影響高職院校檔案利用價值的因素與對策

陳斌珠

（廣東松山職業(yè)技術學院 廣東 韶關 512126）

高職院校檔案是高職院校進行教育改革發(fā)展的歷史見證，它能夠為學校的教育教學及科研的發(fā)展提供參考信息，便于學校了解過去、總結現在和研究未來。隨著高職院校辦學規(guī)模的不斷擴大以及高職教育改革的不斷深化，檔案工作在學校綜合管理中的地位和作用日益突出，但檔案利用現狀卻不容樂觀，檔案的利用價值并未能很好地發(fā)揮，如何更充分地挖掘和利用檔案的潛在價值，最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，以更好地為高職院校的教育教學和改革服務，已成為高職院校檔案工作的新課題。

一、影響高職院校檔案利用價值發(fā)揮的因素

由于多數高職院校是通過轉制、或者合并、或者升格而成，其辦學歷史和特點使得檔案管理情況比較復雜，因而在檔案管理中會存在一些問題。這些問題的存在嚴重制約了檔案價值功能的發(fā)揮，主要表現在以下幾方面：

（一）領導對檔案工作的重要性認識不足

由于高職院校辦學歷史普遍較短，在辦學中領導更注重的是教育教學條件的完善、學生管理、招生就業(yè)等直接與學校規(guī)?；l(fā)展相關的工作，對檔案在學校建設中的重要作用不明晰，從而忽視了對檔案工作的建設。如，對檔案方面的資金投入少，檔案硬軟件建設與學校規(guī)?；l(fā)展不適應；配備的檔案工作人員不足，使得檔案工作者成天忙于收集、整理、歸檔等基礎性工作，根本無睱開展檔案編研等開發(fā)利用工作。

（二）檔案管理人員綜合素質不高

教育部2007年對72所教育部直屬高校檔案工作的調查顯示，高校檔案館（室）專職人員數量不足，兼職人員數量過大，兼職人員數量占了總數的34%；在專職檔案人員隊伍中其中具有本科以上學歷僅占22%，中專及大專學歷的占7.5%，僅受過檔案專業(yè)在職培訓教育的專職檔案人員達到了40%。這些數據表明：教育部直屬高校檔案工作人員文化程度整體偏低。[1]與教育部直屬高校相比，高職院校檔案管理隊伍的素質差距更大。檔案管理人員因缺乏扎實的專業(yè)知識技能，要進行深層次的檔案編研困難較大，受學識素質的影響，掌握現代化的檔案管理與信息利用知識也不易；另外，受“重藏輕用，秘而不宣”的傳統(tǒng)思想的影響，檔案管理人員往往將工作重心放在檔案文獻的保管上，為保管而保管；在檔案利用上采用坐等服務的舊觀念，沿襲“閉架借閱、你查我調”的傳統(tǒng)做法，導致檔案利用率低，不能充分發(fā)揮檔案的利用價值。

（三）檔案利用者對檔案工作認知不明

檔案要發(fā)揮其利用價值，就必須與利用者打交道，為利用者提供服務。由于長期以來，傳統(tǒng)檔案被認為是一種治政查考工具，是為“上層建筑”服務的，加上檔案工作者受“秘而不宣”傳統(tǒng)思想的影響，過分強調檔案的保密性，不注重檔案的宣傳，致使檔案利用者對檔案工作的內容、作用不了解，在認知上存在偏差，認為檔案只是為領導和人事部門等少數人服務，并未清楚地認識檔案的社會性和豐富的信息內容以及對教學、科研、管理等各項工作的重要作用，因而，對檔案的關注不夠，熱情不夠，這必然影響到檔案的利用率，檔案的價值不能充分發(fā)揮。

（四）檔案信息結構不合理

由于高職教育起步晚，多數高職院校檔案工作尚處在起步階段，在檔案信息結構方面存在不合理狀況，館藏結構單一化，學校特色不突出。如：館藏檔案內容不夠豐富，黨政管理類檔案所占比例偏重，而學術科研、畢業(yè)生就業(yè)狀況等類檔案所占比例偏??；教學管理性文件多，教學實踐性材料少；側重于傳統(tǒng)紙質檔案的收集整理，對其它類型檔案較為忽視，如照片檔案，聲音檔案、影像檔案、設備檔案、實物檔案等嚴重匱乏，本學校的特色檔案更是寥寥無幾。這樣的館藏結構，使得檔案管理工作全面為教學科研、用人單位和檢查評估服務的作用削弱，檔案利用面也變得非常狹窄。

二、提高高職院校檔案利用價值的對策

（一）要處理好“藏”與“用”的關系

收藏是檔案的基礎，利用是檔案的根本。檔案的收藏應該包括檔案資源的收集、整理與儲存，這是檔案價值產生的重要基礎和必要前提，離開了檔案的收藏，檔案資源的利用就成了無本之木、無源之水。另一方面，檔案利用是檔案工作的根本目的和中心任務，離開了利用這一環(huán)節(jié)，就失去了收藏檔案的意義。因此要正確處理檔案收藏與利用的關系，堅持“以用為主，藏用兼顧”的理念，把檔案“利用”看成是最大、最高價值，同時要做好檔案資源的收集、整理與儲存工作，確保所收藏檔案資源的質量，以實現檔案價值功能的最大化。

