談中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

袁嫣

摘 要：隨著信息化的不斷發(fā)展，信息技術(shù)為中學(xué)檔案管理提供了極大的便利，但是現(xiàn)階段中學(xué)檔案信息化建設(shè)還存在很多問題，降低了中學(xué)檔案管理的效率，為此，筆者在本文中就如何加強中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)加以簡要分析，以期給中學(xué)檔案管理以有益借鑒。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸深入到社會發(fā)展的各個領(lǐng)域，并起到重要的推動作用。中學(xué)的檔案作為重要的信息資源，一直以來都是中學(xué)發(fā)展的重中之重，為了適應(yīng)時代的發(fā)展提出了中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)的目標。所謂的中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)是指中學(xué)采用信息化的管理手段對自身的檔案進行管理，實現(xiàn)檔案資源的處置和利用。中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)作為當前檔案管理的先進模式，相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式具有便捷、高效的特點，使檔案管理的工作流程進一步簡化，減輕了檔案管理者工作量，應(yīng)該得到中學(xué)檔案管理工作者的高度重視，采取積極措施促進中學(xué)管理檔案的信息化建設(shè)。

1 中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)人才

優(yōu)秀的專業(yè)人才對促進中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)具有重要推動作用，但是目前我國中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)的專業(yè)人才十分匱乏，而且存在的專業(yè)人才不是年齡偏大，就是沒有接受專業(yè)的知識培訓(xùn)，難以有效促進管理檔案的信息化建設(shè)。此外，部分工作者在進行檔案管理工作時，缺乏認真的態(tài)度和責任心難以及時發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，對管理檔案信息化建設(shè)不夠重視。因此，有必要培養(yǎng)一批專業(yè)的管理檔案信息化建設(shè)人才，促進檔案管理工作的開展。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)者對管理檔案信息化建設(shè)不夠重視

目前，中學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)在促進管理檔案信息化建設(shè)時，只是簡單的將專業(yè)人才引入，并沒有為其指定相關(guān)的研究工作和目標，對管理檔案信息化建設(shè)工作不夠重視。此外，部分領(lǐng)導(dǎo)對管理檔案信息化建設(shè)沒有進行全面的了解，認為管理檔案信息化建設(shè)與其無關(guān)，將與管理檔案信息化建設(shè)的有關(guān)工作轉(zhuǎn)交給下屬，導(dǎo)致管理檔案信息化建設(shè)工作停滯不前，難以達到預(yù)期的目標。

1.3 當期管理檔案工作信息化程度低

雖然信息技術(shù)已經(jīng)得到廣泛的發(fā)展和普及，但是許多中學(xué)在進行檔案管理時，仍然采用落后的管理方式，將許多重要的檔案信息記載到紙張上，導(dǎo)致現(xiàn)代檔案管理工作的信息化程度降低。此外，采用紙質(zhì)檔案存在許多弊端，其一，紙質(zhì)檔案容易受到外界環(huán)境的影響極易損壞，一旦發(fā)生損害將難以恢復(fù)；其二，在進行信息查找時，難以快速的從紙質(zhì)檔案中找到。

1.4 檔案意識淡薄、材料不全

學(xué)校教學(xué)工作的繁重，導(dǎo)致各部門不能及時地提交各類檔案材料，從而導(dǎo)致檔案的收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性；還有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，處于被動狀態(tài)，檔案信息資源開發(fā)不足，使檔案利用率不高?！?/p>

2 提升中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)水平的對策分析

針對現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)該加強檔案管理的信息化建設(shè)，以不斷提高學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)水平。

2.1 加強中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才建設(shè)

目前我國的中學(xué)檔案信息的傳統(tǒng)管理正在被信息化的管理方式所取代，信息化的管理技術(shù)日新月異，檔案管理業(yè)趨于復(fù)雜化和多樣化。對于這種現(xiàn)狀一方面可以通過督促工作人員不斷學(xué)習(xí)提高自身的計算機技術(shù)水平，對工作人員的操作技巧進行定時培訓(xùn)，熟練掌握檔案信息存儲的硬件和軟件操作和維護常識；另一方面要訓(xùn)練從業(yè)人員的職業(yè)道德，及時更新工作人員的管理理念，杜絕工作人員唯利是圖泄露檔案信息的現(xiàn)象發(fā)生。另外，管理方式的演變不是一蹴而就的，在加強工作人員專業(yè)素養(yǎng)建設(shè)的同時，可以將傳統(tǒng)的管理方式和信息化的管理方式進行有機結(jié)合，實現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式向信息化管理方式的良好過渡。

2.2 加強領(lǐng)導(dǎo)對中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作的重視

為強化中學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)，首先要加強中學(xué)相關(guān)管理人員的信息保護意識，從領(lǐng)導(dǎo)階層開始真正做到把信息檔案的管理當作核心任務(wù)來完成。檔案管理最重要的部分就是關(guān)于檔案的保密性問題，學(xué)校內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)在進行規(guī)劃時可以將檔案管理室選擇在較為隱秘的地方，對門窗進行防盜加固措施，派專業(yè)人士進行看管，非內(nèi)部人員禁止入內(nèi)，對出入者做好登記工作。此外，還要對檔案管理者進行定期培訓(xùn)，不斷提高其檔案管理的信息專業(yè)素養(yǎng)。

2.3 完善中學(xué)檔案管理機制

只有建立科學(xué)合理的檔案管理機制，才能有效的促進中學(xué)檔案信息化建設(shè)水平的提高。在完善檔案管理機制時，管理者可以將信息化建設(shè)作為中學(xué)檔案管理工作的業(yè)績考核的之一，最大程度的激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，讓工作人員將飽滿的工作激情投入到中學(xué)管理檔案信息化建設(shè)水平工作之中。

3 結(jié)語

隨著時代的發(fā)展，我國中學(xué)的管理檔案機制由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸向信息化方向發(fā)展，并且信息化檔案管理模式在不斷的完善，但是仍然存在許多問題需要解決。因此，在促進我國中學(xué)的管理檔案的信息化建設(shè)時，工作人員不僅要繼續(xù)發(fā)揚紙質(zhì)檔案管理工作嚴謹?shù)娘L(fēng)格，還要繼續(xù)開展信息化檔案管理工作，加強對檔案管理信息化建設(shè)的探索，加強檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高中學(xué)檔案管理工作的效率。

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