文/熊 芊

（浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 浙江·杭州）

在高科技迅猛發(fā)展的時代，企業(yè)競爭已經(jīng)進(jìn)入到了一個信息化競爭的新階段。如何增強(qiáng)信息保密能力，確保信息安全越來越成為我國企業(yè)關(guān)注的重大課題。秘書部門作為企業(yè)重要的信息管理部門，具有較強(qiáng)的機(jī)要性。因此，秘書在企業(yè)信息安全工作中占有特殊地位，企業(yè)對加強(qiáng)秘書信息保密工作提出了更高的要求。

一、現(xiàn)代企業(yè)信息泄密的主要途徑

（一）外部竊密。即俗稱的“黑客入侵”。一些企業(yè)在公共網(wǎng)上傳輸?shù)男畔⑹强梢詢?nèi)部共享的。共享時，計算機(jī)系統(tǒng)實(shí)行用戶識別口令，由于計算機(jī)系統(tǒng)在分辨用戶時，認(rèn)“碼”不認(rèn)“人”，這樣，那些未經(jīng)授權(quán)的非法用戶或竊密分子就可能通過冒名頂替、長期試探等方式獲取用戶口令，然后進(jìn)入聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)進(jìn)行竊密。聯(lián)網(wǎng)時，通過收集涉密計算機(jī)的電磁輻射信號，再加以還原來竊取重要信息。另外，還通過“軟殺傷”即病毒感染，以電子郵件等方式將病毒輸送到涉密計算機(jī)上，造成整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，涉密數(shù)據(jù)全部丟失或傳輸出去。為防泄密而加設(shè)的防火墻也并非完全可靠，雖然現(xiàn)在防火墻產(chǎn)品很多，但許多技術(shù)仍依賴國外進(jìn)口，加之市場管理不規(guī)范，產(chǎn)品質(zhì)量實(shí)際上沒有可靠保障，不法分子還可以在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上安裝監(jiān)聽程序，從而達(dá)到竊取企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)拿孛苄畔⒌哪康摹?/p>

（二）內(nèi)部泄密。隨著各種邊界安全防護(hù)手段的提升，“黑客”越來越難以突破企業(yè)的外圍安全防護(hù)。但這并沒有讓企業(yè)管理者們輕松下來，因?yàn)橄啾扔凇昂诳汀倍?，?nèi)部泄密者擁有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。他們既不需要像“黑客”那樣在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中盲目查找有價值的數(shù)據(jù)信息，也不需要在所有的計算機(jī)終端中到處搜尋信息，因?yàn)樗麄兦宄男?shù)據(jù)信息關(guān)系到企業(yè)生存與發(fā)展的命脈，并且知道這些數(shù)據(jù)的確切存儲位置。更為重要的是，“黑客”在進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)之前，需要千辛萬苦的突破重重防護(hù)，并且要做到不留任何痕跡。然而，內(nèi)部泄密者卻完全不需要考慮這些，因?yàn)榇蠖鄶?shù)企業(yè)內(nèi)部基本上沒有任何信息安全防范手段。泄密者們只需要知道他們想要什么，然后直接去存儲這些數(shù)據(jù)的地方去取就可以了。在泄密者這種輕松得手的過程背后，給企業(yè)帶來的卻是嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)和競爭能力損失。而且如果這些安全事件發(fā)生在與國家戰(zhàn)略相關(guān)的企業(yè)中，還將造成難以彌補(bǔ)的損失，甚至影響到國家的戰(zhàn)略安全體系。

二、現(xiàn)代企業(yè)秘書必須加強(qiáng)信息保密工作的原因

（一）知密時間早。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)在提出發(fā)展規(guī)劃或制定重大決策時，會召開帶有秘密性質(zhì)的會議，出席人員的范圍有嚴(yán)格控制，但一般情況下會安排秘書做會議記錄。而一份秘密文件的起草、修改和辦理大多也由秘書承擔(dān)。在很多有外資背景的企業(yè)里，盡管采取上司和秘書“一對一”的工作模式，但由于上司責(zé)任的加重和決策權(quán)的擴(kuò)大，使得其管理工作也很大程度依賴秘書的協(xié)助。因此，現(xiàn)代企業(yè)秘書一般知道秘密的時間都比較早，當(dāng)企業(yè)的一個決策、一個方案、一項(xiàng)措施尚處在萌芽階段時，秘書已經(jīng)全盤了解。