（二）要處理好提供利用與服務創(chuàng)新的關系

檔案資源的提供利用與服務主要包括檔案閱覽、檔案外借、檔案展覽、提供檔案咨詢服務、出具檔案證明、檔案網絡傳遞等，它面向利用者，服務社會，促進社會經濟、文化與科技的發(fā)展與進步，這是檔案價值的真正體現。離開了檔案資源的提供利用與服務，檔案的價值將毫無意義。高職院校檔案管理工作的服務性，是高職院校檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎，但高職院校若僅維持傳統(tǒng)的檔案服務方式，將檔案部門只作為閱讀和儲存檔案的場所，則不利于最大范圍發(fā)揮高職院校檔案信息資源利用的社會效益和經濟效益，不利于實現檔案信息的社會共享。因此高職院校的檔案部門必須不斷創(chuàng)新檔案服務機制和方式，提高檔案利用價值。

（三）要轉變觀念提高對檔案工作的認識

首先，高職院校的領導要轉變思想觀念，重視檔案工作，把檔案工作當成衡量學校教學質量和管理水平的一個重要標志。要完善檔案管理工作體系，把檔案工作列入學院整體發(fā)展規(guī)劃，在人力、物力、財力上加以保障，切實解決檔案工作中存在的突出問題；其次，檔案管理人員要進一步提高認識，改變坐、等服務的舊觀念，充分發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，增強責任意識、使命意識、奉獻精神和敬業(yè)精神，積極主動提供檔案利用服務；再次，要強化檔案利用者的檔案意識，結合學校實際，舉辦檔案成果展覽、專題講座、研討會、培訓班、知識競賽等活動，宣傳介紹檔案工作的作用和內容，增強廣大師生員工對檔案的理解和認識，使廣大師生員工充分認識到檔案工作的重要性。

（四）豐富館藏優(yōu)化檔案信息資源結構

豐富館藏是為檔案利用提供“量”方面的保證，優(yōu)化檔案信息資源結構是為檔案利用提供“質”方面保證。只有在“質”和“量”都得以保證，才能確保館藏檔案的價值。檔案是高職院校教育事業(yè)建設和發(fā)展過程中物質財富和精神財富的歷史積淀，不斷豐富檔案信息資源、優(yōu)化檔案信息結構，是在新形勢下更好地為高職院?？沙掷m(xù)發(fā)展提供有效服務的保障。高職院校的檔案工作必須堅持以校為本的原則，不斷豐富檔案館藏，優(yōu)化資源結構，逐步建立數量充足、內容豐富、結構合理、特色突出、質量優(yōu)良的檔案信息資源體系。一是逐步擴大檔案收集類型，在以紙質檔案為主的基礎上，增加電子、聲像、多媒體數據、照片、實物等多種載體形式檔案的比重，形成多元化的館藏格局。二是突破傳統(tǒng)的檔案收集范圍，加大對教學、科研、優(yōu)秀畢業(yè)生、儀器設備、基建、成果產品等歸檔資料的收集力度，增加名人、校友等檔案類型，豐富館藏內容。

（五）創(chuàng)新檔案服務利用方式

檔案用戶能否及時查到所需要的檔案信息，是衡量檔案服務水平的一個重要標志，目前很多高職院校的檔案部門仍沿用程序復雜的傳統(tǒng)服務方式，檔案利用和服務水平受到制約。要改變這種狀況，一方面，檔案部門要加大學校檔案資源的開放力度，完善檔案開放制度，簡化檔案利用手續(xù)，在確保檔案信息安全使用的前提下，消除利用過程中不必要的限制和步驟，確保用戶能在最短的時間內得到所需的檔案信息。另一方面，要加強檔案信息網絡化服務，建立健全的內部服務網和公眾服務網,發(fā)揮檔案網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口，充分利用網絡的優(yōu)勢提高檔案信息資源的應用水平。此外，按照方便利用的要求，推行檔案信息資源管理、利用的一體化，即按照統(tǒng)一的信息技術標準，開展檔案著錄、鑒定、數字化等檔案業(yè)務建設，最后通過同一個網絡的各自終端按權限利用，實現以統(tǒng)一網絡為平臺的互聯(lián)互查。

（六）拓展檔案利用服務的深度和廣度

高職院校的檔案包含了教學、科研、管理等諸多方面的內容，反映了師生員工各個不同層面的活動，內容生動多樣，是宣傳教育的生動素材，具有重要的育人功能。因此高職院校的檔案部門要對檔案信息資源進行加工和開發(fā)，通過檔案參與校園文化建設等，提供檔案信息資源的增值服務。[2]

[1]藺海波.亟待加快發(fā)展步伐提高管理水平——關于高校檔案工作的調查與思考.[2012-05-28].http://archives.scu.edu.cn/detail.asp?id=940.

[2]龍雯.高校檔案工作創(chuàng)新中的三個問題[J].廣西大學學報（哲學社會科學版），2006,28（4）：97-98.