胡雍

摘要：當(dāng)前重要文獻(xiàn)資料的管理保存，已成為圖書管理的一項(xiàng)基本職責(zé)；而受從業(yè)人員態(tài)度和專業(yè)素養(yǎng)的影響，圖書館重要文獻(xiàn)資料的管理保存體系化結(jié)構(gòu)化等方面的缺陷。為了進(jìn)一步解決其所存在的問題，有效提高管理和保存過程的科學(xué)性，需要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料保管及相關(guān)數(shù)字化信心技術(shù)的有效運(yùn)用的策略進(jìn)行具體的分析，形成紙質(zhì)資料管理的檔案管理、分類整理等相關(guān)策略的深入分析，以及數(shù)字化技術(shù)和傳統(tǒng)重要文獻(xiàn)資料的有機(jī)整合策略。從而構(gòu)建現(xiàn)代圖書館重要文獻(xiàn)資料管理保存的策略體系，以進(jìn)一步促進(jìn)相關(guān)工作的進(jìn)步和完善。

關(guān)鍵詞：圖書館；重要文獻(xiàn)資料；管理；保存

圖書館管理過程中的重要文獻(xiàn)資料的管理，主要通過紙質(zhì)資料管理和相關(guān)數(shù)字信息化技術(shù)的有效運(yùn)用得以體現(xiàn)。為了進(jìn)一步探尋該過程中的優(yōu)化對策和措施，需要在對現(xiàn)狀進(jìn)行分析的同時，深入研究這兩個方面的具體實(shí)施和管理過程中的相關(guān)整體和細(xì)節(jié)，從而形成促進(jìn)當(dāng)前重要文獻(xiàn)資料管理保存的優(yōu)化措施。

一、圖書館重要文獻(xiàn)資料的管理與保存概論

1.1 圖書館及其重要文獻(xiàn)資料的保管

所謂圖書館管理，涵蓋了圖書收藏、保存、使用和管理過程中的費(fèi)用預(yù)算等與圖書館工作相關(guān)的各個方面和領(lǐng)域。隨著圖書館管理機(jī)制的不斷發(fā)展和完善，其對文獻(xiàn)資料的管理提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)；而作為借閱參考、長期保存和對社會文化真實(shí)反映的綜合價值都相對較高的重要文獻(xiàn)資料的管理與保存，已經(jīng)成為新時期圖書館管理工作的重中之重。相關(guān)工作人員主動構(gòu)建體系健全、結(jié)構(gòu)完整和運(yùn)作正常的圖書館重要文獻(xiàn)資料的管理保存結(jié)構(gòu)，保證重要的文獻(xiàn)資料得到長期完整的保存和借閱參考的嚴(yán)肅性，對于做好整體的新時期圖書館管理工作具有不可忽視的作用。

1.2 圖書館重要文獻(xiàn)資料的管理保存現(xiàn)狀簡析

當(dāng)前，圖書館工作人員在對重要文獻(xiàn)資料進(jìn)行管理和保存的過程中，主要形成紙質(zhì)化和數(shù)字信息化文獻(xiàn)資料管理兩種具體的模式相結(jié)合的管理策略。由于數(shù)量過大、難以準(zhǔn)確分類等文獻(xiàn)資料自身特征和工作人員職業(yè)態(tài)度影響，導(dǎo)致了重要的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的管理與保存顯得較為混亂和缺乏結(jié)構(gòu)性；而從業(yè)人員專業(yè)化程度較低，又使得數(shù)字信息化文獻(xiàn)資料管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)不盡如人意。如此，當(dāng)前的圖書館重要文獻(xiàn)資料的管理與保存狀況，無法與社會發(fā)展和進(jìn)步的步伐保持一致。鑒于對重要文獻(xiàn)資料管理的滯后性特點(diǎn)，需要進(jìn)一步分析當(dāng)前圖書館管理工作的狀況，并結(jié)合相關(guān)重要文獻(xiàn)資料的作用和保管的價值，分別就紙質(zhì)資料的管理和數(shù)字信息化圖書館的建設(shè)兩個方面，提出可操作性的改進(jìn)對策和措施，從而保證重要文獻(xiàn)資料保管的完整性、體系化與結(jié)構(gòu)性，并進(jìn)一步保障其作用機(jī)制的充分發(fā)揮。

