淺談電子檔案的整理

曹 昕

(黑龍江省交通科學(xué)研究所)

淺談電子檔案的整理

曹 昕

(黑龍江省交通科學(xué)研究所)

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化以及網(wǎng)絡(luò)化的日趨完善，許多日常工作都可以直接通過電腦和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行處理。文件自產(chǎn)生到處理結(jié)束幾乎可以不使用紙和筆，這樣主產(chǎn)生了大量的電子文件。電子檔案管理這一課題成為目前管理部門的一個(gè)重點(diǎn)和難點(diǎn)。

電子檔案;整理

電子文件在歸檔后即成為電子檔案，電子檔案由于其種種不同于紙質(zhì)檔案的特征，決定了其在整理、鑒定方面必然有別于紙質(zhì)檔案。

1 電子檔案的整理

1.1 電子檔案的整理原則

根據(jù)電子檔案的特性及其保管和利用的要求，電子檔案的整理應(yīng)遵循以下原則。

(1)有機(jī)聯(lián)系的原則。文件之間的有機(jī)聯(lián)系性不會(huì)因文件介質(zhì)的改變而消失，電子文件在其形成過程中產(chǎn)生的“天然聯(lián)系”對(duì)于它的價(jià)值仍然是至關(guān)重要的。盡管人們可以標(biāo)引出文件的種種特征，并借助這些標(biāo)引項(xiàng)在計(jì)算機(jī)中實(shí)現(xiàn)多元檢索，但是無論多么高質(zhì)量的標(biāo)引，都不可避免地帶有人為成分，都不可能毫無誤差地將文件在形成過程中產(chǎn)生的千絲萬縷的歷史聯(lián)系反映出來。因此，對(duì)于電子檔案也需要保留反映其形成過程的原始結(jié)構(gòu)和集合方式，以便使后人得以從中尋找歷史事實(shí)的本來面貌。

(2)簡單性原則。電子檔案在整理過程中不需要像紙質(zhì)檔案那樣顧及諸如案卷的厚度、排架的難易等因素，它所承擔(dān)的主要任務(wù)就是建立一個(gè)分門別類的文件系統(tǒng)。因此，對(duì)電子檔案的整理應(yīng)立足于簡單便易，一般可按照文件形成部門劃分類別，并由各部門對(duì)自身形成的檔案進(jìn)行下位分類和文件歸類。檔案人員沒有必要刻意追求邏輯嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆诸惙桨付逊诸悘?fù)雜化。

機(jī)關(guān)電子檔案的整理，主要包括文件的分類和文件清單、保管單位清單的編制兩方面內(nèi)容。

1.2 機(jī)關(guān)電子文件的分類

一般來說，機(jī)關(guān)電子檔案的分類可按以下幾個(gè)步驟進(jìn)行。

(1)各部門文件編制分類方案?？萍嘉募?shù)據(jù)文件、命令文件，可根據(jù)文件特點(diǎn)分類，這里主要介紹一般文件分類方法。實(shí)際上，在各種計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)中已經(jīng)為用戶管理文件安排了目錄系統(tǒng)，通常采用“樹”結(jié)構(gòu)，依目錄層次逐級(jí)擴(kuò)展，其中最上位的目錄稱為“根目錄”，以下各級(jí)目錄均稱為“子目錄”，每一個(gè)目錄都有一個(gè)“文件夾”，可將相關(guān)文件存放其中。這種“樹”結(jié)構(gòu)與紙質(zhì)檔案分類的隸屬關(guān)系是一樣的。通過要目錄的數(shù)量有一定限制，子目錄的數(shù)量和層次是沒有限制的。從便于管理出發(fā)，各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)電子文件形成機(jī)構(gòu)的分布情況建議文件分類系統(tǒng)。在機(jī)關(guān)內(nèi)各機(jī)構(gòu)使用獨(dú)立的計(jì)算機(jī)時(shí)，由各機(jī)構(gòu)分別建立自己的目錄結(jié)構(gòu)，歸檔后作為一個(gè)類目納入機(jī)關(guān)電子檔案分類系統(tǒng)，在使用工作站的機(jī)關(guān)，由工作部分配給每臺(tái)終端一個(gè)目錄，對(duì)于終端使用者來說稱為“主目錄”或“基目錄”，終端一打開便進(jìn)入這一主目錄中，可根據(jù)需要建立子目錄，一級(jí)類目放在一級(jí)子目錄下，二級(jí)類目入在二級(jí)子目錄下，依此類推，文件形成者隨時(shí)可把新形成的文件放進(jìn)相應(yīng)的末端子目錄的“文件夾”中。計(jì)算機(jī)目錄系統(tǒng)類似于紙質(zhì)文件的立卷類目，在內(nèi)部結(jié)構(gòu)或文件內(nèi)容發(fā)現(xiàn)變化時(shí)，可根據(jù)具體情況增設(shè)目錄或另建目錄系統(tǒng)。將電子文件放入各類目的文件夾中類似于平時(shí)歸卷，應(yīng)在文件形成階段隨時(shí)進(jìn)行，這樣做既便于平時(shí)查考時(shí)調(diào)用，也有利于日后系統(tǒng)歸檔。

(2)目錄和文件命名。在計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中，目錄和電子文件名的長度通常是有限度的，因而計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中的文件名一般不能表達(dá)完整的文件題名，而只是文件題名的簡稱或代稱。為目錄和文件命名可以有多種方法，例如選用文件題名中關(guān)鍵字的漢語拼音字頭(《干部任免》用GBRM);在機(jī)構(gòu)名稱代碼后加文件順序號(hào)(組織部第三份文件用“ZZ003”)等。因文件名長度有限，重復(fù)的可能性較大，無論使用哪種方法都要注意盡量減少重名，特別是在同一級(jí)目錄、同一個(gè)“文件夾”內(nèi)不可重復(fù)，以減少誤檢率。

(3)編寫文件目錄系統(tǒng)說明。由于目錄和文件的命名不宜使用漢字，而使用拼音或英文命名的目錄使人不易理解其含義，使用起來很不方便，所以有必要編寫一份文件目錄系統(tǒng)說明，介紹其結(jié)構(gòu)和目錄名稱。文件目錄系統(tǒng)說明，可按照目錄結(jié)構(gòu)層次將第一個(gè)目錄在計(jì)算機(jī)中的名稱與實(shí)際名稱相對(duì)應(yīng)，使人一目了然。

2 電子檔案的鑒定

電子檔案的鑒定和紙質(zhì)檔案的鑒定一樣，是對(duì)其保存價(jià)值的判斷和預(yù)測(cè)。廣義的檔案鑒定工作，包括鑒定檔案的價(jià)值和真?zhèn)?。檔案界通常所說的檔案鑒定工作是狹義的，即指檔案價(jià)值的鑒定。所以，檔案價(jià)值鑒定工作是檔案管理部門按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。

通常，對(duì)電子檔案的鑒定是在對(duì)電子文件的內(nèi)部特征和具體內(nèi)容基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是對(duì)電子文件鑒定的繼續(xù)和補(bǔ)充。在電子文件歸檔前，應(yīng)由文件內(nèi)形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有時(shí)效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《電子文件移交檢驗(yàn)表》。如文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方面和相關(guān)如見一同移交給接收單位。

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1008-3383(2012)04-0105-01

2011-12-27