將A c c e s s數(shù)據(jù)導(dǎo)出到E x c e l的應(yīng)用

李靜燕

（渭南師范學(xué)院數(shù)學(xué)與信息科學(xué)學(xué)院 陜西 渭南 714000）

0 引言

Access和Excel同屬于Microsoft Office應(yīng)用軟件中的兩個應(yīng)用程序。這兩個應(yīng)用軟件都可以進(jìn)行數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)分析。Access數(shù)據(jù)庫對數(shù)據(jù)的管理和存儲結(jié)構(gòu)化程度高，更多地是以數(shù)據(jù)管理為中心任務(wù)。而Excel相對于Access數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)管理而言，對結(jié)構(gòu)化存儲方面要求就沒有那么嚴(yán)格，而更多的是利用數(shù)學(xué)模型和數(shù)據(jù)方法對數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的計算分析。實際中，用戶可以很好地利用這兩個應(yīng)用程序的特點，結(jié)合起來進(jìn)行有效地數(shù)據(jù)管理和復(fù)雜的數(shù)據(jù)計算和分析應(yīng)用。

1 Access數(shù)據(jù)庫表與Excel表的比較

1.1 結(jié)構(gòu)化的Access數(shù)據(jù)庫表

Access數(shù)據(jù)庫將數(shù)據(jù)存儲于Access表中，Access表又可以再存儲到數(shù)據(jù)庫“容器”（.mdb）文件中，并對數(shù)據(jù)庫中的表進(jìn)行關(guān)聯(lián)，同時還可以創(chuàng)建對數(shù)據(jù)操作的查詢、窗體、報表、模塊等。

Access數(shù)據(jù)庫中的表是一種結(jié)構(gòu)化的二維表，所謂結(jié)構(gòu)化是指，表的同一列數(shù)據(jù)具有相同的數(shù)據(jù)類型（相同字段名、相同數(shù)據(jù)類型、相同的數(shù)據(jù)存儲寬度等）。每一列稱為一個字段，字段的結(jié)構(gòu)化又是由字段的屬性來描述。要創(chuàng)建一個Access表，首先要創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)，來設(shè)計表中的每一個字段及相關(guān)屬性，然后再向表中添加數(shù)據(jù)，即數(shù)據(jù)是在結(jié)構(gòu)化的框架下填入表中的。

1.2 Excel表及Excel表的結(jié)構(gòu)化概念

Excel表存儲于Excel工作薄中，一個Excel工作薄可以創(chuàng)建多個Excel工作表。Excel工作表在存儲數(shù)據(jù)時可以不進(jìn)行結(jié)構(gòu)化直接輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)類型自動處理，而沒有表結(jié)構(gòu)設(shè)計的要求。

在Excel表中，每一列的數(shù)據(jù)可以是相同類型的數(shù)據(jù)，也可以是不同類型的數(shù)據(jù)。實際應(yīng)用中，大量的Excel表同一列中的數(shù)據(jù)都是同一類型的數(shù)據(jù)，這就相當(dāng)于進(jìn)行了部分結(jié)構(gòu)化或格式化，也就從一定程度上與Access數(shù)據(jù)庫表有相同點。所以，Excel表是可以導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫中，以Access數(shù)據(jù)庫表的形式存儲的。

Excel表能很好地與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)結(jié)合在一起，成為數(shù)據(jù)庫表，但是，在創(chuàng)建Excel表有一定的要求，即Excel表為“數(shù)據(jù)列表”或“數(shù)據(jù)清單”。

“數(shù)據(jù)列表”或“數(shù)據(jù)清單”指Excel工作表中包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一個二維表區(qū)域，“數(shù)據(jù)列表”中的列稱為字段，列標(biāo)題是數(shù)據(jù)庫中的字段名，字段名在“數(shù)據(jù)列表”的第一行。除字段名所在行以外，其他每一行稱為一個記錄，記錄是“數(shù)據(jù)列表”的數(shù)據(jù)集合。“數(shù)據(jù)列表”中同一列數(shù)據(jù)類型相同，“數(shù)據(jù)列表”中不留空行。

在Excel中，可以把“數(shù)據(jù)列表”用作數(shù)據(jù)庫。在執(zhí)行數(shù)據(jù)庫操作時，例如查詢、排序或匯總數(shù)據(jù)時，Excel會自動將“數(shù)據(jù)列表”視作數(shù)據(jù)庫。

2 Excel表的數(shù)據(jù)類型格式化

在Excel中，為了保證數(shù)據(jù)擁有相同的數(shù)據(jù)格式類型，可以預(yù)先格式化整列。格式化單元格數(shù)據(jù)類型主要有兩種方法：一是使用“單元格格式”對話框格式化數(shù)據(jù)類型，二是使用“數(shù)據(jù)有效性”格式化數(shù)據(jù)

類型。

2.1 使用“單元格格式”對話框格式化數(shù)據(jù)類型

對每一列單元格在輸入數(shù)據(jù)前先進(jìn)行數(shù)據(jù)類型結(jié)構(gòu)化。結(jié)構(gòu)化方法如下：

選中要結(jié)構(gòu)化的某一列，選擇“格式”菜單中的“單元格…”命令，打開“單元格格式”對話框，在此對話框中選擇與字段要求一致的數(shù)據(jù)類型。

2.2 使用“數(shù)據(jù)有效性”格式化數(shù)據(jù)類型

Excel中使用數(shù)據(jù)有效性用戶可以建立一定的規(guī)則，它規(guī)定可以向單元格中輸入的數(shù)據(jù)規(guī)則。方法如下：

選定單元格或區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在此對話框中可以設(shè)置有效性條件及輸入信息和出錯信息。

