檔案信息管理開(kāi)發(fā)利用

摘要：擋案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用是檔案收集整理工作的最終目的，只有加大開(kāi)發(fā)擋案信息資源力度，才能做好檔案信息資源的合理利用。如何在新時(shí)期有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作的重中之重。

關(guān)鍵詞：檔案管理；開(kāi)發(fā)利用

1引言

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入一個(gè)信息爆炸時(shí)代，每天都要面對(duì)海量的信息，如何高效地處理以及篩選有效的信息成為我們必備的技能之一。檔案就是信息資源的一種重要形式，如今檔案種類繁多，必須加以正確的開(kāi)發(fā)利用才能更好地指導(dǎo)我們的生活和工作，依靠傳統(tǒng)的信息處理方式必然不能滿足這個(gè)要求，只有借助于網(wǎng)絡(luò)這個(gè)有力的工具才能給檔案信息的開(kāi)發(fā)利用尋找一條合理高效的途徑。首先，網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)可以讓檔案的查詢和使用更加開(kāi)放、方便；其次，網(wǎng)絡(luò)可以使海量的信息管理不再繁瑣、龐雜，節(jié)省許多人力。傳統(tǒng)意義上的檔案載體單一，保存起來(lái)比較困難，而現(xiàn)在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合使檔案的載體形式日漸增多，檔案資源的數(shù)字化也成為不可阻擋的趨勢(shì)，相較以往可以大大增加其覆蓋面，調(diào)閱使用也變得簡(jiǎn)單許多，但檔案資源網(wǎng)絡(luò)化也面臨著挑戰(zhàn)，比如信息泄密，所以研究檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是現(xiàn)今以及未來(lái)非常重要而又緊迫的一項(xiàng)

任務(wù)。

2正文

檔案信息的管理開(kāi)發(fā)利用是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱巨的、縝密的工作，即使借助于網(wǎng)絡(luò)這個(gè)工具也不能在短期內(nèi)達(dá)到一個(gè)較高的水準(zhǔn)，還需要不斷摸索和總結(jié)，加之檔案信息龐雜，工作量自然很大，但是又要保證不能出錯(cuò)，必須認(rèn)真核對(duì)，這就給全方位、多角度地管理開(kāi)發(fā)檔案資源提出了較高的要求。

2.1轉(zhuǎn)變思維，尋求突破，檔案信息資源的價(jià)值最終要體現(xiàn)在它的利用上面，如果僅僅能夠服務(wù)于專業(yè)人士是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它要面對(duì)不同的群體，就要力求體現(xiàn)簡(jiǎn)單易行的特點(diǎn)，為社會(huì)公眾提供便捷的檔案信息查詢服務(wù)是各級(jí)檔案部門重要的職能和目標(biāo)之一。當(dāng)然它的服務(wù)要有成熟的可行的機(jī)制作為保障，常規(guī)條件下檔案查詢是被動(dòng)的，是一個(gè)等待服務(wù)的過(guò)程，而如果轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的了解社會(huì)公眾訴求，進(jìn)而上門服務(wù)是一種具有開(kāi)拓意義的模式轉(zhuǎn)變，它不僅使社會(huì)公眾及時(shí)、準(zhǔn)確地查詢到所要查找的檔案，而且在檔案提供者和公眾之間建立起來(lái)一種信任機(jī)制，同時(shí)也能動(dòng)態(tài)地了解公眾的需求是什么，還有哪些應(yīng)該改進(jìn)的地方，建立一種互相適應(yīng)、互相監(jiān)督的機(jī)制，打破傳統(tǒng)意義上檔案部門神秘的感覺(jué)，要更好地利用互聯(lián)網(wǎng)管理開(kāi)發(fā)檔案資源，杜絕泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

