談A3思維與高校體育管理

□ 崔白帆 田金東(昆明醫(yī)科大學(xué)體育部 云南 昆明 650000)

引言

高校，在中國一直是集教育、科研和學(xué)術(shù)交流為一體的最高學(xué)府，改革開放以來更成為城市建設(shè)的重要組成部分，帶動著校區(qū)周邊經(jīng)濟、文化的發(fā)展，形成了多功能社區(qū)化的核心單位。體育作為交流活動的重要手段之一，在高校多功能社區(qū)化建設(shè)中起著舉足輕重的作用，而體育部門也擔(dān)負著教育科研、訓(xùn)練競賽、大眾健身、場館管理等一系列工作。體育管理工作繁瑣細微，環(huán)環(huán)相扣，又通常表現(xiàn)在競賽、表演等這樣一些即時見效的活動形式中，因此既要求有較完善的統(tǒng)籌規(guī)劃，又要求備有行之有效的應(yīng)急措施。這就需要我們高校體育工作者與時俱進，不斷創(chuàng)新和實踐更新我們的管理方法，甚至是管理系統(tǒng)和管理思維方式。

日本豐田公司是全球知名汽車企業(yè)之一，我們曾一度對它的管理體系產(chǎn)生濃厚的興趣，在了解和探索中，我們發(fā)現(xiàn)豐田模式的兩個支柱中，“尊重員工”是比較常見的，而“持續(xù)改善”在其他公司或單位卻很少被提起。但恰恰是這個很少被提及的詞語，提醒了我們豐田管理模式的核心——PDCA（計劃p1an，實施do，檢查check，處理act）是一種多么杰出的持續(xù)改善流程，它的報告要求將所有內(nèi)容放在一張A3紙的一面，被稱為A3報告，A3報告不只是一種報告寫作方法，更多體現(xiàn)的是一種思維方式。身為中國高校的體育教育工作者，我們深深的感受到，A3思維是一種嚴謹?shù)?、非常有助于持續(xù)改善的思維方式，在我們的工作中是非常值得借鑒的。

在我國的高校體育工作中，除了教學(xué)，承辦大型體育賽事和演出活動也是屢見不鮮的工作內(nèi)容，很多相關(guān)的工作流程甚至已經(jīng)有了固定模式，活動中出現(xiàn)的問題我們都已經(jīng)習(xí)慣交由組織單位、組委會或者仲裁委員會這些權(quán)力機構(gòu)來解決，而忽略了改善管理，固定模式?jīng)]有改善，導(dǎo)致相似的問題在下一次活動中重復(fù)發(fā)生。我們疲于應(yīng)對的同時，也在不斷尋求改善方法，可是往往受困于地域差異、人為差異等客觀因素造成的難度，而有所阻滯，但我們欣喜的發(fā)現(xiàn)A3思維或許正是我們期待的改善方法。下面就結(jié)合A3思維的要素，談一談A3思維與高校體育管理。

我們以高校承辦大型體育活動為例，來看一看A3思維的七個要素在體育管理中可以怎樣結(jié)合，我們并不需要設(shè)置這個活動的具體范疇，就是因為A3思維并不是具體方法的操作技能，而是一種適用面非常廣的思維方式。

1、合乎邏輯的思維流程與體育活動預(yù)設(shè)

我們在調(diào)研中非常嘆服A3思維深入人心的豐田公司是多么強調(diào)和重視用客觀的態(tài)度來分析因果關(guān)系，他們認為不能客觀的分析因果關(guān)系是做出很多糟糕決定和很多問題一直得不到解決的根本原因。

高校在承接活動的最初期也常犯這樣的錯誤，例如很多管理者都已經(jīng)非常習(xí)慣高校占有優(yōu)越的資源，建設(shè)優(yōu)良的場館、熟悉的組織流程、教師就能組成裁判組等等，認為舉辦方無論條件多么不滿意還是會堅持舉辦，而忽略了在現(xiàn)今社會的發(fā)展速度下，活動形式已經(jīng)大大豐富，競爭也越來越激烈，舉辦方大可以換用其他活動方式或者換一個舉辦地點。忘了市場規(guī)律也許會令舉辦方望而卻步的，甚至多年后也不再考慮相同的活動形式了。這不僅僅是錯過一次機會而已，這對維護學(xué)校形象、社會交流與發(fā)展、帶動周邊文化等各個方面都會造成長遠影響——然而并沒有多少管理者意識到這僅僅是因為在預(yù)設(shè)之初就沒有合乎邏輯。

