張慧霞　張喆霖　莊惠彬

摘 要：本文論述了實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性，論述了實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本內(nèi)容，同時論述了如何推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

關(guān) 鍵 詞：檔案管理 現(xiàn)代化 必要性 內(nèi)容途徑

一、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性

檔案管理現(xiàn)代化是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門主動連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案歸展現(xiàn)代檔案管理的過程?，F(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代

化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個方面。檔案管理現(xiàn)代化是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，而與現(xiàn)代社會同步。但由于現(xiàn)代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現(xiàn)代化當(dāng)以這些特征作為努力方向。檔案管理現(xiàn)代化是一個改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過程，也是一個系統(tǒng)工程；既是長期的，又是動態(tài)的，在本質(zhì)上表現(xiàn)為對社會的順應(yīng)和超越。

知識經(jīng)濟(jì)時代，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性有如下幾點：

（一）依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識經(jīng)濟(jì)將推動檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無法落于實處。當(dāng)今社會，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運用于社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域。檔案工作也是如此：計算機(jī)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義?？傊?，計算機(jī)、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。

（二）知識經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟(jì)不僅以為著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書館學(xué)，情報學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

（三）知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將迸一步擴(kuò)大。檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點永遠(yuǎn)都不會改變。在知識經(jīng)濟(jì)時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟(jì)時代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將曰趨完善、科學(xué)、合理。

（四）知識經(jīng)濟(jì)時代，對檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟(jì)時代的核心內(nèi)容。知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案人員必須要具備較高的專業(yè)知識、自然科學(xué)知識和相關(guān)應(yīng)用知識，這樣才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能，推動檔案事業(yè)發(fā)展。

三、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化是當(dāng)今世界檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實現(xiàn)的過程，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案事業(yè)快速發(fā)展的必由之路。隨著信息化時代的到來，信息化從理論方式到技術(shù)手段，都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，從而不斷豐富和發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容：

（一）其手段是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化的檔案管理要求必須以創(chuàng)新的思想和觀念來開展。與檔案管理現(xiàn)代化相對應(yīng)的是傳統(tǒng)手工管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計和提供利用等諸環(huán)節(jié)?，F(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計算機(jī)管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。因此要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就要改變檔案管理模式，提高檔案管理水平，針對檔案管理工作的特點，改變傳統(tǒng)的手工檢索查檔方法，以智能化的計算機(jī)管理檔案，以數(shù)字化的信息技術(shù)提供利用服務(wù)，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體平。

（二）其優(yōu)勢是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。

（三）其核心是檔案資源信息化。21世紀(jì)，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo)，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。因此信息化是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。

（四）其開放陛使檔案利用也實現(xiàn)了現(xiàn)代化。保管檔案的目的在于利用。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化手段提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，已經(jīng)成為檔案工作的方向和重點。未來的檔案館是一種以電子計算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來的檔案館的集合。它將使檔案館走出自我封閉，從有限開放到全面開放，為社會各界提供最快、最新、最準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程

第一、要培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才人手。要盡快培養(yǎng)既 懂專業(yè)知識，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

第二、要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育，加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。提高運用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù) 和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

第三、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。因為對于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計算機(jī)是無法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。