探析企業(yè)管理中的檔案信息化建設(shè)路徑

中國環(huán)境管理干部學(xué)院 包學(xué)棟

唐山科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張楠

中國環(huán)境管理干部學(xué)院 曹嵐 谷靜

1 加強(qiáng)檔案信息化管理的重要價值

早在2002年，中央就發(fā)出了大力加強(qiáng)企業(yè)管理信息化化建設(shè)的要求，其宗旨就是使企業(yè)信息化建設(shè)能夠健康發(fā)展，并以此提升企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和市場競爭力。檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)是以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，以數(shù)字信息為主要形式，充分利用和發(fā)掘檔案信息資源，經(jīng)過一系列操作程序最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作最大化地服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)。

企業(yè)檔案是企業(yè)的真實(shí)縮影，它以文字、圖表、圖片等形式涵蓋了生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、運(yùn)轉(zhuǎn)決策、人事調(diào)動、資金周轉(zhuǎn)、技術(shù)檔案等全面而詳實(shí)的企業(yè)信息，具體內(nèi)容包括文書檔案、經(jīng)濟(jì)管理檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、人事檔案、財(cái)會檔案等。傳統(tǒng)的紙張文檔由于長期保存且經(jīng)常查閱易損壞或遺失，且受溫度、空氣濕度、蟲蝕、火災(zāi)等自然條件的限制不易保存，給企業(yè)檔案的保存、使用帶來諸多不便，新時期隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)對于檔案的需求也由過去的單一需求轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案、現(xiàn)行文件、圖書、情報(bào)、情報(bào)檢索的綜合需求，這就給傳統(tǒng)的檔案管理模式和理論提出了新的挑戰(zhàn)，面對錯綜復(fù)雜、海量的市場信息，更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、科研、及整個市場運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代信息化管理模式轉(zhuǎn)變已成為不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢，國家對于檔案管理也給予高度重視，為規(guī)范檔案管理工作，提升檔案管理水平與質(zhì)量，強(qiáng)化檔案管理在企業(yè)改革與發(fā)展中的服務(wù)與保障功能，在2002年10月國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家紀(jì)委聯(lián)合出臺了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的通知，為企業(yè)檔案管理提供了法律上的支持與保障。檔案信息化建設(shè)的最終價值就在于：以科學(xué)創(chuàng)新思想、現(xiàn)代的管理理念為指導(dǎo)，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息手段，將企業(yè)的文件檔案等綜合信息進(jìn)行整理、開發(fā)、歸檔、保存，并經(jīng)過技術(shù)處理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)資源共用、共享，使企業(yè)檔案利用率最大化，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

2 企業(yè)管理中檔案信息化管理現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理發(fā)展至今仍落后于社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，縱觀我國大型企業(yè)與中小企業(yè)在檔案信息化管理方面有很大差距，橫向來看我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)步伐與外國企業(yè)、外商企業(yè)、中外合作企業(yè)又存在一定差距。我國企業(yè)信息化建設(shè)步伐發(fā)展遲緩存在諸多因素。諸如由于政府企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到位，導(dǎo)致管理水平不均、管理粗放，人員素質(zhì)差，業(yè)務(wù)水平低，沒有專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)，致使檔案管理混亂，檔案的安全性差保密系數(shù)低。

2.1 檔案信息化建設(shè)發(fā)展步伐緩慢

檔案信息化建設(shè)發(fā)展步伐緩慢，尤其是中小企業(yè)和民營企業(yè)。改革開放20多年，雖然中小企業(yè)取得了長足發(fā)展，為國民經(jīng)濟(jì)做出了巨大貢獻(xiàn)，但在檔案管理尤其檔案信息建設(shè)方面與國有大中型企業(yè)存在較大差距。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)民營企業(yè)老板往往由于認(rèn)識不到位，在很大程度上制約了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，在檔案管理上仍以傳統(tǒng)的管理模式為主，在一定程度上制約了中小企業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理在人力、物力、財(cái)力、時間等方面造成了不同程度的浪費(fèi)，企業(yè)檔案的信息化建設(shè)需要投入較大的資金、配備引進(jìn)檔案管理所需的軟硬件技術(shù)，急需組建一支綜合素質(zhì)高專業(yè)性強(qiáng)的檔案人才隊(duì)伍。

2.2 檔案信息化水平低且管理粗放

“一人一機(jī)一室”式檔案管理模式在企業(yè)檔案管理中并不少見，仍以傳統(tǒng)的文檔管理為主，不能滿足檔案的查找與應(yīng)用，文檔內(nèi)容只是簡單的在計(jì)算機(jī)中存錄，在檔案的存錄前沒有很好地甄別，庫存中沒有清毒防護(hù)，逾期文檔不能及時處理。粗放的管理使檔案管理工作效率低下，信息資源在某種意義上講一種浪費(fèi)。檔案管理用的計(jì)算機(jī)功能單一，見限于檔案目錄和文檔的打印儲存，在人才、資金、時間和物力上造成浪費(fèi)。

2.3 檔案管理人員安全及保密意識淡薄

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與應(yīng)用給檔案管理帶來了前所未有的便利與快捷的同時，檔案管理中存在漏洞與不足，使檔案的安全與涉密問題普遍存在。檔案信息中有很多是企業(yè)的涉密內(nèi)容，包括一些關(guān)鍵性的數(shù)據(jù)、企業(yè)產(chǎn)品專利、商標(biāo)檔案及其他的商業(yè)機(jī)密。增強(qiáng)檔案信息管理人員的檔案保密意識，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的安全設(shè)置與防護(hù)，是企業(yè)檔案管理的基本準(zhǔn)則。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)亟待提高

