對(duì)文件歸檔工作的探討和思考

翁均俐

摘要：本文通過在文件歸檔工作中的經(jīng)驗(yàn)積累，對(duì)存在的問題進(jìn)行了分析，結(jié)合歸檔要求和產(chǎn)品特點(diǎn)，提出了歸檔工作中應(yīng)分幾步走，各負(fù)其職，掌握不同階段的特點(diǎn)，明確歸檔方法，使歸檔過程規(guī)范化，以達(dá)到做好歸檔工作的最終目的。

關(guān)鍵詞：歸檔；過程；流程；解決問題

檔案工作是一項(xiàng)古老的工作，對(duì)人類文明的傳承意義殊重?？鬃有抻啞渡袝芬允谒綄W(xué)，司馬遷發(fā)憤撰寫《史記》，司馬光編撰《資治通鑒》，——中國(guó)幾千年的歷史傳承都與檔案密切相關(guān)。清晰的記錄著歷史的脈絡(luò)、社會(huì)的發(fā)展與科技的進(jìn)步，檔案，對(duì)社會(huì)文明的保存與延續(xù)、促進(jìn)，功不可沒。這也使得檔案工作以不竭的活力生生不息。

檔案工作的基本內(nèi)容是：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用六個(gè)環(huán)節(jié)。其中歸檔是檔案工作的重要內(nèi)容，是指使用一定階段的文件經(jīng)過系統(tǒng)整理后移交給檔案室集中保管的過程，是文件工作和檔案工作的連接點(diǎn)和結(jié)合部，是檔案的基礎(chǔ)工作。文件材料轉(zhuǎn)化為檔案是通過歸檔而實(shí)現(xiàn)的。檔案工作就是靠不斷的歸檔來充實(shí)，形成規(guī)模、系統(tǒng)的檔案，為各項(xiàng)工作服務(wù)。本文就單位內(nèi)部長(zhǎng)期存在的歸檔問題進(jìn)行分析，與同行進(jìn)行探討。

一、技術(shù)的不斷進(jìn)步給歸檔工作帶來的新問題

一項(xiàng)事業(yè)都是從無到有逐步發(fā)展起來的，一個(gè)單位隨著科研生產(chǎn)活動(dòng)的不斷發(fā)展，檔案工作也在不斷的發(fā)展壯大。但是歸檔工作有種越來越難做的感覺，存在的問題主要有：歸檔人員難以落實(shí)；歸檔時(shí)機(jī)很難掌握；歸檔文件的完整性難以保證。

一般來說，一個(gè)完整的產(chǎn)品經(jīng)過幾年的研制。在整個(gè)研制過程中，要把成千上萬的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、試驗(yàn)人員，各種各樣的工藝和試驗(yàn)設(shè)備有秩序的組織到產(chǎn)品研制軌道上去，必須要有周密的組織、有序的調(diào)度指揮，所以研制程序就是按照系統(tǒng)工程的方法制定出嚴(yán)格、周密的實(shí)施計(jì)劃，保證研制工作的順利進(jìn)行。產(chǎn)品研制過程中組成了相對(duì)固定的研制隊(duì)伍，人員的工作情況也是隨產(chǎn)品研制階段而定的。所以歸檔工作就要根據(jù)產(chǎn)品的研制進(jìn)度有計(jì)劃的進(jìn)行，才能保證歸檔工作的進(jìn)行。

歸檔工作是產(chǎn)品研制工作的最后環(huán)節(jié)，研制的每一關(guān)鍵階段都應(yīng)進(jìn)行歸檔工作，這是為了更好的保留研制成果。設(shè)計(jì)部門是文件形成的主體，只有設(shè)計(jì)人員對(duì)文件的生成狀態(tài)最了解，所以在設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)結(jié)束后及時(shí)組織歸檔工作，把歸檔作為研制工作內(nèi)容的延續(xù)，在此期間，檔案人員在主要起到業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用，負(fù)責(zé)后期整理工作。

因此，歸檔工作應(yīng)該納入研制計(jì)劃和研制流程，落實(shí)到崗位職責(zé)上，把產(chǎn)品歸檔工作作為設(shè)計(jì)人員自覺的工作。九十年代以前，設(shè)計(jì)人員基本是手工編寫文件，大量的研制材料在自己手中保存，在研制工作完成后，也希望將手頭的文件進(jìn)行清理進(jìn)行歸檔，所以歸檔工作是相對(duì)比較好做。近期，隨著設(shè)計(jì)手段的改變，文件的形成方式、文件的保存方式都發(fā)生了很大變化，給歸檔工作也帶來了很大變化，計(jì)算機(jī)的使用研制過程中產(chǎn)生的文件越來越多，設(shè)計(jì)人員手中的紙質(zhì)文件越來越少，設(shè)計(jì)人員對(duì)歸檔工作變得不理解，自然使歸檔工作較為困難。

二、面臨新形勢(shì)，從新梳理歸檔流程

歸檔工作的開展應(yīng)該是在上級(jí)的要求下幾個(gè)部門齊頭并進(jìn)協(xié)調(diào)進(jìn)行的，協(xié)調(diào)的過程是一個(gè)良性循環(huán)的過程，互相協(xié)調(diào)、互相促進(jìn)、互相監(jiān)督，其目的是提高歸檔工作質(zhì)量，我們把參與歸檔工作的單位劃分成：管理部門、設(shè)計(jì)部門、檔案部門，明確各自的工作節(jié)點(diǎn)，標(biāo)出歸檔工作的走向，使歸檔步驟逐步固化。

