馬艷琴

幼兒園檔案資料是反映幼兒園教育教學(xué)活動(dòng)的歷史記錄。它真實(shí)反映了幼兒園工作的客觀進(jìn)程，如實(shí)反映了幼兒園工作的管理水平。

對(duì)幼兒園檔案資料實(shí)行具體、規(guī)范、整體化的收集、整理和保管對(duì)幼兒園教育教學(xué)工作能起到積極的作用，是研究、分析幼兒園教育教學(xué)發(fā)展變化情況及決策未來工作的重要依據(jù)，是為幼兒園各項(xiàng)工作提供可靠保證。

1.具體化管理

幼兒園檔案資料管理不同于行政檔案資料管理，有它自身的特點(diǎn)，要考慮到方方面面的有價(jià)值的資料。主要有：（1）上級(jí)教研部門下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)業(yè)務(wù)管理的文件資料；（2）上級(jí)教育行政部門下發(fā)的有關(guān)教育行政管理方面的文件資料；（3）各級(jí)各類幼兒測(cè)評(píng)試卷與分析等方面的資料；（4）上級(jí)黨政機(jī)關(guān)部門下發(fā)的文件資料；（5）人事、幼兒、計(jì)財(cái)?shù)雀鞣N報(bào)表；（6）本園保教工作、德育工作、安全工作、衛(wèi)生保健、財(cái)務(wù)工作等方面的計(jì)劃、總結(jié)；（7）教改信息、經(jīng)驗(yàn)資料、匯報(bào)材料；（8）幼兒學(xué)籍資料；（9）本園教職工人事檔案及年度考核檔案；（10）各種音頻、視頻、相片，等等。要把這些檔案資料具體化，然后按類進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，一一歸檔，以便查找。

2.規(guī)范化管理

作為為幼兒園工作提供決策依據(jù)的幼兒園檔案資料，在管理上要注意它的規(guī)范化。一是要對(duì)各種資料進(jìn)行鑒定，把有價(jià)值的資料篩選出來，做到去粗取精，去偽存真，不要單純地為積累資料而濫竽充數(shù)。同時(shí)，還要考慮資料的利用價(jià)值和它的可靠性。二是在檔案資料整理、裝訂上要做到規(guī)范化。在裝訂時(shí)，一定要按類裝訂。如上級(jí)下發(fā)的文件、各種計(jì)劃、總結(jié)、教研活動(dòng)記錄、教改信息、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等都要按資料的性質(zhì)、作用進(jìn)行分類裝訂成冊(cè)，然后編碼打號(hào)。三是存放檔案的檔案架、檔案柜、檔案箱的擺放，要排列有序，統(tǒng)一編號(hào)。不同規(guī)格，不同樣式的檔案架、柜、箱要分開排列，做到整齊劃一，規(guī)范合理。這樣查找起來會(huì)省時(shí)、迅速。

3.系統(tǒng)化管理

保存檔案的主要目的是為了更好地利用，充分發(fā)揮檔案資料的作用。不加系統(tǒng)的整理，就不能完整地反映幼兒園各項(xiàng)活動(dòng)的聯(lián)系和本來面貌，也就會(huì)損害以至失去檔案資料的利用價(jià)值。因此，幼兒園檔案資料管理要系統(tǒng)化。做到由分散到集中，由零散到系統(tǒng)的系統(tǒng)化管理。從檔案資料的統(tǒng)計(jì)、整理、檢查、編寫目錄到檢索編號(hào)都要系統(tǒng)化。只有化零散為系統(tǒng)，才能為檔案資料的有效利用創(chuàng)造良好的條件。另外，幼兒園檔案資料的系統(tǒng)化管理還要注意檔案資料形成的特點(diǎn)和規(guī)律；注意保持檔案資料之間的系統(tǒng)聯(lián)系；注意便于保管和提供利用等方面的問題。

