科學(xué)發(fā)展觀在管理醫(yī)院檔案中的思考

宋 靜

（山東中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院 山東 濟(jì)南 250014）

在院領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下組織全院職工學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，解放思想，開拓創(chuàng)新，找準(zhǔn)檔案工作與當(dāng)前實(shí)踐活動的結(jié)合點(diǎn)，促進(jìn)醫(yī)院物質(zhì)文明、政治文明、精神文明協(xié)調(diào)發(fā)展，努力推進(jìn)我院檔案又好又快發(fā)展。

1 改變檔案服務(wù)理念

1.1 與時(shí)俱進(jìn)：醫(yī)院檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，從舊的傳統(tǒng)觀念中解放出來，實(shí)現(xiàn)檔案工作從自我封閉向?qū)ν忾_放轉(zhuǎn)變，從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，從默默無聞向有聲有色轉(zhuǎn)變。過去，由于認(rèn)識上的差距，對檔案管理缺乏科學(xué)的開放的管理方式，檔案提供者處于一種被動地位，檔案利用者和檔案提供者之間缺少相互溝通的環(huán)節(jié)，檔案的作用不能充分有效發(fā)揮，利用率不高。因此，檔案利用要放寬服務(wù)理念，面向全院職工，不能局限在依申請而提供，而是要主動服務(wù)，注重利用者的評價(jià)和反饋，不斷提高服務(wù)效率。

1.2 以人為本：醫(yī)院檔案管理應(yīng)以人為本，體現(xiàn)個人特色，積極主動地進(jìn)行材料的收集、整理和利用工作，采取新的管理模式，為利用者提供獲取信息的最佳途徑。文書檔案為醫(yī)院各類人才的錄用、考核、競聘、培訓(xùn)等工作提供了真實(shí)、可靠的信息資源，提供了公平的用人環(huán)境。因此，檔案材料的內(nèi)容需要及時(shí)補(bǔ)充個人每一階段的真實(shí)面貌，包括：體現(xiàn)個人特色的內(nèi)容，如業(yè)務(wù)能力、醫(yī)風(fēng)醫(yī)德、學(xué)術(shù)論文等考核材料；體現(xiàn)醫(yī)療技術(shù)水平的工作項(xiàng)目，如新技術(shù)開發(fā)、新手術(shù)項(xiàng)目、疑難雜癥的治療和研究、同上級醫(yī)院的合作等。

2 推動檔案信息化建設(shè)

隨著醫(yī)院辦公自動化程度的日益提高，傳統(tǒng)的“手工操作”和“重保管、輕利用”的工作模式，已經(jīng)不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要。醫(yī)院檔案信息化程度的高低，直接影響到檔案資源的開發(fā)利用。所以應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理，充分利用院內(nèi)局域網(wǎng)和辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。

3 加強(qiáng)檔案法制建設(shè)

3.1 目前檔案法制建設(shè)存在的問題有：檔案法制意識淡薄。少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)不重視，認(rèn)為檔案是沒用的廢紙，不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益；醫(yī)護(hù)人員對檔案認(rèn)識得很少，不懂得檔案有什么作用；有些領(lǐng)導(dǎo)不把檔案交到檔案室，視為私有；專業(yè)隊(duì)伍水平不高，檔案人員變化頻繁，新手又不愛學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，難以完成檔案工作。

3.2 加強(qiáng)檔案建設(shè)的方法：開展公關(guān)活動，取得領(lǐng)導(dǎo)重視，科室支持；建立強(qiáng)有力的制度，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制；廣泛宣傳，強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部和醫(yī)護(hù)人員的檔案意識，讓他們知道檔案不僅是醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，還與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關(guān)；利用院刊、局域網(wǎng)宣傳檔案法律法規(guī)，讓檔案意識深入人心；樹立檔案工作的好典型，宣傳檔案為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)所起的重要作用。