3 Excel的應(yīng)用

Microsoft Excel不僅具有數(shù)據(jù)存儲的功能，而且具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)計算能力，特別是Excel可以對多表中的數(shù)據(jù)有機(jī)地結(jié)合，并通過豐富的數(shù)學(xué)模型和方法對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。如數(shù)據(jù)排序，數(shù)據(jù)篩選，數(shù)據(jù)分類，運用統(tǒng)計方法對數(shù)據(jù)進(jìn)行t檢驗、回歸分析、抽樣調(diào)查、規(guī)劃分析等[1]。

在Excel中還可以定義控件、窗體、VBA編程，結(jié)合Excel處理函數(shù)完成復(fù)雜的表格數(shù)據(jù)處理。

當(dāng)然Excel與Access系統(tǒng)有著顯著的不同，Access注重的是數(shù)據(jù)存儲管理，它可以運用嚴(yán)格的結(jié)構(gòu)定義來存儲和管理數(shù)據(jù)，并運用數(shù)據(jù)表關(guān)聯(lián)機(jī)制，進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性定義，從而保證數(shù)據(jù)處理中數(shù)據(jù)的一致性。但是，Access系統(tǒng)雖然具有大量的數(shù)據(jù)處理命令，但這些命令中卻少見統(tǒng)計或數(shù)學(xué)處理模型或方法，如要對數(shù)據(jù)進(jìn)行t檢驗、回歸分析、抽樣調(diào)查、規(guī)劃分析等處理時，用戶就必須自己重新進(jìn)行復(fù)雜的編程，實現(xiàn)不易。Excel在這方面就具備了較強(qiáng)的處理能力。所以，用戶可以很好的利用這兩個軟件的特點，利用Access進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲和管理、程序設(shè)計、菜單定義、窗體制作等工作，而運用Excel對Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的統(tǒng)計或數(shù)學(xué)模型分析，大大減少用戶不必要的編程[2]。

兩者結(jié)合進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的基本過程可以描述為：首先把要處理的Access數(shù)據(jù)表導(dǎo)出到Excel表文件，然后運用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和處理。

3.1 將Access數(shù)據(jù)表導(dǎo)出到Excel表

方法如下[3]：

①打開想導(dǎo)出對象的數(shù)據(jù)庫。

②單擊要導(dǎo)出的某個對象，再選擇“文件”菜單下的“導(dǎo)出”命令，打開“將表××導(dǎo)出為…”的對話框。

③在對話框中選擇要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)庫文件類型，這里選擇的是Excel文件類型。

④單擊“導(dǎo)出”命令按鈕，完成導(dǎo)出過程。

3.2 運用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和分析

①Excel中數(shù)據(jù)的合并統(tǒng)計

在實際的銷售業(yè)務(wù)中，企業(yè)有多個銷售部門，各部門都編制自己的一個銷售數(shù)據(jù)表，記錄各部門的銷售業(yè)績，而公司要對各銷售部門的銷售業(yè)績要進(jìn)行匯總，匯總為一個銷售業(yè)績總表，也就是數(shù)據(jù)的合并統(tǒng)計計算。Excel中的“合并計算”功能能夠方便地解決用戶的這個問題。此功能將多個工作表和數(shù)據(jù)合并計算存放到另一個工作表中。

②Excel中數(shù)據(jù)的高級篩選

篩選數(shù)據(jù)列表是一個隱藏所有除了符合用戶指定條件之外的行的過程。Excel提供了兩種篩選方法：自動篩選和高級篩選。自動篩選方法是基本篩選方法，但遇到復(fù)雜問題時，自動篩選功能無法完成，需要使用高級篩選功能來實現(xiàn)。

③運用Excel進(jìn)行市場調(diào)查、抽樣和相關(guān)性分析

市場調(diào)查是市場運作中重要的一個環(huán)節(jié)，在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上再通過頻數(shù)分析得到數(shù)據(jù)的分布趨勢，然后通過對調(diào)查數(shù)據(jù)的隨機(jī)抽樣，將抽樣數(shù)據(jù)作為總體樣本再進(jìn)行相關(guān)分析，從而進(jìn)一步了解調(diào)查指標(biāo)間的相互關(guān)系。通過這一系列的分析處理，為產(chǎn)品或服務(wù)的開發(fā)提供有用的決策信息。

為完成這些工作，首先利用Excel來創(chuàng)建調(diào)查表，并向調(diào)查戶發(fā)放，有調(diào)查戶填寫。用戶將填寫后的調(diào)查表回饋，調(diào)查者對回收的調(diào)查表匯總，形成匯總數(shù)據(jù)表。然后，再對匯總表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行頻數(shù)分析和抽樣相關(guān)分析。

4 結(jié)束語

Access注重數(shù)據(jù)存儲和管理，而Excel具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)計算能力，特別是Excel可以對多表中的數(shù)據(jù)有機(jī)地結(jié)合，并通過豐富的數(shù)學(xué)模型和方法對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。所以我們結(jié)合這兩個軟件的特點，可以利用Access進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲和管理、程序設(shè)計、菜單定義、窗體制作等工作，而運用Excel對Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的統(tǒng)計或數(shù)學(xué)模型分析，大大減少用戶不必要的編程。

［1］恒盛杰資訊.Excel數(shù)據(jù)分析與處理經(jīng)典[M].北京：中國青年出版社，2007.

［2］肖慎勇，楊博.數(shù)據(jù)庫及其應(yīng)用[M].北京：清華大學(xué)出版社，2007.

［3］高升宇.Access數(shù)據(jù)庫應(yīng)用與程序設(shè)計[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2011.