（二）知密內(nèi)容多。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的助手，秘書工作的范圍幾乎涉及到組織的各個方面，而他們在工作中所接觸的基本上是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)和決策者，領(lǐng)導(dǎo)議論的事情，大至思考、醞釀中的決策，小至組織基層的人事、生產(chǎn)等機(jī)密，有時甚至是決策的出臺過程，領(lǐng)導(dǎo)的分歧等等，他們大都知悉，所了解的秘密內(nèi)容和范圍是比較廣泛的。

（三）知密程度高。企業(yè)的內(nèi)部秘密文件以及上級單位下發(fā)的帶有密級的文件一般都是由秘書清點(diǎn)保管，所以秘書不但知曉企業(yè)自身的核心秘密，也接觸到高密級的黨、國家和上級組織的重要秘密，尤其是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的個人秘書，他們更是可能直接處理秘密事項(xiàng)，因而知密程度是非常高的。

由此可見，企業(yè)的重要秘密如果不被秘書加以保守或保護(hù)，就很容易泄漏，或被他人竊取，將給企業(yè)造成難以估量的損失。

三、現(xiàn)代企業(yè)對秘書加強(qiáng)信息保密工作的要求

（一）樹立保密意識，保證知密不泄。秘書作為企業(yè)秘密信息的重要掌握者，必須充分認(rèn)識到企業(yè)信息保密工作的重要性，時刻提高警覺，絕不可喪失人格出賣企業(yè)秘密，走上違法犯罪的道路。由于秘書地位和身份特殊，一些人總想從他們口中獲悉內(nèi)部信息。人常說：“言多必失”，秘書要嚴(yán)防“禍從口出”。語言是傳達(dá)信息的重要載體，而言語交際的主要器官就是口舌。有人說：“少說多做”是當(dāng)時秘書的處事之道，其實(shí)并不為過。

秘書在人際交往中首先要弄清對方的身份，確定哪些該說，哪些不該說，以及說到什么程度。在某些交往的場合中，為不損友誼，則需要以禮拒絕或轉(zhuǎn)移話題。對那些旨在套取企業(yè)秘密者，要采取對策，防止落入圈套。對一般好奇者，應(yīng)告知對方不要打聽。秘書只有遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)防一切失密、泄密和竊密事件的發(fā)生，才能使領(lǐng)導(dǎo)順利地開展工作。否則，就會使領(lǐng)導(dǎo)工作處于被動地位，嚴(yán)重影響到領(lǐng)導(dǎo)工作的成效。秘書嚴(yán)守秘密也不是一時之計，秘書在離崗、離職后也不得泄露所知的秘密信息，這應(yīng)該被視作為人處世的基本道德。

（二）加強(qiáng)對企業(yè)秘密載體的管理。企業(yè)的秘密載體包括以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載企業(yè)重要秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光盤等各類物品。

1、秘書要嚴(yán)格履行企業(yè)秘密載體的清點(diǎn)、登記、編號、簽收、借閱、傳閱手續(xù)，隨時掌握秘密載體的去向。發(fā)放秘密載體時應(yīng)嚴(yán)格按照限定的接觸范圍發(fā)放，發(fā)放必須認(rèn)真清點(diǎn)并登記，發(fā)出剩余數(shù)量相加要與總數(shù)量一致。傳遞秘密載體時應(yīng)當(dāng)包裝密封，并選擇安全的交通工具和交通路線。

2、秘書應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的辦公場所安排相關(guān)人員閱讀或使用秘密載體，借閱或復(fù)制秘密載體須先征得公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并按規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù)。不得使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸秘密載體信息。

