趙金卓 程 榮

（湖北醫(yī)藥學(xué)院 組織人事部，湖北十堰442000）

高校人事檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)分析

趙金卓 程 榮

（湖北醫(yī)藥學(xué)院 組織人事部，湖北十堰442000）

檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)分析是高校人事檔案管理的重要內(nèi)容，在檔案管理實(shí)際工作中從不同角度去分析、研究有價值的信息，揭示數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系和依存關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)在高校人事檔案管理決策中提供參考依據(jù)，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃。

高校；人事檔案統(tǒng)計(jì)；結(jié)構(gòu)分析

檔案統(tǒng)計(jì)分析是在大量的統(tǒng)計(jì)資料、數(shù)字和數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過綜合加工、分析而產(chǎn)生的頗有說服力的檔案統(tǒng)計(jì)信息，它融合數(shù)據(jù)、情況、問題、建議為一體，既有定量信息也有定性信息，是體現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)工作服務(wù)和監(jiān)督的主要方式，①是高校人事檔案管理要內(nèi)容。要樹立視人事檔案為識才、選才、用才服務(wù)的觀念。檔案管理工作者運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)分析方法，從不同角度去分析、研究，使高校人事檔案在人力資源管理中提供有價值的信息，滿足教育事業(yè)人才發(fā)展的要求，有利于分析判斷人事檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字的準(zhǔn)確程度，有利于研究改進(jìn)人事檔案統(tǒng)計(jì)資料的收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用與傳遞，有利于不斷完善人事檔案統(tǒng)計(jì)的方法、制度，提高檔案統(tǒng)計(jì)工作的整體水平。

一、當(dāng)前高校人事檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性與現(xiàn)狀

1.當(dāng)前高校加強(qiáng)人事檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性

干部人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是歷史的、全面的考察和了解干部選拔、使用過程的重要依據(jù)。干部人事管理是高校內(nèi)部管理中最為活躍、最為關(guān)鍵、最具有藝術(shù)性的工作，同時也是難度最大的工作。加強(qiáng)高校人事檔案統(tǒng)計(jì)分析，是高校運(yùn)用科學(xué)的管理方法研究和歸納人事檔案統(tǒng)計(jì)工作的特點(diǎn)和規(guī)律，不斷強(qiáng)化內(nèi)部管理模式，提高對有科學(xué)價值的檔案資料的利用效率和掌握，以便更好的為高校的改革發(fā)展服務(wù)、為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)服務(wù)的一個重要途徑。

人事檔案工作內(nèi)容通常有六個基本環(huán)節(jié)，包括人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用。其中，人事檔案統(tǒng)計(jì)是一個甚為重要的環(huán)節(jié)，也是做好檔案管理的必要條件。高校人事檔案統(tǒng)計(jì)不僅是人事管理中最為重要的一個環(huán)節(jié)，也是高校人事管理走向深入的一個重要節(jié)點(diǎn)。標(biāo)準(zhǔn)化管理是高校人事檔案管理模式發(fā)展的基本趨勢，而高校人事檔案統(tǒng)計(jì)則是標(biāo)準(zhǔn)化過程的基本內(nèi)容和環(huán)節(jié)。做好高校人事檔案統(tǒng)計(jì)分析工作，對于歷史的、全面的了解干部、更好的開展和組織人事工作，開發(fā)利用好人事檔案信息資源為高校、為社會建設(shè)服務(wù)，具有十分重要的意義。中共中央、國務(wù)院在對國家檔案局關(guān)于召開全國檔案工作會議的報(bào)告的批示中指出：“檔案是歷史的記錄，是黨和國家的寶貴財(cái)富。檔案工作是一項(xiàng)很重要的專門事業(yè)，是實(shí)現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，開展歷史研究，進(jìn)行各項(xiàng)工作的必要條件。做好檔案工作，不僅是當(dāng)前工作的需要，而且是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。”②檔案統(tǒng)計(jì)工作用定量的方法對檔案資料和檔案管理工作進(jìn)行分析，在量化分析中對檔案工作進(jìn)行觀察和研究，以數(shù)字形式揭示當(dāng)前檔案資料利用和檔案管理工作中的一般現(xiàn)象和一般規(guī)律，為反映檔案管理工作規(guī)模、水平、發(fā)展速度，加強(qiáng)和改善管理提供重要依據(jù)，為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、探索檔案工作發(fā)展規(guī)律提供線索和依據(jù)。