2、客觀性與體育活動的形勢分析

計劃、報告、分析等等都是由人來完成的，而每個人的世界觀、價值觀不同，就不可避免的帶有主觀性，在大多數(shù)情況下組織內(nèi)的成員可以達成共識，可以順暢的交流，一起將事情做好，但同時涉及到事情的細節(jié)時，成員之間的共識就會出現(xiàn)分歧，對事情的不同看法就馬上凸顯出來，在爭執(zhí)中不斷放大，最終影響事件的完成。所以，在分歧產(chǎn)生時客觀性變得尤為重要。

細節(jié)令共識產(chǎn)生分歧是非常常見的，我們也經(jīng)常在高校承辦的體育賽事中發(fā)現(xiàn)類似的情況發(fā)生，例如一個級別不高的小賽事，參賽者都不是專業(yè)運動員，賽前已經(jīng)達成共識組成仲裁委員會，但具體執(zhí)裁時發(fā)生分歧的時候，運動員或者領(lǐng)隊還是常常采取激烈的方式進行抗議，而不會冷靜的提出申訴，使得場面混亂不堪。因此對賽事的級別、參賽人員等情況等都屬于形勢分析的范疇，承辦方需要客觀的進行分析，在籌備會上就可能發(fā)生的問題預(yù)下備案并告知參賽人員。同時發(fā)生突發(fā)情況時問題解決者也需要本著客觀的精神分析問題發(fā)生的原因，從而找到行之有效的解決方法。

客觀性是A3思維方式的核心部分，高效的問題解決者能夠持續(xù)地檢驗自己對形勢的理解，發(fā)現(xiàn)其中臆想、偏見和誤解的成分，提出以整個組織的利益為著眼點的補救措施或行動方案，而不是追求個人利益。

3、結(jié)果和流程與體育活動的設(shè)置

“結(jié)果”需要從合理規(guī)范的“流程”里得來，而不是巧合或者運氣。

管理者經(jīng)常會在承辦體育活動中發(fā)現(xiàn)“幸運”的事，例如在一次較低級別的田徑運動會的跳投項目中，由于賽前組委會的失誤沒有更新破紀(jì)錄的成績，使得某運動員以為現(xiàn)有成績已經(jīng)打破了記錄而沒有再繼續(xù)沖擊更好的成績，當(dāng)被告知并沒有破記錄時該運動員所屬的代表隊被取消了原因破紀(jì)錄而加的團體總分，正在管理者焦頭爛額的擔(dān)心這此而影響各代表隊的團體總分時，幸運的發(fā)現(xiàn)分差很大，區(qū)區(qū)10分并沒有任何影響，就不了了之了。其實這樣的幸運并不是真正的幸運，反而是持續(xù)改善管理流程的巨大阻礙。

結(jié)果和流程都很重要，不能將結(jié)果的重要性置于流程之上，并不是只要結(jié)果好就可以忽略流程的不合理，因為我們的初衷是管理的持續(xù)改善，而不僅僅是一次結(jié)果。同時也不能將流程的重要置于結(jié)果之上。兩者對于高效的組織提升和個人能力的發(fā)展都必不可少。

4、綜合、提煉和圖形化與體育活動計劃書

這是運用于體育管理流程最具體的一個要素。A3報告的樣式很簡單，但是沒有系統(tǒng)合理的一系列籌備就不可能完成一份好的A3報告，質(zhì)量不好的A3報告不但不能在實施中解決問題還會隱藏問題，導(dǎo)致嚴重的后果。

我們經(jīng)常為一個大型活動的籌備寫出多達幾十頁的策劃方案，頁數(shù)繁多可能使得重要的信息被放在不起眼的腳注里，或者重要的觀點被掩埋在幾十頁中的最不起眼的一頁里，審批者和執(zhí)行者都覺得很頭疼。想要簡潔和提煉，卻無法實現(xiàn)，其實其中的關(guān)鍵就是圖形化。這在體育管理中有著先天的優(yōu)勢。體育活動、賽事都被放在各個場館里，以場館簡圖為基礎(chǔ)，器械、設(shè)施、時間段、人員等都能在圖形中標(biāo)注清晰；或者以時間段為基礎(chǔ)，同一時間的賽事、人員、場館安排等也能在時間圖形中標(biāo)注清晰。我們曾在2011年嘗試用3份A3報告囊括了一個大型賽事的三個單項的全部安排，事實表明效果非常明顯，組織者和執(zhí)行者都能明了并迅速各司其職。

