對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)

劉雪松

摘 要：本文指出早期的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)存在許多缺陷，提出了如何利用電子文檔及網(wǎng)絡(luò)這一更先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)管理檔案信息，提供遠(yuǎn)程服務(wù)，從而創(chuàng)新對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化

所謂檔案管理現(xiàn)代化，就是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來管理檔案。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，目前得到世界各國(guó)公認(rèn)的有生物技術(shù)、航天技術(shù)、新能源技術(shù)、海洋技術(shù)、信息技術(shù)等。其中，信息技術(shù)主要指信息的獲取、傳遞和處理。而檔案的知識(shí)性和信息性決定了檔案管理的重心是如何最大限度地把檔案的信息.快速、準(zhǔn)確、方便地傳輸給利用者，也就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案信息。這方面的研究遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案的庫(kù)房管理、對(duì)檔案載體形態(tài)的保護(hù)等。

自從認(rèn)識(shí)到檔案管理的重心是檔案信息處理的現(xiàn)代化之后，檔案部門投入了大量的財(cái)力、人力，對(duì)檔案原件進(jìn)行加工（著錄、標(biāo)引），將有關(guān)信息存入計(jì)算機(jī)的存貯設(shè)備中，構(gòu)成了二次檔案信息——機(jī)讀檔案信息。

機(jī)讀檔案信息實(shí)際上是原始檔案目錄，如案卷目錄、案卷文件目錄，或者是檔案中涉及到的人名、房地產(chǎn)等，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式輸入到了計(jì)算機(jī)的存貯介質(zhì)上。這樣做充分體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息處理的自動(dòng)化，效率高，以及檢索方便、快捷。但是，這種檔案信息管理方式存在著以下缺陷：

1、數(shù)據(jù)輸入的周期長(zhǎng)。以數(shù)據(jù)庫(kù)形式管理檔案信息是按照一定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)的，數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)形式?jīng)Q定了人們對(duì)檔案信息采集必須格式化、規(guī)范化，因而也就加大了檔案信息采集的難度，使數(shù)據(jù)輸入在量上得不到保證。同時(shí)由于數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的字段化，使輸入工作只能利用鍵盤一個(gè)字段一個(gè)字段地敲入計(jì)算機(jī)接收，即便是手腳麻利的操作員也會(huì)因?yàn)樘嗟募s束，降低輸入的速度。所以數(shù)據(jù)施人的周期長(zhǎng)是不難理解的。

2、所存信息的利用價(jià)值小。這可以從兩個(gè)方面來看，（1）由于輸入到計(jì)算機(jī)中的信息只是檔案的基本特征，比如，標(biāo)題、人名、責(zé)任者、檔號(hào)等，當(dāng)人們檢索到達(dá)條信息的時(shí)候，還必須到庫(kù)房調(diào)卷，才能看到具體的內(nèi)容。因此，這樣的信息也就局限于檔案館的工作人員作檢索調(diào)檔的工具，不能直接面對(duì)社會(huì)，方便廣大利用者o（2）我國(guó)檔案館館藏檔案量大，多數(shù)檔案保管期限長(zhǎng)。因此，檔案信息涉及的年代久遠(yuǎn)，大多數(shù)的檔案信息等到輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中時(shí)，明顯地失去了部分價(jià)值。

（三）數(shù)據(jù)管理軟件不統(tǒng)一。受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，檔案信息管理軟件到現(xiàn)在可以說是五花八門，上級(jí)檔案部門和下級(jí)檔案部門各行其是，這就造成檔案信息管理的版本問題、結(jié)構(gòu)問題，以至輸入到計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)長(zhǎng)久地脫離軟件控制，靜悄悄地睡大覺，無人訪問。負(fù)責(zé)的部門還記著它們，把它們完好的保存著，不負(fù)責(zé)的部門，前人“輸入”，后人“輸出”。檔案管理現(xiàn)代化也就成了證書上的科研成果。

從近20年對(duì)檔案管理現(xiàn)代化研究的結(jié)果看，檔案部門還沒有跟上現(xiàn)代步伐，還停留在依賴公眾到檔案館來查問檔案的模式下。那么怎樣才能讓公眾足不出戶就能利用館藏信息呢？這就是我們要對(duì)檔案管理現(xiàn)代化再認(rèn)識(shí)、再提高的過程。

現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用p尤其是電子掃描、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為人們創(chuàng)造了神奇的信息輸入方式和一個(gè)虛擬的交往世界。人們通過網(wǎng)絡(luò)搜索知識(shí)、發(fā)布信息、開展論談、傳送郵件已經(jīng)是習(xí)以為常，通過掃描，實(shí)現(xiàn)快速存貯，加速了現(xiàn)代化的進(jìn)程。在這種環(huán)境下，檔案信息管理如果不跳出狹隘的數(shù)據(jù)格式的框框，就會(huì)成為網(wǎng)絡(luò)外的東西，就會(huì)由于人們獲取檔案信息不便利，自然的被人們遺棄。在此筆者有一點(diǎn)淺見寫出來，愿與檔案管理人士探討。

