黃柑童

【摘要】高校檔案管理在教學(xué)、科研與管理等方面發(fā)揮著重要作用，但隨著高等教育的快速發(fā)展，高校檔案管理工作遇到了許多新情況新問題。本文闡述了新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，總結(jié)其面臨的諸多問題，并提此問題的具體對(duì)策，以使高校管理工作更好地服務(wù)于廣大師生，更好地服務(wù)于社會(huì)。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；現(xiàn)狀；問題；具體對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）01—0327-01

高校檔案工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜繁瑣的管理工作，是反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展變化的承載和重要記錄，它在高等院校的教學(xué)科研、干部人事檔案等中工作中發(fā)揮著十分重要的作用，因此，做好高校檔案管理工作，是擺在高校檔案管理工作者面前的一項(xiàng)非常重要課題，意義非凡，應(yīng)予以認(rèn)真研究，并努力加以解決。

1.高校檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

當(dāng)前高校工作中，“重教學(xué)科研輕檔案”的思想意識(shí)已經(jīng)成為高校檔案工作發(fā)展的致命瓶頸。檔案作為一個(gè)單位一個(gè)部門或者一項(xiàng)工作最原始最真實(shí)最完整的再現(xiàn)，其價(jià)值是不言而喻的。但是有些高校至今仍有不少同志，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案管理意識(shí)還較淡薄，只重視教學(xué)工作和其它管理工作，對(duì)高校檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，也未能認(rèn)識(shí)到提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性，在機(jī)構(gòu)和專兼職人員的配置、人員的培訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)投入上，都較少列入學(xué)校重要議題，片面地認(rèn)為加強(qiáng)檔案管理沒有起著實(shí)質(zhì)性的作用，在高校檔案上舍不得投入財(cái)力與物力，崗位的設(shè)置和人員的配備隨意性較大，缺乏通盤整體考慮，往往隨時(shí)找人湊數(shù)。

1.2 檔案管理制度不健全

長期以來，由于歷史上的原因，在高校管理中，很多高校都制定了較為健全的各種規(guī)章制度和高校人員的的人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有建立一套行之有效的相關(guān)的制度和檢查考核等規(guī)章制度。有的雖建立了一些檔案管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)，形同虛設(shè)。由于管理制度不嚴(yán)、不健全，各職能部門不按時(shí)移交本部門自己保管的檔案材料，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.3 管理手段落后

檔案基礎(chǔ)設(shè)施是開展檔案管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工程，如庫房、檔案柜、檔案裝具等。而一些高校由于教學(xué)條件的限制，致使檔案用房狹小，不符合高校檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，部分高校檔案管理設(shè)備陳舊，管理手段落后，也嚴(yán)重制約了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及信鼠化在高校管理中的廣泛應(yīng)用，高校管理手段不斷進(jìn)步。而計(jì)算機(jī)及信息化在檔案管理檔案應(yīng)用的還較少，基本還停留在原始手工收集、檢索，檔案管理還沒有實(shí)現(xiàn)從手工操作模式向現(xiàn)代型的技術(shù)操作模式的轉(zhuǎn)變。

2.新形勢(shì)下加強(qiáng)高校檔案管理工作的措施與對(duì)策

2.1 高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

檔案管理是高校管理的重要組成部分，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視機(jī)關(guān)檔案管理工作，將檔案管理工作納入工作日程，作為高校教育改革發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，并把檔案管理工作列入全局的長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案管理工作作為高校管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度工作計(jì)劃，與教學(xué)工作同部署、同組織、同考核，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。同時(shí)，為檔案管理部門配備相配套的檔案人員，并保持人員結(jié)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定。此外，要成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，通過組織學(xué)校中層干部以上及專兼職檔案管理人員學(xué)習(xí)、宣傳《高等學(xué)校檔案管理辦法》及國家有關(guān)檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，大力宣傳檔案工作，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、廣大教職員工充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)檔案管理與自己日常學(xué)習(xí)和工作生活的息息關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全校廣大教職員工增強(qiáng)檔案意識(shí)良好局面的形成。

2.2 堅(jiān)持依法治檔，促進(jìn)檔案管理工作法制化

建立科學(xué)的高校檔案管理體系，健全高校檔案管理制度，是促進(jìn)高校檔案工作規(guī)范管理關(guān)鍵的一步。高校要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案實(shí)施辦法》、《保密法》及《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，建立健全一系列規(guī)章制度和制定具有指導(dǎo)性、可操作性的文件，使檔案工作有法可依，有章可循，并落實(shí)到位。我校以迎接船員教育和培訓(xùn)教育資質(zhì)許可評(píng)估、本科教學(xué)合格評(píng)估為契機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化，強(qiáng)化學(xué)校校檔案管理規(guī)范建設(shè)，促進(jìn)學(xué)校校檔案工作走上正常發(fā)展的軌道，完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)定，制定上墻的《檔案庫房管理規(guī)定》、《檔案資料借閱規(guī)定》等；為強(qiáng)化職責(zé)，提高履職能力、服務(wù)水平，對(duì)學(xué)校各部門教學(xué)單位的專兼職檔案管理人員進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與學(xué)校年度考核同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