二、重要的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料管理與保存策略

傳統(tǒng)的圖書館主要進(jìn)行紙質(zhì)的書籍、雜志以及其他圖片資料的收藏、保管和借閱工作，而對重要的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的保管也屬于傳統(tǒng)圖書管理的范疇。雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會各領(lǐng)域的廣泛使用使得圖書管理工作得以拓展，但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理依舊是進(jìn)行重要文獻(xiàn)資料的保管的重要方式和途徑；而探尋新時期的紙質(zhì)圖書管理策略，也是保障重要文獻(xiàn)資料得以完整保存的首選途徑。

2.1 重要的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料管理與保存整體策略

對于重要的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的管理和保存的整體策略的分析，主要是從宏觀管理的角度對其具體的保管運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行整體的把握；而就其整體策略而言，主要表現(xiàn)為管理過程標(biāo)準(zhǔn)化和經(jīng)濟(jì)性兩個方面的具體管控與分析。

（1）重要的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料保管的標(biāo)準(zhǔn)化策略。所謂標(biāo)準(zhǔn)化方式和策略，要求在對紙質(zhì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行保存和管理的全過程中，建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理規(guī)定，并進(jìn)一步按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行的原則。無論是紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的搜集及其重要性的甄別，還是其具體的分類整理及其排列順序，或者是相關(guān)文獻(xiàn)資料查閱的方法以及程序都需要制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理規(guī)定，并通過對具體實(shí)施規(guī)定的實(shí)施，以保證整個文獻(xiàn)資料管理和保存過程的有效性。當(dāng)然，宏觀上整體的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定的制定，需要參考具體過程管理中所存在和暴露出來的問題，并結(jié)合相關(guān)文獻(xiàn)資料的重要程度進(jìn)行綜合考慮。

（2）重要的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料保管的經(jīng)濟(jì)性策略。在進(jìn)行整體的重要文獻(xiàn)資料管理的過程中還需要考慮過程中所產(chǎn)生的各種費(fèi)用的大小，并進(jìn)行合理的管控，從而保證耗費(fèi)最低的費(fèi)用而達(dá)到最大的管理效益。在具體經(jīng)濟(jì)效益的分析和選用過程中，需要對文獻(xiàn)資料管理過程中的人力、保管環(huán)境以及圖書修繕等方面的附加費(fèi)用進(jìn)行綜合考慮，使得人力和保管環(huán)境得以充分利用，減少不必要的費(fèi)用投入，從而在保證正常的重要文獻(xiàn)資料保管的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用最低化的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)。

2.2重要的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料分類保管策略

重要的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料管理和保存的完整的結(jié)構(gòu)化、體系化的建立，特別需要對其進(jìn)行科學(xué)的分類與整理；而其分類保管的策略的核心點(diǎn)也在于對具體分類和整理的方法的探尋。在具體的文獻(xiàn)資料的分類與整理過程中，需要建立不同層級的分類標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)一步形成縱向和橫向的綜合分類體系。橫向的分類標(biāo)準(zhǔn)可以采用學(xué)科、研究對象以及時間段的不同，對紙質(zhì)的重要文獻(xiàn)資料進(jìn)行細(xì)致的劃分。至于縱向體系的分類，需要構(gòu)建不同層次的分類標(biāo)準(zhǔn)。一般而言，最上層次的分類可以以不同學(xué)科性質(zhì)進(jìn)行分類，將同一學(xué)科的文獻(xiàn)資料整理在同一大的目錄下；第二層次的分類標(biāo)準(zhǔn)可以是時間段，將統(tǒng)一學(xué)科的不同時間段的資料分開整理和保存；而更低層次的分類則可按照不同的研究方向和主體進(jìn)行詳細(xì)的分類整理。如此，通過分類管理的策略構(gòu)建成完整而細(xì)致的文獻(xiàn)資料管理系統(tǒng)。