最有效的信息傳遞方式往往是圖形，這與多年來盛興的速記法有異曲同工之效。A3思維倡導(dǎo)關(guān)鍵綜合信息的圖形化，以實現(xiàn)清晰、高效地交流信息。其實很多情況下，圖形繪制本身就對信息有綜合和提煉的作用。

5、校準(zhǔn)與體育活動參與者的內(nèi)部共識

校準(zhǔn)是A3思維的第五要素，屬于交流和溝通的范疇，它強調(diào)在執(zhí)行前讓相關(guān)各方先獲得共識是非常必要的，各方獲得共識之后就會齊心協(xié)力克服困難，共同設(shè)法實現(xiàn)目標(biāo)。

這種內(nèi)部共識需要的是一種很實際的共識，A3思維的理念也承認不可能在任何情況下都能夠?qū)崿F(xiàn)百分之百的共識，所以當(dāng)不共識發(fā)生時，計劃執(zhí)行者或者問題解決者需要找到那個不共識的人。

6、內(nèi)部的相關(guān)性和外部的一致性與體育活動的實施保障

這也是屬于交流和溝通范疇的要素，它提醒執(zhí)行者和問題解決者在統(tǒng)籌和撰寫報告時都要注重內(nèi)部的相關(guān)性和外部的一致性，它們之間存在密不可分的邏輯關(guān)系，問題發(fā)生了一定是內(nèi)與內(nèi)、外與外或者內(nèi)與外的某個連接點出了問題，重視內(nèi)外邏輯關(guān)系是找到問題關(guān)鍵的保障。

這是我們在體育管理中常常忽視的環(huán)節(jié)。在任何一個活動或競賽中，組織者總是容易將內(nèi)部和外部分隔開，造成活動信息不流通，執(zhí)行效率降低。

7、系統(tǒng)觀點與體育活動全局觀

系統(tǒng)觀點強調(diào)每個參與者都應(yīng)該站在整個系統(tǒng)的角度看待問題。如果參與者不能全面的了解計劃，那就對自己所處的位置沒有準(zhǔn)確的把握，這很容易在計劃實施或解決問題時造成偏差，也會讓管理者陷入混亂。

一個好團隊組織的體育活動會讓參與者有精神統(tǒng)一的感覺，執(zhí)行者有著相同的視角，清晰的明白自己所處的位置，在執(zhí)行環(huán)節(jié)中流暢的移交和傳遞，發(fā)生了問題也能順利直接的找到解決機構(gòu)，這就是管理者讓執(zhí)行成員們有統(tǒng)一的全局觀的效果。其實它并不難實現(xiàn)，但效果卻非常的好。

A3思維的上述七個要素既可以彼此獨立，又能夠互相整合，管理者可以根據(jù)具體情況來運用。我們在一些體育管理中也嘗試使用其中一項或者兩項，來改進和完善我們現(xiàn)有的管理機制，頗見成效。我們也將收集和統(tǒng)計資料，為今后的研究提供依據(jù)。

8、結(jié)論

經(jīng)過對A3思維七個要素的分析，結(jié)合高校體育管理的一些實例，我們得到以下結(jié)論：（1）A3思維并不是只適用于企業(yè)，在我國高校體育管理范疇也有應(yīng)用于實踐的可能。（2）A3思維是一種嚴謹?shù)闹谱饔媱?、實施計劃和解決問題的思維方式，而我們的高校體育活動管理正需要這樣的方式來組織。（3）A3思維的各個要素在高校體育管理中都能有其對應(yīng)，既彼此獨立又能相互整合。

綜上所述，身為我國高校體育工作者，我們有責(zé)任尋求持續(xù)改善管理工作的方式和方法，而在豐田PDCA這個根本理念下應(yīng)運而生的A3報告已經(jīng)不僅僅是一種報告撰寫方式，更多的體現(xiàn)著一種嚴謹?shù)乃季S方式，將其適當(dāng)?shù)膽?yīng)用于我們的管理工作，是非常有益的。我們也希望在今后的研究探索中有更多的學(xué)者豐盛這一領(lǐng)域，共同進步。

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[3]姜汝祥.《有問題現(xiàn)場解決》（豐田管理模式背后的秘密）[M].中信出版社,2011:35-102(In Chinese).