EXCEL在教務(wù)管理中的綜合應(yīng)用

楊維如

（健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 太倉 215400）

在日常的教務(wù)管理工作中會遇到大量的數(shù)據(jù)、繁雜的統(tǒng)計(jì)，無形中增加了許多工作量，這就要靠計(jì)算機(jī)來解決問題。office中的Excel是功能豐富和數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)大的電子表格軟件，具有數(shù)據(jù)篩選、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能,許多信息的存儲與處理都是通過Excel電子表格來實(shí)現(xiàn)的。Excel既容易掌握，又方便實(shí)用，是辦公自動化的好助手，下面就如何運(yùn)用Excel來進(jìn)行教務(wù)管理工作中成績管理、選課管理、數(shù)據(jù)透視表在考試沖突排查中的應(yīng)用等幾方面作簡要介紹。

一、成績管理

在Excel中輸入如表1所示的學(xué)生成績表就要用到SUM、AVERAGE、COUNT、COUNTIF、RANK等函數(shù)。

新建一個Excel工作薄文件“學(xué)生成績表”，按表1形式輸入各基本數(shù)據(jù)項(xiàng)，其中每個學(xué)生的“總分”、“平均分”、“名次”三列中的數(shù)據(jù)是通過函數(shù)計(jì)算出來的，從“單科平均分”起以下各行的數(shù)據(jù)也是通過函數(shù)計(jì)算出來的。

在“秦毅”的總分即第二行第E列處也就是E2 單元格中輸入公式“=SUM（B2：D2）”，在 F2單元格中輸入公式“=AVERAGE（B2：D2）”，在G2單元格中輸入公式“=RANK(F2,$F$2:$F$51)”,Excel就可自動計(jì)算機(jī)出“秦毅”的總分、平均分、名次。要計(jì)算機(jī)其余各人的總分、平均分、名次只需用拖動的方法將E2、F2、G2單元格的分式復(fù)制到以下各單元格即可。

在大學(xué)英語單科平均分處也就是B52單元格中輸入公式“=AVERAGE (B2:B51)”,在B53單元格中輸入公式“=COUNTIF（B2：B51，“>=60”）/COUNT(B2:B51)”，在 B54 單元格中輸入公式“=COUNTIF（B2：B51，“<60”）/COUNT(B2:B51)”，在B55單元格中輸入公式“COUNTIF（B2：B51，“>=60”）”，在B57單元格中輸入公式“=COUNTIF（B2：B51）”，就可自動計(jì)算出“大學(xué)英語”的單科平均分、及格率、不及格率、及格人數(shù)、不及格人數(shù)、參加考試人數(shù)等數(shù)據(jù)。要計(jì)算另外幾門課程的平均分、及格率、不及格率、及格人數(shù)、不及格人數(shù)、參加考試人數(shù)只需將單元格 B52、B53、B54、B55、B56、B57 中的公式用拖動的方法復(fù)制到右邊的各單元格即可。

在表1用到的各個函數(shù)的格式與功能如下：

函數(shù)SUM功能是計(jì)算參數(shù)表中各數(shù)值的總和，如“SUM（B2：D2）“是計(jì)算從 B2 到 D2 單元格中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)之和。

函數(shù)AVERAGE的功能是計(jì)算參數(shù)表各數(shù)值的平均值，如“AVERAGE（B2：D2）”是計(jì)算從B2到D2單元格中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)的平均值。

函數(shù)RANK的功能是計(jì)算一個數(shù)據(jù)在一組數(shù)據(jù)中的排位，如“RANK($F$2:$F$51)”是計(jì)算F2單元格中的數(shù)據(jù)在從F2到F51共50單元格中的50個數(shù)據(jù)按升序排列時的位置。

函數(shù)COUNTIF的功能是計(jì)算某個區(qū)域中滿足某個條件的單元格的數(shù)目。如“COUNTIF（B2：B51，“>=60”）是計(jì)算從B2到B51共50個單元格中的50個數(shù)據(jù)中大于或等于60的數(shù)據(jù)個數(shù)。

函數(shù)COUNT的功能是計(jì)算參數(shù)表中的數(shù)字參數(shù)和含數(shù)字的單元格的個數(shù)。如“COUNT（B2：B51）是計(jì)算從B2到B51共50單元格中是數(shù)字的單元格的個數(shù)。

如果要計(jì)算大學(xué)英語學(xué)科的80分（含80分）到90分之間的人數(shù)應(yīng)該怎樣寫公式呢？公式應(yīng)該是“COUNTIF(B2:B51,“>=80”)-COUNTIF(B2:B51,“>90”)”

二、選課管理

我們學(xué)院2009級學(xué)生開設(shè)的公共藝術(shù)選修課對于每一個學(xué)生來說都得選，2009級學(xué)生有1490名，而到報名截止前一天，只有1380名學(xué)生選了，怎樣才能做到又準(zhǔn)確又快捷地找出這110名沒有選課的學(xué)生呢？VLOOKUP函數(shù)就可以解決這個問題。