4.整體化管理

幼兒園要把檔案資料的收集、整理工作當(dāng)作一項(xiàng)經(jīng)常性的工作來抓。每年按類、按階段、按事由隨辦隨歸，形成一個(gè)整體。一是要突出內(nèi)容上的整體化。反映本幼兒園職能活動(dòng)的一定要收集得完整、齊全，不能遺失，要保持內(nèi)容上的銜接，形成一個(gè)整體。如：搞了一次教改實(shí)驗(yàn)，就應(yīng)該把這項(xiàng)實(shí)驗(yàn)的課題提出、論證，實(shí)驗(yàn)過程的數(shù)據(jù)收集，實(shí)驗(yàn)資料的積累，實(shí)驗(yàn)效果的總結(jié)評(píng)估，實(shí)驗(yàn)報(bào)告都要收集齊全，以反映這項(xiàng)教改實(shí)驗(yàn)的整體過程。二是要突出時(shí)間上的整體化。每承辦完一件事或搞完一項(xiàng)活動(dòng)，都要把資料收集整理、暫時(shí)存放起來。一個(gè)月、一個(gè)學(xué)期的資料都要按月按學(xué)期進(jìn)行整理，把這些零散的資料按時(shí)間的先后順序排列，到學(xué)年末依序裝訂，統(tǒng)一歸檔。這樣使幼兒園檔案形成月與月、學(xué)期與學(xué)期、年度與年度之間一個(gè)有機(jī)的整體。

5.實(shí)用化管理

幼兒園檔案資料管理是幼兒園管理工作的重要組成部分，它能為幼兒園各項(xiàng)工作提供服務(wù)，具有很強(qiáng)的實(shí)用性。不要把檔案資料當(dāng)作一種擺設(shè)或單純地為應(yīng)付上級(jí)的檢查。要注重它的實(shí)用性特點(diǎn)。（1）要通過檔案資料來分析、研究幼兒園教育教學(xué)工作的發(fā)展與變化，成功與失敗，用以更好地調(diào)節(jié)今后工作的運(yùn)行機(jī)制。（2）通過分析、研究檔案資料，為幼兒園的工作決策提供借鑒和依據(jù)。（3）為幼兒園制定工作計(jì)劃和檢查工作以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供數(shù)據(jù)。（4）通過檔案資料學(xué)習(xí)外地教育教改實(shí)驗(yàn)的方法、途徑和經(jīng)驗(yàn)，利用它來為幼兒園的各項(xiàng)工作、活動(dòng)服務(wù)。

6.現(xiàn)代化管理

21世紀(jì)是信息化社會(huì)，信息社會(huì)的發(fā)展離開現(xiàn)代化的通信設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)資源、檔案管理方式也要隨之變革，這在很大程度上是這些先進(jìn)辦公設(shè)備在檔案管理中的運(yùn)用。我們要充分利用這些技術(shù)資源，根據(jù)幼兒園的檔案管理情況，開發(fā)適合幼兒園的電子檔案管理軟件，按照檔案的分類和統(tǒng)一編號(hào)，對(duì)各類檔案分別進(jìn)行案卷目錄和卷內(nèi)目錄的錄入。利用主題詞、題名、實(shí)體分類號(hào)、全宗號(hào)、案卷及檔號(hào)等進(jìn)行檢索，這樣就可大大提高檔案的檢索速度，可迅速查到所需的檔案。要實(shí)現(xiàn)幼兒園檔案工作的現(xiàn)代化管理的前提是必須購(gòu)買足夠數(shù)量的計(jì)算機(jī)，建立檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；要購(gòu)買現(xiàn)代辦公輔助設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，檔案管理的實(shí)際情況，加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)、管理知識(shí)、外語知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、歷史知識(shí)以及自然社會(huì)科學(xué)等方面的知識(shí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，改變觀念，掌握先進(jìn)的辦公方式和管理模式，為實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理打好基礎(chǔ)。