歸檔工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，涉及面比較廣，歸檔文件包括產(chǎn)品研制全過程的各類文件，歸檔工作的參與人員包括管理人員、技術(shù)人員、檔案人員等。歸檔工作能有序進(jìn)行，也得益于各方面的默契配合，需要各司其職、各盡其責(zé)——?dú)w檔的組織工作非常重要。

三、深化歸檔工作的過程控制，使歸檔工作規(guī)范化

完善的歸檔制度是開展歸檔工作的基本規(guī)范，也是檔案部門指導(dǎo)歸檔工作做好接收工作的依據(jù)——建立、健全歸檔制度是產(chǎn)品歸檔的基本要求。但歸檔制度不是孤立的，它應(yīng)該和本單位的科研生產(chǎn)實(shí)際相結(jié)合，成為本單位整個(gè)管理制度的一部份，也要與相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化制度相銜接，使歸檔制度能夠在單位內(nèi)部得到貫徹執(zhí)行。檔案工作歷來堅(jiān)持執(zhí)行的“三納入”、“四參加”、“四同步”工作，就是保證檔案工作制度有效執(zhí)行的具體措施。

在此前提下，歸檔工作的開展包括以下幾方面的內(nèi)容。

1. 認(rèn)定歸檔階段：由于產(chǎn)品研制是按階段和批次推進(jìn)進(jìn)行的，研制工作不斷的改進(jìn)向前走，有些重要的研制階段需要保存，所以歸檔的研制階段的確定就非常重要。

歸檔階段的劃分是有科學(xué)性的，一定要尊重研制工作的流程。檔案人員與設(shè)計(jì)人員應(yīng)相互溝通，了解研制工作情況，掌握文件管理狀態(tài)，與相關(guān)管理單位和技術(shù)負(fù)責(zé)人及時(shí)交換信息，確定科學(xué)、實(shí)際、有效的歸檔階段，是做好產(chǎn)品歸檔工作的第一步。

2. 確定歸檔范圍：是確定那些文件是應(yīng)歸檔的，明確歸檔范圍是保證檔案完整性和質(zhì)量的關(guān)鍵。

產(chǎn)品歸檔范圍是指產(chǎn)品歸檔時(shí)根據(jù)不同級(jí)別的要求，確定的歸檔范圍。明確了歸檔范圍，方便檔案人員和技術(shù)人員嚴(yán)格按范圍要求收集文件進(jìn)行鑒定歸檔，以提高歸檔文件的完整性。

3. 明確歸檔時(shí)間：正確劃定歸檔時(shí)間是對(duì)檔案完整、準(zhǔn)確和安全的保證。歸檔時(shí)間一般是按產(chǎn)品研制結(jié)束時(shí)間、按工作階段等進(jìn)行，合理的歸檔時(shí)間有助于歸檔工作的順利完成。

在上述三方面確定后，歸檔工作的開展就依靠檔案工作者具體的工作方法了。在這方面，各單位都有很多好的做法，筆者在歸檔工作中主要采用了以下手段進(jìn)行歸檔的組織工作。

產(chǎn)品歸檔時(shí)要成立歸檔工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確負(fù)責(zé)人及成員。小組成員包括管理部門、技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員、檔案部門的人員。小組在歸檔過程中要形成例會(huì)制度，對(duì)歸檔中存在的問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。在歸檔工作的關(guān)鍵結(jié)點(diǎn)進(jìn)行檢查，以保證歸檔工作的質(zhì)量。

筆者把歸檔工作大致分為四個(gè)階段：

第一階段：檔案人員根據(jù)要求和產(chǎn)品特點(diǎn)編制《產(chǎn)品技術(shù)文件歸檔要求》，技術(shù)部門提出產(chǎn)品歸檔項(xiàng)目清單，并落實(shí)責(zé)任人，管理部門將歸檔工作納入單位工作計(jì)劃，進(jìn)行考核。此階段的考核點(diǎn)主要是歸檔項(xiàng)目的完整性和準(zhǔn)確性。

第二階段：檔案部門與歸檔責(zé)任人進(jìn)行歸檔文件的交接，技術(shù)人員對(duì)文件進(jìn)行組卷，鑒定甄別，決定取舍并結(jié)合產(chǎn)品研制的實(shí)際情況編寫歸檔說明書。技術(shù)人員對(duì)文件狀態(tài)進(jìn)行核對(duì)，編寫設(shè)計(jì)文件匯總表。此階段的考核點(diǎn)是產(chǎn)品文件的有效。

第三階段：進(jìn)行歸檔文件的移交，檔案人員對(duì)卷宗進(jìn)行系統(tǒng)整理。此階段的考核點(diǎn)主要是移交時(shí)間的準(zhǔn)確。

第四階段：鑒定驗(yàn)收階段。產(chǎn)品歸檔完成后要組織不同類型的審查驗(yàn)收工作，檔案人員就整個(gè)歸檔工作作全面的總結(jié)，審查組對(duì)檔案卷宗進(jìn)行審查。檔案的審查是一項(xiàng)具有技術(shù)性又有政策性的工作，高水平的驗(yàn)收工作不僅受專業(yè)水平的影響，同時(shí)還受管理水平的制約。所以成立一個(gè)由專業(yè)人員組成的審查組，對(duì)歸檔工作進(jìn)行全面的審查和系統(tǒng)的評(píng)價(jià)，形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案為產(chǎn)品研制工作劃圓滿的句號(hào)。

通過歸檔工作，建立完整、系統(tǒng)的產(chǎn)品檔案，為科研生產(chǎn)保存寶貴信息的同時(shí)，為后續(xù)產(chǎn)品的研制提供可靠的依據(jù)。檔案工作者的工作有重要的意義，我們應(yīng)用高度的責(zé)任感做好這項(xiàng)工作，讓檔案更好的發(fā)揮其科學(xué)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值和歷史價(jià)值。