VLOOKUP函數(shù)是根據(jù)表格或數(shù)組的首列來查找指定的數(shù)據(jù)，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)據(jù)，它有如下功能：

（1）指定位置查找和引用數(shù)據(jù)；（2）表與表的核對；（3）利用模糊運(yùn)算進(jìn)行區(qū)間查詢。

語法格式：VLOOKUP（查找目標(biāo)，查找區(qū)域，需要顯示的列，TRUE或FALSE）

公式說明：查找目標(biāo)：實(shí)際上是指查找的依據(jù) 就是連接兩個表或多個表的共同項(xiàng)，表1（2009級所有學(xué)生）、表2（2009級公共選修課學(xué)生名單）中的學(xué)號；

查找區(qū)域：需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表區(qū)域，注意查找目標(biāo)必須在查找區(qū)域的第1列。表2 2009級公共選修課學(xué)生名單中，學(xué)號必須在第1列，輸入的查找區(qū)域必須填寫絕對坐標(biāo)可以寫成：'2009級公共選修課學(xué)生名單'!$A$2:$C$1381；

需要顯示的列：查找區(qū)域中待返回的列數(shù)，比如我們要返回表3公共選修課選課情況中選課情況，相對列數(shù)就為3；

TRUE或FALSE：TRUE代表為模糊查找，可以用1代替；FALSE為精確查找，可以用0代替，我們一般都選擇精確查找，設(shè)置為0。

這樣，我們?yōu)榱司_查找沒有選課的學(xué)生名單，就在公共選修課選課情況表的第3列中設(shè)置公式為：“=VLOOKUP(A2,'2009級公共選修課學(xué)生名單'!$A$2:$C$1381,3,0)”，就出現(xiàn)了表3的情況，

表3第3列若出現(xiàn)“#N/A”情況的，則說明這個學(xué)生還沒有進(jìn)行公共選修課的選課，這樣我們就可以準(zhǔn)確地通知這些學(xué)生進(jìn)行網(wǎng)上選課。

三、數(shù)據(jù)透視表在考試沖突排查中的應(yīng)用

數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，可以轉(zhuǎn)換行和列來查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，提供了一種從不同角度觀看數(shù)據(jù)清單的簡便方法。數(shù)據(jù)透視表透視出的數(shù)據(jù)經(jīng)常是考務(wù)管理員分析問題、研究對策取得解決問題更好方案的有力依據(jù)。如學(xué)期初補(bǔ)考每門課程的補(bǔ)考學(xué)生數(shù)，這直接決定了補(bǔ)考試卷的印數(shù)；再如有學(xué)期末每自然班的考試課程數(shù)在及每課程參加考試的平行班數(shù)作參考，可確定出優(yōu)先排考課程以及強(qiáng)力控制考試結(jié)束時間班級的范圍，得到這些數(shù)據(jù)憑分類匯總也是無法實(shí)現(xiàn)的，只有數(shù)據(jù)透視表才能做到。

考務(wù)管理員每學(xué)期最繁忙時就是期末考試之時，全校一兩百個在校班級，每個班級有若干門需考試的科目，而同一門課必須同時考試，同一個班級一個時間段即場次只能考一門，為排考很多高校購買了排考系統(tǒng)，然而一般功能比較健全的系統(tǒng)市場價格也不菲，價格低廉的系統(tǒng)功能又不健全，查不出沖突。其實(shí)Excel數(shù)據(jù)透視表本具有排查考試沖突的功能，但要合理的確定透視表的行字段、列字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)才能實(shí)現(xiàn)這一功能。以考試時間沖突排查為例，以“班級”作為數(shù)據(jù)透視表的行字段，“場次”作為數(shù)據(jù)透視表的列字段，“課程名稱”作為數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行透視，即可得到每班在每場已安排的考試課程數(shù)，若均為“1”，則沒有沖突，若有“2”或“3”出現(xiàn)那么安排在這個場次中的課程需另換時間了。對考場以及監(jiān)考教師沖突的排查同理可推，數(shù)據(jù)透視表可以快速統(tǒng)計(jì)監(jiān)考老師場次。

以上這些都是我在平時的教務(wù)工作中積累下來的的Excel電子表格的巧妙應(yīng)用，Excel為電腦應(yīng)用基礎(chǔ)之中的基礎(chǔ)。希望大家能夠借助我以上的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對以后的學(xué)習(xí)和工作有所幫助。

[1]鄭麗.Excel若干使用技巧.電腦學(xué)習(xí)［J］,2000.1.

[2]熊傲.Excel2000全面掌握.中國大地出版社,2004.

[3]王國琴.Excel在日常教務(wù)管理中的應(yīng)用.機(jī)械職業(yè)教育,2004.12.