關(guān)于建立國有企業(yè)存貨管理內(nèi)部控制體系的探討

大慶油田儲運(yùn)銷售分公司 李秀宇

1 存貨管理及內(nèi)部控制的含義及意義

存貨屬于企業(yè)的流動資產(chǎn)。一般情況下，存貨占工業(yè)企業(yè)總資產(chǎn)的30%左右。商業(yè)流通企業(yè)的則更高，其管理利用情況如何，直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用水平以及資產(chǎn)運(yùn)作效率。因此，一個企業(yè)若要保持較高的盈利能力，應(yīng)當(dāng)十分重視存貨的管理。一般來說，存貨所涉及的主要業(yè)務(wù)活動包括采購原材料、生產(chǎn)成本、核算在產(chǎn)品、庫存管理、發(fā)出產(chǎn)成品等環(huán)節(jié)過程。

內(nèi)部控制，是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的完整，預(yù)防發(fā)生錯誤與舞弊，保證會計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定的政策與程序。一項(xiàng)好的內(nèi)部控制體系應(yīng)該達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：第一，控制觸及企業(yè)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)和各個方面，不留下控制死角，也就是說企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營管理活動均應(yīng)納入內(nèi)部控制范圍；第二，事權(quán)劃分明確具體，具有很強(qiáng)的操作性，也就是說內(nèi)部控制制度作為一種制度要能真正成為企業(yè)管理者的行為規(guī)范，操作方便；第三，控制程序規(guī)范，過程控制受到特別重視，也就是說內(nèi)部控制要形成科學(xué)的機(jī)制，尤其是把對經(jīng)營管理過程的控制放在突出的地位，通過控制，能防患于未然；第四，具有良好的控制效果，內(nèi)部控制的功能得到有效發(fā)揮。

存貨內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)之一，是內(nèi)部控制中的應(yīng)用控制。一般會涉及計(jì)劃、生產(chǎn)、銷售、保管、財(cái)務(wù)等部門。根據(jù)業(yè)務(wù)流程，可以分為采購、入庫、領(lǐng)用、帳存、盤存等方面。

2 建立企業(yè)存貨管理內(nèi)部控制體系的方法

2.1 首先要建立科學(xué)高效的存貨管理制度

建立起科學(xué)高效的存貨管理制度，并隨著企業(yè)的發(fā)展不斷完善。存貨的日?？刂品椒☉?yīng)采用存貨歸口分級管理責(zé)任制。制定指標(biāo)部門應(yīng)參照歷史數(shù)據(jù)，結(jié)合本期實(shí)際情況，分解存貨資金計(jì)劃指標(biāo)給企業(yè)各有關(guān)職能部門進(jìn)行管理。例如：各種材料物資歸口部門管理，產(chǎn)品、半成品、廢品歸口部門等，各歸口部門負(fù)責(zé)制定分管存貨的資金定額和具體的管理辦法。然后將各部門分管的指標(biāo)層層分解下達(dá)到所屬各級單位和個人，實(shí)行存貨的分級管理。

2.2 建立物資采購審批內(nèi)部控制

理順物資采購審批流程，由采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的計(jì)劃和材料采購申請編制采購計(jì)劃，提出具體的采購商及采購目錄，經(jīng)計(jì)劃主管計(jì)劃的負(fù)責(zé)人審核后報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。通過建立科學(xué)的審批環(huán)節(jié)，強(qiáng)化對采購物資的過程控制，有效提高物資采購效率和管理水平，保證存貨采購業(yè)務(wù)按計(jì)劃申報程序進(jìn)行。

2.3 建立存貨采購合同內(nèi)部控制

在日常工作中認(rèn)真按照內(nèi)控流程操作，做到“嚴(yán)把三關(guān)”。即在采購合同簽訂階段，嚴(yán)把資質(zhì)審查關(guān)；在合同執(zhí)行階段，嚴(yán)把審批審核權(quán)限關(guān)；在合同付款階段，嚴(yán)把合同履約監(jiān)督關(guān)。嚴(yán)格控制供貨商資質(zhì)，詢價文件、招投標(biāo)文件等重要風(fēng)險點(diǎn)，同時，加大對合同履行全過程管理，依據(jù)《合同檢查情況報告》、《合同履行情況處置催告單》等控制實(shí)施證據(jù)向合同各個環(huán)節(jié)滲透，有效地預(yù)防了事后合同的發(fā)生和各類舞弊事件的形成。

2.4 建立材料驗(yàn)收與入庫的內(nèi)部控制

要保證存貨采購標(biāo)的額、質(zhì)量與合同保持一致，做到準(zhǔn)確、安全入庫。外購存貨應(yīng)符合內(nèi)部采購與付款的有關(guān)規(guī)定；重點(diǎn)是對取得存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確驗(yàn)收，并設(shè)置存貨明細(xì)帳。在收到供貨單位發(fā)票、運(yùn)單后填寫收料單，倉庫保管部門根據(jù)驗(yàn)收單驗(yàn)收存貨，填制入庫單，登記存貨臺帳，將發(fā)票、運(yùn)單連同收料單送回財(cái)務(wù)與采購部門。

2.5 建立材料領(lǐng)用與發(fā)出內(nèi)部控制

存貨領(lǐng)用須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字。應(yīng)保證存貨領(lǐng)用無誤，手續(xù)齊全。倉庫保管要審核領(lǐng)料單，雙方要檢查數(shù)量和質(zhì)量，并簽字或蓋章。材料發(fā)出后，保管人員要按計(jì)劃價格標(biāo)明金額，登記材料卡片，并轉(zhuǎn)材料記賬員記賬后隨發(fā)料匯總表定期送往財(cái)務(wù)部門。財(cái)會部門根據(jù)材料記賬員的發(fā)料匯總表按用途匯總分配，匯總領(lǐng)料單，分?jǐn)偛牧铣杀静町?，分類制證，登記有關(guān)賬務(wù)。