3.3 加強(qiáng)檔案法制建設(shè)的做法：組織全院職工學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)職工的法律意識，加強(qiáng)檔案安全管理，防患于未然；在全院范圍內(nèi)開展自查自排和組織監(jiān)督檢查相結(jié)合，建立完善的有效預(yù)防機(jī)制；檔案庫指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度：保衛(wèi)科檢查員每月對檔案庫檢查一次，節(jié)假日前檢查一次，并對檔案庫、辦公用房進(jìn)行不定時(shí)抽查；檔案員每周對檔案庫房、防盜門窗鎖、配備設(shè)備、電器等自查一次，并做好檢查記錄；夏季雨水天氣，檔案員每天檢查一次檔案庫，做好檔案防潮、防霉工作，陰雨天氣開空調(diào)除濕或放入干燥用品；晴朗的天氣開窗透風(fēng)，有效地控制檔案庫房溫濕度，確保檔案得到安全妥善保管。嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、保管保密、借閱、庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度。建立檔案管理負(fù)責(zé)制，明確職責(zé)。檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等嚴(yán)格經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批，按規(guī)章手續(xù)辦理。完善設(shè)備設(shè)施，建立檔案人員參加樓房項(xiàng)目驗(yàn)收，大型設(shè)備開箱驗(yàn)收等工作管理機(jī)制，強(qiáng)化建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集。強(qiáng)化對實(shí)物、音像、電子文件收集、采集和整理歸檔，明確歸檔范圍、保管期限和歸檔時(shí)間的要求。做好各門類檔案材料的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的完整和安全。

在我院深入開展學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀活動中，領(lǐng)導(dǎo)特別重視活動中文件材料的收集歸檔工作。學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀活動檔案主要有領(lǐng)導(dǎo)講話、會議記錄、照片、總結(jié)等方面的文件材料，真實(shí)記錄了我院深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，推動我院科學(xué)發(fā)展的工作歷程。檔案部門按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定做好了文件材料的收集、整理和歸檔工作，保證相關(guān)文件材料的齊全和完整。

4 提高快捷服務(wù)能力

加強(qiáng)檔案管理，提高服務(wù)能力和水平，不斷創(chuàng)新和發(fā)展，更好地為醫(yī)院提供服務(wù)。檔案管理人員制定了文書、會計(jì)、科技等特種科室的檔案歸檔范圍，使其更加具有操作性。如院內(nèi)大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、職工大會章程、職工大會記錄、院領(lǐng)導(dǎo)會議記錄、黨支部會議記錄等，并達(dá)到規(guī)范化的要求。我院檔案管理采用了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的方法。一方面對收集的各類材料采用傳統(tǒng)的裝盒管理，按檔案柜順序號存放。卷盒背脊處貼有標(biāo)簽，注明目錄號、件號，每盒放人歸檔文件目錄表，查閱利用比較方便；另一方面用電腦管理，電腦打出歸檔文件目錄，裝訂成冊并建立案卷目錄。檔案室實(shí)現(xiàn)了電腦輔助檔案存儲、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯、借閱、打印等功能，為檔案的利用提供了高效快捷的服務(wù)。

5 強(qiáng)化檔案隊(duì)伍培訓(xùn)

針對科室檔案整理長期存在的科室領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員歸檔意識不強(qiáng)，對檔案工作重視不夠，歸檔不及時(shí)，整理的案卷不規(guī)范等問題，院領(lǐng)導(dǎo)明確提出了對科室兼職檔案員進(jìn)行集中培訓(xùn)，再分別指導(dǎo)的要求。由專職檔案員講解檔案基礎(chǔ)知識，業(yè)務(wù)操作技能，然后在專職檔案員的指導(dǎo)下進(jìn)行分類、整理、蓋章、排號、裝盒等實(shí)踐操作，同時(shí)對計(jì)算機(jī)管理數(shù)碼照片進(jìn)行了培訓(xùn)。經(jīng)過幾次實(shí)踐操作，兼職檔案員的業(yè)務(wù)技能得到了明顯提高，清除了檔案整理長期存在的問題，檔案工作隊(duì)伍有了顯著的增強(qiáng)。

6 認(rèn)真履行管理義務(wù)

檔案人員在檔案管理工作中，認(rèn)真履行職責(zé)。加強(qiáng)對檔案管理、統(tǒng)計(jì)、利用、保護(hù)、保密等工作。隨時(shí)對文件材料進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔，保證歸檔文件材料的完整。檔案員應(yīng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和嚴(yán)格的工作態(tài)度，定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，牢記“檔案安全重于泰山”，才能消除安全隱患。檔案工作人員要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，保持積極迸取、奮力拼搏的精神，堅(jiān)守職業(yè)崗位，加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力成為既有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)，又能熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案管理人才，使檔案工作能夠在為全院建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)中發(fā)揮更加積極的作用。

［1］康敬梅.淺談醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)：社會科學(xué)版,2010(6).

［2］林紅.醫(yī)院圖書與檔案管理整合[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2010(36).

［3］徐斌.淺析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策[J].經(jīng)營管理者,2011(1).