淺談文件檔案的立卷歸檔工作

孟令巖

摘要：檔案是本單位職能行為和和社會實踐的結(jié)晶，是寶貴的信息資源和財富。應(yīng)當(dāng)加強檔案管理力度，專人負(fù)責(zé)檔案工作，將責(zé)任落實到人，要求以“為歷史負(fù)責(zé)、替現(xiàn)實服務(wù)、為未來著想”的高度提高對管理檔案工作的認(rèn)識，對產(chǎn)生檔案資料和有保存價值的各種門類和載體的檔案資料要做到齊全、完整、及時歸檔。

關(guān)鍵詞：文件檔案；立卷；歸檔

近年來，隨著形勢的發(fā)展，對檔案管理工作的要求逐漸提高，檔案工作不但是公文一些對國計民生影響較大的工作也都必須存檔，是關(guān)系到國民經(jīng)濟的大事，應(yīng)該非常重視檔案的搜集和整理，責(zé)成專人管理，在縣檔案局的具體指導(dǎo)下，各部門檔案按照上級的要求已經(jīng)整理歸檔。具體工作應(yīng)該遵循一些原則：

一、立卷歸檔要與時俱進，提升服務(wù)水平

根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，縣檔案局多次下發(fā)文件召開會議安排部署，要求在一定的時間內(nèi)根據(jù)本單位的具體情況編制完成，這項工作非常復(fù)雜，涉及到全局各個部門和整個工作，以及今后檔案的管理、歸檔和為全縣經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的大事。當(dāng)前我們在檔案工作上做了一些工作，但是還存在許多問題，我們現(xiàn)有的檔案還沒有進一步規(guī)范化管理，還處于保存階段，還有待于進一步開發(fā)進級。我們要加強現(xiàn)有檔案的搜集管理以各部門現(xiàn)有的檔案為基礎(chǔ)，繼續(xù)做好檔案的收集，要把所有涉及環(huán)境方面的檔案納入歸檔范圍，特別是聲像、影像方面的要搜集整理，對散存的和個人手中的檔案做好征集工作。為了進一步加強對檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全提供良好的制度保證。

二、檔案立卷歸檔的具體工作

（一）歸檔范圍。凡本單位行使職能及各項管理工作等活動中形成的、已辦理完畢的、具有查考價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件資料，均應(yīng)依法歸檔。

（二）歸檔時間。本年度形成的材料歸檔時間為1月1日至12月31日?？缒甓鹊恼埵竞团鷱?fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕處立卷；表彰文件在6月30日前制發(fā)的放在針對年立卷、7月1日后制發(fā)的放在制發(fā)年立卷。

（三）歸檔份數(shù)。歸檔的文件一般一式一份。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數(shù)。各類文件應(yīng)將底稿和復(fù)印件一并歸檔。

（四）歸檔要求。

1、歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全，核對準(zhǔn)確、完整。按照文件材料的形成規(guī)律及其內(nèi)在的聯(lián)系分類、立卷，正確地反映本單位各項工作的真實情況。

2、凡歸檔的文件材料，其制作材料必須易于長期保存，同時要保證圖樣清晰、字跡工整、簽署完備、禁止使用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙。

3、歸檔案卷封面各個項目應(yīng)填寫清楚、準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件材料按規(guī)定次序排列、編號，并填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“備考表”。

4、歸檔案卷要按一定次序排列、編號，并編制目錄。

5、歸檔手續(xù)：各科室將文件材料向檔案室移動交時，應(yīng)編制“歸檔移交清單”，一式二份，經(jīng)交接雙方核對簽字后，各留一份，以備考查。

（五）立卷歸檔職責(zé)

1、各單位、各部門要將檔案工作納入本單位、部門工作職責(zé)范圍。確定一名負(fù)責(zé)人分管此項工作，指定一至二名專（兼）檔案人員，負(fù)責(zé)本單位、本部門檔案的收集、整理和移交工作，做到每項重要工作或具有保存價值的材料，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔保存材料。

