巧用郵件合并功能實(shí)現(xiàn)word表格的快速填制和打印

于 江 王曉立 劉春香

1.山東省昌樂縣氣象局，山東濰坊 262400 2.山東省濰坊市氣象局，山東濰坊 261000

巧用郵件合并功能實(shí)現(xiàn)word表格的快速填制和打印

于 江1王曉立2劉春香1

1.山東省昌樂縣氣象局，山東濰坊 262400 2.山東省濰坊市氣象局，山東濰坊 261000

本文通過填制某縣氣象信息員審批表這一事例，介紹了郵件合并功能在實(shí)現(xiàn)大量信息的快速填充功能上的便利性，以供同行參考。

郵件合并；表格；填制

引言

氣象為農(nóng)服務(wù)作為公共服務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，正越來越受到民眾重視。某縣為提高氣象防災(zāi)減災(zāi)能力，積極擴(kuò)大氣象信息的覆蓋面，建立了一支由610名農(nóng)村干部組成的氣象信息員隊(duì)伍。這610名農(nóng)村干部的信息員審批表格如何快速建立，靠一張一張地切換，復(fù)制并粘貼，效率肯定低下。本文巧妙利用word表格中的“郵件合并”功能，將審批表格快速高效地填充完成，大大地提高了辦公效率。

1 確定審批表格需要填制的項(xiàng)目

如不表1，氣象信息員審批表中需要填制的10個(gè)項(xiàng)目都用無色標(biāo)注了出來，作為以后需要進(jìn)行插入操作的目標(biāo)項(xiàng)目。

表 1 昌樂縣氣象信息員審批表

表2

表3 昌樂縣氣象信息員審批表

2 做好數(shù)據(jù)源的合并準(zhǔn)備工作

在此前，各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室都將其鄉(xiāng)鎮(zhèn)中擬聘的氣象信息員個(gè)人情況用excel表格的形式報(bào)了過來。接下來打開數(shù)據(jù)源。如表2（出于對(duì)隱私的保護(hù)，圖中都將電話等個(gè)人信息隱去了）

在此前的word文檔《昌樂縣氣象信息員審批表》中，單擊菜單“工具”中的“信函與郵件”，打開“郵件合并”任務(wù)窗格，在“選擇文檔類型”列表框中單擊選中“目錄”，然后點(diǎn)擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”。在“選擇開始文檔”列表框中使用默認(rèn)設(shè)置“使用當(dāng)前文檔”，然后單擊“下一步：選取收件人”。單擊瀏覽按鈕，打開“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，找到數(shù)據(jù)源“各鎮(zhèn)信息員情況上報(bào)表”存放的位置，選取該文檔后單擊“打開”。在“選擇表格”對(duì)話框中選擇“Sheet1$”，然后單擊鼠標(biāo)勾選“首行包括列標(biāo)題”，最后單擊“確定”按鈕。打開“郵件合并收件人”對(duì)話框，單擊“確定”按鈕，返回“郵件合并”任務(wù)窗格。

3 插入并合并到新文檔

打開數(shù)據(jù)源的工作完成以后，接下來將進(jìn)行插入合并域的操作。具體方法如下：

在“郵件合并”任務(wù)窗格中，單擊“下一步：選取目錄”。打開“信息員審批表模板”，將光標(biāo)定位在“姓名”右面的表格①中，然后單擊“郵件合并”任務(wù)窗格中的“其他項(xiàng)目”。打開“插入合并域”對(duì)話框，選擇“姓名”，單擊“插入”按鈕，然后在審批表模板中插入“姓名域”，單擊“關(guān)閉”按鈕。參照上述方法，依次在②～⑩域中完成插入合并域的操作（如表3）。

接下來，即可將生成的信息員審批表合并到新文檔中去。在“郵件合并”對(duì)話框中單擊“下一步：預(yù)覽目錄”，在左邊的預(yù)覽框中可以看到當(dāng)前信息員的個(gè)人信息。在“郵件合并”任務(wù)窗格中，單擊“下一步：完成合并”。單擊“創(chuàng)建新文檔”，打開“合并到新文檔”對(duì)話框，選擇其中的默認(rèn)選項(xiàng)“全部”，單擊“確定”按鈕后，即完成了審批表的填制操作，接下來進(jìn)行打印操作即可以了。

4 小結(jié)

此文雖然僅僅通過郵件合并功能完成填制審批表這一事例，但普遍具有借鑒意義，可以批量生成需要的郵件文檔，從而大大提高工作的效率。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.19.026

于江（1983－），男，山東五蓮人，助理工程師，本科，從事氣象科技服務(wù)工作。