2.3 加強(qiáng)投入，改善高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理必需的條件?？v觀我校檔案工作的實(shí)際情況，由于歷史等原因的影響，高校檔案管理工作基礎(chǔ)非常薄弱，檔案工作每向上邁出一步都不容易。在推進(jìn)高校檔案信息管理現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程中，必須大力改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大投入。此外，高校要充分利用計(jì)算機(jī)管理，設(shè)計(jì)完善的應(yīng)用軟件和信息化等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

2.4 加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，最大限度發(fā)揮高校檔案作用

做好高校檔案管理工作。強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，樹立良好的形象是非常必要的。高校檔案管理人員從—開始就要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。由于歷史原因，檔案管理被人為地限定在檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、利用等方面。高校檔案管理人員承擔(dān)接待校內(nèi)、校外來人、來電、來函查檔、辦理學(xué)歷證明、辦理教師資格證材料、查印養(yǎng)老保險(xiǎn)憑證材料、核實(shí)有關(guān)資料真實(shí)性等檔案查詢等業(yè)務(wù)，因此，檔案管理工作人員要充分熟悉檔案庫房保存的檔案內(nèi)容、成分、數(shù)量以及檔案材料存放的位置，熟悉每一類檔案的具體整理情況和相互聯(lián)系，熟悉每一種檔案的利用價(jià)值，只有這樣才能做到為廣大師生提供準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整的檔案，才能更好為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、為師生員工服務(wù)、為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

2.5 提高高校檔案管理人員素質(zhì)的路徑

2.5.1 檔案工作人員要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，自覺提高自身素質(zhì)。（1）個(gè)人自身努力，不斷完善自我。檔案要達(dá)到真正提高檔案工作者的素質(zhì)，其關(guān)鍵在于檔案者本身。也就是說檔案工作者自己要深刻認(rèn)識(shí)到，加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)的必要性。面對(duì)著電子文件的大量增加和信息載體多樣化，檔案管理人員加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，注意自身修養(yǎng)。（2）要立足崗位，面對(duì)信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、信息化管理等相關(guān)知識(shí)，努力提高自己應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)格技術(shù)的能力和水平。（3）要提高自己的外語水平，我們有些檔案工作者因?yàn)橥庹Z知識(shí)不夠豐富，在翻閱外文資料時(shí)往往顯得力不從心。還有許多檔案管理人員因?yàn)橥庹Z知識(shí)不過關(guān)，在評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱時(shí)屢次不能評(píng)上。因此為了把檔案管理工作做得更好，我們應(yīng)該加強(qiáng)外語知識(shí)的學(xué)習(xí)。（4）加強(qiáng)思想教育，提高檔案人員政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。檔案管理工作是一項(xiàng)機(jī)要性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須必須加強(qiáng)政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的敬業(yè)精神、高度的責(zé)任感和使命感，在工作中自我完善，自我發(fā)展。

2.5.2 加強(qiáng)高校檔案考核考評(píng)建設(shè)。一是要制定崗位職責(zé)規(guī)范和目標(biāo)責(zé)任制，使工作目標(biāo)和自身建設(shè)目標(biāo)相一致。二是要認(rèn)真參與上級(jí)檔案部門舉行的諸如檔案升級(jí)、檔案安全、檔案法律法規(guī)執(zhí)行情況等考核考評(píng)工作。三是抓好獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。對(duì)成績突出的要表彰：對(duì)完不成任務(wù)的應(yīng)給予必要的處罰，做到獎(jiǎng)懲分明。要特別注意樹立典型先進(jìn)，大力宣傳高校檔案管理重要性，宣傳檔案管理工作員在爭先創(chuàng)優(yōu)中的先進(jìn)事跡，在高校廣大師生中形成一種理解、尊重檔案管理工作人員的良好氛圍。

綜上所述，目的在于昭示高校共同關(guān)注檔案管理存在的問題。理性地審視、創(chuàng)造性地加強(qiáng)高校檔案管理工作，是提高高校檔案管理人員的培養(yǎng)質(zhì)量，增強(qiáng)高校自身建設(shè)的又一重要保證。只要我們共同努力，就一定能把檔案管理做好做實(shí)，以便更好地服務(wù)于高校的教學(xué)、科研與管理，更好地服務(wù)于社會(huì)。

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