于興珍

(哈爾濱市勘察測繪研究院，哈爾濱150010)

1 工程勘察設計單位檔案管理與利用現(xiàn)狀

1.1 檔案管理現(xiàn)狀

工程勘察設計單位設計資料的收集、歸檔、整編、保存是技術(shù)管理工作的一個環(huán)節(jié)，也是檔案管理的重要組成部分，提高科技檔案的科學管理水平，是加強技術(shù)、質(zhì)量管理的舉措，也是勘察設計單位技術(shù)、資源儲備，提升單位在行業(yè)競爭能力的關鍵。目前，勘察設計單位的檔案管理已經(jīng)建立了規(guī)范化的流程，特別是通過了ISO 9000質(zhì)量管理體系認證的勘察設計單位的檔案管理，得到了進一步的規(guī)范和提高，無論從檔案保管庫房等硬件條件上，還是在歸檔、整編等軟件環(huán)節(jié)上都達到了前所未有的水平?？萍紮n案數(shù)據(jù)庫建設和多媒體數(shù)據(jù)庫建設，通過對紙質(zhì)、錄音、錄像、照片或其他類型載體檔案的數(shù)字化工作，使檔案資料更加便于研究和利用，提高檔案檢索、內(nèi)容查詢功能的實用性、快捷性、多樣性，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、存儲海量化。

1.2 檔案利用現(xiàn)狀

當前工程勘察設計檔案的突出問題是檔案的利用率較低，重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏足夠認識，單位內(nèi)部員工對檔案利用效益知之甚少，對外的推介和宣傳幾乎沒有，即使有查閱了參考利用的情況，也大多限于單位內(nèi)部。由于對檔案的資源性認識程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2 勘察設計檔案的資源屬性與資源共享可行性分析

2.1 勘察設計檔案的資源屬性

勘察技術(shù)檔案是設計單位長期積累的寶貴資料和技術(shù)資源。這些技術(shù)檔案不僅對本單位的同類工程具有參考和借鑒的價值，對本單位和其他單位的同類工程或同一地區(qū)的不同類工程也具有類比和借鑒的作用。因此，要把檔案作為資源來管理和對待，作為資源就要充分地開發(fā)與利用?？辈煸O計檔案中包括兩方面的內(nèi)容，一方面是設計成果中的基礎資料，例如水文、氣象、地質(zhì)、測量、環(huán)境監(jiān)測、土壤調(diào)查、社會經(jīng)濟等，這些資料可以被其它工程設計所用;另一方面工程設計的方法、計算數(shù)據(jù)、實驗觀測、研究結(jié)論等，也在科研和設計中具有參考價值。

2.2 勘察設計檔案資源共享可行性分析

1)基礎資料共享的可行性:勘察設計中所用的基礎資料有的具有時效性，既僅在特定的時期內(nèi)可以使用，比如環(huán)境監(jiān)測、社會經(jīng)濟等，有的則沒有時效性，比如水文、氣象是長期觀測的系列，短期的變化并不明顯，而地質(zhì)條件更是長期比較穩(wěn)定的，只要在同一地區(qū)或相鄰地區(qū)，這些基本資料是完全可以在相關的勘察設計中加以利用，具有共享的可能性的。

2)前人的勘察設計檔案是后續(xù)勘察設計極其寶貴的參考和借鑒依據(jù)。某些勘察設計工作可能是由于原有的設計已經(jīng)失效，需要重新修訂或補充勘察設計，這樣的勘察設計對原有檔案資料的依賴程度毋庸質(zhì)疑。在不同地區(qū)的同類勘察設計檔案，其中的勘察設計方法，計算數(shù)據(jù)，實驗和觀測結(jié)果等，對后來的勘察設計都具有參考價值，實現(xiàn)檔案資源的共享。