2.3 重要文獻(xiàn)資料檔案管理策略

在對重要的分析資料進(jìn)行分類整理的同時，還需要對其進(jìn)行檔案的建立和管理，從而保障所有文獻(xiàn)資料的位置的準(zhǔn)確性和查閱的方便性；為進(jìn)行檔案的建立和管理，需要根據(jù)文獻(xiàn)資料的分類方法和分級策略，確定相關(guān)檔案的各級目錄，從而形成明晰的目錄體系和準(zhǔn)確的資料查詢系統(tǒng)。在檔案管理過程中，還需要及時的更新相關(guān)文獻(xiàn)資料的檔案，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等相關(guān)科技手段，及時建立最新儲存資料的檔案，移除已經(jīng)刪去的資料檔案，以及庫內(nèi)資料位置變動而進(jìn)行的檔案的修改和重置。如此，全面而細(xì)致的進(jìn)行相關(guān)檔案的建立和管理，從而為重要的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的管理、保存以及提取提供了明晰的記錄。

三、重要文獻(xiàn)資料管理保存中的數(shù)字信息化技術(shù)運(yùn)用策略分析

隨著數(shù)字信息化技術(shù)的不斷成熟，其被應(yīng)用于社會活動的各個領(lǐng)域；而在現(xiàn)代圖書館建立和管理理念的支配下，數(shù)字信息化技術(shù)也被有效的加以應(yīng)用，并和傳統(tǒng)的圖書館管理形成有機(jī)的配合。在實(shí)踐過程中，計(jì)算機(jī)和數(shù)字信息化技術(shù)的有效運(yùn)用，使得重要文獻(xiàn)資料的管理保存的效率得到有效提升，同時也促使現(xiàn)代相關(guān)管理方式呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢。

3.1 重要文獻(xiàn)資料的數(shù)字信息化管理與傳統(tǒng)保管的有機(jī)配合策略

將日趨成熟的數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用到重要文獻(xiàn)資料的保存和管理過程中，是現(xiàn)代圖書館管理發(fā)展和進(jìn)步的具體體現(xiàn)。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立數(shù)字信息化的文獻(xiàn)資料檔案管理系統(tǒng)、資料自動分類整理系統(tǒng)和相關(guān)檢索系統(tǒng)，有效提升了相關(guān)文獻(xiàn)資料管理的速度，并進(jìn)一步減少了傳統(tǒng)圖書管理過程中的失誤，使得整個重要文獻(xiàn)資料的管理的結(jié)構(gòu)化、體系化得到充分的保證。當(dāng)然，將數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用到傳統(tǒng)文獻(xiàn)資料管理的各個環(huán)節(jié)的過程中，需要不斷提高相關(guān)工作人員的操作和應(yīng)用能力，以支撐各個數(shù)字化管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行和作用的充分發(fā)揮。

3.2 數(shù)字信息化文獻(xiàn)資料管理和保存的創(chuàng)新策略

事實(shí)上，數(shù)字信息技術(shù)的不僅可以和傳統(tǒng)圖書館配合應(yīng)用以發(fā)揮作用，還可以獨(dú)自發(fā)揮相關(guān)重要文獻(xiàn)資料的管理和保存作用。隨著數(shù)字化圖書資料的不斷發(fā)展，各種重要的文獻(xiàn)資料以非紙質(zhì)的方式進(jìn)行呈現(xiàn)；而這些數(shù)字化的重要文獻(xiàn)資料的保存，就需要建立數(shù)字化圖書管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。將某些重要的電子版文字、圖片甚至相關(guān)視頻進(jìn)行一定期限的虛擬結(jié)構(gòu)化收藏和管理，并進(jìn)一步設(shè)計(jì)提取和參閱的相關(guān)數(shù)字化系統(tǒng)，從而構(gòu)筑基于數(shù)字化技術(shù)的信息保存和管理模型。當(dāng)然，對于這一創(chuàng)新型的數(shù)字化文獻(xiàn)資料管理策略的具體實(shí)施中，必須制定更為嚴(yán)格的防護(hù)措施，以保證信息的安全性。

四、結(jié)束語

在對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的標(biāo)準(zhǔn)化和經(jīng)濟(jì)性保管的前提下，還需要進(jìn)一步完善分類整理和檔案管理的具體內(nèi)容；同時，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)在傳統(tǒng)重要文獻(xiàn)資料管理中的有效運(yùn)用，進(jìn)而形成針對新型信息資料保管的數(shù)字化管理方式。如此，通過傳統(tǒng)紙質(zhì)重要文獻(xiàn)資料管理和保存的策略的深化和對新興數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用措施的探尋，保證了重要文獻(xiàn)資料的完整系統(tǒng)的管理和保存。

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