紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作探討

云雪

摘要：檔案數(shù)字化是將各種紙質(zhì)、照片、聲像、膠片等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的信息。檔案數(shù)字化加工完成后，這些信息才有可能通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施在檔案信息網(wǎng)站向社會(huì)提供利用服務(wù)，從而真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；數(shù)字化

利用是檔案管理工作的根本目的，檔案管理專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、種類多、數(shù)量大、利用頻繁，傳統(tǒng)的檢索方式需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索較煩瑣、工作量較大，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，可以提供各種科學(xué)的、符合需要的檔案檢索工具，操作方便、快捷，能更大程度的滿足利用者的需求，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。檔案室如何開展電子檔案管理工作，采取什么原則和策略，是我們檔案工作者必須認(rèn)真研究和思考的問題。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的范圍

紙質(zhì)檔案數(shù)字化，是一項(xiàng)巨大的社會(huì)工程，需要進(jìn)行價(jià)值評(píng)估核算，以期用較少的投入取得較好的效果。因此，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前，必須正確界定檔案數(shù)字化的原則和范圍，不能也沒有必要將全部紙質(zhì)檔案數(shù)字化。筆者認(rèn)為一般應(yīng)把握四個(gè)原則：一是使用價(jià)值原則。使用價(jià)值的大小，主要取決于使用頻率和使用單位和個(gè)人的重要程度。要遴選那些使用價(jià)值較大的檔案作為數(shù)字化的重點(diǎn)。二是歷史價(jià)值原則。有些檔案資料雖然使用頻率低，但卻是一個(gè)歷史時(shí)期的重要事件，具有一定的歷史研究價(jià)值，這樣的檔案也是數(shù)字化的重點(diǎn)。三是預(yù)期價(jià)值原則。雖然有些檔案目前看價(jià)值不大，但從未來預(yù)期看，有較高的使用價(jià)值，這樣的檔案也不可忽視。四是整體價(jià)值原則。雖然有些檔案單獨(dú)看沒有什么價(jià)值，但與其它一些有較高價(jià)值的檔案資料是密切聯(lián)系的，這部分檔案也應(yīng)統(tǒng)一實(shí)施數(shù)字化。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作應(yīng)注意的問題

1.做好數(shù)字化制作方式的選擇。數(shù)字化加工是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及巨大的物力、人力和資金投入以及技術(shù)問題，所以一定要重視數(shù)字化制作方式的選擇。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化制作方式主要有直接掃描和縮微轉(zhuǎn)化兩種。對(duì)于還沒有將原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行過縮微復(fù)制的檔案而言，可以選擇直接掃描方式，即采用掃描設(shè)備將檔案原件轉(zhuǎn)化為數(shù)字影像。在具體的紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作中，對(duì)大量標(biāo)準(zhǔn)的、紙張質(zhì)量較好的檔案可選用高速掃描儀，對(duì)少數(shù)珍貴的、紙張質(zhì)量較差的檔案可選用平板掃描儀采集影像。如果條件許可或者出于增加備份種類的需要，也可以先進(jìn)行縮微復(fù)制，然后利用縮微膠片轉(zhuǎn)化成數(shù)字圖像。對(duì)于已進(jìn)行過縮微復(fù)制的檔案而言，即采用專用掃描設(shè)備將縮微膠片上的影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像。

2.注重特殊文件的處理。檔案安全，始終是檔案工作的生命線和底線，是檔案部門的基本任務(wù)和第一要?jiǎng)?wù)，在數(shù)字化工作一開始就強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)信息的安全。首先，對(duì)密級(jí)文件、涉密材料的控制管理。為落實(shí)這一要?jiǎng)?wù)，保證對(duì)密級(jí)文件、涉密材料的控制管理，在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)要做到：（1）在數(shù)字化前對(duì)檔案全宗進(jìn)行摸底，由專門人員對(duì)涉密檔案進(jìn)行單獨(dú)保管。（2）要求整理人員對(duì)絕密、機(jī)密、秘密文件檔案必須填寫《文件密級(jí)登記表》，對(duì)該份檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、文件標(biāo)題等詳細(xì)內(nèi)容進(jìn)行登記，由組織鑒定后再?zèng)Q定是否進(jìn)行數(shù)字化。其次，對(duì)珍貴、實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化。處理對(duì)策與對(duì)密級(jí)文件、涉密材料的處理對(duì)策一樣，對(duì)于涉及民族敏感問題、邊界問題等的檔案和實(shí)物檔案由專家組織鑒定后再?zèng)Q定是否進(jìn)行數(shù)字化或如何進(jìn)行數(shù)字化。

3.數(shù)字化檔案的安全技術(shù)管理。安全性從技術(shù)的角度主要體現(xiàn)在物理層、網(wǎng)絡(luò)層、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、應(yīng)用層和用戶等層面。要針對(duì)安全需求，創(chuàng)建相應(yīng)的安全策略。（1）策略。有效的安全策略能確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備不受蓄意破壞或不合適的訪問。應(yīng)該根據(jù)檔案管理需要來確定安全策略，如用戶訪問權(quán)限、IP地址的限定等。（2）技術(shù)手段。常選用的安全技術(shù)手段有防火墻技術(shù)、加密技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、安全掃描技術(shù)、用戶認(rèn)證技術(shù)和日志記錄技術(shù)等。（3）信息備份。需要采用信息備份，以保證當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，能以最快的速度恢復(fù)正常，將損失程度降到最低。常采用的措施一種是定期備份，另一種是遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫備份。

4.數(shù)字化工作的監(jiān)督管理問題。為確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的順利完成，檔案管理部門有必要加強(qiáng)數(shù)字化工作的監(jiān)督管理。一是加強(qiáng)檔案出庫、入庫管理。嚴(yán)格執(zhí)行檔案出庫、入庫登記制度，并對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)體進(jìn)行檢查，然后交接雙方簽名確認(rèn)。二是加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的拆裝管理，要求工作人員在拆分紙質(zhì)檔案時(shí)一定要謹(jǐn)慎，不得有任何損害檔案行為；紙質(zhì)檔案的重新裝訂也必須要謹(jǐn)慎，同時(shí)要求裝訂材料必須符合檔案長期保存保管的需要。三是加強(qiáng)場地管理，提供足夠的空間來開展數(shù)字化工作，并保證數(shù)字化操作場地的溫濕度符合要求。四是加強(qiáng)人員管理，對(duì)工作人員進(jìn)行宣傳教育，要求數(shù)字化工作場地內(nèi)嚴(yán)禁煙火，徹底消除安全隱患。

總之，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成檔案的數(shù)字圖像，這部分工作的主要內(nèi)容是保證圖像數(shù)據(jù)的質(zhì)量，包括清晰度、準(zhǔn)確性、完整性等，而最重要的是最大限度地保存檔案的信息，真正達(dá)到通過數(shù)字化對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制利用的目的，為檔案館信息化建設(shè)莫定良好的基礎(chǔ)。

（作者單位：河北保定學(xué)院）