數(shù)量眾多的新型形態(tài)和載體的數(shù)字文件材料，開展檔案數(shù)字化建設(shè)，更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，已成為高校檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)有利于高校檔案信息資源的開發(fā)利用

首先，數(shù)字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念，可以利用網(wǎng)絡(luò)的傳輸便利，提供快速有效的利用服務(wù)，使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，使檔案工作社會化服務(wù)的時效性、廣泛性更加突出，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次，數(shù)字化檔案信息還便于利用計算機(jī)進(jìn)行快速檢索，促進(jìn)各種高新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，更有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的基本原則

基于高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的諸多問題，如何順利推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)，高校檔案部門應(yīng)在可持續(xù)發(fā)展的前提下堅持以下相關(guān)原則。

1.經(jīng)濟(jì)性原則。在數(shù)字化設(shè)備方面應(yīng)根據(jù)自身財力，注意適用、節(jié)約，追求經(jīng)濟(jì)投入的最小化，實(shí)現(xiàn)效益的最大化，使有限的人力、物力、財力得到最大限度的發(fā)揮。

2.重點(diǎn)性原則。檔案館館藏豐富，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時，如果要把全部館藏都轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，不但任務(wù)繁重，耗費(fèi)大，且毫無必要，應(yīng)選擇利用率高的檔案優(yōu)先實(shí)施數(shù)字化，在計劃上重點(diǎn)籌劃，在人力、技術(shù)以及經(jīng)費(fèi)上保證重點(diǎn)，突出重點(diǎn)。

3.安全性原則。在檔案數(shù)字化過程中，形成的數(shù)字文件在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中都存在數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)失控、數(shù)據(jù)竊取、病毒侵犯等不安全因素，也正是由于數(shù)字檔案的易改性等原因，要求高校檔案部門在檔案數(shù)字化過程中尤其應(yīng)增強(qiáng)檔案安全意識。

4.真實(shí)性原則。檔案數(shù)字化，應(yīng)該允許檔案人員對其在一定程度進(jìn)行加工處理，但前提是真實(shí)地反映歷史事實(shí)。對于數(shù)字檔案的可加工性、真實(shí)性等問題，這也是高校檔案人員所面臨的新課題。

5.可讀性原則。檔案在數(shù)字化處理的過程中，會產(chǎn)生不同類型的數(shù)字文件，檔案部門應(yīng)規(guī)范檔案數(shù)字化的技術(shù)系統(tǒng)，建立互通兼容系統(tǒng)，使數(shù)字檔案在通用標(biāo)準(zhǔn)下順暢轉(zhuǎn)換。檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合檔案工作管理規(guī)定，同時符合電子信息運(yùn)行規(guī)則。

三、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的工作思想

1.加快信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

高校在檔案信息化建設(shè)中，特別要注意三個方面的問題:一是建設(shè)跨學(xué)校的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補(bǔ)資源的不足;二是做到館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)代文件歸檔的電子化，建設(shè)學(xué)校電子文件中心;三是積極探索實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和學(xué)校校務(wù)政務(wù)建設(shè)有效銜接的途徑，使檔案信息資源與學(xué)校公共信息平臺的信息實(shí)現(xiàn)對接。另外，在實(shí)施檔案信息化建設(shè)的同時，積極開展檔案信息資源的開發(fā)與利用，把檔案信息資源的開發(fā)與利用納入到數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃中，為學(xué)校、教育事業(yè)和社會提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。同時要拓寬服務(wù)方向，拓展服務(wù)內(nèi)容，豐富服務(wù)品種，主動服務(wù)，做好檔案的編研加工、宣傳陳列、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等工作，爭取得到社會各界的大力支持。

2.為學(xué)校中心工作服務(wù)，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

高校檔案館在制定歸檔范圍和期限時，應(yīng)特別重視學(xué)校的中心工作，特別是重大活動、重要會議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目、重大改革工程、重要工作內(nèi)容的檔案材料的范圍和期限，以便為學(xué)校保存有價值的歷史資料，同時也為學(xué)校的檔案信息化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源。對于重大活動，檔案工作要提前介入，超前服務(wù)，全程跟蹤，同步發(fā)展，有的學(xué)校實(shí)行了預(yù)立卷，實(shí)際效果非常好。