3 工程勘察設計檔案資源共享的思路

3.1 建立基礎資料共享的機制

氣象、水文、地質(zhì)、測量、環(huán)境監(jiān)測、土地調(diào)查等基礎資料是工程設計中不可或缺的基礎，工程設計是以當?shù)氐幕A資料為依據(jù)展開設計的，因此工程勘察設計檔案中包含這些內(nèi)容。在相同或相鄰地區(qū)的后續(xù)勘察設計工作完全可以在先前的檔案資源中選取可用的基礎資料，不僅節(jié)省勘察設計的時間，也節(jié)省相應的費用。目前的主要問題是基礎資料的共享機制沒有建立起來，檔案資料封鎖的情況比較嚴重，即使是國家事業(yè)投資獲得的某些水文、氣象、土地利用等資料的索取也很困難，影響了事業(yè)的發(fā)展。國外的成功經(jīng)驗是國家獲得的基本觀測數(shù)據(jù)和監(jiān)測結(jié)果無償共享使用，資料收集單位僅支付資料復制的成本費用，值得借鑒。應建立勘察設計基本資料的共享機制，使前人獲得的觀測數(shù)據(jù)和結(jié)果得到更充分的利用。

3.2 加強勘察設計檔案信息的交流與推介

勘察設計單位應加強檔案信息交流，暢通交流渠道，以便相互之間了解對方的檔案資源情況，為檔案資源的充分利用提供方便，勘察設計行業(yè)協(xié)會應在檔案信息交流中發(fā)揮更大的作用，促進交流渠道的形成和暢通?？辈煸O計單位的檔案管理部門也要加強對本單位檔案資源的宣傳和推介，讓更多的相關單位和部門了解本單位的檔案資源信息，促進檔案資源利用率的提高。

3.3 提高檔案管理人員的服務意識

檔案管理人員要提高服務意識，主動、積極地為檔案資源利用人員提供熱情、耐心的良好服務作為目標。特別是檔案資料比較龐大的單位，有的時候提取保存年限很久的檔案資料可能比較費力，檔案人員一定要盡心盡力查找，滿足勘察設計工作的需要。

3.4 規(guī)范檔案資料使用的收費

應認同收取檔案資料的使用費用是合理的，也是目前通行的做法。當前，主要資料收集的收費不規(guī)范。一方面有的檔案資料的收費過高，超出了勘察設計項目的承受能力;另一方面政府投資獲得的公共數(shù)據(jù)和觀測結(jié)果也要花錢購買，亂收費現(xiàn)象嚴重。因此，有關部門要進一步規(guī)范檔案資料使用的收費，實現(xiàn)收費的規(guī)范化。

3.5 大力提倡和鼓勵勘察設計中對已有資料的利用

充分利用已有的資料進行工程的勘察設計工作，不僅可以節(jié)省大量的資金，還能確?？辈煸O計周期，因此要大力提倡和鼓勵。嚴格按照勘察設計規(guī)范的要求，對不受時間限制的觀測數(shù)據(jù)和監(jiān)測結(jié)果，盡量利用可以借鑒的內(nèi)容進行勘察設計，相關規(guī)范也應在保證勘察設計質(zhì)量的前提下，提出促進利用檔案資源的條款。

4 工程勘察設計檔案資源共享應注意的問題

4.1 知識產(chǎn)權(quán)保護

勘察設計成果是技術(shù)資產(chǎn)，凝聚了技術(shù)人員的智慧和才智，特別是有的項目是經(jīng)過編制人員的辛苦努力和開拓創(chuàng)新獲得的成果，是勘察設計單位的技術(shù)優(yōu)勢和競爭資本，應該作為本單位的知識產(chǎn)權(quán)加以保護，不應該輕易地提供給他人。檔案管理部門要對包括單位核心技術(shù)的勘察設計檔案建立特別的保管、借閱、引用制度，確保本單位的知識產(chǎn)權(quán)不受侵害。

4.2 保密工作

嚴格按照《保密法》的規(guī)定，對涉密勘察設計檔案實施相應的管理，涉密檔案不能提供給其它單位使用，防治泄密情況的發(fā)生。

4.3 努力消除檔案資源共享的障礙

消除工程勘察設計檔案資源共享的主要障礙是部門利益和系統(tǒng)管理。我國的工程勘察設計單位分別屬于不同的系統(tǒng)和部門管理，不同部門和系統(tǒng)之間的技術(shù)交流存在諸多障礙，現(xiàn)實共享的前提是摒棄部門利益，共同為檔案資源的社會化服務做出貢獻。

［1］ 陳作明.科學技術(shù)檔案管理學［M］.北京:檔案出版社，1998.