2.當(dāng)前高校人事檔案統(tǒng)計(jì)工作的現(xiàn)狀與問題

長期以來，由于人事檔案管理體制的制約，我國現(xiàn)行的人事檔案管理仍主要延續(xù)著傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，制度化、規(guī)范化工作才剛剛起步。在我國高校，人事檔案相對集中，但是部分人事檔案主管部門疏于對人事檔案業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)，或者對人事檔案工作的重要性認(rèn)識不到位，致使人事檔案工作指導(dǎo)和監(jiān)督力度不夠。尤其是高校的人事檔案統(tǒng)計(jì)分析工作浮于表面，不能深入，更不能真正體現(xiàn)檔案的實(shí)際效益。高校人事檔案統(tǒng)計(jì)工作目前主要集中于每年例行的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，而不具體分析通過人事檔案的信息資源所考察到的社會價值。高校人事檔案統(tǒng)計(jì)工作浮于表面，就說明不了檔案給高校發(fā)展和社會進(jìn)步帶來的價值和作用，不利于檔案資源的開發(fā)，也不利于高校人事工作和檔案管理的長久發(fā)展。同時，現(xiàn)代化手段的滯后也嚴(yán)重影響了當(dāng)前高校人事檔案統(tǒng)計(jì)工作的開展。當(dāng)前我國高校雖然已經(jīng)普遍開始實(shí)行人事檔案信息化管理，但是由于受到資金、設(shè)備以及人員配備等多方面因素的影響，現(xiàn)代化管理手段形同虛設(shè)，以現(xiàn)代化管理手段為基礎(chǔ)的數(shù)字化模型和統(tǒng)計(jì)分析也就無法進(jìn)行，這就嚴(yán)重影響了高校人事檔案統(tǒng)計(jì)工作的開展。

高校人事檔案統(tǒng)計(jì)工作已經(jīng)成為人事檔案管理工作中的一個薄弱環(huán)節(jié)，這與檔案統(tǒng)計(jì)在整個檔案工作中的重要地位是不相符合的。因此，本文就試圖對高校人事檔案統(tǒng)計(jì)工作提出一些基本的思路，以加強(qiáng)和完善高校人事檔案的統(tǒng)計(jì)工作。

二、高校人事檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)分析的思路

1.建立高校人事檔案統(tǒng)計(jì)分析思路，突出統(tǒng)計(jì)資料收集重點(diǎn)

提高檔案工作的收集效率，建立資料的收集方案，明確調(diào)查目的和指標(biāo)，是人事檔案統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)，其工作質(zhì)量的好壞，不僅直接影響到人事檔案工作的其他環(huán)節(jié)，而且對全面和準(zhǔn)確地選人、用人起著重要的作用。檔案人員在收集、歸檔、編目等一系列工作中，要經(jīng)常利用統(tǒng)計(jì)指標(biāo)來判斷各階段各類別資料是否齊全，做到通觀全局，心中有數(shù)。

高校人事檔案統(tǒng)計(jì)分析在實(shí)際工作中按照資料的來源，將檔案收集分為兩類：一類是經(jīng)常性檔案資料，另一類是一時性檔案資料。經(jīng)常性檔案資料包括：人事任免材料（包括考察材料）、新到人員填寫的人事履歷表、年度考核登記表（人事調(diào)配科負(fù)責(zé)，簡稱1組）；入黨入團(tuán)志愿書、黨員登記表（組織統(tǒng)戰(zhàn)科負(fù)責(zé)，簡稱2組）；評聘專業(yè)職務(wù)材料、在職人員取得新學(xué)歷經(jīng)組織確認(rèn)后應(yīng)歸檔的材料（師資培訓(xùn)科負(fù)責(zé)，簡稱3組）；各種工資材料（工資科負(fù)責(zé)，簡稱4組）；一時性檔案資料包括：實(shí)行《公務(wù)員制度》中形成的招、考、錄等方面的材料；黨代會、人大會政協(xié)等會代表登記表；獎懲材料；出國、出境人員登記表等。在時間上掌握了經(jīng)常性檔案資料的收集方法，現(xiàn)以2010年人事檔案經(jīng)常性資料的收集為實(shí)例進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握人事檔案歸檔材料在單位時間段中的收集重點(diǎn)：

表1 2010年經(jīng)常性檔案資料收集時間統(tǒng)計(jì)表 單位：份

分析：通過（表1）“經(jīng)常性檔案資料收集時間統(tǒng)計(jì)表”可以觀察到：2010年（1組）資料第一季度為收集重點(diǎn)；（2組）資料第三季度高于其他三季度，收集方法平穩(wěn)；（3組）資料等第三季度和第四季度為收集重點(diǎn)；（4組）資料第一季度為收集重點(diǎn)。由此可見，將原始材料數(shù)據(jù)加以統(tǒng)計(jì)，從不同的側(cè)面、不同的時間和不同的類別反映其不同的內(nèi)容，使枯燥的數(shù)字更直觀醒目了。

