趙 娜,丁唯一
(瀘州醫(yī)學(xué)院,四川 瀘州 646000)
作為高校教學(xué)管理工作中重要的組成——學(xué)籍管理工作,應(yīng)以人為本、與時(shí)俱進(jìn)。精細(xì)化管理最初是日本工業(yè)生產(chǎn)提出的概念,現(xiàn)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)各個(gè)方面。針對(duì)高校管理中的精細(xì)化管理即指管理的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化,程序的細(xì)致化、程序化,數(shù)據(jù)的精確化、零缺陷性。高校學(xué)籍工作的精細(xì)化管理既是高校正常教學(xué)秩序,形成良好學(xué)風(fēng)、教風(fēng)和校風(fēng)的重要保障,又是體現(xiàn)學(xué)校管理水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)。
學(xué)籍管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分。其管理應(yīng)該做到有據(jù)可依,有據(jù)可查。要做到有據(jù)可依,有據(jù)可查,這就要求我校的學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)章制度從性質(zhì)上說,具有立法性、公共性、權(quán)威性和教育性。在管理實(shí)踐中,學(xué)籍管理制度具有管理、導(dǎo)向、測(cè)評(píng)等功能。高校管理者在制定學(xué)籍管理制度時(shí)要以人為本、依法制建,使制度涵蓋面廣、內(nèi)容系統(tǒng)詳細(xì)。不但如此,還需要在師生之間做好學(xué)籍管理方面的教育。這種教育不單單是指以上課的方式開展,也可以是研討形式、提問形式、廣播宣傳等形式。其目的在于可以使學(xué)籍管理制度深入人心,讓師生很熟悉掌握我校的學(xué)籍管理制度。
我校學(xué)籍異動(dòng)的辦理主要分為三部分,一是學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)的審批,需要院系、學(xué)生部、教務(wù)處、院領(lǐng)導(dǎo)的審批,因病學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生還需要衛(wèi)生科的審批。二是學(xué)籍異動(dòng)通知的送達(dá),即指學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生需要把在教務(wù)處開具的學(xué)籍異動(dòng)通知送達(dá)相關(guān)部門,如計(jì)財(cái)處、宿管辦、學(xué)生部、保衛(wèi)處、教材科等等。三是學(xué)籍異動(dòng)通知送完后,交回異動(dòng)通知存根,由教務(wù)處開具學(xué)籍異動(dòng)的證明。
這樣的辦理方法有以下幾個(gè)缺點(diǎn):
1.學(xué)生在辦理過程中均反映學(xué)籍異動(dòng)辦理過程太過于繁雜,需要學(xué)生新舊兩校區(qū)來回跑,在各部門審批和送達(dá)通知到各部門中浪費(fèi)很多時(shí)間。
2.各行政部門接到通知后反映,這種零散的通知送到方式,不利于對(duì)學(xué)生學(xué)籍的了解,還需要每個(gè)部門整理送達(dá)異動(dòng)通知的學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)信息。不但增加了工作量,還使工作在各部門中重復(fù)。
3.在我處辦理中察覺,學(xué)生在向各部門送達(dá)通知中,經(jīng)常由于辦理太過麻煩,干脆不去送達(dá),直接異動(dòng)。導(dǎo)致我處辦理手續(xù)顯示未完成,需要定期地整理、追蹤,不利于工作的延續(xù)。
基于以上幾個(gè)缺點(diǎn)的收集,筆者在校內(nèi)學(xué)籍異動(dòng)的辦理上作出相應(yīng)的改進(jìn),以期達(dá)到辦理的程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)明化。
首先,分析以往辦理的三個(gè)步驟得出:(1)學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)審批步驟不能省略,因?yàn)樵诖瞬襟E中分管學(xué)生的院系等需要幫學(xué)生分析學(xué)生申請(qǐng)學(xué)籍異動(dòng)的原因,也會(huì)根據(jù)原因?qū)W(xué)生學(xué)籍的異動(dòng)作出相應(yīng)的建議。(2)學(xué)籍異動(dòng)通知送達(dá)步驟,經(jīng)過與需要送達(dá)通知的相應(yīng)行政部門聯(lián)系討論,各相應(yīng)行政部門均反映:一是這些部門都不是及時(shí)需要學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的信息。二是每個(gè)部門都單獨(dú)、重復(fù)地整理學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的信息,既麻煩也容易漏掉某些異動(dòng)學(xué)生的信息。這些問題說明,此步驟存在相應(yīng)的問題。若將此步驟簡(jiǎn)化,不由每位學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生親自、及時(shí)送達(dá),而是將一段時(shí)間內(nèi)(比如一周或一個(gè)月)所有異動(dòng)學(xué)生的信息統(tǒng)計(jì)好后,統(tǒng)一地發(fā)送到相關(guān)行政部門。這樣既簡(jiǎn)化了學(xué)生辦理步驟,又使數(shù)據(jù)完整,同時(shí)更方便各相關(guān)行政部門對(duì)學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生信息的保存。(3)學(xué)籍異動(dòng)證明的開具。此步驟不可缺,是學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)的憑證。
經(jīng)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)明化的我校校內(nèi)學(xué)籍異動(dòng)的辦理流程就為兩個(gè)步驟:一是學(xué)籍異動(dòng)的審批;二是學(xué)籍異動(dòng)證明的開具。
經(jīng)過對(duì)我校現(xiàn)有學(xué)生學(xué)籍校內(nèi)異動(dòng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析發(fā)現(xiàn):
1.由于部分師生不了解校內(nèi)學(xué)籍異動(dòng)的重要性、必要性,出現(xiàn)學(xué)生只跟管理學(xué)生的輔導(dǎo)員打聲招呼就以為學(xué)籍異動(dòng)成功了。這樣使得輔導(dǎo)員反映的學(xué)生學(xué)籍情況與教務(wù)處學(xué)籍管理人員掌握的學(xué)生學(xué)籍情況不一致,導(dǎo)致學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)不精確。
2.因?yàn)橹靶?nèi)學(xué)籍異動(dòng)辦理流程繁雜,導(dǎo)致部分學(xué)生未辦理完也不去關(guān)心。而我們工作人員事后的追蹤工作也沒有開展良好,導(dǎo)致學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的不精確和缺失。
3.因單獨(dú)由學(xué)生向相關(guān)部門送達(dá)學(xué)籍異動(dòng)通知,導(dǎo)致部門與部門間可能出現(xiàn)通知的不完整性和通知保存的不完整性等,導(dǎo)致部門與部門間數(shù)據(jù)的不統(tǒng)一。
針對(duì)這些問題,我校學(xué)籍管理人員要做好以下幾點(diǎn)工作:
1.現(xiàn)有學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)的清理?,F(xiàn)有學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)的清理是一項(xiàng)十分繁瑣的工作,需要結(jié)合管理學(xué)生的輔導(dǎo)員對(duì)管理學(xué)生學(xué)籍情況的反映,需與相關(guān)行政部門學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)的對(duì)比,還需翻查辦理學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的紙質(zhì)檔案資料等。結(jié)合以上這些步驟,力爭(zhēng)在最短的時(shí)間內(nèi)完成學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的數(shù)據(jù)清理工作,讓現(xiàn)有學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)精確、無缺陷。
2.學(xué)籍異動(dòng)辦理流程標(biāo)準(zhǔn)化、程序化后,定期核對(duì)學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)。
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