2.6 建立物資倉儲與保管內(nèi)部控制

根據(jù)銷售計(jì)劃制定倉儲計(jì)劃，合理確定庫存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量。加強(qiáng)日常管理，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨。同時，要建立存貨清查盤點(diǎn)制度，如有盤虧和盤盈，應(yīng)分清責(zé)任，報告有關(guān)部門及時處理。財(cái)會人員年底應(yīng)會同物資管理部門抽查存貨盤點(diǎn)，對于生產(chǎn)中已無轉(zhuǎn)讓價值的存貨及其它足以證明已無實(shí)用價值和轉(zhuǎn)讓價值的存貨，根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門批準(zhǔn)的處理意見，同倉庫保管員共同調(diào)整存貨賬務(wù)，以確保賬實(shí)相符。

2.7 建立存貨的監(jiān)督與檢查機(jī)制

定期檢查存貨業(yè)務(wù)的相關(guān)崗位和人員的設(shè)置情況；定期檢查存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況；定期檢查存貨收發(fā)、保管制度的執(zhí)行情況；定期檢查存貨處置制度的執(zhí)行情況；定期檢查存貨會計(jì)制度的執(zhí)行情況。內(nèi)部檢查如：同一型號物資在“計(jì)劃”、“合同”、“采購”、“驗(yàn)收”等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的實(shí)施證據(jù)對比其規(guī)格、價格、廠家上的邏輯關(guān)系是否正確，看其是否有舞弊行為。通過不斷地監(jiān)督檢查，完善企業(yè)存貨業(yè)務(wù)的內(nèi)控流程與規(guī)章制度，建立企業(yè)有效的良性循環(huán)。

3 對于加強(qiáng)存貨管理的幾點(diǎn)建議

3.1 基于完善的企業(yè)組織架構(gòu)，實(shí)施有效存貨內(nèi)控管理

企業(yè)組織機(jī)構(gòu)主要是確保商品流通企業(yè)正常運(yùn)行的基本框架，包括整體架構(gòu)、權(quán)責(zé)分工兩部分。企業(yè)在明確劃分各個部門權(quán)責(zé)的同時，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部牽制，增強(qiáng)各部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作能力，發(fā)揮合力作用，各部門相互配合，但是互不干擾，權(quán)責(zé)分明，有序執(zhí)行。

3.2 做好崗位分工控制

首先，在完善的組織架構(gòu)基礎(chǔ)上，建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督，如采購、驗(yàn)收與付款；保管與清查；銷售與收款；存貨處置的申請與審批；審批與執(zhí)行等。其次，授權(quán)批準(zhǔn)控制，明確審批人對存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)方式、程序和相關(guān)控制措施的權(quán)限責(zé)任，不得越權(quán)審批；明確經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍和工作要求，對于超越權(quán)限的業(yè)務(wù)有權(quán)拒絕辦理，并向上級報告；嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)人員辦理存貨業(yè)務(wù)。再次，制定存貨業(yè)務(wù)流程，明確存貨的取得、驗(yàn)收與入庫、倉儲與保管、領(lǐng)用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，做好相應(yīng)的記錄與憑證保管。

3.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的風(fēng)險素質(zhì)

為保證內(nèi)控制度能有效執(zhí)行，讓員工定期參加一些日常不參加的會議，這將增強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)人員的協(xié)作精神，同時也可拓展他們視野。如在存貨管理的整個業(yè)務(wù)流程上，相關(guān)控制點(diǎn)上的業(yè)務(wù)人員可相互聽取會議，這有利于他們動態(tài)地觀察整個業(yè)務(wù)流程，而不是孤立地看某一點(diǎn)。另外可實(shí)行業(yè)務(wù)鏈中相關(guān)崗位的輪崗制度，這可增強(qiáng)員工的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為今后順利開展工作，提高風(fēng)險認(rèn)識。

3.4 發(fā)揮考核評價的重要性

考核評價是企業(yè)實(shí)行內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，主要在于評價員工的執(zhí)行狀況，采取必要的獎懲措施，充分激發(fā)員工積極性。通過完善考核體制，既要全方位檢驗(yàn)內(nèi)部控制管理手段是否落實(shí)到位，也要將企業(yè)日常工作與戰(zhàn)略目標(biāo)相結(jié)合，通過激勵政策，將績效考核與員工待遇相掛鉤，將績效考核與選拔管理人員相掛鉤，提高企業(yè)和員工的互動性，提高工作效率。由上可見，隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐的加快，企業(yè)實(shí)行內(nèi)部控制管理，可有效提高企業(yè)經(jīng)營管理效率，確保會計(jì)信息的真實(shí)性、可靠性，提高資產(chǎn)安全性與完整性，順利實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，為企業(yè)營造一個良好的發(fā)展環(huán)境，提升核心競爭力。

總之，建立健全合理、有效的存貨內(nèi)部控制體系，不僅能促使企業(yè)工作流程更加暢通、工作職能更加明確、工作責(zé)任落實(shí)更加到位，而且人人都知道自己該“干什么”、應(yīng)該“怎么干”，出了問題該由“誰負(fù)責(zé)”。還能使企業(yè)加強(qiáng)成本控制，實(shí)施低成本戰(zhàn)略，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展，達(dá)到以效益為中心，向管理要效益的目的。

[1]閆達(dá)五.內(nèi)部控制框架的構(gòu)建研究[J].會計(jì)研究,2001(2).

[2]宋建波.企業(yè)會計(jì)控制原理及應(yīng)用[M].中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社,2001.

[3]張海蘭,馮建榮.上市公司內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建[J].財(cái)會通訊,2009(3).