中學學籍檔案管理

趙崇明

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。文章著重從學籍檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用四方面管理中存在的問題出發(fā)，并提出了完善學籍檔案管理工作的建議。

學生；學籍檔案；檔案管理

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。中學學籍檔案主要包括：學生登記表（包括個人簡歷、家庭情況、學校班級鑒定）；學生體育成績；學生體檢情況表；學生匯考成績表；社會實踐表。

學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視中學學籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高中學學籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

1.學籍檔案管理中存在的問題

收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，存在一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存。

立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。

檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。

2.完善學籍檔案工作的管理建議

增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的中學?？山W籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

逐步完善學籍管理機制。為了使學籍檔案管理工作落到實處，每學年教育局與檔案局應(yīng)協(xié)同組織人員檢查貫徹落實情況，及時總結(jié)經(jīng)驗，逐步完善學籍管理機制。

3.學籍檔案的利用中應(yīng)該注意的幾個問題

采用現(xiàn)代化檢索手段。學生學籍檔案內(nèi)容繁多，要能提供準確的服務(wù)，僅憑個人的記憶查找檢索會很困難且效率低下。因此，學籍檔案要采用計算機管理，根據(jù)學籍檔案的要求，應(yīng)錄入姓名、班號、證書號碼等檢索條件。只有這樣，才能提高查全率和查準率。

嚴格利用審查。學籍檔案具有私密性，在提供利用時一定要注意相關(guān)的法律問題，必須按照有關(guān)規(guī)定要求利用者履行相關(guān)的手續(xù)，不徇私情，堅持規(guī)章制度辦事。

利用中要注意把關(guān)，利用要嚴，要細。利用者出于自身利益考慮，常常會提出各種各樣的不正當要求，希望按照自己的要求出具相關(guān)證明，比如，有的要求改成績，出具假學歷等，這就要求檔案工作者堅持原則，嚴格把關(guān)，維護檔案的真實性和權(quán)威性。

注意保護好學籍檔案，由于學籍檔案利用頻繁，大量的翻閱及復(fù)印，會影響其壽命，解決這一問題除了靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保護方法外，更重要的是要充分利用現(xiàn)代化的電子技術(shù)。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后升學、轉(zhuǎn)學、就業(yè)、升工資等都離不開學籍檔案。中學生學籍檔案是每個學生學籍檔案的基礎(chǔ)，建立健全完善中學階段學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案更顯至關(guān)重要。