婚姻檔案實行計算機管理的必要性

王井權

摘要：應用計算機技術管理婚姻檔案，改變傳統(tǒng)落后的手工管理模式，不但可以減輕勞動強度，而且可以及時、準確、便捷地為社會服務。

關鍵詞：婚姻檔案；計算機管理

近年來，隨著經濟發(fā)展，檔案工作面臨著信息量不斷增大、檔案內容更新加快、檔案調用更趨頻繁等新情況和新任務，傳統(tǒng)手工管理的弊端也就進一步凸顯。一是繁、亂、慢的現(xiàn)狀跟不上發(fā)展的快節(jié)奏。由于檔案意識、思想觀念、資金短缺等因素的影響，大多數(shù)婚姻檔案管理部門對婚姻檔案的管理、提供、利用等仍停留在手工操作階段。面對檔案的接收、分類、整理、歸檔、利用等繁重的工作任務，不僅浪費工作時間，陷入“慢”的僵局，也極易導致工作無序化，受窘于“亂”字，從而滯后于發(fā)展的要求。二是低效、缺員的矛盾日益突出。機構改革以來，婚姻檔案管理部門的工作任務越來越繁重，而操作手段落后與工作人員不足的矛盾也就日益突出。減員是以高效服務為前提的，在目前檔案低效管理的狀態(tài)下，無疑用員需要較大。但事實上，幾次機構改革人員精減及其歷史原因，檔案管理部門人員少、工作量大的矛盾不減反增。因此，在人員少、增加人力困難的實際面前，實行計算機管理切實可行。隨著一系列檔案工作法律法規(guī)的頒布實施，全社會的檔案意識不斷增強，大多數(shù)婚姻檔案管理部門均能按照檔案管理的規(guī)定和要求，對所管理檔案進行科學、系統(tǒng)的整理，使婚姻檔案基本達到了分類準確、排列有序、編目科學、管理規(guī)范，婚姻檔案的現(xiàn)代化管理奠定了基礎，創(chuàng)造了條件。同時，隨著科學技術的蓬勃發(fā)展，成熟計算機信息管理技術已普及到各行各業(yè)、各個領域。一方面，大部分部門（單位）都配備有微機，有熟練的操作人員，基本能實現(xiàn)文字材料的打印、報送和網上軟盤傳送。另一方面，許多管理部門就婚姻檔案管理電子計算機化，進行了可貴的探索和嘗試，也取得了明顯的成效，為婚姻檔案工作注入了生機與活力?？梢哉f，無論是婚姻檔案集中管理的實現(xiàn)，還是計算機技術的普及，都為婚姻檔案實行計算機管理創(chuàng)造了必要的條件。因此，可從以下三個方面著手。

一、建立文檔一體化管理的業(yè)務體制

1. 建立文檔一體化管理的組織機構。要從上到下逐級成立一個文檔一體化綜合管理機構，來保證文檔管理部門從橫向、縱向上取得聯(lián)系，共同協(xié)商，齊抓共管，為實現(xiàn)文檔一體化管理打下扎實的組織基礎。

2. 建立統(tǒng)一的業(yè)務規(guī)范。首先是統(tǒng)一用品，從文書處理用的擬稿紙、文件處理簽、各種表格，到文書立卷用的卷皮、卷合及各種裝具，一律由省檔案局統(tǒng)一規(guī)格，統(tǒng)一監(jiān)制，有效地保證文檔用品的規(guī)范一致。其次是統(tǒng)一編號。文書處理部門對文件進行分類編號時，應嚴格執(zhí)行國務院辦公廳和中共中央辦公廳文件編號的有關規(guī)定，與此同時，也要考慮同檔案部門分卷歸檔的一致性。如果文書處理部門能夠嚴格按照有關規(guī)定和各部門職能活動的特點去分類編號，就會與檔案部門的分類組卷取得一致。

3. 統(tǒng)一抓崗位培訓。推行文檔一體化管理，首先在于提高文秘檔案工作人員的思想認識和業(yè)務素質。要通過崗位培訓使他們充分認識文檔一體化的必要性，增強推行文檔一體化的自覺性，掌握文檔工作的基本知識和技能。其次要注重抓好領導者的培訓，能否真正全面推行文檔一體化管理在很大程度上取決于領導的重視程度。領導要把這項工作納入議事日程，把推行文檔一體化管理落實到實處。

二、建立文檔一體化計算機管理系統(tǒng)。實行文檔一體化管理的目的就是為實現(xiàn)文檔一體化計算機打下基礎。為此，建議從以下幾個方面來考慮。

1. 考慮數(shù)據(jù)結構的一致性。在新的文檔一體化管理業(yè)務規(guī)范未出臺之前，設計數(shù)據(jù)庫時既要參照《國家機關公文格式》。又要遵循《檔案著錄標引規(guī)則》，統(tǒng)一設計公文著錄和檔案著錄數(shù)據(jù)結構，以保持數(shù)據(jù)結構的一致性，盡可能地將檔案文件的著錄項目放在公文登錄項中，以免去檔案重復輸入數(shù)據(jù)之苦，從而充分發(fā)揮計算機的一種輸入，多種輸出的優(yōu)勢。

2. 考慮功能結構的連貫性。系統(tǒng)功能應當按照文檔處理的業(yè)務流程和管理人員的操作思路進行設計，操作人員只要選擇所需功能完成操作即可有條不紊地完成各項管理業(yè)務。

3. 考慮管理方式的協(xié)調性。新技術的應用需要建立與之相適應的管理方式。為此，一定要抓住從文件到檔案的關鍵環(huán)節(jié)—文書立卷，實施改革。將過去以問題為主、按組卷的傳統(tǒng)方法，改為按職能、專業(yè)為主的大要領的新型立卷方法，這樣，有利于檔案人員在計算機上只要輸入歸檔文件的組卷標識、保管期限標識等，適當修改或調整即成案卷，所有的抄寫工作由計算機打印完成。

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