淺談如何加強會計電算化管理

宋洪芳

（烏魯木齊鐵路局財務處，新疆 烏魯木齊 830000）

實行會計電算化后，會計人員必須操作計算機才能進行會計核算工作，如果操作不正確會造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞或丟失，影響系統(tǒng)的正常運行。因此為了保證系統(tǒng)的正常運行，完成預定任務，保證系統(tǒng)內(nèi)各種資源信息的安全與完整，應制定嚴密的計算機操作管理制度，包括會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，操作密碼的嚴格管理，預防會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登人機內(nèi)賬簿，保存上機操作記錄，計算機病毒的防范措施等制度。與此同時加強日常使用管理，防止各種非法人員上機操作，為計算機設備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，保護機內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。

1系統(tǒng)維護管理包括硬件維護與軟件維護兩部分。硬件維護主要是在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障時，及時進行故障分析，并作檢查記錄，在設備更新、擴充、修復后，由系統(tǒng)維護人員安裝和調(diào)試。建議在硬件維護工作中，一般故障由本單位電算化維護人員負責，較大的故障應及時與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決。系統(tǒng)軟件維護主要是檢查系統(tǒng)文件的完整性以及系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改，以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護、完善性維護三種。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程；適應性維護是指單位的會計工作發(fā)生變化時，為適應新情況而進行的修改活動；完善性維護是為了改善已有功能的需要而進行的軟件修改活動。

2實行嚴格的授權(quán)控制為了防止系統(tǒng)非法介入、篡改或發(fā)生舞弊行為，必須實行嚴格的授權(quán)控制

利用財務軟件權(quán)限控制功能，通過對不同人員權(quán)限的分配、設置密碼等手段對上機操作和動用系統(tǒng)資源加以控制。由于計算機軟件開發(fā)人員對軟件的結(jié)構(gòu)和設計相當熟悉，他們有能力也有機會進行非正常的數(shù)據(jù)修改，因此，必須對其操作權(quán)限進行嚴格的限制，不允許軟件開發(fā)人員有會計記賬、修改、出納等權(quán)限。

為此，主管會計應熟悉財務軟件，嚴格掌握操作人員的權(quán)限確定權(quán)，從而達到保證操作權(quán)限控制的有效性，進而保證會計信息和會計資料的真實性、合法性。

3建立數(shù)據(jù)管理制度首先，應加強會計數(shù)據(jù)的安全維護管理，確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。主要工作包括：必須經(jīng)常進行備份工作，以避免意外和人為錯誤造成數(shù)據(jù)的丟失，每日必須對計算機內(nèi)的會計資料在計算機硬盤中進行備份。對磁陛介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。其次，應制定會計電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時會計數(shù)據(jù)的維護制度，以解決因發(fā)生意外事故，而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問題。最后，應制定數(shù)據(jù)錄入管理規(guī)定，隨著企業(yè)管理信息化的發(fā)展，會計核算中許多原始憑證資料除手工輸入外，還可能來源于供應鏈系統(tǒng)等其他系統(tǒng)，對需要處理的原始憑證的正確性和完整性的審核，使用具有智能化校驗功能的設備，能夠及時有效地發(fā)現(xiàn)原始憑證的錯誤，確保會計憑證的質(zhì)量，減少審核工作量。

4建立財務人員的內(nèi)部牽制制度財務軟件的應用，要求企業(yè)對內(nèi)部職能進行分工，按內(nèi)部牽制原則合理分工，從而可以在工作中互相制約、互相監(jiān)督，防止工作差錯或故意舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生。實行電算化后，一些傳統(tǒng)的核對、計算、存儲等內(nèi)部會計控制方式均被計算機內(nèi)部控制方式輕而易舉地替代，如總賬和明細賬都由計算機根據(jù)審核后的會計憑證自動登記和歸集，取消了手工條件下兩者的核對工作，但同時記賬憑證的審核工作變得更加重要。

5采取防錯糾錯措施要充分發(fā)揮財務軟件的防錯、糾錯、提示、預警等功能，預先設置非法對應科目、憑證必有必無科目、計劃定額指標等，使企業(yè)會計處理的所有步驟都必須經(jīng)過相應程序的檢驗，如出現(xiàn)錯誤不進行糾正，則系統(tǒng)會拒絕進行下一步驟的操作，對偏離計劃定額的情況，可予以警示，從而防止錯誤和舞弊的產(chǎn)生，保證數(shù)據(jù)處理、預算制度的可靠性。

6嚴禁反記賬與反結(jié)賬按照財政部制定的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，在財務軟件中，會計資料輸入計算機并經(jīng)審核記賬后，不能修改，如需修改，則需要重新輸入一張紅字沖銷憑證和一張正確憑證，再據(jù)以記賬，這種處理方式對修正內(nèi)容、修正理由及相關(guān)責任人都留下了記錄，只有這樣才能保證會計信息的質(zhì)量和可信度。

但有些實行會計電算化的企業(yè)，常常采用反記賬與反結(jié)賬辦法修改會計數(shù)據(jù)。

反記賬與反結(jié)賬就是將已經(jīng)記賬或已經(jīng)結(jié)賬的會計數(shù)據(jù)恢復到記賬或結(jié)賬前的狀態(tài)，然后對已輸入且已保存的記賬憑證再作修改、插入和刪除操作，并使已輸入憑證的憑證號順序重新排列，這樣做，其會計賬簿的真實性難以保證，也無法給審計留下任何線索，故應要求實行會計電算化的企業(yè)或單位嚴格按照《會計法》與《企業(yè)會計制度》的規(guī)定進行會計憑證、會計賬簿的填制、登記、更正。

財政部門應嚴格要求軟件開發(fā)企業(yè)按照《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的規(guī)定，開發(fā)高質(zhì)量的會計軟件，嚴格修改并限制操作權(quán)限，嚴禁反記賬與反結(jié)賬功能。

7加強會計檔案管理電算化會計的檔案管理主要是指打印出的各種憑證、賬簿、報表、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。會計檔案管理是實行會計電算化后會計工作連續(xù)進行的保障，是電算化會計信息系統(tǒng)維護的保證，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全與完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會計信息得以充分利用的保證。

目前我國會計人員素質(zhì)偏低、對電子計算機方面知識掌握不多，因此應提高會計人員的業(yè)務素質(zhì)，加強會計電算化培訓，使會計人員能夠熟練地操作計算機，掌握會計軟件的各種自定義功能(包括定義各種轉(zhuǎn)賬公式、數(shù)據(jù)來源公式、費用分配公式等和各種管理功能，充分發(fā)揮財務軟件的管理功能，為企業(yè)的經(jīng)營管理和決策服好務。

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