3、秘密載體應(yīng)當(dāng)保存在公司規(guī)定的密碼文件柜中，秘書應(yīng)定期對秘密載體進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時上報處理。銷毀超過保密期限的秘密載體應(yīng)當(dāng)確保秘密信息無法還原。

（三）加強(qiáng)企業(yè)秘密會議的全過程控制。會議是企業(yè)重要的議事決策方式，會務(wù)工作是秘書的分內(nèi)之事，它實(shí)實(shí)在在地影響著會議的保密效果。秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織秘密程度較高的會議，必須做到全過程控制，不讓任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)泄密的可能。

1、會前應(yīng)與保衛(wèi)、保密部門共同采取保密措施，并對與會人員進(jìn)行保密教育，嚴(yán)格規(guī)定保密紀(jì)律。要對會場的各種電器設(shè)備（擴(kuò)音、錄音設(shè)備）進(jìn)行保密檢查，防止有線擴(kuò)音設(shè)備寄生振蕩泄密，嚴(yán)禁使用無線話筒代替有線擴(kuò)音設(shè)備。會議文件一律標(biāo)明記錄密級，統(tǒng)一編號，登記發(fā)放，禁止亂印亂發(fā)會議秘密文件。

2、會議期間應(yīng)設(shè)保密箱、柜和文件袋，指定專人管理秘密文件、資料、筆記本等。秘書特別要管好自己的會議記錄本。會議記錄本中包含著大量不能為眾人所知的秘密。例如，本機(jī)關(guān)、本單位辦公會議討論通過的對本單位個別職工違紀(jì)行為的處理決定等，在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)沒有正式公布之前，秘書就必須保守好記錄的結(jié)果。如果先將這樣的處理決定泄露給當(dāng)事人，萬一對方受不了，出現(xiàn)了非理性行為，那么秘書就要對因此而產(chǎn)生的后果負(fù)責(zé)。

3、會議結(jié)束后，與會者不得以任何理由向外泄露會議內(nèi)容，新聞報道部門不得公開報道會議秘密事項(xiàng)。如會議內(nèi)容需要向下傳達(dá)時，應(yīng)明確規(guī)定傳達(dá)范圍。會后還要做好會議文件的清退，會場及住地檢查，看有無遺漏文件資料等。

（四）注意現(xiàn)代辦公設(shè)備的保密?，F(xiàn)代企業(yè)已完全普及了計算機(jī)辦公條件，由于計算機(jī)的信息儲量大，因此往往秘密信息非常集中，若泄露，損失就非常大，這就要求秘書注意計算機(jī)的管理和使用。對已聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)，就更要注意做好安全防范措施。此外，復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、對講機(jī)、無線電話、錄音機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備也要時刻注意安全保密問題。如，為便于聯(lián)系，秘書的電話本上往往記錄有本單位主要領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系方式，包括個人的住宅電話及手機(jī)號碼，其實(shí)這些信息都屬于公司的機(jī)密。秘書的電話本保管不當(dāng)或遺失，都會給領(lǐng)導(dǎo)和自己帶來麻煩，這種現(xiàn)象在現(xiàn)實(shí)生活中屢見不鮮。秘書還要特別警惕手機(jī)泄密，因?yàn)槿绻芾聿簧疲謾C(jī)很可能會成為隱藏在心臟地帶的“竊聽器”，成為不容忽視的一大隱患。西方國家情報部門、軍方和重要政府部門，都嚴(yán)格禁止在辦公場所使用移動電話，即使是關(guān)閉的手機(jī)也不準(zhǔn)帶入。秘書人員在參加涉密會議、接待重要人士的情況下，應(yīng)以警示牌的形式提醒與會人員自覺關(guān)機(jī)，或放置屏蔽手機(jī)信號的設(shè)備，以達(dá)到預(yù)防為主的目的。

“保密工作無小事”，秘書在現(xiàn)代企業(yè)中處于關(guān)鍵而敏感的位置，必須增強(qiáng)自律意識，提高保密工作水平，在現(xiàn)代企業(yè)信息保密工作中發(fā)揮骨干帶頭作用，為維護(hù)企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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