企業(yè)檔案管理正處于有傳統(tǒng)檔案到現(xiàn)代信息化管理的過度時期，企業(yè)檔案管理人員需要的是具備高素質(zhì)的復(fù)合型人才。而現(xiàn)有的檔案人員大部分技術(shù)水平偏低，單純熟悉計(jì)算機(jī)操作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代檔案信息化的處理要求，即使企業(yè)擁有現(xiàn)代化的信息處理設(shè)備也不能充分發(fā)揮其功效，造成資金設(shè)備上的浪費(fèi)。所以加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，不斷提升其專業(yè)技能與素養(yǎng)，并對信息化專業(yè)人才加強(qiáng)儲備是企業(yè)信息化建設(shè)的重要保障。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)路徑

(1)領(lǐng)導(dǎo)參與建立健全企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案信息化是一個長期系統(tǒng)復(fù)雜的工程，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)參與協(xié)調(diào)，建立一個強(qiáng)有力的組織機(jī)構(gòu)，包括前期的籌備工作，軟硬件的安裝調(diào)試、技術(shù)人才的引進(jìn)與培訓(xùn)、系統(tǒng)的維護(hù)等進(jìn)行全面考慮，人員、資金、技術(shù)到軟硬件的引進(jìn)開發(fā)都需要進(jìn)行可行性研究，進(jìn)而落實(shí)資金到位，人員合理引進(jìn)、配備，保證下一步工作的順利實(shí)施。

(2)加強(qiáng)對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，為保證檔案在信息收集、整理、校對、存檔及使用工程中的準(zhǔn)確、真實(shí)、完整。不僅需要檔案管理人員具備過硬的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，同時對企業(yè)本身生產(chǎn)流程、安全生產(chǎn)、環(huán)保技術(shù)、市場營銷、售后服務(wù)、黨政方針、國家的法律法規(guī)與企業(yè)相關(guān)的方方面面都要有所了解，準(zhǔn)確把握社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的脈搏，及時收集準(zhǔn)確判斷市場信息，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值的資料信息，真正發(fā)揮檔案信息的導(dǎo)航功能。同時提升自身思想政治水平尤其是職業(yè)道德的修養(yǎng)，以保證使用機(jī)密檔案的安全性。

(3)做好基礎(chǔ)管理工作逐步推進(jìn)信息化管理進(jìn)程。由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔、圖片、膠卷向現(xiàn)代信息化管理過渡需要一個過程。檔案管理的目的都是為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供服務(wù)的，企業(yè)檔案部門要對企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸納進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，并積極與其他部門或單位予以協(xié)調(diào)，在檔案信息轉(zhuǎn)換、傳輸、儲存過程保證其真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，尤其在電子文件歸檔和管理過程中，需要注意做好著錄和標(biāo)引工作，按照國家規(guī)定的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一著錄項(xiàng)目，統(tǒng)一檢索語言，規(guī)范制作數(shù)據(jù)，規(guī)范檢索標(biāo)識，以保證檔案數(shù)據(jù)檢索的準(zhǔn)確與完整，對于過渡時期的傳統(tǒng)文檔不能及時處理的不能隨便堆放，必須進(jìn)行整理、分類、編號，原有的紙質(zhì)文檔、照片、膠卷等注意妥善保存，防止損壞丟失。

(4)注意檔案信息化軟件的應(yīng)用開發(fā)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)。企業(yè)檔案管理以前沿的應(yīng)用軟件為技術(shù)依托以網(wǎng)站作為基礎(chǔ)平臺，實(shí)現(xiàn)電子文件全文數(shù)據(jù)化，在網(wǎng)站上進(jìn)行實(shí)時管理與應(yīng)用，使檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息管理自動化、信息建設(shè)法制化，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)始終在健康、有序的軌道上向前發(fā)展，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

(5)加強(qiáng)企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性與文檔保密性，保證檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施與健康發(fā)展。檔案信息化的發(fā)展給企業(yè)檔案工作帶來了極大便利與快捷的同時，檔案信息的安全性與保密性因其涉及企業(yè)的生存、發(fā)展與企業(yè)安危，也必須予以高度重視。隨著檔案信息建設(shè)步伐的推進(jìn)，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化對檔案辦公用的計(jì)算機(jī)及其他信息設(shè)備的使用與管理，涉密檔案的電子設(shè)備、自動化辦公系統(tǒng)必須滿足保密要求，涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)采取物理隔離，用于處理企業(yè)涉密信息的計(jì)算機(jī)嚴(yán)禁上互聯(lián)網(wǎng)，更不允許通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞企業(yè)的涉密信息，為保證檔案管理人員為個人私利透露商業(yè)機(jī)密，在對檔案管理人員進(jìn)行檔案安全性教育與職業(yè)道德培訓(xùn)的同時，主管部門必須通過嚴(yán)格的獎懲制度給予約束。

(6)為了進(jìn)一步推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)，尤其是發(fā)展緩慢的中小型企業(yè)，地方政府可以給予資金、技術(shù)、政策等方面的扶持和保障，進(jìn)一步加快中小企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，政府給企業(yè)以政策上的傾斜與保障，從長遠(yuǎn)來看受益的不僅是企業(yè)本身，企業(yè)的發(fā)展壯大可以推動地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，緩解地方政府的就業(yè)壓力，增加地方政府的財(cái)政收入。

總之，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案管理工作中前所未有的一場技術(shù)革新，是知識經(jīng)濟(jì)時代的必然產(chǎn)物，檔案信息化在企業(yè)管理中的應(yīng)用與發(fā)展必將推動企業(yè)信息化管理的進(jìn)程，更好地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營及其他各項(xiàng)管理工作，在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展過程中發(fā)揮不可替代的重要作用.

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