2、各單位、各部門對檔案工作應(yīng)做到“三納入”、“四同步”?！叭{入”即納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，“四同步”即在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

3、各單位、各部門在公共活動中形成的具有保存價值的文件材料，必須按規(guī)定向檔案室移交；凡個人在從事的活動中形成的各種載體的文件材料，也要按規(guī)定向綜合檔案室移交，集中管理。

三、對檔案立卷歸檔工作的思考

1、收集齊全是前提，價值重要是關(guān)鍵。我們對保存檔案的第一要素是齊全，也是我們做好檔案收集工作的前提。在各方面各種檔案收集齊全的前提下，我們要把好檔案的質(zhì)量關(guān)，收集來的檔案一定要具有保存價值，尤其是反映重大活動、重要事件、重點工程的檔案必須要全部收集，每個細(xì)節(jié)都不能放過。

2、豐富內(nèi)容是前提，門類齊全是關(guān)鍵。檔案內(nèi)容的豐富是檔案齊全重要表現(xiàn)，也是我們對檔案收集工作的基本要求之一。檔案內(nèi)容不僅是對檔案內(nèi)容完整性的要求，還是對檔案內(nèi)容表現(xiàn)形式多樣性的要求。在收集所有形成檔案齊全的基礎(chǔ)上，對反映同一內(nèi)容不同形式或載體的檔案也應(yīng)收集齊全，尤其是在當(dāng)今這個技術(shù)快速發(fā)展的社會更為重要?，F(xiàn)在社會對檔案的利用需求，更注重能夠提供檔案門類的多樣化。

3、檔案豐富是前提，防止重復(fù)是關(guān)鍵。所保存的檔案豐富是我們的希望，也是我們的目標(biāo)。但是檔案豐富不是盲目的，不是隨心所欲的。我們不追求不講原則的無限“豐富”，這就要求檔案收集工作要建立在理性的基礎(chǔ)上，在科學(xué)的規(guī)范要求下進行。我們發(fā)現(xiàn)在檔案收集上有不按歸檔原則或過分追求數(shù)量的問題，使得有一些檔案層層保存，出現(xiàn)多處重復(fù)，這是不一個不可忽視嚴(yán)重問題，不僅給檔案庫房帶來壓力，還給今后檔案鑒定工作增添了巨大的麻煩。因此，檔案收集一定要講求原則、遵循科學(xué)規(guī)律，讓我們的收集工作從從“寧多勿缺”中解放出來，讓我們的保管工作從繁重的負(fù)擔(dān)中解放出來。

另外，檔案收集工作要注意方式多樣化。一是收集途徑多樣化。除了傳統(tǒng)的接收、征集、移交等手段，還可以利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、傳真、復(fù)制等手段收集。二是收集設(shè)備現(xiàn)代化。除了以紙質(zhì)、實物等載體形式收集，還可以利用現(xiàn)代科技設(shè)施設(shè)備收集電子、音像等形式的檔案。三是收集工作應(yīng)提前介入。譬如：注意文件形成，把好文件流轉(zhuǎn)關(guān)。主要是掌握文件材料在形成過程中的各個環(huán)節(jié)，及時做好平時歸檔。關(guān)注重大活動，把好收集督導(dǎo)關(guān)。主要是保持與重大活動具體經(jīng)辦人的聯(lián)系與溝通，并提出明確要求，及時督導(dǎo)重大活動資料移交歸檔。參與檔案管理，把好歸檔整理關(guān)。主要是檔案人員要切實擔(dān)當(dāng)起責(zé)任義務(wù)，最好親自做具體的檔案歸檔工作，及時發(fā)現(xiàn)并解決收集上存在的問題，不要聘請其他人員完成歸檔整理工作。

立卷、歸檔就是將處理完畢的具有查考和保存價值的文字材料，按其在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷。從某種意義上講，文書立卷、歸案是為黨和國家積累檔案財富的重要手段。其工作的質(zhì)量關(guān)系到經(jīng)濟和社會建設(shè)的多個方面，因此，做好檔案文書的立卷歸檔工作具有重要的社會意義。