（一）改檔案信息“條目”為檔案信息“摘要”

檔案管理現(xiàn)代化在很多部門除建了一個(gè)空網(wǎng)站外，主要精力集中在檔案信息條目的采集和錄入上。這樣做的缺陷是顯而易見的。筆者認(rèn)為，與其對(duì)檔案進(jìn)行條目式的著錄，不如對(duì)檔案信息進(jìn)行主題摘要，即注重“提要項(xiàng)”。其實(shí)在國(guó)家《檔案著錄規(guī)則》中，已經(jīng)把“提要項(xiàng)”規(guī)定了下來等原因，“提要項(xiàng)”從一開始就被人們忽略。現(xiàn)在，有些計(jì)算機(jī)檔案信息管理系統(tǒng)也設(shè)定了“提要項(xiàng)”的位置，但并沒有引起注意，檔案前處理工作也沒有摘錄檔案內(nèi)容提要。筆者認(rèn)為，這種狀況不利于檔案信息的現(xiàn)代化管理。所以，從現(xiàn)在起應(yīng)該加強(qiáng)這方面的考慮和研究。

當(dāng)然，這其中還有許多問題，比如檔案價(jià)值形態(tài)的認(rèn)定、檔案的保密方式、檔案的憑證作用以及檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益問題等都是檔案工作者需要深入研究的問題。但是這樣做，檔案的社會(huì)文化價(jià)值得到了弘揚(yáng)，反映了檔案管理跟上了時(shí)代的步伐，也是檔案工作者應(yīng)盡的義務(wù)。

（二）檔案文獻(xiàn)編纂成果是最好的網(wǎng)站資源

檔案編纂是按照一定的題目對(duì)檔案史料進(jìn)行查選、考定、加工、編排和評(píng)介，以出版的方式提供檔案信息。人們常見的各種各樣的檔案史料匯編、全集、選集、書信集以及報(bào)刊公布的文件和專題史料，都屬于檔案編纂的成品。這種成品以提供原始材料為職志，因此內(nèi)容對(duì)生產(chǎn)建設(shè)、工作查考起著直接的促進(jìn)和借鑒作用。過去檔案編纂是手工方式，全部材料構(gòu)造程序完成后交出版社印制成書（冊(cè)），然后對(duì)社會(huì)公布、發(fā)行。原始定稿也就成了副本，沒有多大價(jià)值，過后只能存檔等待再版印刷，這可能就迢迢無期了。隨著計(jì)算機(jī)字處理技術(shù)的發(fā)展，檔案編纂的前期工作基本是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，送出版社也是電子文檔。電子文檔具有可拷貝性，可以反復(fù)使用。因此，當(dāng)它以紙質(zhì)檔案信息形式在社會(huì)上發(fā)揮作用的時(shí)候，同時(shí)也可以以電子文檔的形式掛在網(wǎng)站上或貼在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)揮作用。所以，檔案文獻(xiàn)編纂成果是最好的網(wǎng)站資源。

曾有學(xué)者撰文這樣說：“目前檔案界尤其是檔案業(yè)務(wù)部門的心態(tài)基本上依舊是封閉的……。在利用互聯(lián)網(wǎng)向題上，封閉性表現(xiàn)得十分明顯，在大的公共網(wǎng)站上，幾乎見不到檔案方面的信息?！惫P者認(rèn)為該學(xué)者只是認(rèn)為檔案部門的心態(tài)封閉，其實(shí)他可能還并不了解檔案管理的實(shí)際水乎，即檔案部門目前大多現(xiàn)代化管理水平低下，還沒有技術(shù)能力進(jìn)人互聯(lián)網(wǎng)。所以，檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)根重，很需要檔案工作者用創(chuàng)新的思維進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的研究和實(shí)踐。對(duì)過去和現(xiàn)在檔案管理現(xiàn)代化工作，不能否定，也不能停止，因?yàn)樗衔覀冋趶氖碌哪壳皺n案管理的水平，與傳統(tǒng)的檔案館內(nèi)提供檔案利用相一致，就像我們現(xiàn)在有了機(jī)讀檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)檢索系統(tǒng)，卻不丟掉、廢棄手工檢索目錄一樣，都是我們檔案館管理檔案、有效提供利用必不可少的工具，這就避免了在檔案管理現(xiàn)代化研究中，一味地追趕先進(jìn)技術(shù)、不切實(shí)際的不良工作作風(fēng)。

總之，我們對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)是一個(gè)漸進(jìn)的過程，只要我們不懈地努力，善于利用科學(xué)技術(shù)，檔案管理現(xiàn)代化就一定能上一個(gè)新臺(tái)階。到有一天，許多朋友說：“我在家里利用了你們館里的檔案信息。”那么，我們的檔案管理才算管得到位，管出了高水平。

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