煤炭行業(yè)檔案綜合管理必要性的思考

王鶴

[關(guān)鍵詞]檔案；綜合管理；信息服務(wù)

檔案是一門科學，是機關(guān)、企事業(yè)單位和某些個人在社會活動中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文件材料（包括圖紙、音像等）。綜合看，所有檔案的定義中都具有三個要素：一是說明檔案的來源——形成者；二是檔案具備查考和利用的經(jīng)濟價值；三是檔案的載體和形式的多樣性。

檔案的來源涉及各個部門：文書檔案來自黨、政、工、團，科技檔案來源于設(shè)計、科研等部門，會計檔案由財務(wù)、供銷等部門提供。

檔案工作確切地說是檔案管理工作，屬于國家科學文化事業(yè)的組成部分。檔案是一種獨立的專業(yè)。但是這種管理工作，不只是對現(xiàn)成物件的一種保管，而是有一套科學的管理系統(tǒng)和技術(shù)方法。比如，從檔案的收集、整理、價值的鑒定，提供利用和編研工作一直到保管和統(tǒng)計等。它是一門專業(yè)性很強的科學。由于檔案工作是一項具有管理性和科學性的工作，因此，要求從事這方面工作的人員必須具備一定的科學知識，煤炭行業(yè)檔案管理人員要不斷提高自身素質(zhì)：一是學習新形勢、新要求、新政策，練好基本功。二是學習和掌握檔案學的知識，具備檔案管理的理論與技能。三是學習和掌握有關(guān)歷史知識和部門專業(yè)知識，尤其要具備識別、研究與系統(tǒng)地管理的科學文化知識。四是學習和掌握檔案管理的現(xiàn)代化知識和技能以及適用于檔案管理的各種方法和管理手段所要求的基本知識。以求適應(yīng)對檔案工作的需要。

檔案工作具有很強的服務(wù)性，它的服務(wù)性是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。當前在我省煤炭體制改革過程中，這種服務(wù)性表現(xiàn)尤其明顯。不斷提高和完善檔案管理工作水平是因為檔案工作的目的是為了更好地適應(yīng)社會各界的利用、查考要求，為社會各項工作準備資料，當好各項工作的參謀和助手。檔案工作能以其自身的特性為社會各界服好務(wù)，這是檔案工作的光榮職責，更說明它是一項不可缺少的重要工作。明確了檔案工作的性質(zhì)和意義，我們才能認識到檔案管理的必要，以我接觸到的機關(guān)檔案管理工作來說，它是個綜合性的工作。尤其是綜合管理后，不僅服務(wù)面廣，而且對象多而雜，涉及各層工程技術(shù)人員和各級各類行政人員。

作為向企業(yè)提供信息服務(wù)的檔案部門，企業(yè)經(jīng)營機制的轉(zhuǎn)換無疑會引起檔案體制的重大變革。

我國以往的煤炭行業(yè)組織都是以主管局以行政領(lǐng)導方式形成，彼此缺乏體現(xiàn)市場經(jīng)濟內(nèi)在要求的利益關(guān)系，“小而全、大而全”，很難達到社會化所提出的分工的要求，建立大型企業(yè)集團，促進企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，推進生產(chǎn)諸要素合理流動，形成群體優(yōu)勢和綜合功能，是目前煤炭行業(yè)政策的必然發(fā)展取向。

以煤炭龍頭產(chǎn)品為主導，以資產(chǎn)為聯(lián)系紐帶，以跨區(qū)域企業(yè)組合為組織形式的企業(yè)集團這一新型經(jīng)濟組織形式的出現(xiàn)，使現(xiàn)行檔案體制在兩個方面表現(xiàn)出不相適應(yīng)。第一，多層次大規(guī)模橫跨區(qū)域企業(yè)集團的運作需要大型、高效的企業(yè)集團檔案信息中心或企業(yè)檔案館，以便迅速、準確地為企業(yè)經(jīng)營決策服務(wù)。而目前企業(yè)檔案管理仍呈現(xiàn)分散性、部門性，很難滿足企業(yè)集團跨行業(yè)多專業(yè)對檔案信息的需求。我省龍煤控股集團的四個分公司分別分布四個城市；省煤管局是以檔案室的形式存在；省地煤（集團）總公司及各權(quán)屬單位也是以檔案室形式存在。第二，多層次，跨區(qū)域的企業(yè)集團受不同區(qū)域檔案行政管理部門的指導、檢查，其地方上要求的不一致性難以統(tǒng)一標準，難以實現(xiàn)檔案信息的合理流動，形成群體優(yōu)勢。如雞煤集團檔案館受雞西市檔案局業(yè)務(wù)領(lǐng)導等。

適應(yīng)企業(yè)集團化發(fā)展的檔案工作，就是要以解決上述矛盾為目的，加快改革，對大企業(yè)、貿(mào)工農(nóng)一體化企業(yè)及大型項目，要組建集團性質(zhì)的檔案信息中心，并且進行計算機聯(lián)網(wǎng)。這種跨區(qū)域、跨部門、多專業(yè)的新型企業(yè)集團中心檔案館，承攬全集團成員企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)咨詢，各類檔案信息資料的收集、整理、儲存、處理和提供利用，使各成員企業(yè)得到“檔案資源共享的權(quán)益”。視力量而行，還可承擔有關(guān)技術(shù)建設(shè)、經(jīng)營項目的可行研究、技術(shù)業(yè)務(wù)咨詢和編《年鑒》的任務(wù)等，既統(tǒng)一管理集團的檔案，創(chuàng)造經(jīng)濟效益，又具備一定的檔案行政管理職能，形成企業(yè)集團的檔案管理中心和開發(fā)利用中心，并據(jù)以改善檔案宏觀調(diào)控功能，更加有效地為企業(yè)決策服務(wù)，同時要求檔案行政管理部門加快檔案標準化、規(guī)?；⒔y(tǒng)一化的步伐，使不同區(qū)域的檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)要求更趨一致。使煤炭行檔案資源發(fā)揮更大的社會經(jīng)濟效益?！酰ň庉?劉佳）