3.發(fā)掘高校文化資源，推進(jìn)檔案服務(wù)創(chuàng)新

檔案館可以建設(shè)成為愛國主義教育基地。開發(fā)檔案信息資源，讓歷史以更智慧的方式走進(jìn)大眾，可以弘揚(yáng)學(xué)校辦學(xué)傳統(tǒng)，提升大學(xué)文化，凝練大學(xué)精神，鼓舞、激勵、引導(dǎo)廣大師生心往一處想，勁往一處使，為學(xué)校改革和發(fā)展提供強(qiáng)大的精神動力。高校檔案館要積極發(fā)掘?qū)W校的文化資源，積極參與和諧校園的文化建設(shè)，檔案館與校史館要相互銜接、相互補(bǔ)充。要充分利用檔案館豐富的校史資源，積極開展各類檔案資源的宣傳展示活動，如在學(xué)校重大紀(jì)念活動時搞小型展覽，在重要的政治活動、重要的紀(jì)念日、名人誕辰時發(fā)行紀(jì)念冊、回憶文集，舉辦陳列展等，從而更有效地發(fā)揮檔案館的作用，以深厚的文化底蘊(yùn)為社會主義核心價值體系建設(shè)提供強(qiáng)大的精神力量。

四、高校檔案部門如何應(yīng)對檔案數(shù)字化的挑戰(zhàn)

數(shù)字化時代，檔案部門必須迎接挑戰(zhàn)，著眼于檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)，培養(yǎng)檔案復(fù)合型人才。檔案隊(duì)伍自身素質(zhì)的高低直接影響著檔案信息化的進(jìn)程。高校檔案部門需大力加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)的指導(dǎo)思想，優(yōu)化檔案館的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。建設(shè)一支具有較高專業(yè)素質(zhì)、服務(wù)型與研究型相結(jié)合的創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)，以適應(yīng)數(shù)字檔案館的建設(shè)和正常運(yùn)行的需要。

2.主動提供利用，將檔案部門建設(shè)為豐富、完備、權(quán)威的信息資源庫。高校檔案部門應(yīng)主動開展檔案利用調(diào)查，改變過去坐等上門的被動服務(wù)方式，通過走訪調(diào)查，了解用戶需求，宣傳介紹檔案館館藏檔案的信息，主動解決用戶利用中存在的問題。

3.努力探討新技術(shù)，為檔案工作現(xiàn)代化提供技術(shù)支持。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理的方法更加智能化，管理的范圍更加擴(kuò)大化，檔案管理與知識管理、信息管理更加融合在一起。檔案工作人員應(yīng)從實(shí)際的工作需要出發(fā)，采取切實(shí)可行的技術(shù)路線，逐步摸索出檔案業(yè)務(wù)完全與現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密銜接的辦法，將電子文件歸檔作為現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的最后一個環(huán)節(jié)，使電子文件在形成之日起，都帶有檔案管理所要求的各項(xiàng)屬性和信息，使檔案在歸檔時不需要開展信息收集、信息轉(zhuǎn)換等接口工作，真正實(shí)現(xiàn)電子信息資源的共享。

4.建立相應(yīng)的規(guī)章制度。高校檔案部門要根據(jù)數(shù)字檔案的特點(diǎn)，制定一套特定的規(guī)章制度，如文檔一體化制度、數(shù)字檔案歸檔制度、保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、數(shù)字檔案備份制度、網(wǎng)上利用者身份確認(rèn)制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，這是高校檔案數(shù)字化建設(shè)能夠安全、順利開展的保障。

總之，高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一個不斷探索、可持續(xù)發(fā)展的過程，只有遵循合理的原則，設(shè)立科學(xué)的目標(biāo)，采取正確的方法，才能逐步做好此項(xiàng)工作，才能充分發(fā)揮高校信息為學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)的作用。

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G278.6

A

1001－7836(201.)10－0194－02

10.3969/j.issn.1001 －7836.201..10.075

201.－04－15

賈淑玉(1961－)，女，黑龍江哈爾濱人，檔案館館員。