2.采用統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)分析，提高高校人事檔案統(tǒng)計(jì)質(zhì)量和水平

對檔案統(tǒng)計(jì)分析研究，把原始的檔案統(tǒng)計(jì)信息予以加工，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺帳，提煉并轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)需要的決策依據(jù)的過程，同時，還要把高校人事檔案統(tǒng)計(jì)分析研究作為檔案統(tǒng)計(jì)工作者的一項(xiàng)任務(wù)，要求在每進(jìn)行一次較大的統(tǒng)計(jì)整理之后，寫出統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，促進(jìn)檔案人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，開闊眼界，擴(kuò)大知識面，提高政策水平和業(yè)務(wù)水平。把人事檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字同檔案工作實(shí)際結(jié)合起來，有利于判斷統(tǒng)計(jì)數(shù)字的準(zhǔn)確。分析師資隊(duì)伍學(xué)歷、學(xué)位現(xiàn)狀，提供有價值的信息。

1.從檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析近三年副處級以上領(lǐng)導(dǎo)干部、副高以上職稱人員的學(xué)歷學(xué)位結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀（表2）

表2 近三年副處級以上領(lǐng)導(dǎo)干部、副高以上職稱學(xué)歷學(xué)位結(jié)構(gòu)分析表

分析（表2）：計(jì)算過程略。從總體上看，近三年學(xué)歷學(xué)位結(jié)構(gòu)呈上升趨勢，2009年占學(xué)歷、學(xué)位總數(shù)的28.85%，2011年達(dá)到了37.17%。學(xué)歷學(xué)位的提升表明了高校積極推進(jìn)青年教師碩士化和骨干教師博士化進(jìn)程，通過多種培養(yǎng)形式，鼓勵和支持青年教師攻讀碩、博士研究生；博士生學(xué)歷學(xué)位從2009年26.09%上升到2011年40.21%，；碩士生學(xué)歷學(xué)位從2009年26.04%上升到2011年40.23%，碩、博士學(xué)歷學(xué)位凈增率提高14%以上；無學(xué)位從2010年35.59%降到2011年33.33%年下降率達(dá)2.26%。可見：有一只高學(xué)歷、高學(xué)位、高素質(zhì)、高水平副處級以上領(lǐng)導(dǎo)干部、副高以上職稱的團(tuán)隊(duì)，高校才能在當(dāng)今日趨激烈的競爭中贏得應(yīng)有的地位

2.從檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析近三年副處級以上領(lǐng)導(dǎo)干部、副高以上職稱人員的職稱結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀（表3）

表3 近三年副處級以上干部、副高以上職稱結(jié)構(gòu)分析表

分析（表3）：計(jì)算過程略。從總體上看，近三年職稱結(jié)構(gòu)合理，副處級以上干部、副高以上職稱的教師以教授和副教授為主，以政策為導(dǎo)向，營造良好的科（教）研環(huán)境，將教師科（教）研工作量納入聘期考核，加大科研獎勵力度，作為教師聘任崗位、晉升職稱的必要條件，符合教學(xué)型大學(xué)對師資的要求，能夠滿足教學(xué)科研工作的需要。

3.人事檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)分析為檔案理論研究提供必要條件

檔案學(xué)理論是一門獨(dú)立的學(xué)科，它有著自己的運(yùn)動規(guī)律，要想立足就有所發(fā)展，就必須采用高校人事檔案統(tǒng)計(jì)分析方法去研究。檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)分析所提供的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和情況分析是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的參考依據(jù)，有助于領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)地了解和掌握檔案工作的基本情況，為高校人事檔案工作的發(fā)展尋找正確的方法和途徑，為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)。掌握檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)情況分析，可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供可靠的科學(xué)依據(jù)。檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作是相互聯(lián)系、相互依存的，通過高校人事檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)分析，可以了解和掌握人事檔案工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，揭示其中存在的問題和困難，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提高人事檔案業(yè)務(wù)工作水平，充分發(fā)揮其在人事檔案在管理中的積極作用，為高校人事檔案事業(yè)的發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃，為高校人事檔案業(yè)務(wù)建設(shè)服務(wù)，這是當(dāng)代科學(xué)發(fā)展的一種趨勢。

注釋

① 張彥清：《檔案統(tǒng)計(jì)分析》，《北京檔案》2002年第12期。

② 《中共中央、國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家檔案局關(guān)于全國檔案工作會議的報(bào)告》，1980年2月14日。

責(zé)任編輯 平樂