2.2重視檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程，不同的檔案管理工作雖然有著不同的特點(diǎn)，但是就某類檔案來(lái)說(shuō)應(yīng)當(dāng)以管理為導(dǎo)向制定統(tǒng)一的規(guī)范，力求實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化和標(biāo)準(zhǔn)化，這樣不但能夠節(jié)省各種人力、財(cái)力、物力資源，還能極大地提高檔案查詢檢索的效率，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享，引導(dǎo)檔案管理走向信息化的新階段，這就要在思想觀念上打破束縛，牢牢樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化意識(shí)。

2.3檔案管理工作和網(wǎng)絡(luò)結(jié)合后，就要在檔案的劃分和歸類上不斷挖掘，以求更加細(xì)致、準(zhǔn)確，這是為了在網(wǎng)絡(luò)上建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的需要，若想在數(shù)據(jù)庫(kù)中快速檢索和查詢檔案資源，必須要有一個(gè)清晰的信息組織結(jié)構(gòu)方式，然后還要盡可能地標(biāo)準(zhǔn)化信息資源，然后存儲(chǔ)于共享服務(wù)器中，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，同時(shí)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全化，防止檔案資源被不明身份的個(gè)人或組織篡改、銷毀，這就需要把數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與信息安全技術(shù)緊密結(jié)合起來(lái)，不但要方便公眾查詢需要，還要保證檔案信息的安全。

2.4檔案資源不僅要有紙質(zhì)版，還要有相應(yīng)的電子版，電子檔案要充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，合理調(diào)整檔案結(jié)構(gòu)，豐富館藏資源，不斷提高數(shù)字化檔案館的質(zhì)量。電子檔案館實(shí)際就是一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)置，標(biāo)準(zhǔn)制定，管理規(guī)范都會(huì)極大地影響到檔案的受眾，即要通過(guò)這個(gè)數(shù)字化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)最大化的資源共享，并力求使各種不同階層的社會(huì)公眾不受傳統(tǒng)上那些限制，比如時(shí)間、地理、人文等因素的影響，快速、準(zhǔn)確地檢索所要查找的檔案資源。

2.5檔案資源的管理開(kāi)發(fā)工作不僅要注重結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)，渠道的多樣，還要重視社會(huì)公眾的反饋信息，及時(shí)了解檔案管理開(kāi)發(fā)利用工作存在的不足和問(wèn)題，群策群力，解決這些問(wèn)題，讓檔案管理工作更好地服務(wù)于公眾，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)建設(shè)，要深刻地意識(shí)到檔案管理工作不僅是要把社會(huì)公眾的信息收集起來(lái)分門別類，也要把信息準(zhǔn)確、迅速地傳播給社會(huì)，這是一項(xiàng)極有價(jià)值的工作。

2.6加強(qiáng)檔案信息人才培養(yǎng)隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用和普及，對(duì)檔案工作者的要求也越來(lái)越高。除了要掌握熟練的專業(yè)知識(shí)，還要不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，需要檔案工作者充分發(fā)揮信息管理者、資源開(kāi)發(fā)者的作用，不斷提高自身素質(zhì)，科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)檔案資源，提高檔案自身資源的使用效率與效益。因此，要重視檔案人員的繼續(xù)教育工作。普及現(xiàn)代檔案科學(xué)技術(shù)知識(shí)，提高檔案工作者的素質(zhì)，培養(yǎng)具有專業(yè)知識(shí)、檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才和信息專家，以滿足檔案事業(yè)高水平持續(xù)發(fā)展的需要。

3結(jié)語(yǔ)

在信息化社會(huì)，檔案管理部門應(yīng)積極進(jìn)行檔案管理信息化的探索與實(shí)踐，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具.提高開(kāi)發(fā)檔案資源的能力與水平。積極促進(jìn)檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質(zhì)童的檔案信息產(chǎn)品.使檔案工作更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]王德欣.檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的新思考.檔案與建設(shè)：理論業(yè)務(wù)版.2006（1）.

作者簡(jiǎn)介

王瀾（1968—），女，漢族，湖北省荊州市，荊州市廣播電視大學(xué)，434020，大學(xué)，館員。