楊麗莉

（哈爾濱市呼蘭區(qū)第二人民醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150500）

檔案是一種重要的社會(huì)信息資源，對(duì)于檔案信息資源，不但要重視其載體的保管和保護(hù)，更要重視其所含信息的開(kāi)發(fā)利用，來(lái)實(shí)現(xiàn)信息資源共享。檔案保密工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，保守國(guó)家機(jī)密是我們每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，也是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。很多檔案信息涉及國(guó)家的安全和利益，涉及經(jīng)濟(jì)技術(shù)秘密，涉及社會(huì)秩序和個(gè)人隱私等內(nèi)容。所以利用檔案信息資源，必然會(huì)涉及檔案信息的保密問(wèn)題。

一、要做好檔案的保密工作，首先要處理好幾方面關(guān)系

（一）檔案的保密與利用的關(guān)系

在各類檔案中，有相當(dāng)一部分是涉密檔案。根據(jù)《保密法》規(guī)定，這部分檔案劃分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三級(jí)。做好涉密檔案的保密工作，是檔案工作者的神圣職責(zé)。涉密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用。保而不用，只會(huì)失去保密的意義和檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。保密和利用兩者都十分重要，檔案工作者在思想認(rèn)識(shí)和實(shí)際工作中，必須把握處理好兩者的關(guān)系，不可偏廢。

（二）要把握和處理好制度與措施的關(guān)系

對(duì)制度的行為要求,執(zhí)行責(zé)任,操作程序,監(jiān)督措施等方面進(jìn)行細(xì)化完善,以高技術(shù)防范手段和嚴(yán)密的監(jiān)督制約措施對(duì)涉密檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行保護(hù),完善各項(xiàng)規(guī)章制度是做好涉密檔案管理工作的保障。根據(jù)《保密法》、《檔案法》制定嚴(yán)密而簡(jiǎn)明、易于操作的保密管理細(xì)則，如《涉密檔案保密管理細(xì)則》、《涉密檔案歸檔制度》、《涉密檔案利用制度》、《涉密檔案解密制度》等,使涉密檔案管理工作有制度可依,有章可循,同時(shí)用制度約束管理者在收集、整理、編訂、保管、使用、解密、銷毀等涉密檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不出差錯(cuò),減少泄密事件的發(fā)生。對(duì)不同涉密載體(光盤、U盤等介質(zhì))的檔案分門別類的制定規(guī)章制度,各類涉密檔案根據(jù)密級(jí)的不同,按照國(guó)家密級(jí)保管要求(秘密級(jí)10年,機(jī)密級(jí)20年,絕密級(jí)30年)制定不同的管理措施,辦理相對(duì)應(yīng)的登記審批手續(xù),任何個(gè)人都無(wú)權(quán)私自存放、使用涉密檔案,涉密檔案必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)使用完經(jīng)審核后及時(shí)歸檔,不得隨便摘抄復(fù)印、復(fù)制、遺失。如有失泄應(yīng)及時(shí)查明原因，盡快補(bǔ)救,減少損失。

（三）涉密檔案保管年限的轉(zhuǎn)化關(guān)系

根據(jù)《保密法》對(duì)涉密檔案分為三級(jí)的規(guī)定，是為了讓檔案工作者根據(jù)不同密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。同時(shí)，根據(jù)國(guó)家規(guī)定涉密檔案的保管期限，除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年，保密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家保護(hù)。但是涉密事項(xiàng)不是一成不變的，保密期屆滿，就失去了它的保密價(jià)值，這部分檔案便死而復(fù)活。在思想認(rèn)識(shí)上，一成不變地看待檔案的涉密性，無(wú)視涉密性的時(shí)效和范圍是不對(duì)的。而缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。檔案工作者必須對(duì)涉密檔案進(jìn)行科學(xué)管理，及時(shí)區(qū)分保密期限。嚴(yán)格劃清界限，確定哪些檔案可開(kāi)發(fā)利用；哪些在一定范圍內(nèi)利用；哪些還不能提供利用。使死檔案復(fù)活，最大限度地開(kāi)放利用。

（四）要把握好紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案，是做好檔案保密與利用工作的基礎(chǔ)部分。這個(gè)基礎(chǔ)必須夯實(shí)。作為檔案工作者對(duì)所保管的檔案務(wù)必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源作貢獻(xiàn)。同時(shí)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案異軍突起，已與紙質(zhì)檔案并駕齊驅(qū)。做好電子檔案的保密和開(kāi)發(fā)利用工作，應(yīng)對(duì)高科技的挑戰(zhàn)，已是當(dāng)務(wù)之急。一方面要?jiǎng)?chuàng)造必要條件，提高檔案工作者科學(xué)技術(shù)水平，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密知識(shí)。同時(shí)，要積極構(gòu)建本部門信息系統(tǒng)主體，及其與外界關(guān)聯(lián)行為約束機(jī)制。凡涉密網(wǎng)絡(luò)一定要與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離；定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)。以本單位工作實(shí)際為例，在內(nèi)外網(wǎng)密級(jí)文件管理上，按規(guī)定做到專機(jī)專用，使涉密計(jì)算機(jī)不聯(lián)網(wǎng)、涉密文件不上網(wǎng)、上網(wǎng)文件不涉密，內(nèi)網(wǎng)上的各類信息資料不轉(zhuǎn)載到外網(wǎng)上或其他公共網(wǎng)，也不在涉密與非涉密計(jì)算機(jī)之間互用。涉密移動(dòng)盤不上聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，硬盤帶數(shù)據(jù)的變舊電腦須統(tǒng)一處理等。由于妥善處理兩種不同功能的檔案關(guān)系，使檔案的保密利用工作，取得較好的收效。

二、要做好檔案的保密工作，還要從幾方面做起

（一）做好檔案庫(kù)房管理中的保密工作

庫(kù)房管理是檔案保密工作的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定來(lái)單獨(dú)興建，但也有一些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房設(shè)置在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)當(dāng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。這是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

（二）絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國(guó)家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，關(guān)系到國(guó)家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗。因此，為確保國(guó)家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)置保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。二是提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特點(diǎn)，他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，把保守國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。三是加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

（三）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來(lái)確定的，它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限?！秶?guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說(shuō)的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

（四）檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

檔案保密工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，制定各種檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施，完善檔案管理工作。對(duì)涉密檔案各環(huán)節(jié)的管理制度化,標(biāo)準(zhǔn)化,責(zé)任到人,進(jìn)行系統(tǒng)管理,做到未雨綢繆,防范未然,最大限度地杜絕泄密事件的發(fā)生,使國(guó)家秘密、個(gè)人隱私得到有效保護(hù)。