試析疾病預(yù)防控制中心檔案管理實際探索及質(zhì)量提高

樸雪花

摘 要：疾病預(yù)防控制中心的檔案資料的來源之一是醫(yī)護(hù)人員在與醫(yī)療患者的長期接觸中獲得的，它真實的反應(yīng)了疾病控制工作的原始情形，并且可以在理論上指導(dǎo)以后工作的開展，保證今后工作的順利進(jìn)行。筆者立足于現(xiàn)階段我國疾病預(yù)防控制中心檔案管理存在的問題，結(jié)合吉林省延吉市疾病預(yù)防控制中心檔案管理實際探索，闡述了在這一探索過程中的心得體會，提出了一些有效的針對性的舉措，以供大家分享和借鑒，希望能夠為同業(yè)提供一些參考方向。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；方法探索

0 引言

近幾年的中國深受疾病危害的迫害：各地頻繁出現(xiàn)衛(wèi)生事件（最典型的當(dāng)屬非典了）、傳染病猖獗、禽流感等人畜共患病的情況時有發(fā)生。在整個國家都在經(jīng)歷如此嚴(yán)峻的情形的情況下，延吉市疾病預(yù)防控制中心的疾病預(yù)防控制工作的壓力也同樣面臨著勢不可擋的劇增的現(xiàn)象，醫(yī)療患者數(shù)量驟增，疾病類型也是各種各樣，這些都使得單位在開展疾病預(yù)防及監(jiān)測、健康教育、病歷記錄等工作中形成了大量的檔案資料，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。在這種情形下，提高疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作的質(zhì)量和效率就顯得迫在眉睫，因此，必須重視檔案管理工作的進(jìn)行狀況。

1 疾控中心檔案管理出現(xiàn)的問題

1.1 重視程度不高

就目前情況而言，很多縣（區(qū)）級或部分市級疾控機(jī)構(gòu)并沒有提高對檔案管理工作的重視，檔案管理工作的效率十分的低下，這一方面是因為有些疾控機(jī)構(gòu)并沒有設(shè)置檔案管理這一部門，還有就是設(shè)置了部門但是該部門的人數(shù)不足（辦公室人員兼管的現(xiàn)象比比皆是），種種原因都阻礙著檔案管理工作的順利開展。同時，很多人不愿意接受枯燥乏味的檔案管理工作，加上單位對該工作投入的財力、物力過少，許多員工不愿積極的做好自己的本職工作，消極怠工，延遲檔案工作的進(jìn)行。

1.2 歸檔工作不及時，有用信息丟失或外流

檔案記錄好之后，還要進(jìn)行收集，收集好了之后還要進(jìn)行檔案的歸檔工作，這一步步都是保證檔案規(guī)范化的重要步驟。但是，很多情況下各個部門對資料的收集和整理的手段、結(jié)構(gòu)不同，導(dǎo)致檔案管理工作的復(fù)雜性。再加上，各部門之間沒有進(jìn)行規(guī)范操作，損害檔案的完整性。在這樣一種管理下，部分有用的資料信息不能得到及時歸檔，只在少數(shù)部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)，大量的有用信息很難被需要的人查詢到，更別說對信息的利用。而且，信息違背歸檔還存在信息外泄或丟失的情況，使得對檔案信息的利用率大大降低。

1.3 信息化程度不高

檔案的信息化管理，不僅能夠在一定程度上提高工作效率，使得檔案更易于保管，還能在一定層面上改變檔案管理部門的工作態(tài)度，打破檔案管理的封閉狀態(tài)，實現(xiàn)復(fù)雜的無人問津的檔案管理工作更加開放化和信息化，實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。然而，就目前而言，疾控中心對檔案管理工作并不是非常重視，將檔案管理工作與信息化相結(jié)合的實踐并不多，所說大多的事情是在計算機(jī)上完成，但是許多的工作還是停留在傳統(tǒng)的人工方式，檔案管理的信息化沒有得到真正實現(xiàn)。

2 提高質(zhì)量的途徑

延吉市疾病預(yù)防控制中心（以下簡稱“中心”）成立于1958年，成立之初的名字叫延吉市衛(wèi)生防疫站。2007年，按照國家衛(wèi)生防病機(jī)構(gòu)改革精神的貫徹落實，中心與市衛(wèi)生監(jiān)督所合并，并且同時加掛延吉市衛(wèi)生監(jiān)督所的牌子。中心具有獨立法人單位資格，它直屬于延吉市衛(wèi)生局。吉林省延吉市疾病預(yù)防控制中心主管衛(wèi)生事業(yè)，主要工作就是負(fù)責(zé)延吉市的疾病控制與預(yù)防、健康的教育與促進(jìn)、技術(shù)管理和服務(wù)等工作，它為延吉市全市人民的健康以及延吉市的衛(wèi)生事業(yè)做出了突出的貢獻(xiàn)。

疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作是十分重要的，它是今后疾病預(yù)防控制工作正常運行的有效保證，是確保延吉市人民身心健康，遠(yuǎn)離病痛的關(guān)鍵，對全市的發(fā)展都是至關(guān)重要的。接下來，筆者將根據(jù)上文所述我國市縣疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作的現(xiàn)狀，結(jié)合延吉市在此方面的實際探索，提出幾點關(guān)于提高檔案管理質(zhì)量的意見。

2.1 增強(qiáng)對其重視意識

檔案管理工作對疾病預(yù)防控制單位的特殊性，需要我們單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員提高對這一工作領(lǐng)域的重視。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員，要從全局角度保持對這一領(lǐng)域高度的重視，嚴(yán)厲懲戒玩忽職守的員工，幫助員工樹立關(guān)于檔案管理的重要性的意識。我們相關(guān)的檔案管理人員自身也需要提高重視，在工作中改變?nèi)亩獾膽B(tài)度，認(rèn)真仔細(xì)的完成每一工作環(huán)節(jié)，努力維護(hù)檔案管理工作的正常開展，保證檔案管理的質(zhì)量。

2.2 歸檔及時，加強(qiáng)其完整性

檔案是在實踐工作中形成的，其原始狀態(tài)是雜亂無序的，這就需要有人員去整理歸檔，這樣才是真正的檔案管理。因此，檔案的整理和歸檔工作是檔案管理工作中的十分重要的一環(huán)，全體員工樹立“以我為主”的觀念是做好檔案整理工作的首要步驟。對于本單位在工作中形成的文件，可以依據(jù)文件的重要程度歸檔，準(zhǔn)確地體現(xiàn)本單位的工作情況。還可以根據(jù)文件時間的長短分為長期和短期來分類，使檔案分類一目了然，簡潔明了，易于查找。當(dāng)然，檔案的歸檔工作的順利完成還有賴于歸檔的及時有效。要避免檔案出現(xiàn)無序和混亂的現(xiàn)象，必須及時有效的對檔案進(jìn)行歸檔。

2.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化是21世紀(jì)的主旋律，它就代表著自動化，如果檔案管理工作和信息化相結(jié)合，那將大大提高檔案管理工作的效率。要實現(xiàn)這一結(jié)合，最重要的就是要提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。本單位的檔案管理工作的信息化做的還是不夠的，雖然有些工作已經(jīng)使用了信息化，但是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方面略顯不足。第二步就是數(shù)據(jù)庫建設(shè)，就本單位來說，大量的文件還沒有記錄到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，還處于向信息化管理系統(tǒng)的過渡時期。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立是一項長期的任務(wù)，需要整個單位人員的配合，只有共同努力，才能更好的完成這一工作。

3 探索過程的體會

做好疾控中心檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案管理的作用，歸于做好疾控中心的本職工作有非常重要的推動作用，所以我們要高度重視。筆者對于這個問題有以下幾點體會：

3.1 重視是前提

戰(zhàn)略上的重視是做好一件事情的前提，檔案的價值不僅僅存在于紙張上，更體現(xiàn)在其指導(dǎo)作用上，檔案管理工作是疾病預(yù)防控制中心工作的重要組成部分。檔案不僅是對事件的記錄，更是對各個重大事件的客觀描述，對指導(dǎo)今后的工作具有非常重要的借鑒意義。因此，我們必須對檔案的管理工作予以高度的重視。

3.2 注重人才培養(yǎng)是關(guān)鍵

現(xiàn)今社會最大的最優(yōu)的資源就是人力資源，人才是新世紀(jì)最缺乏的，人才的素質(zhì)決定一切。檔案管理人員素質(zhì)的高低決定了檔案管理工作的成功與否。檔案管理面臨著越來越多的挑戰(zhàn)，檔案管理人員需要不斷的提升自己的素養(yǎng)來適應(yīng)和應(yīng)對挑戰(zhàn)。當(dāng)然，素養(yǎng)是全方位的，不只包括專業(yè)知識方面，還需要有高度的責(zé)任心和團(tuán)隊意識以及創(chuàng)新精神，這樣的全才才是檔案管理工作所需要的。

4 結(jié)語

疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作關(guān)系重大，完備的檔案資料信息能夠更好的發(fā)揮檔案的借鑒參考作用，更好的利用檔案，對提高疾控中心的工作效率有促進(jìn)作用，為廣大群眾提供更好的服務(wù)。

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